Protezione dei dati personali

Orientamenti sulla protezione dei dati per organizzatori di iniziative dei cittadini europei

Principi essenziali

Durante la raccolta delle dichiarazioni di sostegno alla loro iniziativa gli organizzatori elaborano i dati personali dei firmatari su una scala potenzialmente vasta. Il rappresentante del gruppo di organizzatori (o l'eventuale entità giuridica appositamente creata per gestire l'iniziativa) è responsabile del trattamento di tali dati personali ed è il cosiddetto titolare del trattamento dei dati.

Se la raccolta e/o il trasferimento delle dichiarazioni di sostegno raccolte avviene attraverso il sistema centrale di raccolta elettronica, la Commissione europea provvede ad alleviare la responsabilità degli organizzatori fungendo da contitolare del trattamento dati.

Se il numero richiesto delle dichiarazioni di sostegno è stato raccolto dal gruppo di organizzatori, le dichiarazioni vengono presentate alle autorità nazionali competenti per verifica e certificazione. Per queste operazioni sono considerate titolari del trattamento dati le autorità nazionali.

Il titolare del trattamento è tenuto a rispettare e garantire il rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati e delle norme del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Termini essenziali

Consulta il glossario relativo alla protezione dei dati nel contesto dell'iniziativa dei cittadini europei.

Quali operazioni di trattamento sono previste per gli organizzatori a norma del regolamento ICE?

Trattamento delle dichiarazioni di sostegno dei firmatari

Per sostenere un'iniziativa, un firmatario deve compilare un modulo di dichiarazione di sostegno, fornendo una serie di dati personali. In caso di dichiarazioni di sostegno firmate online utilizzando un'identificazione elettronica (eID), tali dati vengono importati da un sistema nazionale di identificazione elettronica.

Se un'iniziativa raccoglie il numero richiesto di dichiarazioni di sostegno, queste vengono presentate agli Stati membri per verifica e certificazione. I dati personali raccolti nell'ambito delle dichiarazioni di sostegno non possono essere utilizzati per altri fini, ad esempio per sostenere iniziative diverse da quella per cui sono stati forniti, né trasferiti a qualsiasi altra organizzazione.

Trattamento degli indirizzi e-mail dei firmatari

È inoltre consentita la raccolta facoltativa degli indirizzi di posta elettronica dei firmatari che desiderano essere ulteriormente informati sullo stato di avanzamento dell'iniziativa cui hanno aderito.

Gli indirizzi di posta elettronica non possono essere raccolti nell'ambito dei moduli di dichiarazione di sostegno, ma possono esserlo simultaneamente, a condizione di informare i firmatari che il loro diritto di sostenere un'iniziativa non è subordinato al consenso a fornire l'indirizzo e-mail.

Gli indirizzi di posta elettronica possono essere utilizzati soltanto per informare i firmatari che lo desiderano sullo stato di avanzamento dell'iniziativa cui hanno aderito. Non possono essere utilizzati per altri fini, ad esempio per inoltrare ai firmatari offerte commerciali o informazioni su un'altra iniziativa. Non sono soggetti a verifica da parte degli Stati membri.

Trattamento dei dati personali dei promotori di iniziative

Inoltre, il regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei prevede alcune norme relative al trattamento dei dati dei promotori di iniziative.

Gli articoli 17, 18 e 19, paragrafi 1 e 3, del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei specificano le modalità di trattamento di tali dati.

Controllo dei dati: scenari per la raccolta e il trasferimento delle dichiarazioni di sostegno

Gli scenari sono in linea di massima 2:

scenario 1

la raccolta delle dichiarazioni di sostegno avviene tramite il sistema centrale di raccolta elettronica della Commissione (la Commissione europea e il rappresentante del gruppo di organizzatori sono contitolari del trattamento)
la presentazione delle dichiarazioni di sostegno alle autorità competenti degli Stati membri per verifica viene effettuato utilizzando il servizio di scambio file della Commissione (la Commissione europea e il rappresentante del gruppo di organizzatori sono contitolari del trattamento).

scenario 2

la raccolta delle dichiarazioni di sostegno è effettuata utilizzando moduli cartacei (titolarità esclusiva del rappresentante del gruppo di organizzatori)
la presentazione delle dichiarazioni di sostegno alle autorità competenti degli Stati membri per verifica viene effettuato tramite i mezzi propri degli organizzatori (il rappresentante del gruppo di organizzatori è l'unico titolare del trattamento) OPPURE utilizzando il servizio di scambio file della Commissione (la Commissione europea e il rappresentante del gruppo di organizzatori sono contitolari del trattamento).

Attenzione:

gli organizzatori possono scegliere di raccogliere le dichiarazioni di sostegno su carta e online, oppure utilizzando una sola di queste modalità di raccolta.
Per raccogliere le dichiarazioni di sostegno online, gli organizzatori devono utilizzare il sistema centrale di raccolta elettronica.
Se gli organizzatori raccolgono le dichiarazioni di sostegno online utilizzando il sistema centrale di raccolta elettronica e in parallelo su carta, a questi diversi metodi di raccolta possono applicarsi norme diverse.

Domande e risposte sulla protezione dei dati per gli organizzatori

Domande e risposte sulla protezione dei dati per i firmatari

Vedere la sezione specifica delle domande frequenti.

Quali norme disciplinano il trattamento dei dati personali?

Il regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei e le sue disposizioni specifiche in materia di protezione dei dati (vedere l'articolo 19).
Per il rappresentante: il regolamento generale sulla protezione dei dati e le rispettive disposizioni nazionali
Per la Commissione europea: il regolamento sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE

Contatti a livello nazionale

I recapiti delle autorità nazionali competenti per la verifica e la certificazione delle dichiarazioni di sostegno sono disponibili qui.
I recapiti delle autorità nazionali preposte alla protezione dei dati sono disponibili qui.

Politica della Commissione europea in materia di privacy nel contesto dell'iniziativa dei cittadini europei

Le informative sulla privacy per le varie operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione europea nel contesto dell'attuazione dello strumento dell'iniziativa dei cittadini europei sono pubblicate sul sito web dedicato alla politica in materia di privacy.

CLAUSOLA DI ESCLUSIONE DELLA RESPONSABILITÀ

I presenti orientamenti intendono contribuire a una migliore comprensione dei requisiti dell'UE in materia di protezione dei dati applicabili alle operazioni di trattamento di cui al regolamento (UE) 2019/788 riguardante l'iniziativa dei cittadini europei (regolamento ICE). Fanno fede soltanto i testi del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei, del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e del regolamento sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'UE (EUDPR). I presenti orientamenti non possono sostituire il quadro giuridico vigente, compresi, se del caso, i contratti vincolanti, quali gli accordi di contitolarità del trattamento.

I presenti orientamenti offrono informazioni pratiche agli organizzatori di iniziative dei cittadini e non vanno intesi come fonte di diritti legalmente esercitabili o aspettative legittime. In particolare, lasciano impregiudicata la responsabilità del rappresentante del gruppo di organizzatori, in quanto titolare del trattamento dei dati, a norma dell'articolo 5, paragrafo 2, del regolamento generale sulla protezione dei dati, di rispettare e garantire il rispetto degli obblighi e delle norme di detto regolamento.

L'interpretazione vincolante della legislazione dell'UE è di esclusiva competenza della Corte di giustizia dell'Unione europea. Le opinioni espresse nei presenti orientamenti lasciano impregiudicata la posizione che la Commissione potrebbe adottare dinanzi alla Corte di giustizia.

Poiché tali orientamenti rispecchiano lo stato dell'arte al momento della loro elaborazione, vanno considerati uno "strumento dinamico" suscettibile di miglioramento, mentre il loro contenuto può essere soggetto a modifiche senza preavviso.