Ochrana údajov

Usmernenia v oblasti ochrany údajov pre organizátorov európskych iniciatív občanov

Hlavné zásady

Pri zbere vyhlásení o podpore organizátori iniciatív spracúvajú neraz veľké množstvo osobných údajov signatárov. Za spracovanie týchto osobných údajov zodpovedá zástupca skupiny organizátorov (prípadne právny subjekt vytvorený konkrétne na riadenie danej iniciatívy), ktorý pôsobí ako tzv. prevádzkovateľ.

Keď sa získané vyhlásenia o podpore zbierajú a/alebo zasielajú prostredníctvom centrálneho online systému na zber vyhlásení, preberá Európska komisia časť zodpovednosti organizátorov tým, že v týchto operáciách spracovania údajov koná ako spoločný prevádzkovateľ údajov.

Keď skupina organizátorov zozbiera potrebný počet vyhlásení o podpore, odovzdá ich príslušným vnútroštátnym orgánom na overenie a osvedčenie. V rámci operácií spracovania údajov sa vnútroštátne orgány považujú za prevádzkovateľov údajov.

Prevádzkovateľ musí dodržiavať povinnosti v oblasti ochrany údajov a pravidlá všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ako aj zabezpečiť ich dodržiavanie.

Kľúčové pojmy

Pozrite si glosár týkajúci sa ochrany údajov v kontexte európskej iniciatívy občanov.

Aké spracovateľské operácie vykonávajú organizátori podľa nariadenia o EIO?

• Spracúvanie vyhlásení signatárov o podpore:

Signatári musia na podporu iniciatívy vyplniť formulár vyhlásenia o podpore, v ktorom uvedú súbor svojich osobných údajov. V prípade vyhlásení o podpore podpísaných online prostredníctvom elektronickej identifikácie sa tieto údaje importujú z vnútroštátneho systému elektronickej identifikácie.

Ak sa v rámci iniciatívy úspešne zozbiera požadovaný počet vyhlásení o podpore, tieto vyhlásenia sa predložia členským štátom na overenie a osvedčenie. Osobné údaje zozbierané v rámci vyhlásení o podpore nemožno použiť na žiadny iný účel, napríklad na podporu iných iniciatív, ako je iniciatíva, na ktorú boli poskytnuté, ani ich nemožno zaslať žiadnej inej organizácii.

• Spracúvanie e-mailových adries signatárov:

Povoľuje sa aj dobrovoľné získavanie e-mailových adries signatárov, ktorí chcú byť naďalej informovaní o aktuálnom stave nimi podpísanej iniciatívy.

E-mailové adresy nemožno získavať v rámci formulárov vyhlásenia o podpore, ale možno ich získavať súčasne so zberom týchto formulárov. Signatárov však treba informovať, že ich právo podporiť iniciatívu nie je podmienené udelením súhlasu na získanie ich e-mailovej adresy.

Tieto e-mailové adresy možno použiť len na informovanie signatárov, ktorí si to želajú, o aktuálnom stave iniciatívy, ktorú podpísali. Nemožno ich použiť na iné účely, napríklad na zasielanie obchodných ponúk alebo informácií o iných iniciatívach signatárom. Nevzťahuje sa na ne overovanie zo strany členských štátov.

• Spracúvanie osobných údajov sponzorov iniciatívy:

Nariadenie o európskej iniciatíve občanov navyše obsahuje pravidlá týkajúce sa spracúvania údajov sponzorov iniciatívy.

V článkoch 17 a 18, ako aj v článku 19 ods. 1 a 3 nariadenia o európskej iniciatíve občanov sa uvádza, ako možno tieto údaje spracúvať.

Prevádzkovanie údajov: scenáre zberu a zasielania vyhlásení o podpore

Vo všeobecnosti existujú 2 scenáre:

Scenár 1

• zber vyhlásení o podpore sa uskutočňuje prostredníctvom centrálneho online systému Komisie na zber vyhlásení (spoločné prevádzkovanie Komisiou a zástupcom skupiny organizátorov),
• predkladanie vyhlásení o podpore príslušným orgánom členských štátov na overenie sa uskutočňuje prostredníctvom služby Komisie na výmenu súborov (spoločné prevádzkovanie Komisiou a zástupcom skupiny organizátorov).

Scenár 2

• zber vyhlásení o podpore sa vykonáva v papierovej forme (samostatné prevádzkovanie zástupcom skupiny organizátorov),
• predkladanie vyhlásení o podpore príslušným orgánom členských štátov na overenie sa uskutočňuje buď prostredníctvom vlastných prostriedkov skupiny organizátorov (samostatné prevádzkovanie zástupcom skupiny organizátorov), ALEBO prostredníctvom služby Komisie na výmenu súborov (spoločné prevádzkovanie Komisiou a zástupcom skupiny organizátorov).

Upozornenie:

• Organizátori sa môžu rozhodnúť, že vyhlásenia o podpore budú zbierať v papierovej forme a online alebo len prostredníctvom jednej z týchto metód zberu.
• Organizátori musia na zber vyhlásení o podpore online využiť centrálny online systém na zber vyhlásení.
• Ak organizátori zbierajú vyhlásenia o podpore online prostredníctvom centrálneho online systému na zber vyhlásení a súbežne v papierovej forme, na tieto rôzne metódy zberu sa môžu vzťahovať rôzne pravidlá.

Otázky a odpovede týkajúce sa ochrany údajov pre organizátorov

1. Centrálny online systém na zber vyhlásení – aké povinnosti majú Komisia a zástupca skupiny organizátorov v pozícii spoločných prevádzkovateľov?
2. Zber v papierovej forme – aké povinnosti má zástupca skupiny organizátorov v pozícii jediného prevádzkovateľa?
3. „Citlivé údaje“ – kedy sa údaje o signatároch považujú za osobitnú kategóriu údajov?
4. Bezpečnosť – aké kroky by ste mali podniknúť pri zbere údajov o signatároch v papierovej forme?
5. Bezpečnosť – aké sú požiadavky, keď vyhlásenia o podpore v papierovej forme zbierajú dobrovoľní alebo zmluvní aktivisti?
6. Kedy a ako vykonať posúdenie vplyvu na ochranu údajov?
7. Ako pripraviť záznam o spracúvaní údajov?
8. Čo je úlohou zodpovednej osoby?
9. Aké informácie by ste mali poskytnúť občanom pri získavaní ich údajov?
10. Čo by ste mali robiť pri vybavovaní žiadostí signatárov týkajúcich sa spracúvania údajov?
11. Čo by ste mali urobiť v prípade porušenia ochrany osobných údajov?
12. Akú máte zodpovednosť v pozícii prevádzkovateľa?
13. Predkladanie zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie – kto je prevádzkovateľom?
14. Predkladanie zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie – aké sú bezpečnostné odporúčania?
15. Predkladanie zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie – aké sú úlohy a povinnosti pri využívaní služby Komisie na výmenu súborov?
16. Aké sú lehoty uchovávania údajov?
17. Na ktorý vnútroštátny dozorný orgán by ste sa mali obrátiť v prípade otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov?
18. Podpora a financovanie – o čom by ste mali vedieť pri spracúvaní osobných údajov?

Otázky a odpovede týkajúce sa ochrany údajov pre signatárov

Pozri osobitnú časť v rámci často kladených otázok

Aké pravidlá treba dodržiavať pri spracúvaní osobných údajov?

• Nariadenie o európskej iniciatíve občanov a jeho osobitné ustanovenia o ochrane údajov (pozri článok 19).
• V prípade zástupcu: všeobecné nariadenie o ochrane údajov a príslušné vnútroštátne ustanovenia.
• V prípade Európskej komisie: nariadenie o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami EÚ.

Kontakty na vnútroštátnej úrovni

• Kontaktné údaje vnútroštátnych orgánov zodpovedných za overovanie a osvedčovanie vyhlásení o podpore sú k dispozícii tu.
• Kontaktné údaje vnútroštátnych orgánov pre ochranu údajov sú k dispozícii tu.

Politika Európskej komisie v oblasti ochrany osobných údajov v kontexte európskej iniciatívy občanov

Vyhlásenia o ochrane osobných údajov používané pri rôznych spracovateľských operáciách, ktoré realizuje Európska komisia v kontexte vykonávania nástroja európskej iniciatívy občanov, sú uverejnené na osobitnej webovej stránke týkajúcej sa politiky ochrany osobných údajov.