Protecția datelor

Orientări pentru organizatorii inițiativelor cetățenești europene cu privire la protecția datelor

Principii

Atunci când colectează declarații de susținere pentru inițiativa lor, organizatorii prelucrează datele cu caracter personal ale semnatarilor pe o scară potențial mare. Reprezentantul grupului de organizatori (sau entitatea juridică înființată special pentru a gestiona inițiativa, dacă este cazul) răspunde de prelucrarea acestor date cu caracter personal fiind, prin urmare, operatorul de date.

Atunci când colectarea și/sau transferul declarațiilor de susținere colectate se realizează prin intermediul sistemului central de colectare online, Comisia Europeană preia o parte din responsabilitate, acționând ca operator asociat de date pentru aceste operațiuni de prelucrare.

Dacă grupul de organizatori colectează numărul necesar de declarații de susținere, acestea sunt transmise apoi autorităților naționale competente pentru verificare și certificare. Autoritățile naționale sunt considerate a fi operatori de date în ceea ce privește aceste operațiuni de prelucrare.

Operatorul de date trebuie să respecte obligațiile și normele referitoare la protecția datelor prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) și în același timp să asigure respectarea acestora.

Termeni importanți

Consultați glosarul referitor la protecția datelor în contextul Inițiativei cetățenești europene.

Care sunt operațiunile de prelucrare pe care organizatorii trebuie să le efectueze în temeiul Regulamentului privind ICE?

• Prelucrarea declarațiilor de susținere ale semnatarilor:

Pentru a susține o inițiativă, semnatarii trebuie să completeze un formular de declarație de susținere cu o serie de date cu caracter personal. În cazul declarațiilor de susținere semnate online cu ajutorul identificării electronice, aceste date sunt importate dintr-un sistem național de identificare electronică.

Dacă o inițiativă colectează numărul necesar de declarații de susținere, aceste declarații sunt transmise statelor membre pentru verificare și certificare. Datele cu caracter personal colectate în declarațiile de susținere nu pot fi utilizate în niciun alt scop. De exemplu, nu pot fi folosite pentru a susține alte inițiative decât cea pentru care au fost comunicate și nu pot fi transferate către nicio altă organizație.

• Prelucrarea adreselor de e-mail ale semnatarilor:

Este permisă colectarea opțională a adreselor de e-mail ale semnatarilor care doresc să fie informați cu privire la evoluția inițiativei pe care au susținut-o.

Adresele de e-mail nu pot fi colectate însă ca parte a formularelor de declarație de susținere, ci în paralel, cu condiția ca semnatarii să fie informați că dreptul lor de a susține o inițiativă nu este condiționat de consimțământul lor privind colectarea adresei lor de e-mail.

Aceste adrese de e-mail pot fi utilizate doar pentru a informa semnatarii care doresc acest lucru cu privire la evoluția inițiativei pe care au susținut-o. Ele nu pot fi utilizate în alte scopuri, de exemplu pentru a le trimite semnatarilor oferte comerciale sau informații privind o altă inițiativă. Adresele de e-mail nu fac obiectul verificării de către statele membre.

• Prelucrarea datelor cu caracter personal ale sponsorilor unei inițiative:

Regulamentul privind Inițiativa cetățenească europeană prevede și o serie de norme privind prelucrarea datelor sponsorilor inițiativelor

Articolele 17 și 18, articolul 19 alineatul (1) și articolul 19 alineatul (3) din Regulamentul privind Inițiativa cetățenească europeană specifică modul în care pot fi prelucrate aceste date.

Cine sunt operatorii de date: scenarii pentru colectarea și transferul declarațiilor de susținere

Există 2 scenarii ample:

Scenariul 1

• Colectarea declarațiilor de susținere se realizează prin intermediul sistemului central de colectare online al Comisiei (Comisia și reprezentantul grupului de organizatori sunt operatori asociați de date)
• Transmiterea declarațiilor de susținere către autoritățile competente ale statelor membre în vederea verificării se efectuează prin intermediul serviciului de transfer de fișiere al Comisiei (Comisia și reprezentantul grupului de organizatori sunt operatori asociați de date).

Scenariul 2

• Colectarea declarațiilor de susținere se realizează utilizând formulare pe suport de hârtie (reprezentantul grupului de organizatori este operator unic de date)
• Transmiterea declarațiilor de susținere către autoritățile competente ale statelor membre în vederea verificării se efectuează fie de către grupul de organizatori prin mijloace proprii (competența de operator de date îi revine exclusiv reprezentantului grupului de organizatori), fie prin intermediul serviciului de transfer de fișiere al Comisiei (competența de operator se exercită în comun de către Comisie și reprezentantul grupului de organizatori).

Notă:

• Organizatorii pot alege să colecteze declarații de susținere fie și pe suport de hârtie, și online, fie utilizând doar una dintre aceste metode de colectare.
• Pentru a colecta declarații de susținere online, organizatorii trebuie să utilizeze sistemul central de colectare online.
• Dacă se colectează declarații de susținere atât online, utilizând sistemul central de colectare online, cât și pe suport de hârtie, cele două metode de colectare pot face obiectul unor reguli diferite.

Întrebări și răspunsuri pentru organizatorii ICE cu privire la protecția datelor

1. Sistemul central de colectare online – Ce obligații au Comisia și reprezentantul grupului de organizatori în calitate de operatori asociați de date?
2. Colectarea pe suport de hârtie – Ce obligații are reprezentantul grupului de organizatori în calitate de operator unic de date?
3. „Date sensibile” – Când se consideră că datele semnatarilor intră într-o categorie specială de date?
4. Securitate – Ce măsuri ar trebui să luați atunci când colectați datele semnatarilor pe suport de hârtie?
5. Securitate – Care sunt cerințele atunci când declarațiile de susținere pe suport de hârtie sunt colectate de militanți voluntari sau contractați?
6. Când și cum ar trebui să efectuați o evaluare a impactului asupra protecției datelor?
7. Cum ar trebui să pregătiți un registru al activităților de prelucrare a datelor?
8. Ce rol are responsabilul cu protecția datelor (RPD)?
9. Ce informații ar trebui să le oferiți cetățenilor atunci când le colectați datele?
10. Ce ar trebui să faceți atunci când tratați cereri ale semnatarilor legate de prelucrarea datelor?
11. Ce ar trebui să faceți în cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal?
12. Ce răspundere aveți în calitate de operator de date?
13. Transmiterea declarațiilor de susținere colectate către statele membre în vederea verificării – Cine este operatorul de date?
14. Transmiterea declarațiilor de susținere colectate către statele membre în vederea verificării – Care sunt recomandările în materie de securitate?
15. Transmiterea declarațiilor de susținere colectate către statele membre în vederea verificării – Care sunt rolurile și responsabilitățile atunci când se utilizează serviciul de transfer de fișiere al Comisiei?
16. Care sunt termenele de păstrare a datelor?
17. Ce autoritate națională de supraveghere ar trebui să contactați pentru aspecte legate de prelucrarea datelor cu caracter personal?
18. Sprijin și finanțare – Ce ar trebui să știți atunci când prelucrați datele cu caracter personal ale celor care vă oferă sprijin sau sponsorizare?

Întrebări și răspunsuri pentru semnatari cu privire la protecția datelor

Consultați secțiunea dedicată din rubrica de Întrebări și răspunsuri.

Care sunt normele care trebuie respectate la prelucrarea datelor cu caracter personal?

• Regulamentul privind Inițiativa cetățenească europeană și dispozițiile sale specifice privind protecția datelor (a se vedea articolul 19)
• Pentru reprezentant: Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) și dispozițiile naționale relevante
• Pentru Comisia Europeană: Regulamentul privind protecția persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile UE (EUDPR)

Date de contact la nivel național

• Datele de contact ale autorităților naționale responsabile cu verificarea și certificarea declarațiilor de susținere sunt disponibile aici.
• Datele de contact ale autorităților naționale pentru protecția datelor sunt disponibile aici.

Politica de confidențialitate a Comisiei Europene în contextul Inițiativei cetățenești europene

Declarațiile de confidențialitate utilizate pentru diferitele operațiuni de prelucrare efectuate de Comisia Europeană în contextul implementării instrumentului Inițiativa cetățenească europeană sunt publicate pe site-ul dedicat politicii de confidențialitate.