Προστασία δεδομένων

Οδηγίες για την προστασία των δεδομένων για τους/τις διοργανωτές/-τριες Ευρωπαϊκών Πρωτοβουλιών Πολιτών

Βασικές αρχές

Κατά τη συγκέντρωση δηλώσεων υποστήριξης της πρωτοβουλίας τους, οι διοργανωτές/-τριες επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των υπογραφόντων σε δυνητικά μεγάλη κλίμακα. Υπεύθυνος/-η για την επεξεργασία των εν λόγω δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι ο/-η εκπρόσωπος της ομάδας διοργανωτών/-τριών (ή, κατά περίπτωση, της νομικής οντότητας που έχει συσταθεί ειδικά για τη διαχείριση της πρωτοβουλίας), ο/η οποίος/-α ονομάζεται επίσης υπεύθυνος/-η επεξεργασίας δεδομένων.

Στις περιπτώσεις στις οποίες η συγκέντρωση και/ή η μεταφορά των δηλώσεων υποστήριξης που έχουν συγκεντρωθεί διενεργείται μέσω του κεντρικού επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρεμβαίνει για να ελαφρύνει την ευθύνη των διοργανωτών/-τριών, ενεργώντας ως κοινός υπεύθυνος επεξεργασίας για τις εν λόγω πράξεις επεξεργασίας.

Σε περίπτωση που η ομάδα των διοργανωτών/-τριών έχει συγκεντρώσει τον απαιτούμενο αριθμό δηλώσεων υποστήριξης, οι δηλώσεις αυτές υποβάλλονται στη συνέχεια στις αρμόδιες εθνικές αρχές για επαλήθευση και πιστοποίηση. Υπεύθυνες επεξεργασίας δεδομένων όσον αφορά τις εν λόγω πράξεις επεξεργασίας θεωρούνται οι εθνικές αρχές.

Ο/Η υπεύθυνος/-η επεξεργασίας δεδομένων πρέπει να συμμορφώνεται και να διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις προστασίας των δεδομένων και τους κανόνες του γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ).

Βασικοί όροι

Ρίξτε μια ματιά στο γλωσσάριο που σχετίζεται με την προστασία των δεδομένων στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών.

Ποιες πράξεις επεξεργασίας αναμένεται να διεκπεραιώσουν οι διοργανωτές/-τριες βάσει του κανονισμού ΕΠΠ;

• Επεξεργασία δηλώσεων υποστήριξης των υπογραφόντων:

Για την υποστήριξη μιας πρωτοβουλίας, οι υπογράφοντες πρέπει να συμπληρώσουν έντυπο δήλωσης υποστήριξης, παρέχοντας ένα σύνολο των προσωπικών δεδομένων τους. Σε περίπτωση δηλώσεων υποστήριξης που υπογράφονται επιγραμμικά με τη χρήση ηλεκτρονικής ταυτοποίησης, τα δεδομένα αυτά εισάγονται από το εθνικό σύστημα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης.

Εάν μια πρωτοβουλία συγκεντρώσει με επιτυχία τον απαιτούμενο αριθμό δηλώσεων υποστήριξης, οι δηλώσεις αυτές υποβάλλονται στα κράτη μέλη για επαλήθευση και πιστοποίηση. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται στο πλαίσιο των δηλώσεων υποστήριξης δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για κανέναν άλλο σκοπό, όπως η υποστήριξη πρωτοβουλιών άλλων από εκείνη για την οποία έχουν παρασχεθεί τα δεδομένα, ή η διαβίβαση των συλλεγόμενων δεδομένων σε οποιονδήποτε άλλο οργανισμό.

• Επεξεργασία των ηλεκτρονικών διευθύνσεων των υπογραφόντων:

Επιτρέπεται επίσης η προαιρετική συλλογή ηλεκτρονικών διευθύνσεων των υπογραφόντων που επιθυμούν να ενημερωθούν περαιτέρω σχετικά με την πρόοδο της πρωτοβουλίας που έχουν υπογράψει.

Οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις δεν μπορούν να συγκεντρώνονται στο πλαίσιο των εντύπων της δήλωσης υποστήριξης, αλλά μπορούν να συγκεντρώνονται ταυτόχρονα, υπό την προϋπόθεση ότι οι υπογράφοντες ενημερώνονται ότι το δικαίωμά τους να υποστηρίξουν μια πρωτοβουλία δεν εξαρτάται από τη συγκατάθεσή τους για την καταγραφή της ηλεκτρονικής τους διεύθυνσης.

Αυτές οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για να ενημερωθούν οι υπογράφοντες που το επιθυμούν σχετικά με την πρόοδο της πρωτοβουλίας που έχουν υπογράψει. Δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για άλλους σκοπούς, όπως η παροχή στους υπογράφοντες εμπορικών προσφορών ή πληροφοριών σχετικά με διαφορετική πρωτοβουλία. Δεν υπόκεινται σε επαλήθευση από τα κράτη μέλη.

• Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα χορηγών πρωτοβουλιών:

Επιπλέον, ο κανονισμός σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών προβλέπει ορισμένους κανόνες σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων των χορηγών μιας πρωτοβουλίας.

Τα άρθρα 17 και 18 και το άρθρο 19 παράγραφοι 1 και 3 του κανονισμού σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών προσδιορίζουν τον τρόπο επεξεργασίας των εν λόγω δεδομένων.

Ευθύνη επεξεργασίας των δεδομένων: σενάρια για τη συγκέντρωση και τη διαβίβαση των δηλώσεων υποστήριξης

Υπάρχουν 2 γενικά σενάρια:

Σενάριο 1

• Η συγκέντρωση των δηλώσεων υποστήριξης πραγματοποιείται μέσω του κεντρικού επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης της Επιτροπής (κοινή ευθύνη της Επιτροπής και του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών).
• Η υποβολή δηλώσεων υποστήριξης στις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών για επαλήθευση πραγματοποιείται μέσω της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής (κοινή ευθύνη της Επιτροπής και του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών).

Σενάριο 2

• Η συγκέντρωση δηλώσεων υποστήριξης πραγματοποιείται με τη χρήση έντυπων δηλώσεων (αποκλειστικός/-ή υπεύθυνος/-η επεξεργασίας είναι ο/η εκπρόσωπος της ομάδας διοργανωτών/-τριών).
• Η υποβολή δηλώσεων υποστήριξης στις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών για επαλήθευση πραγματοποιείται είτε με ίδια μέσα της ομάδας διοργανωτών/-τριών (αποκλειστικός/-ή υπεύθυνος/-η επεξεργασίας είναι ο/η εκπρόσωπος της ομάδας διοργανωτών/-τριών) ΕΙΤΕ μέσω της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής (κοινή ευθύνη της Επιτροπής και του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών).

Σημείωση:

• Οι διοργανωτές/-τριες μπορούν να επιλέξουν να συγκεντρώσουν δηλώσεις υποστήριξης σε έντυπη και επιγραμμική μορφή ή να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν μόνο μία από αυτές τις μεθόδους συγκέντρωσης.
• Για την επιγραμμική συγκέντρωση δηλώσεων υποστήριξης, οι διοργανωτές/-τριες πρέπει να χρησιμοποιούν το κεντρικό επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης.
• Εάν οι διοργανωτές/-τριες συγκεντρώσουν δηλώσεις υποστήριξης επιγραμμικά μέσω του κεντρικού επιγραμμικού συστήματος συγκέντρωσης και παράλληλα σε έντυπη μορφή, ενδέχεται να ισχύουν διαφορετικοί κανόνες για αυτές τις διαφορετικές μεθόδους συγκέντρωσης.

Ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων για τους/τις διοργανωτές/-τριες

1. Κεντρικό επιγραμμικό σύστημα συγκέντρωσης — Ποιες είναι οι υποχρεώσεις της Επιτροπής και του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών ως συνυπευθύνων επεξεργασίας;
2. Συγκέντρωση σε έντυπη μορφή — Ποιες είναι οι υποχρεώσεις του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών ως αποκλειστικού/-ής υπεύθυνου/-ης επεξεργασίας δεδομένων;
3. «Ευαίσθητα δεδομένα» — Πότε τα δεδομένα των υπογραφόντων θεωρούνται ειδική κατηγορία δεδομένων;
4. Ασφάλεια — Ποια μέτρα πρέπει να λαμβάνετε κατά τη συγκέντρωση των δεδομένων των υπογραφόντων σε χαρτί;
5. Ασφάλεια — Ποιες είναι οι απαιτήσεις κατά τη συγκέντρωση δηλώσεων υποστήριξης σε έντυπη μορφή από εθελοντές/-τριες ή συμβεβλημένους/-ες διοργανωτές/-τριες εκστρατείας;
6. Πότε και πώς θα πρέπει να διενεργείτε εκτίμηση αντικτύπου για την προστασία δεδομένων;
7. Πώς θα πρέπει να καταρτίζετε το αρχείο επεξεργασίας δεδομένων;
8. Ποιος είναι ο ρόλος του/της υπεύθυνου/-ης προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ);
9. Ποιες πληροφορίες πρέπει να δίνετε στους πολίτες κατά τη συγκέντρωση των δεδομένων τους;
10. Τι πρέπει να κάνετε όταν διεκπεραιώνετε αιτήματα των υπογραφόντων σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων;
11. Τι πρέπει να κάνετε σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα;
12. Ποια είναι η ευθύνη σας ως υπεύθυνου/-ης επεξεργασίας δεδομένων;
13. Υποβολή των συγκεντρωμένων δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση — Ποιος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων;
14. Υποβολή των συγκεντρωμένων δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση — Ποιες είναι οι συστάσεις ασφάλειας;
15. Υποβολή των συγκεντρωμένων δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση — Ποιοι είναι οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες κατά τη χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής;
16. Ποιες είναι οι προθεσμίες διατήρησης των δεδομένων;
17. Με ποια εθνική εποπτική αρχή θα πρέπει να επικοινωνήσετε για θέματα επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα;
18. Στήριξη και χρηματοδότηση — Τι πρέπει να γνωρίζετε κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα;

Ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με την προστασία των δεδομένων για τους υπογράφοντες

Δείτε τη σχετική ενότητα στις συχνές ερωτήσεις.

Ποιοι κανόνες πρέπει να τηρούνται κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα;

• O κανονισμός σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών και οι ειδικές διατάξεις του για την προστασία των δεδομένων (βλ. άρθρο 19).
• Για τον/την εκπρόσωπο: o γενικός κανονισμός για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ) και οι σχετικές εθνικές διατάξεις.
• Για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή: ο κανονισμός για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά όργανα της Ένωσης (EUDPR).

Επαφές σε εθνικό επίπεδο

• Εδώ θα βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας των εθνικών αρχών που είναι αρμόδιες για την επαλήθευση και την πιστοποίηση των δηλώσεων υποστήριξης.
• Εδώ θα βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας των εθνικών αρχών προστασίας δεδομένων.

Πολιτική της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την προστασία της ιδιωτικής ζωής στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών

Οι δηλώσεις περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής που χρησιμοποιούνται για τις διάφορες πράξεις επεξεργασίας που διενεργεί η Ευρωπαϊκή Επιτροπή στο πλαίσιο της εφαρμογής του μέσου της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών δημοσιεύονται στον ειδικό ιστότοπο για την πολιτική προστασίας της ιδιωτικής ζωής.