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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 7
Come preparare un registro delle attività di trattamento dei dati?
Vale per lo scenario 2 (il rappresentante come unico titolare del trattamento), tranne per quanto riguarda l'uso del servizio di scambio file della Commissione
La tenuta di un registro è giuridicamente obbligatoria, specie quando il trattamento riguarda dati sensibili.
Un registro delle attività di trattamento è un documento scritto che deve includere in particolare:
- il nome e i recapiti del titolare del trattamento dei dati ed eventualmente del responsabile della protezione dei dati
- le categorie di soggetti interessati e le categorie di dati personali trattati
- le finalità del trattamento e i riferimenti dell'iniziativa in questione
- i destinatari dei dati personali, vale a dire coloro ai quali i dati sono stati o saranno comunicati (qui: soltanto le autorità nazionali preposte alla verifica e alla certificazione delle dichiarazioni di sostegno)
- le date e i canali di tali trasferimenti
- i termini previsti per la cancellazione dei dati
- una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate, quali la cifratura, la capacità di ripristinare i dati, i test e i provvedimenti per garantire la riservatezza, integrità, disponibilità, resilienza e sicurezza fisica dei dati (vedere le domande sulla sicurezza nel contesto della raccolta su carta e della presentazione delle dichiarazioni di sostegno agli Stati membri per verifica.
ATTENZIONE:
non occorre tenere un registro distinto per le operazioni di trattamento effettuate in regime di contitolarità con la Commissione, poiché sono già riprese nel registro delle attività di trattamento istituito dalla Commissione (vedere lo scenario 1) e l'uso del servizio di scambio file della Commissione nell'ambito dello scenario 2. Basta fornire un link al registro della Commissione nella propria documentazione o sul proprio sito web.
Riferimenti:
