Înapoi la pagina principală a Orientărilor pentru organizatori cu privire la protecția datelor
Orientări privind protecția datelor – Întrebarea 7
Cum se pregătește evidența activităților de prelucrare a datelor?
Se aplică în scenariul 2 (reprezentantul acționează în calitate operator unic de date), exceptând cazul în care transmiterea declarațiilor de susținere se face prin intermediul serviciului de transfer de fișiere al Comisiei.
Păstrarea unei evidențe este o cerință obligatorie din punct de vedere juridic, în special în cazul în care sunt prelucrate date sensibile.
Evidența activităților de prelucrare este un document scris, care trebuie să cuprindă următoarele informații:
- numele și datele de contact ale operatorului de date și, după caz, ale responsabilului cu protecția datelor;
- categoriile de persoane vizate și categoriile de date cu caracter personal prelucrate;
- scopurile prelucrării și referințele inițiativei în cauză;
- destinatarii datelor personale, și anume persoanele cărora le-au fost sau le vor fi divulgate datele (aici: numai autoritățile naționale competente responsabile cu verificarea și certificarea declarațiilor de susținere);
- datele calendaristice ale transferurilor de date și canalele prin care sunt efectuate acestea;
- termenele prevăzute pentru ștergerea datelor;
- o descriere generală a măsurilor tehnice și organizatorice de securitate, cum ar fi criptarea, capacitatea de a restabili accesul la date, testarea și măsurile menite să asigure confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea, reziliența și securitatea fizică (a se vedea întrebările privind securitatea în contextul colectării pe suport de hârtie și transmiterii declarațiilor de susținere colectate către statele membre pentru a fi verificate).
NOTĂ:
Nu trebuie să întocmiți o evidență separată pentru operațiunile de prelucrare realizate prin exercitarea în comun cu Comisia a competenței de operator, întrucât acestea sunt deja acoperite de evidența activităților de prelucrare ținută de Comisie (a se vedea scenariul 1) și de utilizarea serviciului de transfer de fișiere al Comisiei, în scenariul 2). Trebuie să indicați un link către evidența Comisiei în documentația/pe site-ul dumneavoastră.
Trimiteri:
