Späť na hlavnú stránku usmernení v oblasti ochrany údajov pre organizátorov
Usmernenia v oblasti ochrany údajov – otázka č. 7
Ako pripraviť záznam o spracúvaní údajov?
Vzťahuje sa na scenár 2 (zástupca koná ako jediný prevádzkovateľ) s výnimkou využitia služby Komisie na výmenu súborov.
Uchovávanie záznamu sa podľa práva vyžaduje najmä vtedy, keď sa spracúvajú citlivé údaje.
Záznam o spracovateľských činnostiach je písomný dokument, ktorý musí obsahovať najmä:
- meno/názov a kontaktné údaje prevádzkovateľa, ako aj zodpovednej osoby (ak je to relevantné),
- kategórie dotknutých osôb a kategórie spracúvaných osobných údajov,
- účely spracúvania a odkazy na príslušnú iniciatívu,
- príjemcovia osobných údajov, t. j. tí, ktorým údaje sú alebo budú sprístupnené (v tomto prípade iba príslušné orgány členských štátov zodpovedné za overovanie a osvedčovanie vyhlásení o podpore),
- dátumy a kanály týchto prenosov,
- predpokladané lehoty na vymazanie údajov,
- všeobecný opis technických a organizačných bezpečnostných opatrení, ako sú šifrovanie, schopnosť obnovenia, testovanie a opatrenia na zabezpečenie dôvernosti, integrity, dostupnosti a odolnosti, fyzická bezpečnosť (pozri otázky o bezpečnosti v súvislosti so zberom v papierovej forme a s predkladaním zozbieraných vyhlásení o podpore členským štátom na overenie).
UPOZORNENIE:
Nemusíte vypracovať osobitný záznam zahŕňajúci spracovateľské operácie vykonávané v rámci spoločného prevádzkovania s Komisiou, pretože tie sú už zahrnuté v zázname o spracovateľských činnostiach vypracovanom Komisiou (pozri scenár 1)a pri využívaní služby Komisie na výmenu súborov v rámci scenára 2). Vo svojej vlastnej dokumentácii/na svojom webovom sídle by ste mali uviesť odkaz na záznam Komisie.
Referenčné dokumenty:
