Zpět na hlavní stránku Pokynů k ochraně osobních údajů pro organizátory
Pokyny k ochraně osobních údajů – Otázka č. 7
Jak byste měli připravit záznam o zpracování údajů?
Platí pro variantu 2 (zástupce jedná jako jediný správce údajů) s výjimkou využití služby Komise pro výměnu souborů
Záznamy o zpracování údajů musíte podle právních předpisů vést především v případech, kdy jsou zpracovávány citlivé údaje.
Záznam o činnostech zpracování je písemný dokument, který musí obsahovat zejména:
- jméno a kontaktní údaje správce údajů, jakož i případného pověřence pro ochranu osobních údajů
- kategorie subjektů údajů a kategorie zpracovávaných osobních údajů
- účely zpracování a odkazy na příslušnou iniciativu
- příjemce osobních údajů, tj. osoby, kterým byly nebo budou údaje zpřístupněny (zde: pouze příslušné orgány členských států zajišťující ověření a potvrzení platnosti prohlášení o podpoře)
- data a způsoby předání údajů
- předpokládané lhůty pro výmaz údajů
- obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření, jako je šifrování, možnost obnovy, testování a opatření zajišťující důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost, fyzická bezpečnost (viz otázky týkající se bezpečnosti v souvislosti se sběrem podpisů na papírovém formuláři a předložení shromážděných prohlášení o podpoře členským státům k ověření)
UPOZORNĚNÍ:
V případě společné správy údajů s Komisí nemusíte vytvářet samostatný záznam zahrnující činnosti zpracování, protože ty jsou již zahrnuty v záznamu o činnostech zpracování vytvořeném Komisí (viz varianta 1). Totéž platí i při využití služby Komise pro výměnu souborů v rámci varianty 2. Ve své dokumentaci / na své internetové stránce byste měli uvést odkaz na záznam Komise.
Odkazy:
