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Datenschutzleitlinien – Frage 7
Wie wird ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt?
Gilt für Fallszenario 2 (Vertreter handelt als alleiniger Verantwortlicher), außer in Bezug auf die Nutzung des Datenaustauschsystems der Kommission
Die Aufzeichnung von Verarbeitungsvorgängen ist insbesondere dann gesetzlich vorgeschrieben, wenn sensible Daten verarbeitet werden.
Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist ein schriftliches Dokument, das insbesondere folgende Angaben enthalten muss:
- den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten
- die Kategorien der betroffenen Personen und die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
- die Zwecke der Verarbeitung und Verweise auf die betreffende Initiative
- die Empfänger der personenbezogenen Daten, d. h. diejenigen Personen, gegenüber denen die Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden (in diesem Fall nur die für die Überprüfung und Bescheinigung der Unterstützungsbekundungen zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten)
- die Zeitpunkte und Übermittlungswege dieser Datenweitergaben
- die vorgesehenen Fristen für die Löschung der Daten
- eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Wiederherstellbarkeit, Überprüfungen und Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie der physischen Sicherheit (siehe Fragen zur Sicherheit im Zusammenhang mit der Sammlung in Papierform, und der Übermittlung der gesammelten Unterstützungsbekundungen an die Mitgliedstaaten zur Überprüfung).
HINWEIS:
Für Verarbeitungsvorgänge, die im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit mit der Kommission durchgeführt werden, müssen Sie kein gesondertes Verzeichnis erstellen, da diese bereits im von der Kommission erstellten Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst sind (siehe Fallszenario 1 und Nutzung des Datenaustauschsystems der Kommission in Fallszenario 2). Sie sollten in Ihren Unterlagen bzw. auf Ihrer Website jedoch einen Link zum Verzeichnis der Kommission angeben.
Hintergrund:
