Tietojen käsittelyn tarkoitus: Kansalaisaloitteen allekirjoittajilta keskitetyn verkkokeruujärjestelmän kautta saatujen sähköpostiosoitteiden käsittely.
Rekisterinpitäjä: Euroopan komissio (operatiivinen rekisterinpitäjäyksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma”) ja aloitteen järjestäjäryhmän edustaja tai järjestäjäryhmän mahdollisesti perustama oikeushenkilö ovat yhdessä rekisterinpitäjiä
Rekisteriviite: DPR-EC-03486
1. Yleistä
Eurooppalainen kansalaisaloite on osallistuvan demokratian väline, jonka avulla kansalaiset voivat esittää konkreettisia muutoksia EU-lainsäädäntöön. Kansalaisaloite voi koskea mitä tahansa alaa, jolla Euroopan komissiolla on toimivalta tehdä säädösehdotuksia. Tähän välineeseen sovellettava oikeudellinen kehys on eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta 17. huhtikuuta 2019 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2019/788, jäljempänä ’kansalaisaloiteasetus’.
Jotta komissiolle toimitettava kansalaisaloite olisi pätevä, sen järjestäjäryhmän on kerättävä vähintään miljoona tuenilmausta EU:n kansalaisilta. Edellytyksenä on lisäksi, että vähintään 7 jäsenmaassa saadaan kerätyksi tietty vähimmäismäärä tuenilmauksia. Eurooppalaisen kansalaisaloitteen allekirjoittajat voivat ilmoittaa myös sähköpostiosoitteensa, jos he haluavat, että komissio ja järjestäjäryhmä tiedottavat jatkossa heille aloitteen etenemisestä.
Tämä tietosuojaseloste koskee niihin sähköpostiosoitteisiin liittyvää tietojenkäsittelyä, jotka on edellä mainitussa yhteydessä ilmoitettu komission perustaman ja ylläpitämän keskitetyn verkkokeruujärjestelmän, jäljempänä ’keskitetty keruujärjestelmä’, kautta.
Sähköpostiosoitteita koskevista tietojenkäsittelytoimista vastaavat rekisterinpitäjinä yhdessä toimivat komissio ja aloitteen järjestäjäryhmän edustaja tai tällaisen ryhmän mahdollisesti perustama oikeushenkilö, jäljempänä myös ’kansalaisaloitteen järjestäjät’. Komission ja järjestäjien vastuut ja tehtävät määritellään läpinäkyvällä tavalla yhteistä rekisterinpitoa koskevassa sopimuksessa. Yhteistä rekisterinpitoa koskevan sopimuksen olennaiset osat ovat julkisesti saatavilla seuraavassa osoitteessa: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fi
Komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Henkilötietoja kerätessään ja käsitellessään se soveltaa 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta. Kansalaisaloitteen järjestäjien on puolestaan sovellettava henkilötietojen käsittelyä koskevia sääntöjä, jotka on vahvistettu yleisessä tietosuoja-asetuksessa.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan kansalaisaloitteen allekirjoittajien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös henkilötietojen käsittelystä vastaavien rekisterinpitäjien, tietosuojavastaavien ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Kansalaisaloiteasetuksen nojalla tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn yleisenä tarkoituksena on panna täytäntöön eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annettu asetus (EU) 2019/788 ja antaa näin EU:n kansalaisille mahdollisuus hyödyntää Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 11 artiklan 4 kohdassa myönnettyä oikeutta kehottaa komissiota tekemään ehdotus unionin säädökseksi perussopimusten soveltamiseksi.
Sähköpostiosoitteita kerätään tässä yhteydessä aloitteen allekirjoittajien nimenomaisella suostumuksella (vapaaehtoisuuden pohjalta), jotta komissio ja kansalaisaloitteen järjestäjät voivat tiedottaa heille aloitteen etenemisestä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tätä yleistä tarkoitusta tukevien käsittelytoimien yhteydessä. Näihin kuuluvat muun muassa kansalaisaloitteiden allekirjoittajien pyyntöjen käsittely, satunnaiset tekniset laaduntarkastukset, tietoteknisen järjestelmän ylläpitotoimet ja muut laissa mahdollisesti edellytetyt toimet.
Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää uudelleen unionin tuomioistuinten, kansallisten tuomioistuinten, Euroopan oikeusasiamiehen tai Euroopan tilintarkastustuomioistuimen menettelyissä.
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.
3. Mitkä ovat sähköpostiosoitteiden käsittelyn oikeudelliset perusteet?
Tässä tarkoituksessa suoritettavasta tietojenkäsittelystä säädetään nimenomaisesti kansalaisaloiteasetuksessa (18 artiklan 2 kohta). Koska sähköpostiosoitteen antaminen ei ole välttämätön edellytys aloitteen tukemiselle, sitä varten tarvitaan asianomaisen erillinen ja nimenomainen suostumus asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohdan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan) mukaisesti.
Sähköpostiosoite ei sinänsä ole sellainen arkaluonteinen tieto, jonka käsittely on periaatteessa kiellettyä asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 1 kohdan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdan) nojalla. Tämän tiedon yhdistäminen aloitteeseen, jonka henkilö on allekirjoittanut, voi kuitenkin aloitteen aiheesta riippuen paljastaa tietoja allekirjoittajan terveydestä, poliittisesta, filosofisesta tai uskonnollisesta vakaumuksesta, poliittisesta suuntautumisesta, seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta, rodusta tai etnisestä alkuperästä tai jopa jäsenyydestä ammattiliitoissa. Näin ollen allekirjoittajan tietojen arkaluonteisuus voi johtua kyseisen aloitteen aiheen arkaluonteisuudesta.
Vaikka tällaisten tietojen voidaan mahdollisesti katsoa kuuluvan tietosuoja-asetuksissa tarkoitettuun erityiseen tietoryhmään, niiden käsittely on asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 2 kohdan a alakohdan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan) mukaisesti sallittua seuraavasta syystä: ”rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten (...)”.
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Kansalaisaloitteen allekirjoittajan sähköpostiosoite kerätään tämän nimenomaisella suostumuksella, jotta hänelle voidaan tiedottaa aloitteen etenemisestä.
Jotta edellä tarkoitettuja tietoja voitaisiin käsitellä tehokkaasti, samalla kerätään joitakin sähköpostiosoitteen sähköiseen lähettämiseen/toimittamiseen liittyviä (meta)tietoja, kuten selaimen kieli, IP-osoite ja syöttöajankohta. Näitä (meta)tietoja säilytetään enintään 6 kuukauden ajan. Lisäksi tuenilmauksen toimittamisen yhteydessä luodaan automaattisesti yksilöllinen tunniste. Tunniste tuhotaan sähköpostiosoitteen säilytysajan päättyessä.
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
Tietoja säilytetään tavallisesti 1 kuukauden ajan aloitteen peruuttamisesta tai 12 kuukauden ajan keruuajan päättymisestä tai aloitteen toimittamisesta komissiolle.
Tätä tavanomaista säilytysaikaa pidennetään, jos komissio esittää kansalaisaloiteasetuksen 15 artiklan 2 kohdan mukaisesti tiedonannolla toimet, joita se aikoo toteuttaa kyseisen eurooppalaisen kansalaisaloitteen johdosta. Tällöin tiedot on hävitettävä viimeistään 3 vuoden kuluttua mainitun tiedonannon julkaisemisesta.
Tämä ei rajoita oikeuttasi voida milloin tahansa peruuttaa tilauksesi saada tietoa aloitteen edistymisestä.
Voit peruuttaa tilauksesi napsauttamalla peruutusvaihtoehtoa, kun saat aloitteen etenemisestä tiedottavan sähköpostiviestin, tai lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen SG-ECI-mailing@ec.europa.eu, jolloin sähköpostiosoitteesi poistetaan.
6. Miten henkilötiedot suojataan?
Kaikki henkilötiedot tallennetaan sähköisessä muodossa komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10.1.2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.
Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
Keskitettyyn keruujärjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät tutustumaan ainoastaan tiedonsaantitarpeen perusteella erikseen valtuutetut komission henkilöstön jäsenet. Näiden henkilöstön jäsenten on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.
Kansalaisaloitteen järjestäjät voivat lähettää aloitteen allekirjoittajien sähköpostiosoitteisiin viestejä keskitetyn keruujärjestelmän yhteydenottotoiminnon kautta, mutta heillä ei ole pääsyä henkilötietoihin.
8. Mitkä ovat kansalaisaloitteen allekirjoittajan oikeudet ja miten niiden noudattamista valvotaan?
Sähköpostiosoitteen käsittelyä koskevan suostumuksen voi perua milloin tahansa ilmoittamalla siitä jommallekummalle yhteisrekisterinpitäjistä. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lisäksi allekirjoittajalla on ’rekisteröidyn’ erityisoikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) (ja yleisen tietosuoja-asetuksen III luvussa), muun muassa oikeus saada nähdä omat henkilötietosi ja saada ne oikaistuiksi, jos niissä on virheitä tai puutteita. Hänellä on joissakin tapauksissa oikeus poistaa henkilötietonsa, oikeus rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä ja oikeus siirtää ne järjestelmästä toiseen.
Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä jompaankumpaan yhteisistä rekisterinpitäjistä tai (erityisesti riitatapauksissa) tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voi myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.
Allekirjoittajan on ilmoitettava oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä, mistä käsittelytoimesta tai -toimista on kyse (ilmoitettava kohdassa 10 mainittu rekisteriviite tai -viitteet).
Pyynnöt saada nähdä omat henkilötietonsa käsitellään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kaikki muut asetuksen (EU) 2018/1725 18–25 artiklan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen III luvun) soveltamisalaan kuuluvat pyynnöt käsitellään 15 työpäivän kuluessa. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään 2 kuukaudella, jos pyynnöt ovat monimutkaisia ja niitä on paljon.
9. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjät
Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä jompaankumpaan yhteisrekisterinpitäjistä.
– Operatiivisena rekisterinpitäjänä toimivan komission yksikön yhteystiedot ovat seuraavat:
European Commission
Secretariat General
Directorate A ‘Strategy, Better Regulation & Corporate Governance’
Unit A.1 ‘Policy Priorities & Work Programme’
B – 1049 Brussels
Puh. +32 2 29 92165
Sähköposti: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
– Järjestäjäryhmän edustajan tai mahdollisesti perustetun oikeushenkilön yhteystiedot löytyvät kansalaisaloiterekisteristä sekä keskitetystä verkkokeruujärjestelmästä kyseistä aloitetta koskevilta sivuilta. Ks. https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_fi.
Tietosuojavastaavat
– Komission tietosuojavastaava
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn.
– Järjestäjäryhmän tietosuojavastaava (jos sellainen on nimetty):
Jos järjestäjäryhmä on nimennyt tietosuojavastaavan, voit ottaa yhteyttä myös tähän tietosuojavastaavaan. Yhteystiedot löytyvät kansalaisaloiterekisteristä sekä keskitetystä verkkokeruujärjestelmästä kyseistä aloitetta käsitteleviltä sivuilta. Ks. https://citizens-initiative.europa.eu/home_fi.
Tietosuojaviranomaiset
– Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu).
– Kansalliset tietosuojaviranomaiset
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle kansalliselle tietosuojaviranomaiselle siinä maassa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee tai jossa tietojasi on mielestäsi käsitelty lainvastaisesti. Kansallisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot ovat saatavilla osoitteessa https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_fi.
10. Mistä saa lisätietoja?
Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista Euroopan komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteri on osoitteessa https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.
Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-03486.
