Spracovateľská operácia: Spracúvanie e-mailových adries signatárov získaných prostredníctvom centrálneho online systému Komisie na zber vyhlásení.
Prevádzkovateľ: Spoločné prevádzkovanie vykonáva Európska komisia (operatívny prevádzkovateľ, oddelenie SG.A.1 Politické priority a pracovný program) a zástupca skupiny organizátorov iniciatívy alebo, ak je to relevantné, právny subjekt, ktorý táto skupina vytvorila.
Referenčná značka: DPR-EC-03486
1. Úvod
Európska iniciatíva občanov (ďalej len „EIO“) je nástroj participatívnej demokracie, ktorý občanom umožňuje navrhovať konkrétne právne zmeny vo všetkých oblastiach, v ktorých má Európska komisia (ďalej len „Komisia“) právomoc navrhovať právne predpisy. Právny rámec uplatniteľný na tento nástroj je stanovený v nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/788 zo 17. apríla 2019 o európskej iniciatíve občanov (ďalej len „nariadenie o EIO“).
Na predloženie platnej európskej iniciatívy občanov Komisii musí príslušná skupina organizátorov vyzbierať najmenej jeden milión vyhlásení o podpore od občanov EÚ a dosiahnuť stanovené prahové hodnoty aspoň v siedmich členských štátoch. Keď svojím podpisom podporíte európsku iniciatívu občanov, môžete sa rozhodnúť poskytnúť aj svoju e-mailovú adresu, ak chcete od Komisie a od skupiny organizátorov dostávať informácie o vývoji príslušnej iniciatívy.
Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa týka spracúvania vašej e-mailovej adresy poskytnutej vo vyššie uvedenom kontexte prostredníctvom centrálneho online systému Komisie na zber vyhlásení, ktorý zaviedla a spravuje Komisia.
Vašu e-mailovú adresu spracúva spoločný prevádzkovateľ pozostávajúci z Komisie a zo zástupcu skupiny organizátorov konkrétnej iniciatívy alebo, ak je to relevantné, z právneho subjektu, ktorý takáto skupina vytvorila (ďalej aj „organizátori iniciatívy“). Príslušné zodpovednosti a povinnosti Komisie a organizátorov sú transparentne definované v zmluve o spoločnom prevádzkovaní. Základné prvky tejto zmluvy o spoločnom prevádzkovaní sú verejne dostupné na: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_sk
Komisia sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov. Organizátori iniciatívy musia takisto dodržiavať pravidlá týkajúce sa spracúvania osobných údajov stanovené vo všeobecnom nariadení o ochrane údajov.
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky osobné údaje, ako s poskytnutými údajmi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušných prevádzkovateľov, u ktorých si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby (zodpovedných osôb) a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
Celkovým účelom spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia o EIO je vykonávať nariadenie (EÚ) 2019/788 o európskej iniciatíve občanov, a tým umožniť občanom EÚ uplatniť si právo priznané v článku 11 ods. 4 Zmluvy o Európskej únii obrátiť sa priamo na Komisiu so žiadosťou o to, aby predložila návrh právneho aktu Únie na účely uplatňovania zmlúv.
V tejto súvislosti sa vaša e-mailová adresa získava, aby vás mohla Komisia a organizátori iniciatívy informovať o vývoji danej iniciatívy na základe vášho výslovného súhlasu.
Ďalej možno vaše údaje spracúvať v súvislosti s podpornými operáciami spracúvania, ako sú vybavovanie žiadostí dotknutých osôb, kontroly technickej kvality vzoriek, operácie nutné z hľadiska údržby IT systému a akékoľvek takéto operácie stanovené právnymi predpismi.
Spracúvané osobné údaje sa môžu opätovne použiť na účely konaní pred súdmi EÚ, vnútroštátnymi súdmi, európskym ombudsmanom alebo Európskym dvorom audítorov.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.
3. Na akom právnom základe spracúvame vašu e-mailovú adresu?
Spracúvanie na tento účel sa výslovne uvádza v nariadení o EIO (článok 18 ods. 2). Ak chcete podporiť iniciatívu, nemusíte poskytnúť svoju e-mailovú adresu. Poskytnutie e-mailovej adresy podlieha vášmu osobitnému a výslovnému súhlasu v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725 [a článku 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov].
Vaša e-mailová adresa ako taká sa nepovažuje za citlivý údaj, ktorého spracúvanie by sa zakazovalo v článku 10 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725 (a v článku 9 ods. 1 všeobecného nariadenia o ochrane údajov). Prepojenie medzi vašimi údajmi a podporovanou iniciatívou však môže odhaliť informácie o vašom zdraví, politickom, filozofickom alebo náboženskom presvedčení a viere, politickej príslušnosti, sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii, rasovom alebo etnickom pôvode alebo dokonca členstve v odborovom zväze v závislosti od predmetu jednotlivých iniciatív. Citlivosť vašich údajov môže teda prameniť z citlivosti témy príslušnej iniciatívy.
Podľa článku 10 ods. 2 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725 [a článku 9 ods. 2 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov] sa povoľuje spracúvanie vašich údajov aj v prípade, že patria do osobitnej kategórie údajov, a to z nasledujúceho dôvodu: „dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero určených účelov…“.
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
Získavame vašu e-mailovú adresu, aby sme vás informovali o vývoji príslušnej iniciatívy, pričom tento proces podlieha vášmu výslovnému súhlasu.
Na efektívne spracúvanie uvedených údajov ďalej získavame niektoré (meta)údaje týkajúce sa elektronického prenosu/predloženia e-mailovej adresy, hlavne jazyk prehliadača, vašu IP adresu a čas elektronického vstupu. Tieto (meta)údaje sa uchovávajú najviac šesť mesiacov. Okrem toho sa pri predložení vášho vyhlásenia o podpore automaticky vygeneruje jedinečný identifikátor. Identifikátor sa zlikviduje na konci obdobia uchovávania e-mailovej adresy.
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Štandardné obdobie uchovávania je jeden mesiac po späťvzatí iniciatívy alebo 12 mesiacov po skončení obdobia získavania alebo od predloženia iniciatívy Komisii.
Toto štandardné obdobie uchovávania sa predĺži, keď Komisia uvedie v oznámení opatrenia, ktoré má v úmysle prijať v súvislosti príslušnou európskou iniciatívou občanov podľa článku 15 ods. 2 nariadenia o EIO. V takom prípade sa údaje zlikvidujú najneskôr tri roky po vydaní uvedeného oznámenia.
Týmto nie je dotknuté vaše právo kedykoľvek sa odhlásiť z odberu informácií o vývoji príslušnej iniciatívy.
Z odberu sa môžete odhlásiť kliknutím na možnosť odhlásenia v e-maile o vývoji iniciatívy alebo zaslaním e-mailovej správy na adresu SG-ECI-mailing@ec.europa.eu, pričom vaša e-mailová adresa bude následne vymazaná.
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje sú v elektronickom formáte uložené na serveroch Komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú náležité opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, a to s prihliadnutím na riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Keď sú vaše údaje uložené v centrálnom online systéme Komisie na zber vyhlásení, majú k nim prístup len zamestnanci Komisie, ktorí majú osobitné povolenie podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o mlčanlivosti.
Organizátori iniciatívy môžu používať vašu e-mailovú adresu, aby vám a ostatným signatárom posielali správy pomocou špecializovanej funkcie centrálneho online systému Komisie na zber vyhlásení, ale nemajú prístup k vašim osobným údajom.
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
Svoj súhlas so spracúvaním vašej e-mailovej adresy môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite ktorémukoľvek spoločnému prevádzkovateľovi. Odvolaním nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
V zmysle kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 (a kapitoly III všeobecného nariadenia o ochrane údajov) máte ako „dotknutá osoba“ osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v prípade, že vaše osobné údaje sú nepresné alebo neúplné. V niektorých prípadoch máte právo na vymazanie osobných údajov, na obmedzenie spracúvania osobných údajov, na namietanie proti spracúvaniu a právo na prenosnosť údajov.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na ktoréhokoľvek spoločného prevádzkovateľa alebo (najmä v prípade sporu) na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa uvádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčnú značku, ako sa uvádza v bode 10).
Každá žiadosť o prístup k osobným údajom sa vybaví do jedného mesiaca od jej prijatia. Všetky iné žiadosti, ktoré spadajú pod články 18 – 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 (a kapitoly III všeobecného nariadenia o ochrane údajov) sa vybavia do 15 pracovných dní. Túto lehotu možno predĺžiť o ďalšie dva mesiace, ak je to potrebné vzhľadom na komplexnosť a počet žiadostí.
9. Kontaktné údaje
Prevádzkovatelia
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 a všeobecného nariadenia o ochrane údajov alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať niektorého spoločného prevádzkovateľa.
– Pokiaľ ide o Komisiu, použite tieto kontaktné údaje operatívneho prevádzkovateľa:
European Commission
Secretariat General
Directorate A „Strategy, Better Regulation & Corporate Governance“
Unit A.1 „Policy Priorities & Work Programme“
B – 1049 Brussels
Tel. +32 22992165
E-mail: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
– Pokiaľ ide o zástupcu skupiny organizátorov alebo prípadne právneho subjektu, ktorý takáto skupina vytvorila, kontaktné údaje možno nájsť v online registri EIO, ako aj v centrálnom online systéme Komisie na zber vyhlásení na webových stránkach venovaných príslušnej iniciatíve. Pozri: https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_sk.
Zodpovedné osoby (DPO)
– Zodpovedná osoba (DPO) Komisie
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
– Zodpovedná osoba (DPO) skupiny organizátorov (ak existuje)
Ak skupina organizátorov určila zodpovednú osobu, môžete ju kontaktovať prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v online registri EIO, ako aj v centrálnom online systéme Komisie na zber vyhlásení na webových stránkach špeciálne venovaných príslušnej iniciatíve. Pozri: https://citizens-initiative.europa.eu/home_sk.
Orgány pre ochranu osobných údajov
– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).
– Vnútroštátne orgány pre ochranu osobných údajov
Takisto máte právo podať sťažnosť príslušnému vnútroštátnemu orgánu pre ochranu osobných údajov, najmä v členskom štáte vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo miesta údajného porušenia, ak sa domnievate, že došlo k nezákonnému spracúvaniu vašich údajov. Kontaktné údaje vnútroštátnych orgánov pre ochranu údajov možno nájsť na adrese: https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_sk.
10. Kde nájsť ďalšie informácie
Zodpovedná osoba (DPO) Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate na tomto odkaze: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_sk.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-03486.
