Behandling: Behandling av undertecknarnas mejladresser som samlas in via kommissionens centrala namninsamlingssystem
Personuppgiftsansvariga: Europeiska kommissionen (enhet SG.A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”) och företrädaren för gruppen av organisatörer för initiativet, eller i förekommande fall den rättsliga enhet som har bildats för att förvalta det
Referens: DPR-EC-03486
1. Inledning
Det europeiska medborgarinitiativet är ett verktyg för direktdemokrati som ger medborgarna möjlighet att föreslå konkreta lagändringar på områden där kommissionen har befogenhet att föreslå lagstiftning. Den rättsliga grunden anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/788 av den 17 april 2019 om det europeiska medborgarinitiativet.
För att få lämna in ett medborgarinitiativ till kommissionen måste gruppen av organisatörer samla in minst en miljon underskrifter från EU-medborgarna, med ett minsta antal i minst sju EU-länder. När du skriver på ett initiativ kan du också uppge din mejladress för att få uppdateringar om initiativet från kommissionen och organisatörsgruppen.
Den här integritetspolicyn gäller behandlingen av mejladresser som lämnas enligt ovan i kommissionens centrala system för namninsamling på nätet.
Behandlingen av mejladresser utförs gemensamt av kommissionen och initiativets organisatörer, dvs. företrädaren för gruppen av organisatörer eller den rättsliga enhet som gruppen kan ha inrättat. Kommissionens och organisatörernas respektive ansvar och skyldigheter fastställs i ett avtal om gemensamt personuppgiftsansvar. Läs mer på sidan om skydd av personuppgifter.
EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter. Initiativets organisatörer måste också följa reglerna för behandling av personuppgifter enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).
I det här meddelandet förklarar vi varför och hur vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till de personuppgiftsansvariga enheter som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.
2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?
Vi samlar in dina uppgifter för att genomföra förordning (EU) 2019/788 om det europeiska medborgarinitiativet och på så sätt låta dig som EU-medborgare utöva din rätt enligt artikel 11.4 i EU-fördraget att uppmana kommissionen att lägga fram ett lagförslag för att tillämpa fördragen.
Din mejladress samlas in så att kommissionen och initiativets organisatörer kan informera dig om arbetet med initiativet, förutsatt att du har lämnat ditt samtycke till detta.
Dina uppgifter kan dessutom komma att behandlas vid hantering av dina förfrågningar om personuppgifter, stickprovskontroller av teknisk kvalitet, åtgärder som krävs för underhåll av it-systemet och eventuella andra åtgärder som kan föreskrivas i lag.
De behandlade personuppgifterna kan också komma att användas för förfaranden i EU-domstolen, nationella domstolar och revisionsrätten eller hos EU-ombudsmannen.
Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.
3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla min mejladress?
Behandlingen grundar sig på artikel 18.2 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet. Eftersom du inte behöver uppge din mejladress för att kunna stödja ett initiativ baseras behandlingen på ditt uttryckliga samtycke, i enlighet med artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725 (och artikel 6.1 a i den allmänna dataskyddsförordningen).
Din mejladress betraktas inte som en känslig uppgift som inte får behandlas enligt artikel 10.1 i förordning (EU) 2018/1725 (och artikel 9.1 i den allmänna dataskyddsförordningen). Genom att stödja ett medborgarinitiativ kan du dock avslöja uppgifter om dig själv när det gäller hälsa, politisk, filosofisk eller religiös övertygelse, politisk tillhörighet, sexuell läggning, ras eller etniskt ursprung eller medlemskap i fackförening, beroende på vad initiativet handlar om. Hur känsliga dina uppgifter är kan därför bero på hur politiskt känsligt initiativet i fråga är.
I enlighet med artikel 10.2 g i förordning (EU) 2018/1725 (och artikel 9.2 g i den allmänna dataskyddsförordningen) är behandlingen av eventuella känsliga uppgifter tillåten om du har gett ditt uttryckliga samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?
Vi samlar in din mejladress så att du kan få information om arbetet med initiativet, förutsatt att du har lämnat ditt samtycke.
För att möjliggöra en effektiv behandling av uppgifterna samlar vi också in vissa (meta)data om den elektroniska överföringen/inlämningen av din mejladress, nämligen webbläsarens språk, din IP-adress och tidpunkt när du skickade in mejladressen. Dessa uppgifter sparas i högst sex månader. Den unika id-kod som skapas när du skriver på ett initiativ raderas samtidigt med mejladressen (se nedan).
5. Hur länge sparar ni uppgifterna?
Grundregeln är att din mejladress sparas i en månad efter att ett initiativ har dragits tillbaka och tolv månader efter att namninsamlingen avslutats eller initiativet lämnats in till kommissionen.
Den här perioden kan förlängas om kommissionen antar ett meddelande med de åtgärder den tänker vidta som svar på initiativet i enlighet med artikel 15.2 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet. I så fall ska uppgifterna raderas senast tre år efter att meddelandet publicerats.
Detta påverkar inte din rätt att när som helst sluta att prenumerera på mejluppdateringar om initiativet.
Du kan avsluta prenumerationen genom att klicka på den särskilda länken i mejlet om initiativet eller skriva till kommissionen på SG-ECI-mailing@ec.europa.eu, så raderas din mejladress.
6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?
Alla personuppgifter sparas i elektroniskt format på kommissionens servrar. Behandlingen uppfyller kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.
Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.
7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
Endast behörig kommissionspersonal som behöver uppgifterna har tillgång till dem i det centrala namninsamlingssystemet. Personalen måste följa gällande regler och eventuella överenskommelser om sekretess.
Initiativets organisatörer får använda din mejladress för att skicka meddelanden till dig och de andra undertecknarna via en särskild funktion i namninsamlingssystemet, men de har inte tillgång till dina personuppgifter.
8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandling av din mejladress genom att meddela någon av de personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.
Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 (och kapitel III i den allmänna dataskyddsförordningen) har du rätt att få tillgång till dina personuppgifter och att få dem rättade om de är felaktiga eller ofullständiga. I vissa fall har du rätt att radera dina personuppgifter eller begränsa eller invända mot behandlingen.
Kontakta vid behov någon av de personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).
Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).
En begäran om tillgång till personuppgifter handläggs inom en månad. Andra förfrågningar enligt artiklarna 18–25 i förordning (EU) 2018/1725 (och kapitel III i den allmänna dataskyddsförordningen) behandlas inom 15 arbetsdagar. Perioden får vid behov förlängas med ytterligare två månader, beroende på hur många förfrågningar som kommit in och hur komplicerade de är.
9. Vem kan jag kontakta?
Personuppgiftsansvariga enheter
Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 och GDPR eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta någon av de personuppgiftsansvariga.
– Kommissionens personuppgiftsansvariga enhet:
Europeiska kommissionen
Generalsekretariatet
Direktorat A ”Strategi, bättre lagstiftning och verksamhetsstyrning”
Enhet A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”
1049 Bryssel
Tfn +32 2 299 21 65
E-post: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
– Kontaktuppgifter till organisatörsgruppens företrädare eller rättsliga enhet hittar du i det centrala namninsamlingssystemet eller i kommissionens register över medborgarinitiativ.
Dataskyddsombud
– Kommissionens dataskyddsombud
Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
– Organisatörsgruppens dataskyddsombud (om det finns något)
Om initiativets organisatörer har utsett ett dataskyddsombud kan du också kontakta detta ombud. Kontaktuppgifterna hittar du i det centrala namninsamlingssystemet eller i kommissionens register över medborgarinitiativ.
Dataskyddsmyndigheter
– Europeiska datatillsynsmannen
Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).
– Nationella dataskyddsmyndigheter
Om du anser att dina uppgifter behandlas på ett olagligt sätt har du rätt att när som helst lämna in ett klagomål till en dataskyddsmyndighet, särskilt i det medlemsland där du bor eller arbetar eller där det påstådda intrånget begicks. Kontaktuppgifterna hittar du via länkarna längst ner på sidan om skydd av personuppgifter.
10. Var hittar jag mer information?
Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_sv
Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-03486.
