Tietojenkäsittelytoimi: Komission keskitetyllä verkkokeruujärjestelmällä kerättyihin tuenilmauksiin sisältyvien henkilötietojen käsittely
Rekisterinpitäjä: Euroopan komissio (operatiivinen rekisterinpitäjäyksikkö SG.A.1 ”Politiikan prioriteetit ja työohjelma”) ja aloitteen järjestäjäryhmän edustaja tai järjestäjäryhmän mahdollisesti perustama oikeushenkilö ovat yhdessä rekisterinpitäjiä
Rekisteriviite: DPR-EC-03486
1. Johdanto
Eurooppalainen kansalaisaloite on osallistuvan demokratian väline, joka avulla kansalaiset voivat esittää konkreettisia muutoksia EU-lainsäädäntöön. Kansalaisaloite voi koskea mitä tahansa alaa, jolla Euroopan komissiolla on toimivalta tehdä säädösehdotuksia. Tähän välineeseen sovellettava oikeudellinen kehys on eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta 17. huhtikuuta 2019 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2019/788 (jäljempänä myös ’kansalaisaloiteasetus’).
Kansalaisaloitteille kerätyissä tuenilmauksissa on annettava monenlaisia henkilötietoja. Kansalaisaloitteen järjestäjäryhmän on kerättävä vähintään miljoonaa tuenilmausta EU:n kansalaisilta, ja vähintään seitsemässä maassa on saavutettava tietty vähimmäismäärä. Jäsenvaltioiden on tarkastettava ja vahvistettava nämä tuenilmaukset, jotta aloite voidaan hyväksytysti toimittaa komissiolle.
Tämä tietosuojaseloste koskee sellaisten henkilötietojen käsittelyä, jotka on kerätty komission perustaman ja ylläpitämän keskitetyn verkkokeruujärjestelmän kautta eurooppalaiselle kansalaisaloitteelle annetun tuenilmauksen yhteydessä.
Komissio ja aloitteen järjestäjäryhmän edustaja tai tällaisen ryhmän mahdollisesti perustama oikeushenkilö (jäljempänä myös ’aloitteen järjestäjät’) toimivat yhdessä rekisterinpitäjinä tietojen käsittelyssä. Jos tuenilmauksessa annetut tiedot on toimitettu vastuujäsenvaltion toimivaltaisille viranomaisille tarkastamista ja vahvistamista varten, näistä viranomaisista tulee rekisterinpitäjiä niiden suorittaman käsittelyn osalta.
Komission ja järjestäjien vastuualueet ja tehtävät määritellään avoimesti yhteistä rekisterinpitoa koskevassa sopimuksessa. Tämän sopimuksen olennaiset osat ovat julkisesti saatavilla osoitteessa https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fi
Komissio on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Henkilötietoja kerätessään ja käsitellessään se soveltaa 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta. Aloitteen järjestäjien ja jäsenvaltioiden viranomaisten on puolestaan noudatettava yleisessä tietosuoja-asetuksessa vahvistettuja henkilötietojen käsittelysääntöjä.
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten niitä käsitellään ja suojataan, mihin niitä käytetään ja mitä oikeuksia kansalaisaloitteen allekirjoittajilla on henkilötietojensa suhteen. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavien rekisterinpitäjien, tietosuojavastaavien ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
Tämä tietosuojaseloste täydentää kansalaisaloiteasetuksen liitteessä III olevaa tietosuojaselostetta (ks. jäljempänä oleva kohta 10).
Huom. Tämä tietosuojaseloste ei koske sellaisia henkilötietoja, jotka on annettu paperilomakkeilla. Tällaisissa tapauksissa järjestäjäryhmän edustaja toimii yksinomaisena rekisterinpitäjänä tietojen keruun ja jatkokäsittelyn aikana (siihen asti, kun ne siirretään jäsenvaltioille tarkastusta varten). Tämän rekisterinpitäjän vastuulla on toimittaa kansalaisaloitteen allekirjoittajille tietoja kerättäessä tietosuojaseloste, joka sisältää vähintään kansalaisaloiteasetuksen liitteessä III olevan vakiomuotoisen tietosuojaselosteen olennaiset osat. Jos kerätyt tuenilmaukset siirretään jäsenvaltioille tarkastettaviksi käyttäen komission tiedostojenvaihtopalvelua ja komissio toimii rekisterinpitäjänä yhdessä järjestäjäryhmän edustajan kanssa, komissiolla ei ole pääsyä henkilötietoihin eikä se voi toimittaa muita tietosuojaselosteita. Tässä tietosuojaselosteessa annetaan ainoastaan tietoja tällaisissa tapauksissa sovellettavista tietojen säilytysajoista.
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitetun henkilötietojen käsittelyn yleisenä tarkoituksena on panna täytäntöön eurooppalaisesta kansalaisaloitteesta annettu asetus (EU) 2019/788 ja antaa näin EU:n kansalaisille mahdollisuus käyttää Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 11 artiklan 4 kohdan mukaista oikeuttaan kääntyä suoraan komission puoleen ja pyytää komissiota tekemään ehdotus unionin säädökseksi perussopimusten soveltamiseksi.
Tärkeimmät mahdolliset tietojenkäsittelytoimet ovat seuraavat:
- tuenilmausten kerääminen verkkolomakkeella tai sähköistä tunnistautumismenetelmää käyttäen ja niiden tallentaminen keskitettyyn verkkokeruujärjestelmään
- tuenilmausten lähettäminen jäsenvaltioihin tarkastettaviksi
- kansalaisuusjäsenvaltion suorittama tuenilmausten tarkastaminen ja vahvistaminen (jäsenvaltion toimivaltainen viranomainen toimii rekisterinpitäjänä tässä käsittelyssä).
Näin ollen tietojenkäsittelyn erityistarkoituksina on
- mahdollistaa eurooppalaisten kansalaisaloitteiden tukeminen verkossa
- varmistaa tuenilmausten turvallinen siirto toimivaltaiselle jäsenvaltiolle tarkastusta varten
- mahdollistaa jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten (jotka ovat tämän käsittelyn rekisterinpitäjiä) suorittama tuenilmausten tarkastus, jotta komissio puolestaan voi vahvistaa kyseisen eurooppalaisen kansalaisaloitteen pätevyyden, kun se toimitetaan komission käsittelyyn.
Lisäksi tietoja voidaan käsitellä muiden tietojenkäsittelyyn liittyvien toimien yhteydessä, joita ovat esimerkiksi allekirjoittajien pyyntöjen käsittely, satunnaiset tekniset laaduntarkastukset, tietoteknisen järjestelmän ylläpitotoimet ja laissa mahdollisesti edellytetyt toimet.
Käsiteltäviä henkilötietoja voidaan käyttää uudelleen unionin tuomioistuinten, kansallisten tuomioistuinten, Euroopan oikeusasiamiehen tai Euroopan tilintarkastustuomioistuimen menettelyissä.
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.
3. Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?
Tuenilmausten yhteydessä annettujen tietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa EU:n kansalaisaloitteiden tukeminen. Tietojen käsittely ajaa osaltaan kansalaisaloitteen aiheena olevaa asiaa, ja käsittelyn ansiosta voidaan aloitteessa esitetyt kysymykset tuoda unionin toimielinten tietoon. Eurooppalainen kansalaisaloite edistää näin ollen unionin demokraattista toimintaa, ja tietojenkäsittely palvelee yleistä etua asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan) mukaisesti.
Lisäksi kansalaisaloiteasetuksen 10 artikla velvoittaa komission perustamaan keskitetyn verkkokeruujärjestelmän ja huolehtimaan sen toiminnasta, jotta tuenilmauksia voidaan kerätä verkossa. Kansalaisaloiteasetuksen 12 artiklan 3 kohdassa säädetään velvoitteesta toimittaa keskitetyn verkkokeruujärjestelmän kautta kerätyt tuenilmaukset jäsenvaltioiden tarkastettaviksi, jos vaadittu määrä tuenilmauksia on saavutettu (ks. myös 12 artiklan 2 kohta). Koska komissio mahdollistaa käsittelyn (ja tuenilmausten siirron) keskitetyn verkkokeruujärjestelmän kautta, komissio täyttää oikeudellisen velvoitteensa, minkä vuoksi käsittely on laillista myös asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan b alakohdan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan) nojalla.
Tuenilmauksen osana annettuja tietoja ei katsota varsinaisesti arkaluonteisiksi tiedoiksi, joiden käsittely on periaatteessa kielletty asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 1 kohdassa (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdassa). Jos annetut tiedot yhdistetään aloitteeseen, jonka henkilö on allekirjoittanut, voi kuitenkin aloitteen aiheesta riippuen paljastua tietoa allekirjoittajan terveydestä, poliittisesta, filosofisesta tai uskonnollisesta vakaumuksesta ja maailmankatsomuksesta, seksuaalisesta suuntautumisesta tai käyttäytymisestä, rodusta tai etnisestä alkuperästä tai jopa jäsenyydestä ammattiliitoissa. Näin ollen tietojen arkaluonteisuus voi johtua kyseisen aloitteen aiheen arkaluonteisuudesta.
Vaikka tiedot saattavat kuulua tietosuoja-asetuksissa tarkoitettuun erityiseen tietoryhmään, niiden käsittely on asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 2 kohdan g alakohdan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohdan) mukaisesti kuitenkin sallittua seuraavasta syystä: ”käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä unionin oikeuden nojalla edellyttäen, että se on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudatetaan keskeisiltä osin oikeutta henkilötietojen suojaan ja siinä säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi”.
Kansalaisaloiteasetuksen johdanto-osan 12 kappaleessa selvennetään tältä osin seuraavaa: ”Tämän asetuksen soveltamiseksi käsiteltäviin henkilötietoihin voi sisältyä arkaluontoisia tietoja. Ottaen huomioon eurooppalaisen kansalaisaloitteen luonne osallistavan demokratian välineenä on kuitenkin perusteltua vaatia henkilötietojen antamista aloitteen tukemiseksi ja käsitellä tällaisia tietoja siinä määrin kuin se on tarpeen, jotta tuenilmaukset voidaan tarkastaa kansallisen lainsäädännön ja käytännön mukaisesti.”
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Jotta kansalaisaloitteen tuenilmaus voidaan rekisteröidä, kerätään tietyt henkilötiedot sen mukaan, millä tavalla tuenilmaus annetaan ja minkä maan kansalainen tuenilmauksen antaa.
Jos täytät tuenilmauslomakkeen verkossa, kerätään seuraavat tiedot (joko A tai B) kansalaisaloiteasetuksen liitteen III mukaisesti:
A:
- kansalaisuus
- täydelliset etunimet
- sukunimet
- asuinpaikka (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa)
- syntymäaika
B:
- kansalaisuus
- täydelliset etunimet
- sukunimet
- henkilökohtainen tunnistenumero / henkilöasiakirjan numero
- henkilökohtaisen tunnistenumeron tai henkilöasiakirjan tyyppi
Kansalaisaloiteasetuksen 9 artiklan 4 kohdan nojalla jäsenvaltiot voivat valita, kumman luettelon tietoja ne haluavat käyttää (A vai B). Kansalaisaloiteasetuksen soveltamisen alkaessa 1.1.2020 vaihtoehdon A oli valinnut yhdeksän jäsenvaltiota (DE, DK, EL, FI, FR, IE, LU, NL ja SK), kun taas 18 jäsenvaltiota (AT, BE, BG, CY, CZ, ET, ES, HR, HU, IT, MT, LT, LV, PL, PT, RO, SE ja SI) oli valinnut vaihtoehdon B.
Jäsenvaltiot voivat myöhemmin valita toisin, mutta muutos ei näy tässä tietosuojaselosteessa.
Jos annat kansalaisaloitteelle tuenilmauksen sähköistä tunnistautumismenetelmää käyttäen, henkilötietosi haetaan automaattisesti kansallisesta sähköisestä tunnistamisjärjestelmästä, kun olet todentanut henkilöllisyytesi. Kyseiset tiedot määritellään eIDAS-asetuksessa (asetus (EU) N:o 910/2014) seuraavasti:
- nykyinen sukunimi (-nimet)
- nykyinen etunimi (-nimet)
- syntymäaika
- yksilöllinen tunniste.
Lisäksi kansalaisuustiedot kerätään tällaisessa tapauksessa sen perusteella, minkä kansallisen sähköisen tunnistamisjärjestelmän olet valinnut henkilöllisyytesi todentamista varten.
Tehokas tietojenkäsittely edellyttää lisäksi tuenilmauksen sähköiseen siirtämiseen/toimittamiseen liittyvien (meta)tietojen keräämistä. Tällaisia tietoja ovat IP-osoite, sisäänkirjautumistiedot ja kellonaika, jolloin lomake syötetään sähköisesti keskitettyyn verkkokeruujärjestelmään. Näitä (meta)tietoja säilytetään enintään kuuden kuukauden ajan. Lisäksi kullekin tuenilmaukselle luodaan automaattisesti yksilöllinen tunniste. Tämä tunniste hävitetään keruuajan päättyessä. Jos rekisteröity on antanut sähköpostiosoitteensa, tunniste hävitetään sähköpostiosoitteen säilytysajan päättyessä.
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
Tietojen tavanomainen säilytysaika on 21 kuukautta keruuajan alkamisesta.
Säilytysaika on tavanomaista lyhyempi seuraavissa tapauksissa:
- säilytysaika päättyy kuukauden kuluttua siitä, kun aloite on toimitettu komissiolle kansalaisaloiteasetuksen 13 artiklan mukaisesti, ja
- säilytysaika päättyy kuukauden kuluttua kansalaisaloiteasetuksen 7 artiklassa tarkoitetusta peruutuksesta, jos aloite peruutetaan keruuajan alkamisen jälkeen.
Tavanomaista säilytysaikaa pidennetään, jos se on tarpeen kansalaisaloitteeseen liittyvien oikeudellisten tai hallinnollisten menettelyjen vuoksi. Tässä tapauksessa tiedot on hävitettävä viimeistään kuukauden kuluttua siitä, kun menettelyissä on tehty lopullinen päätös.
Covid-19-pandemian yhteydessä pidennettiin kansalaisaloiteasetuksen 19 artiklan 5 kohdassa vahvistettuja tietojen tavanomaisia säilytysaikoja niiden aloitteiden osalta, joiden tuenilmausten keruuaikaa jatkettiin asetuksen (EU) 2020/1042 perusteella, enimmillään 12 kuukaudella.
Edellä kuvattuja tietojen säilytysaikoja sovelletaan myös seuraavissa tilanteissa:
- kun kansalaisaloitteen järjestäjät ovat ladanneet järjestelmään paperilomakkeella kerättyjä tuenilmauksia ja niitä säilytetään komission tiedostojenvaihtopalvelussa, jotta ne voidaan siirtää jäsenvaltioille tarkastettaviksi, ja
- kun jäsenvaltiot tarkastavat kerätyt tuenilmaukset.
6. Miten henkilötiedot suojataan?
Kaikki henkilötiedot tallennetaan sähköisessä muodossa komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.
Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon henkilötietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
Ainoastaan komission henkilöstön jäsenillä, jotka ovat saaneet erityisluvan tiedonsaantitarpeen perusteella, on mahdollisuus nähdä keskitettyyn verkkokeruujärjestelmään tallennetut henkilötiedot. Näiden työntekijöiden on noudatettava sääntömääräisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.
Jos kansalaisaloitteelle on kerätty vaadittu määrä tuenilmauksia, komissio toimittaa ne (järjestäjien pyynnöstä) vastuujäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille tarkastamista ja vahvistamista varten kansalaisaloiteasetuksen 12 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti.
8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?
Sinulla on ’rekisteröidyn’ erityisoikeudet, joista säädetään asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) (ja yleisen tietosuoja-asetuksen III luvussa), muun muassa oikeus saada nähdä omat henkilötietosi ja saada ne oikaistuiksi, jos niissä on virheitä tai puutteita. Sinulla on joissakin tapauksissa myös oikeus henkilötietojesi poistamiseen sekä oikeus rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä.
Henkilötietojensa käsittelyä voi vastustaa vain henkilökohtaiseen tilanteeseen perustuvista syistä.
Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla yhteyttä toiseen yhteisistä rekisterinpitäjistä tai (erityisesti riitatapauksissa) tietosuojavastaavaan tai -vastaaviin. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.
Ilmoita oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse (eli mainitse rekisteriviite, joka on annettu kohdassa 10).
Pyynnöt saada nähdä omat henkilötietonsa käsitellään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kaikki muut asetuksen (EU) 2018/1725 18–25 artiklan (ja yleisen tietosuoja-asetuksen III luvun) soveltamisalaan kuuluvat pyynnöt käsitellään 15 työpäivän kuluessa. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyynnöt ovat monimutkaisia ja niitä on paljon.
9. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjät
Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä jompaankumpaan yhteisrekisterinpitäjistä.
– Operatiivisena rekisterinpitäjänä toimivan komission yksikön yhteystiedot ovat seuraavat:
European Commission
Secretariat-General
Directorate A ’Strategy, Better Regulation & Corporate Governance’
Unit A.1 ’Policy Priorities & Work Programme’
B–1049 Brussels
Puh. (+32-2) 299 21 65
Sähköposti: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
– Järjestäjäryhmän edustajan tai mahdollisesti perustetun oikeushenkilön yhteystiedot löytyvät kansalaisaloiterekisteristä sekä keskitetystä verkkokeruujärjestelmästä kyseistä aloitetta koskevilta sivuilta. Ks. https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_fi.
Jos tuenilmauksessa annetut tiedot on toimitettu vastuujäsenvaltion toimivaltaisille viranomaisille tarkastamista ja vahvistamista varten, näistä viranomaisista tulee rekisterinpitäjiä niiden suorittaman käsittelyn osalta. Voit esittää näille viranomaisille tietojesi käsittelyä koskevia kommentteja, kysymyksiä tai pyyntöjä käyttäen yhteystietoja, jotka löytyvät seuraavasta osoitteesta: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fi
Tietosuojavastaavat
– Komission tietosuojavastaava
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn.
– Järjestäjäryhmän tietosuojavastaava (jos sellainen on nimetty):
Jos järjestäjäryhmä on nimennyt tietosuojavastaavan, voit ottaa yhteyttä myös tähän tietosuojavastaavaan. Yhteystiedot löytyvät kansalaisaloiterekisteristä sekä keskitetystä verkkokeruujärjestelmästä kyseistä aloitetta käsitteleviltä sivuilta. Ks. https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_fi.
Tietosuojaviranomaiset
– Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Sinulla on oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu), jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.
– Kansalliset tietosuojaviranomaiset
Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle kansalliselle tietosuojaviranomaiselle siinä maassa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee tai jossa tietojasi on mielestäsi käsitelty lainvastaisesti. Kansallisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fi
10. Mistä saa lisätietoa?
Kansalaisaloiteasetuksen liitteessä III vahvistetaan keskitetyllä verkkokeruujärjestelmällä kerättyjä tuenilmauksia koskevan tietosuojalausekkeen keskeiset osat seuraavasti:
”Asetuksen (EU) 2018/1725 ja asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) mukaisesti tässä lomakkeessa ilmoittamianne henkilötietoja käytetään ainoastaan aloitteen tukemiseen, ja tiedot toimitetaan toimivaltaisille kansallisille viranomaisille tuenilmausten tarkastamiseksi ja vahvistamiseksi. Teillä on oikeus pyytää Euroopan komissiolta ja aloitteen järjestäjäryhmän edustajalta tai tapauksen mukaan sen perustamalta oikeushenkilöltä pääsyä omiin henkilötietoihinne sekä kyseisten tietojen oikaisua ja niiden poistamista sekä niiden käsittelyn rajoittamista. Euroopan komissio säilyttää henkilötietojanne enintään kuukauden ajan siitä, kun aloite on toimitettu Euroopan komissiolle, tai 21 kuukautta keruuajan alkamisesta sen mukaan, kumpi näistä ajankohdista on aikaisempi. Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja määräaikoja pidempään hallinnollisia tai oikeudellisia menettelyjä varten. Säilytysaika on tällöin enintään kuukausi siitä päivästä, jona mainituissa menettelyissä on tehty lopullinen päätös. Teillä on oikeus tehdä milloin tahansa valitus Euroopan tietosuojavaltuutetulle tai tietosuojaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa teillä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsotte, että tietojanne on käsitelty lainvastaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Euroopan komissio ja aloitteen järjestäjäryhmän edustaja tai tapauksen mukaan sen perustama oikeushenkilö ovat asetuksessa (EU) 2018/1725 ja yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja yhteisrekisterinpitäjiä, ja niihin voidaan ottaa yhteyttä käyttäen tässä lomakkeessa annettuja tietoja. Järjestäjäryhmän tietosuojavastaavan (jos sellainen on nimetty) yhteystiedot ovat saatavilla tämän lomakkeen 4 kohdassa mainitussa tämän aloitteen verkko-osoitteessa Euroopan komission rekisterissä. Komission tietosuojavastaavan, henkilötietonne vastaanottavan ja niitä käsittelevän kansallisen viranomaisen, Euroopan tietosuojavaltuutetun sekä kansallisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot ovat saatavilla osoitteessa: http://ec.citizens-initiative.europa.eu/public/data-protection”.
Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu tietosuojavastaavan rekisteriin viitteellä DPR-EC-03486.
