Postupak obrade: obrada podataka potpisnika prikupljenih iz izjava o potpori putem Komisijina središnjeg sustava internetskog prikupljanja
Voditelj obrade podataka: obradu podataka zajednički vode Europska komisija (operativni voditelj obrade, odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”), s jedne strane, i predstavnik skupine organizatora inicijative ili, ovisno o slučaju, pravna osoba koju je osnovala skupina organizatora, s druge strane.
Broj upisa: DPR-EC-03486
1. Uvod
Europska građanska inicijativa instrument je participativne demokracije koji građanima omogućuje da predlože konkretne pravne promjene u bilo kojem području u kojem je Europska komisija („Komisija”) ovlaštena predlagati zakonodavstvo. Pravni okvir koji se primjenjuje na taj instrument utvrđen je Uredbom (EU) 2019/788 Europskog parlamenta i Vijeća od 17. travnja 2019. o europskoj građanskoj inicijativi („Uredba o europskoj građanskoj inicijativi”).
Ako želite podržati određenu građansku inicijativu, u izjavi o potpori za inicijativu trebate navesti niz osobnih podataka. Kako bi europska građanska inicijativa koju organizatori podnose Komisiji bila valjana, skupina organizatora mora prikupiti najmanje milijun izjava o potpori od građana EU-a, pri čemu u najmanje sedam zemalja treba dosegnuti određeni najmanji broj potpisnika, a države članice moraju te izjave provjeriti i potvrditi.
Ova izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na obradu osobnih podataka prikupljenih iz izjava o potpori za određenu europsku građansku inicijativu putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja, koji je uspostavila i vodi Komisija.
Postupke obrade povezane s vašim podacima zajednički provode Komisija, s jedne strane, te predstavnik skupine organizatora predmetne inicijative ili, ovisno o slučaju, pravna osoba koju je osnovala takva skupina („organizatori inicijative”), s druge strane. Nadalje, ako su osobni podaci koje ste naveli u izjavi o potpori podneseni na provjeru i potvrđivanje nadležnim tijelima u odgovornoj državi članici, ta tijela postaju voditelji obrade podataka u vezi s obradom koju provode.
Zasebne odgovornosti i dužnosti Komisije i organizatora utvrđuju se na transparentan način dogovorom o zajedničkom vođenju obrade. Ključni elementi tog dogovora dostupni su javnosti na sljedećoj stranici: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_hr
Europska komisija obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka. Organizatori inicijative i tijela država članica moraju se pridržavati pravila o obradi osobnih podataka iz Opće uredbe o zaštiti podataka („GDPR”).
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnih voditelja obrade podataka kojima se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
Ova izjava o zaštiti osobnih podataka nadovezuje se na i nadopunjuje tekst izjave o zaštiti osobnih podataka iz Priloga III. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi, koji je njezin sastavni dio (vidjeti poglavlje 10. u nastavku).
Napomena: ova izjava o zaštiti osobnih podataka ne odnosi se na obradu osobnih podataka koje ste naveli u izjavi o potpori u papirnatom obliku. Prikupljanje i daljnja obrada vaših podataka (prije njihova slanja državama članicama na provjeru) u tim se slučajevima provodi pod isključivim vodstvom predstavnika skupine organizatora. Taj voditelj obrade dužan vas je u trenutku prikupljanja podataka upoznati s odgovarajućom izjavom o zaštiti osobnih podataka, koja treba uključivati barem bitne elemente standardne izjave o zaštiti osobnih podataka iz Priloga III. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi. Ako Komisija bude naknadno slala tako prikupljene izjave o potpori državama članicama na provjeru s pomoću svojeg sustava razmjene datoteka djelujući kao voditelj obrade zajedno s predstavnikom skupine organizatora, neće imati pristup vašim podacima i neće vam moći dostaviti dodatnu izjavu o zaštiti osobnih podataka. U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka navode se samo relevantne informacije o razdobljima pohrane podataka koja se primjenjuju u tom slučaju.
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
Opća svrha obrade osobnih podataka o kojima je riječ u ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka jest provedba Uredbe (EU) 2019/788 o europskoj građanskoj inicijativi kako bi se građanima Unije omogućilo ostvarivanje prava da se izravno obrate Komisiji sa zahtjevom da podnese prijedlog pravnog akta Unije u svrhu provedbe Ugovorâ, koje im je dano člankom 11. stavkom 4. Ugovora o Europskoj uniji.
Vaši podaci mogu se obrađivati u okviru sljedećih glavnih postupaka obrade:
- vaša izjava o potpori prikuplja se s pomoću internetskog obrasca ili elektroničke identifikacije te potom pohranjuje u središnjem sustavu internetskog prikupljanja
- vaša izjava o potpori podnosi se državama članicama na provjeru
- država članica čiji ste državljanin provjerava i potvrđuje vašu izjavu o potpori (taj postupak obrade vodi nadležno tijelo države članice).
Stoga se razlikuju sljedeće posebne svrhe:
- omogućiti vam da podržite europsku građansku inicijativu na internetu
- omogućiti siguran prijenos vaših izjava o potpori nadležnoj državi članici na provjeru
- omogućiti nadležnim tijelima države članice (voditelji tog postupka obrade) da provjere vašu izjavu o potpori kako bi Komisija mogla potvrditi valjanost europske građanske inicijative koju ste podržali kad se ona podnese na ispitivanje.
Osim toga, vaši se podaci mogu obrađivati u okviru dodatnih postupaka, kao što su obrada zahtjeva ispitanika, tehničke provjere kvalitete na odabranim uzorcima, postupci potrebni za održavanje IT sustava i svi slični postupci propisani zakonom.
Obrađeni osobni podaci mogu se ponovno upotrijebiti u postupcima pred sudovima EU-a, nacionalnim sudovima, Europskim ombudsmanom ili Europskim revizorskim sudom.
Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka ni izradu profila.
3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
Osobne podatke koje ste naveli u izjavi o potpori obrađujemo kako bismo vam omogućili da podržite određenu europsku građansku inicijativu. Obrada vaših podataka pomaže promicanju te inicijative kako bi se institucijama Unije skrenula pozornost na pitanja koja su u njoj iznesena. Europska građanska inicijativa stoga pridonosi demokratskom funkcioniranju Unije, a obrada je u javnom interesu u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) 2018/1725 (i člankom 6. stavkom 1. točkom (e) GDPR-a).
Nadalje, u skladu s člankom 10. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi Komisija ima pravnu obvezu uspostaviti i voditi središnji sustav internetskog prikupljanja kako bi omogućila internetsko prikupljanje izjava o potpori, a u skladu s člankom 12. stavkom 3. iste uredbe Komisija je obvezna podnijeti državama članicama na provjeru izjave o potpori prikupljene putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja ako je prikupljen potreban broj izjava o potpori (vidjeti i članak 12. stavak 2.). Time što omogućuje da se obrada vrši putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja (uključujući slanje izjava o potpori) Komisija ispunjava svoju pravnu obvezu, te je obrada stoga zakonita i na temelju članka 5. stavka 1. točke (b) Uredbe (EU) 2018/1725 (i članka 6. stavka 1. točke (c) GDPR-a).
Osobni podaci koje navedete u izjavi o potpori ne smatraju se osjetljivim podacima čija je obrada u načelu zabranjena člankom 10. stavkom 1. Uredbe (EU) 2018/1725 (i člankom 9. stavkom 1. GDPR-a). Međutim, zbog povezanosti vaših podataka i inicijative koju ste podržali mogu izići na vidjelo informacije o vašem zdravlju, političkim, filozofskim ili vjerskim mišljenjima i uvjerenjima, političkoj pripadnosti, spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji, rasnom ili etničkom podrijetlu ili čak članstvu u sindikatu, ovisno o predmetu inicijative. Stoga zbog osjetljivosti predmeta inicijative vaši podaci mogu biti osjetljivi.
U skladu s člankom 10. stavkom 2. točkom (g) Uredbe (EU) 2018/1725 (i člankom 9. stavkom 2. točkom (g) GDPR-a), čak i ako se vaši podaci mogu smatrati posebnom kategorijom podataka, njihova je obrada i dalje dopuštena ako je ispunjen sljedeći uvjet: obrada je nužna zbog značajnog javnog interesa na temelju prava Unije koje je razmjerno željenom cilju te kojim se poštuje bit prava na zaštitu podataka i osiguravaju prikladne i posebne mjere za zaštitu temeljnih prava i interesa ispitanika.
U tom pogledu u uvodnoj izjavi 12. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi pojašnjeno je kako slijedi: Iako osobni podaci koji se obrađuju u primjeni ove Uredbe mogu sadržavati osjetljive podatke, s obzirom na prirodu europske građanske inicijative kao instrumenta participativne demokracije, opravdano je zahtijevati osobne podatke za potrebe potpore inicijativi i te podatke obrađivati u mjeri u kojoj je to potrebno radi provjere izjava o potpori u skladu s nacionalnim pravom i praksom.
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
Za potrebe evidentiranja vaše potpore određenoj građanskoj inicijativi prikupljamo različite skupove podataka, ovisno o načinu izražavanja potpore koji ste odabrali i o vašem državljanstvu.
Ako ste ispunili internetsku izjavu o potpori, prikuplja se jedan od sljedeća dva skupa podataka iz Priloga III. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi:
skup A:
- državljanstvo
- puna imena
- prezimena
- boravište (ulica, broj, poštanski broj, grad, zemlja)
- datum rođenja
skup B:
- državljanstvo
- puna imena
- prezimena
- osobni identifikacijski broj / broj osobne identifikacijske isprave
- vrsta osobnog identifikacijskog broja ili isprave.
U skladu s člankom 9. stavkom 4. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi države članice mogu odabrati žele li upotrebljavati skup podataka A ili skup podataka B. Dana 1. siječnja 2020. (početak primjene Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi) devet država članica (DE, DK, EL, FI, FR, IE, LU, NL, SK) odabralo je skup A, dok je 18 država članica odabralo skup B (AT, BE, BG, CY, CZ, ET, ES, HR, HU, IT, MT, LT, LV, PL, PT, RO, SE i SI).
Države članice naknadno mogu promijeniti svoj odabir i to neće biti navedeno u ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka.
Ako poduprete europsku građansku inicijativu upotrebom sredstva elektroničke identifikacije, vaši će se osobni podaci uvesti iz nacionalnog sustava elektroničke identifikacije nakon autentikacije. Predmetni podaci utvrđeni su u Uredbi eIDAS (Uredba (EU) br. 910/2014), kako slijedi:
- sadašnja prezimena
- sadašnja imena
- datum rođenja
- jedinstveni identifikator.
Osim toga, u tom se slučaju prikupljaju podaci o državljanstvu, na temelju vašeg odabira relevantnog nacionalnog sustava elektroničke identifikacije kojim se koristite za autentikaciju.
Nadalje, radi učinkovite obrade podataka prikupljamo i određene (meta)podatke povezane s elektroničkim prijenosom/slanjem izjava o potpori, posebno vašu IP adresu, podatke o vezi i vrijeme elektroničkog unosa obrasca u središnji sustav internetskog prikupljanja. Ti se (meta)podaci čuvaju najviše šest mjeseci. Osim toga, za svaku podnesenu izjavu o potpori automatski se generira jedinstveni identifikator izjave o potpori. Identifikator se uništava na kraju razdoblja prikupljanja. Ako je ispitanik naveo i e-adresu, identifikator se uništava na kraju razdoblja pohrane e-adrese.
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Uobičajeno je razdoblje pohrane 21 mjesec od početka razdoblja prikupljanja.
Uobičajeno razdoblje pohrane skraćuje se u sljedećim slučajevima:
- istječe mjesec dana nakon podnošenja inicijative Komisiji u skladu s člankom 13. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi i
- istječe mjesec dana nakon povlačenja ako se inicijativa povuče nakon početka razdoblja prikupljanja u skladu s člankom 7. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi.
Razdoblje pohrane produljuje se ako je to potrebno radi pravnog ili upravnog postupka povezanog s predmetnom inicijativom. U tom se slučaju podaci uništavaju najkasnije mjesec dana od dana zaključenja navedenih postupaka donošenjem konačne odluke.
U kontekstu pandemije bolesti COVID-19 standardna razdoblja pohrane podataka iz članka 19. stavka 5. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi produljena su za inicijative za koje je razdoblje prikupljanja podataka produljeno na temelju Uredbe (EU) 2020/1042, uz maksimalno razdoblje produljenja od 12 mjeseci.
Ta razdoblja pohrane podataka primjenjuju se i na:
- pohranu u Komisijinu sustavu razmjene datoteka izjava o potpori prikupljenih na papiru koje su organizatori europske građanske inicijative učitali radi slanja državama članicama na provjeru i
- države članice ako provjeravaju prikupljene izjave o potpori.
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
Svi osobni podaci pohranjuju se u elektroničkom obliku na poslužiteljima Komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim podacima pohranjenima u središnjem sustavu internetskog prikupljanja ima samo osoblje Komisije koje je posebno ovlašteno prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.
Ako je za određenu inicijativu prikupljen potreban broj izjava o potpori, Komisija u skladu s člankom 12. stavcima 2. i 3. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi (na zahtjev organizatora) izjave podnosi nadležnim tijelima država članica odgovornima za provjeru i potvrđivanje.
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725 (i poglavlja III. GDPR-a), posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. U određenim slučajevima imate pravo na brisanje vaših osobnih podataka, ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na obradu.
Kad je riječ o pravu prigovora na obradu vaših osobnih podataka, ostvarenje tog prava mora se temeljiti na razlozima povezanima s vašom posebnom situacijom.
Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti bilo kojem od zajedničkih voditelja obrade podataka ili (posebno u slučaju spora) službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.
Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).
Svaki zahtjev za pristup osobnim podacima obrađuje se u roku od mjesec dana od njegova primitka. Svi drugi zahtjevi obuhvaćeni člancima od 18. do 25. Uredbe (EU) 2018/1725 (i poglavljem III. GDPR-a) obrađuju se u roku od 15 radnih dana. Taj se rok prema potrebi može produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjevâ.
9. Podaci za kontakt
Voditelji obrade podataka
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 i GDPR-a, ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se jednom od zajedničkih voditelja obrade podataka.
Kad je riječ o Komisiji, obratite se operativnom voditelju obrade s pomoću sljedećih podataka za kontakt:
Europska komisija
Glavno tajništvo
Uprava A „Strategija, bolja regulativa i korporativno upravljanje”
Odjel A.1 „Prioriteti politike i program rada”
B – 1049 Bruxelles/Brussel
Tel. +32 22992165
E-adresa: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
Kad je riječ o predstavniku skupine organizatora ili, ovisno o slučaju, pravnoj osobi koju je takva skupina osnovala, njihovi podaci za kontakt dostupni su u internetskom registru europskih građanskih inicijativa te u središnjem sustavu internetskog prikupljanja na internetskim stranicama predmetne inicijative. Možete ih pronaći ovdje: https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_hr.
Ako su podaci koje ste naveli u izjavi o potpori podneseni na provjeru i potvrđivanje nadležnim tijelima u odgovornoj državi članici, ta tijela postaju voditelji obrade podataka u vezi s obradom koju obavljaju. Možete im poslati primjedbe, pitanja ili zahtjeve u vezi s obradom vaših podataka s pomoću podataka za kontakt koji su dostupni ovdje: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_hr.
Službenici za zaštitu podataka
– Komisijin službenik za zaštitu podataka
Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
– Službenik za zaštitu podataka skupine organizatora (ako postoji)
Ako je skupina organizatora imenovala službenika za zaštitu podataka, možete mu se obratiti s pomoću podataka za kontakt koji su dostupni u internetskom registru europskih građanskih inicijativa te u središnjem sustavu internetskog prikupljanja na internetskim stranicama predmetne inicijative. Možete ih pronaći ovdje: https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_hr.
Tijela za zaštitu podataka
– Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
– Nacionalna tijela za zaštitu podataka
Imate i pravo podnijeti pritužbu nadležnom nacionalnom tijelu za zaštitu podataka, posebno u državi članici u kojoj je vaše uobičajeno boravište, radno mjesto ili mjesto navodnog kršenja, ako smatrate da se obradom vaših osobnih podataka krši Opća uredba o zaštiti podataka. Podaci za kontakt nacionalnih tijela za zaštitu podataka dostupni su ovdje: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_hr.
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
U Prilogu III. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi navedeni su ključni elementi izjave o zaštiti osobnih podataka za izjave o potpori koje se prikupljaju putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja, kako slijedi:
U skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 i Uredbom (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka) vaši osobni podaci navedeni u ovom obrascu upotrijebit će se samo za potporu inicijativi i staviti na raspolaganje nadležnim nacionalnim tijelima za potrebe provjere i potvrđivanja. Ovlašteni ste od Europske komisije i od predstavnika skupine organizatora ove inicijative, ili ako je to primjenjivo, od pravne osobe koju su osnovali, zatražiti pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak, brisanje ili ograničavanje njihove obrade. Europska komisija pohranjuje vaše podatke na najviše mjesec dana od podnošenja inicijative Europskoj komisiji ili 21 mjesec od početka razdoblja prikupljanja, ovisno o tome što je prije. Podaci se mogu zadržati dulje od navedenog roka u slučaju upravnog ili pravnog postupka, najviše mjesec dana od zaključenja navedenih postupaka. Ne dovodeći u pitanje druge upravne ili pravne lijekove, imate pravo podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili tijelu za zaštitu podataka, posebno u državi članici u kojoj je vaše uobičajeno boravište, radno mjesto ili mjesto navodnog kršenja, ako smatrate da se obradom vaših osobnih podataka krši Opća uredba o zaštiti podataka. Europska komisija i predstavnik skupine organizatora ove inicijative, ili ako je to primjenjivo, pravna osoba koju su osnovali, zajednički su voditelji obrade u smislu Uredbe (EU) 2018/1725 i Opće uredbe o zaštiti podataka te se s njima može stupiti u kontakt s pomoću podataka navedenih u ovom obrascu. Podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka skupine organizatora (ako postoji) dostupni su na internetskoj stranici ove inicijative u registru Europske komisije, kako je navedeno u točki 4. ovog obrasca. Podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka Europske komisije, nacionalnog tijela koje će primiti i obraditi vaše osobne podatke, Europskog nadzornika za zaštitu osobnih podataka te nacionalnih tijela za zaštitu podataka dostupni su na: http://ec.citizens-initiative.europa.eu/public/data-protection.
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hr.
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-03486.
