Postopek obdelave podatkov: obdelava podatkov podpisnikov, zbranih v okviru izjav o podpori prek centralnega sistema spletnega zbiranja Komisije.
Upravljavec podatkov: upravljanje podatkov skupaj vodita Evropska komisija (Operativni upravljavec podatkov, enota SG.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program”) na eni strani in predstavnik skupine organizatorjev pobude ali, kadar je primerno, pravna oseba, ki jo je ustanovila skupina organizatorjev na drugi strani.
Referenčna oznaka: DPR-EC-03486
1. Uvod
Evropska državljanska pobuda je instrument participativne demokracije, ki državljankam in državljanom omogoča, da predlagajo konkretne pravne spremembe na katerem koli področju, na katerem je Evropska komisija (Komisija) pristojna za predlaganje zakonodaje. Pravni okvir, ki se uporablja za ta instrument, je določen v Uredbi (EU) 2019/788 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. aprila 2019 o evropski državljanski pobudi.
Če želite podpreti državljansko pobudo, morate v izjavi o podpori tej pobudi navesti vrsto osebnih podatkov. Skupina organizatorjev evropske državljanske pobude mora zbrati najmanj milijon izjav o podpori državljanov EU, pri čemer mora v najmanj sedmih državah zbrati določeno najmanjše število podpisov, države članice pa morajo te izjave o podpori preveriti in potrditi.
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov se nanaša na obdelavo vaših osebnih podatkov, zbranih v okviru izjave o podpori v zvezi z evropsko državljansko pobudo prek centralnega sistema spletnega zbiranja, ki ga je vzpostavila in ga upravlja Komisija.
Postopke obdelave podatkov skupno izvajata Komisija in predstavnik skupine organizatorjev za zadevno pobudo oziroma, kadar je primerno, pravna oseba, ki jo je ustanovila taka skupina (v nadaljnjem besedilu tudi „organizatorji pobude). Poleg tega v primeru, da so bili vaši podatki, navedeni v izjavi o podpori, poslani v preverjanje in potrditev pristojnim organom pristojne države članice, so tudi ti organi upravljavci podatkov za postopke obdelave podatkov, ki jih izvajajo.
Odgovornosti in naloge Komisije in organizatorjev so določene na pregleden način v sporazumu o skupnem upravljanju. Bistveni elementi tega sporazuma o skupnem upravljanju so javnosti na voljo na naslednjem naslovu: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_sl
Komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov. Tudi za organizatorje pobude in organe držav članic veljajo pravila o obdelavi osebnih podatkov iz Splošne uredbe o varstvu podatkov.
V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako navedene informacije uporabljamo ter katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornih upravljavcev podatkov, pri katerih lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščenih oseb za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov nadgrajuje in dopolnjuje besedilo izjave o varstvu osebnih podatkov iz Priloge III uredbe o evropski državljanski pobudi, ki je sestavni del te uredbe (glej razdelek 10 v nadaljevanju).
Opomba: ta izjava o varstvu osebnih podatkov ne zajema obdelave osebnih podatkov, navedenih v izjavi o podpori v papirni obliki. V takem primeru je za zbiranje in nadaljnjo obdelavo vaših podatkov (do njihovega prenosa v države članice za preverjanje) izključno odgovoren predstavnik skupine organizatorjev. Ta upravljavec podatkov vam mora pri zbiranju vaših podatkov predložiti ustrezno izjavo o varstvu osebnih podatkov, ki vključuje najmanj bistvene elemente standardne izjave o varstvu osebnih podatkov, določene v Prilogi III uredbe o evropski državljanski pobudi. Komisija ne bo imela dostopa do vaših podatkov in vam ne bo mogla zagotoviti dodatne izjave o varstvu osebnih podatkov v primeru, da Komisija z uporabo storitve za izmenjavo datotek in v skupnem upravljanju podatkov s predstavnikom izvaja naknadni prenos zbranih izjav o podpori državam članicam za preverjanje. Ta izjava o varstvu osebnih podatkov zagotavlja ustrezne informacije samo v zvezi z roki hrambe podatkov, ki se uporabljajo v takem primeru.
2. Zakaj obdelujemo osebne podatke in kako
Splošni namen obdelave vaših podatkov, na katere se nanaša ta izjava o varstvu podatkov, je izvajati Uredbo (EU) 2019/788 o evropski državljanski pobudi in s tem omogočiti državljanom EU, da uveljavljajo pravico iz člena 11(4) Pogodbe o Evropski uniji, v skladu s katero se Komisija neposredno pozove k pripravi predloga pravnega akta Unije za namene izvajanja Pogodb.
Vaši podatki so lahko predmet naslednjih glavnih postopkov obdelave podatkov:
- zbiranje vaše izjave o podpori z uporabo spletnega obrazca ali elektronske identifikacije in naknadna hramba v centralnem sistemu spletnega zbiranja
- predložitev vaše izjave o podpori državi članici v preverjanje
- preverjanje in potrjevanje vaše izjave o podpori s strani države članice vašega državljanstva (ta postopek obdelave podatkov upravlja pristojni organ države članice)
Zato razlikujemo med naslednjimi posebnimi nameni:
- vam omogočiti, da evropsko državljansko pobudo podprete na spletu
- zagotoviti varen prenos vaše izjave o podpori pristojni državi članici za preverjanje
- organi države članice (upravljavci podatkov za ta postopek obdelave) preverijo vašo izjavo o podpori, da bi lahko Komisija dodatno potrdila veljavnost evropske državljanske pobude, ki ste jo podprli, ko bo ta predložena v pregled
Poleg tega se vaši podatki lahko obdelujejo v okviru podpornih postopkov, kot so obravnava zahtevkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, tehnični pregledi kakovosti izbranih vzorcev, postopki, potrebni za vzdrževanje sistema IT, in vsi podobni predpisani postopki.
Obdelani osebni podatki se lahko ponovno uporabijo za namen postopkov pred sodiščema EU, sodišči držav članic, evropskim varuhom človekovih pravic ali Evropskim računskim sodiščem.
Osebni podatki ne bodo uporabljeni za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.
3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke
Da bi vam omogočili, da podprete evropsko državljansko pobudo, obdelujemo osebne podatke, ki ste jih navedli v izjavi o podpori. Obdelava vaših podatkov je pomembna za napredovanje konkretne pobude, da bi pozornost institucij Unije usmerili na vprašanja, izpostavljena v pobudi. Medtem kot evropska državljanska pobuda krepi demokratično delovanje Unije, pa je obdelava podatkov namenjena uresničevanju javnega interesa v skladu s členom 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725 (in členom 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov).
Komisija ima poleg tega, v skladu s členom 10 uredbe o evropski državljanski pobudi pravno obveznost, da vzpostavi in upravlja centralni sistem spletnega zbiranja, ki omogoča spletno zbiranje izjav o podpori, in v skladu s členom 12(3) obveznost, da državam članicam pošlje v preverjanje izjave o podpori, zbrane prek centralnega sistema spletnega zbiranja, če je bilo doseženo zahtevano število izjav o podpori (glej tudi člen 12(2)). Komisija izpolnjuje pravno obveznost, ko omogoča obdelavo prek centralnega sistema spletnega zbiranja (vključno s prenosom), zato je na podlagi člena 5(1)(b) Uredbe (EU) 2018/1725 (in člena 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov) zakonita tudi obdelava.
Podatki, ki jih navedete v okviru izjave o podpori, se ne štejejo za občutljive podatke, katerih obdelava je načeloma prepovedana s členom 10(1) Uredbe (EU) 2018/1725 (in členom 9(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Vendar pa lahko povezava med vašimi podatki in podprto pobudo razkrije informacije o vašem zdravju, političnem, filozofskem ali verskem prepričanju, politični pripadnosti, spolnem življenju ali spolni usmerjenosti, rasni ali etnični pripadnosti ali celo članstvu v sindikatu, odvisno od vsebine vsake pobude. Zato lahko občutljivost vaših podatkov izvira iz politične občutljivosti zadevne pobude.
Čeprav se vaši podatki lahko štejejo za posebno kategorijo podatkov, je v skladu s členom 10(2)(g) Uredbe (EU) 2018/1725 (in členom 9(2)(g) Splošne uredbe o varstvu podatkov) njihova obdelava še vedno dovoljena iz naslednjega razloga: „obdelava je potrebna iz razlogov bistvenega javnega interesa na podlagi prava Unije, ki je sorazmerno z zastavljenim ciljem, spoštuje bistvo pravice do varstva podatkov ter zagotavlja ustrezne in posebne ukrepe za zaščito temeljnih pravic in interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki”.
V tem pogledu uvodna izjava (12) uredbe o evropski državljanski pobudi pojasni, kot sledi: „Med osebnimi podatki, ki se obdelujejo pri uporabi te uredbe, so lahko občutljivi podatki, vendar je glede na naravo evropske državljanske pobude kot instrumenta participativne demokracije upravičeno zahtevati predložitev osebnih podatkov v podporo pobudi in te podatke obdelovati v obsegu, ki je potreben za preverjanje izjav o podpori v skladu z nacionalnim pravom in prakso”.
4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
Za potrebe evidentiranja vaše podpore državljanski pobudi, zbiramo različne možne nabore podatkov, odvisno od izbrane oblike podpore in vašega državljanstva.
Če izpolnite spletni obrazec izjave o podpori, se zbere eden od dveh možnih sklopov podatkov iz Priloge III k uredbi o evropski državljanski pobudi.
Sklop A:
- državljanstvo
- vsa imena
- priimki
- prebivališče (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj, država)
- datum rojstva
Sklop B:
- državljanstvo
- vsa imena
- priimki
- osebna identifikacijska številka/številka/osebnega dokumenta
- vrsta osebne identifikacijske številke ali dokumenta
Države članice se lahko v skladu s členom 9(4) uredbe o evropski državljanski pobudi odločijo, ali bodo izbrale sklop podatkov A ali B. 1. januarja 2020 (začetek uporabe uredbe o evropski državljanski pobudi) je sklop A izbralo 9 držav članic (DE, DK, EL, FI, FR, IE, LU, NL, SK), sklop B pa 18 držav članic (AT, BE, BG, CY, CZ, ET, ES, HR, HU, IT, MT, LT, LV, PL, PT, RO, SE in SI).
Države članice lahko to izbiro v prihodnosti spremenijo, ne da bi to vplivalo na to izjavo o varstvu osebnih podatkov.
Če evropsko državljansko pobudo podprete z uporabo elektronske osebne izkaznice, se vaši osebni podatki uvozijo iz nacionalnega sistema elektronske identifikacije, ko izvedete avtentikacijo. Zadevni podatki so opredeljeni v uredbi eIDAS (Uredba (EU) št. 910/2014), kot sledi:
- sedanji priimki
- sedanja imena
- datum rojstva
- edinstveni identifikator
Poleg tega se v takem primeru zbirajo podatki o državljanstvu na podlagi vaše izbire ustreznega nacionalnega sistema elektronske identifikacije, v katerem se avtenticirate.
Da bi bila obdelava podatkov učinkovita, zbiramo nekatere meta(podatke) v zvezi z elektronskim prenosom/predložitvijo izjave o podpori, in sicer vaš naslov IP, podatke o povezavi in čas elektronskega vnosa obrazca v centralni sistem spletnega zbiranja. Ti (meta)podatki se hranijo največ šest mesecev. Poleg tega se za vsako predloženo izjavo o podpori samodejno ustvari enolični identifikator. Ta identifikator se uniči ob koncu obdobja zbiranja. Če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, navedel tudi elektronski naslov, se identifikator uniči ob koncu obdobja hrambe elektronskega naslova.
5. Kako dolgo hranimo osebne podatke
Običajno obdobje hrambe je 21 mesecev od začetka obdobja zbiranja.
Običajno obdobje hrambe se skrajša v naslednjih primerih:
- poteče en mesec po predložitvi pobude Komisiji v skladu s členom 13 uredbe o evropski državljanski pobudi in
- poteče en mesec po umiku, če je pobuda umaknjena po začetku obdobja zbiranja, kot navaja člen 7 uredbe o evropski državljanski pobudi.
Običajno obdobje hrambe se po potrebi podaljša za namene pravnih ali upravnih postopkov v zvezi z zadevno pobudo. V takem primeru se podatki izbrišejo najpozneje mesec dni po datumu, ko se navedeni postopki zaključijo s pravnomočno odločbo.
Zaradi pandemije COVID-19 je bilo standardno obdobje hrambe podatkov iz člena 19(5) uredbe o evropski državljanski pobudi podaljšano, in sicer za tiste pobude, katerih obdobje zbiranja podatkov je bilo podaljšano na podlagi Uredbe (EU) 2020/1042 – najdaljše obdobje podaljšanja je 12 mesecev.
Zgoraj opisana obdobja hrambe podatkov se uporabljajo tudi za:
- hrambo izjav o podpori, zbranih v papirni obliki, ki so jih v storitev Komisije za izmenjavo datotek naložili organizatorji evropske državljanske pobude, da bi jih poslali državam članice za preverjanje, in
- države članice, če preverjajo zbrane izjave o podpori
6. Kako varujemo osebne podatke
Vsi osebni podatki v elektronski obliki se shranjujejo na strežnikih Komisije. Vsi postopki obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo vprašanj spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo
Dostop do vaših podatkov, ki so shranjeni v centralnem sistemu zbiranja, imajo samo posebej pooblaščeni uslužbenci Komisije na podlagi potrebe po seznanitvi. Te uslužbence zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.
Če je bilo za zadevno pobudo zbrano zahtevano število izjav o podpori, jih Komisija (na zahtevo organizatorjev) predloži pristojnim organom držav članic za preverjanje in potrjevanje v skladu s členoma 12(2) in 12(3) uredbe o evropski državljanski pobudi.
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 (in poglavjem III Splošne uredbe o varstvu podatkov) določene pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če niso točni ali popolni. V nekaterih primerih imate pravico do izbrisa svojih osebnih podatkov, do omejitve njihove obdelave in do ugovora obdelavi.
Uveljavljanje pravice do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov mora temeljiti na razlogih v zvezi z vašimi posebnimi razmerami.
Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na enega od skupnih upravljavcev podatkov ali (zlasti v primeru spora) na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.
Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10 spodaj).
Zahteve za dostop do osebnih podatkov bodo obravnavane v enem mesecu po prejemu vaše zahteve. Vsi drugi zahtevki, ki sodijo v okvir členov 18–25 Uredbe (EU) 2018/1725 (in poglavja III Splošne uredbe o varstvu podatkov) bodo obravnavani v 15 delovnih dneh. To obdobje se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev.
9. Kontaktne informacije
Upravljavci podatkov
Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 in Splošno uredbo o varstvu podatkov ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo svojih osebnih podatkov se obrnite na enega od skupnih upravljavcev podatkov.
– Prek spodnjih kontaktnih podatkov se obrnite na operativnega upravljavca podatkov pri Komisiji:
Evropska komisija
Generalni sekretariat
Direktorat A „Strategija, boljše pravno urejanje in korporativno upravljanje“
Enota A.1, Prednostne naloge politike in delovni program
1049 Bruselj
Telefon: +32 22992165
E-naslov: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
Kontaktni podatki predstavnika skupine organizatorjev ali, kjer je to primerno, pravne osebe, ki jo je ustanovila taka skupina, so na voljo v spletnem registru ECI in v centralnem sistemu spletnega zbiranja na spletnih straneh, posebej namenjenih zadevni pobudi. Glej: https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_sl.
V primeru, da so bili vaši podatki, navedeni v izjavi o podpori, poslani v preverjanje in potrditev pristojnim organom pristojne države članice, so tudi ti organi upravljavci podatkov v zvezi z obdelavo podatkov, ki jo izvajajo. Svoje pripombe, vprašanja ali zahteve v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov lahko naslovite nanje prek kontaktnih podatkov, ki so na voljo na naslovu: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_sl
Pooblaščeni osebi za varstvo podatkov
– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Za vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov skupine organizatorjev (če obstaja):
Če je skupina organizatorjev imenovala pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, se lahko obrnete tudi na to pooblaščeno osebo za varstvo podatkov prek kontaktnih podatkov, ki so na voljo v spletnem registru ECI ter v centralnem sistemu spletnega zbiranja na spletnih straneh, ki so posebej namenjene zadevni pobudi. Glej: https://citizens-initiative.europa.eu/find-initiative_sl.
Nacionalni organi za varstvo podatkov
– Evropski nadzornik za varstvo podatkov
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
– Nacionalni organi za varstvo podatkov
Če menite, da so bili vaši podatki nezakonito obdelani, imate tudi pravico, da se pritožite pri pristojnem nacionalnem organu za varstvo podatkov, zlasti v državi članici vašega običajnega prebivališča, kraja dela ali kraja domnevne kršitve. Kontaktni podatki nacionalnih organov za varstvo podatkov so na voljo na naslovu: https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_sl
10. Kje poiskati dodatne informacije
Priloga III uredbe o evropski državljanski pobudi določa ključne elemente izjave o varstvu podatkov za izjave o podpori, zbrane na spletu prek centralnega sistema spletnega zbiranja, kot sledi:
V skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 in Uredbo (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov) bodo vaši osebni podatki, predloženi na tem obrazcu, uporabljeni le za podporo pobudi in bodo na voljo pristojnim nacionalnim organom za namene preverjanja in potrjevanja. Od Evropske komisije in predstavnika skupine organizatorjev pobude oziroma, kadar je primerno, pravne osebe, ki jo je ustanovil, imate pravico zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov, njihov popravek, izbris in omejitev njihove obdelave. Evropska komisija bo vaše podatke hranila največ mesec dni po predložitvi pobude Evropski komisiji ali 21 mesecev od začetka obdobja zbiranja, kar nastopi prej. V primeru upravnih ali pravnih postopkov se lahko vaši podatki hranijo po izteku teh rokov, in sicer do največ mesec dni po datumu zaključka teh postopkov. Če menite, da so bili vaši podatki nezakonito obdelani, imate brez poseganja v vsako drugo upravno ali sodno sredstvo pravico, da kadar koli vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali organu za varstvo podatkov, zlasti v državi članici svojega običajnega prebivališča, kraja dela ali kraja domnevne kršitve. Evropska komisija in predstavnik skupine organizatorjev pobude ali, kadar je primerno, pravna oseba, ki jo je ustanovil, sta skupna upravljavca v smislu Uredbe (EU) 2018/1725 in Splošne uredbe o varstvu podatkov, nanju se je mogoče obrniti z uporabo podatkov, ki so navedeni na tem obrazcu. Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov skupine organizatorjev (če obstaja) so na voljo na spletnem naslovu te pobude v registru Evropske komisije, kot je navedeno v točki 4 tega obrazca. Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov Evropske komisije, nacionalnega organa, ki bo vaše osebne podatke prejel in obdelal, Evropskega nadzornika za varstvo podatkov in kontaktni podatki nacionalnih organov za varstvo podatkov so na voljo na: http://ec.citizens-initiative.europa.eu/public/data-protection.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Dostop do registra je na voljo na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta postopek obdelave podatkov se v registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-03486.
