Trattamento: Campagna di comunicazione ICE
Titolare del trattamento: Commissione europea, Segretario generale, Unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro"
Numero di registro: DPR-EC-09286
1. Introduzione
La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali forniti, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'interessato al riguardo. Nell'informativa sono inoltre riportati i dati di contatto del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative al trattamento "Campagna di comunicazione ICE" effettuato dall'unità A.1 del segretariato generale della Commissione europea (unità SG.A.1) sono riportate di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
La Commissione europea conduce la "Campagna di comunicazione ICE" conformemente all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (UE)2019/788 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, riguardante l'iniziativa dei cittadini europei, con l'obiettivo di "sensibilizza[re] il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei attraverso le attività di comunicazione e le campagne di informazione, contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione."
L'obiettivo della raccolta e del trattamento dei dati di contatto degli utenti in quanto portatori di interessi dell'ICE o altri cittadini interessati (compresi i minori) da parte dell'unità SG.A.1 è quello di poterli invitare a partecipare a qualsiasi ulteriore attività della campagna di comunicazione ICE, come consultazioni mirate, concorsi video o altre attività partecipative, partecipare a eventi in qualità di relatori, comparire in materiali promozionali e contenuti audiovisivi, ecc. A tal fine l'Unità SG.A.1 tratta i dati di contatto dei portatori di interessi pertinenti dell'ICE e dei cittadini interessati.
Nella maggior parte dei casi i dati di contatto sono trattati, a seguito o nell'ambito di un trattamento precedente nel quadro di uno degli altri trattamenti specifici della campagna di comunicazione ICE, in particolare:
- se l'utente è uno degli organizzatori dell'ICE o un funzionario delle autorità nazionali coinvolte nell'attuazione del regolamento ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-00068;
- se l'utente è ambasciatore dell'ICE o se ha condiviso la propria esperienza personale sull'iniziativa o contenuti audiovisivi nell'ambito di concorsi video o altre attività partecipative, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-09286 e nel quadro dell'informativa sulla privacy dell'attività partecipativa in questione,
- se l'utente ha partecipato in qualità di oratore a un evento di comunicazione ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01063 e nel quadro delle informative sulla privacy dell'evento in questione;
- se l'utente ha partecipato a una consultazione mirata nell'ambito dell'ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01011 e nel quadro delle informative sulla privacy della consultazione in questione;
- se l'utente si è messo proattivamente in contatto con la Commissione in relazione all'ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01386.
Qualsiasi trattamento di questo tipo per gli scopi di cui sopra è sempre soggetto a una specifica informativa sulla privacy e, se del caso, al consenso specifico da parte dell'interessato.
È inoltre possibile che l'unità SG.A.1 o i suoi contraenti individui potenziali portatori di interessi dell'ICE sulla base di informazioni provenienti da banche dati ufficiali o della Commissione, dai contatti locali della Commissione o delle agenzie e da fonti accessibili al pubblico.
I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
Ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento ICE, "la Commissione sensibilizza il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei attraverso le attività di comunicazione e le campagne di informazione, contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione."
In questo contesto la raccolta e il trattamento dei dati di contatto dei pertinenti portatori di interessi dell'ICE si basano sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725, in quanto sono considerati necessari per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione.
Tuttavia determinati trattamenti rilevanti nel contesto della campagna di comunicazione dell'ICE possono richiedere un consenso specifico dell'interessato in conformità dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725, come la raccolta di testimonianze personali, di contenuti audiovisivi e la creazione di materiali promozionali e didattici dell'ICE che presentino tali testimonianze o contenuti e il coinvolgimento degli ambasciatori dell'ICE per contribuire a promuovere sul campo i valori e i messaggi dell'iniziativa negli Stati membri dell'UE o a livello dell'UE.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Per invitare gli utenti a partecipare agli eventi di comunicazione dell'ICE, a concorsi video o ad altre attività partecipative, o a prendere parte a indagini nell'ambito di una consultazione mirata quali portatori di interessi dell'ICE, possono essere trattati i seguenti dati: i dati di contatto comunicati dall'interessato oppure ricavati da banche dati ufficiali o della Commissione, dai contatti locali della Commissione o delle agenzie e da fonti accessibili al pubblico, in particolare nome, cognome, titolo professionale/funzione, nome dell'organizzazione/iniziativa (nel caso degli organizzatori dell'ICE), interessi, cittadinanza/preferenze linguistiche, numero di telefono, indirizzo email, voce e immagine registrate in formato audio e video e fotografie/video.
Se si acconsente a collaborare come ambasciatore dell'ICE, oltre a quelli sopra elencati, verranno trattati i seguenti dati: le valutazioni della Commissione e dei contraenti che hanno portato alla selezione come ambasciatore dell'ICE, lo statuto degli ambasciatori dell'ICE sottoscritto, le note biografiche sintetiche e le foto pubblicate sul sito web dell'ICE, le opinioni e i pareri che fanno parte degli scambi con la Commissione e i contraenti, i nomi utente degli account dei social media, i rapporti dei social media e di altre attività promozionali istituite dal contraente sulla base delle informazioni accessibili al pubblico o fornite dal diretto interessato.
Se si acconsente a fornire una testimonianza personale sulla propria esperienza nell'ambito della campagna di comunicazione ICE, saranno oggetto di trattamento anche le note biografiche sintetiche, la voce e l'immagine registrate in formato audio e video e le fotografie/video, l'età, il sesso, gli interessi, la nazionalità/le preferenze linguistiche, il numero di telefono, l'indirizzo email, i nomi utente degli account dei social media; le opinioni e i pareri che fanno parte degli scambi con la Commissione e i contraenti.
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
L'unità SG.A.1 conserva i dati di contatto degli utenti solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per un periodo massimo di cinque anni dalla raccolta dei dati o, se successivo, dall'ultimo contatto intrattenuto con la Commissione nel contesto dell'ICE. I dati saranno tuttavia cancellati prima nel caso in cui l'interessato comunichi che non sarà più un contatto rilevante per ICE (ad esempio, in caso di cambio di lavoro).
Le registrazioni delle testimonianze personali raccolte sono conservate per un periodo massimo di tre anni dalla data di raccolta. I documenti (relazioni, corrispondenza, informazioni finanziarie, ecc.) contenenti dati personali, raccolti o prodotti nel contesto della registrazione delle testimonianze personali, vengono conservati per un periodo di 10 anni. I contenuti promozionali, audiovisivi e didattici pubblicati vengono conservati a lungo termine.
Si noti che per il trattamento dei dati personali nel contesto di altri trattamenti che contribuiscono alla campagna di comunicazione ICE si applicano altri periodi di conservazione, conformemente alle relative informative sulla privacy.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati personali in formato elettronico (email, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, contenuti audiovisivi ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
I contraenti della Commissione sono tenuti a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, regolamento (UE) 2016/679) e dalle relative misure nazionali di attuazione negli Stati membri dell'UE. I server host su cui il contraente (Netcompany – Intrasoft S.A.) elabora e conserva le banche dati sono situati esclusivamente all'interno dell'Unione europea.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono la limitazione dell'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento, al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere" e al personale autorizzato del contraente (Netcompany – Intrasoft S.A.). Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
Possono essere condivisi con gli altri portatori di interessi dell'ICE i dati di contatto degli utenti accessibili al pubblico.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento.
L'interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, effettuato lecitamente a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).
Nel caso in cui abbia dato il proprio consenso al trattamento dei dati personali al titolare del presente trattamento, l'interessato può revocare tale consenso in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.
Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.
9. Dati di contatto
- Il titolare del trattamento
Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per formulare osservazioni e domande, esprimere preoccupazioni, o per proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, vale a dire l'unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro" della Commissione europea: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati: (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD),
Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'interessato ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati ((edps@edps.europa.eu) .
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-09286.
