Trattamento: Campagna di comunicazione ICE
Titolare del trattamento: Commissione europea, Segretariato generale, unità SG.C.1 "Programma di lavoro e previsione"
Contitolari del trattamento: Meta Platforms Ireland Limited, responsabile della gestione di Facebook e Instagram
Numero di registro: DPR-EC-09286
1. Introduzione
La Commissione europea si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali forniti, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'interessato al riguardo. Nell'informativa sono inoltre riportati i dati di contatto del titolare o dei contitolari del trattamento, cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative al trattamento "Campagna di comunicazione ICE" effettuato dall'unità C.1 del segretariato generale della Commissione europea (unità SG.C.1) sono riportate di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
La Commissione europea conduce la "Campagna di comunicazione ICE" conformemente all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/788 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, riguardante l'iniziativa dei cittadini europei, con l'obiettivo di "sensibilizza[re] il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei (...), contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione."
Trattamento per attività di coinvolgimento e partecipative
L'obiettivo della raccolta e del trattamento dei dati di contatto degli utenti in quanto portatori di interessi dell'ICE o altri cittadini interessati (compresi i minori) da parte dell'unità SG.C.1 è quello di poterli invitare a partecipare alle altre attività della campagna di comunicazione ICE, come consultazioni mirate, concorsi video o altre attività partecipative, partecipare a eventi in qualità di relatori, comparire in materiali promozionali e contenuti audiovisivi, ecc. A tal fine l'unità SG.C.1 tratta i dati di contatto dei portatori di interessi pertinenti dell'ICE e dei cittadini interessati.
Nella maggior parte dei casi i dati di contatto sono trattati, a seguito o nell'ambito di un trattamento precedente nel quadro di uno degli altri trattamenti specifici della campagna di comunicazione ICE, in particolare:
- se l'utente è uno degli organizzatori dell'ICE o un funzionario delle autorità nazionali coinvolte nell'attuazione del regolamento ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-00068
- se l'utente è un ambasciatore dell'ICE o se ha condiviso la propria esperienza personale sull'iniziativa o contenuti audiovisivi nell'ambito di concorsi video o altre attività partecipative, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-09286 e nel quadro dell'informativa sulla privacy dell'attività partecipativa in questione
- se l'utente ha partecipato in qualità di oratore a un evento di comunicazione ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01063 e nel quadro delle informative sulla privacy dell'evento in questione
- se l'utente ha partecipato a una consultazione mirata nell'ambito dell'ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01011 e nel quadro delle informative sulla privacy della consultazione in questione
- se l'utente si è messo attivamente in contatto con la Commissione in relazione all'ICE, i suoi dati saranno trattati sotto il numero di registro della Commissione per il trattamento dei dati DPR-EC-01386.
Qualsiasi trattamento di questo tipo per gli scopi di cui sopra è sempre soggetto a una specifica informativa sulla privacy e, se del caso, al consenso specifico da parte dell'interessato.
È inoltre possibile che la Commissione o suoi contraenti (che agiscano, ove applicabile, in veste di responsabili del trattamento dei dati) abbiano individuato potenziali portatori di interessi dell'ICE sulla base di informazioni provenienti da banche dati ufficiali o della Commissione, dai contatti locali della Commissione o delle agenzie e da fonti accessibili al pubblico.
Trattamento nell'ambito di messaggi pubblicitari a pagamento
Nell'ambito della campagna di comunicazione ICE utilizziamo anche servizi pubblicitari online a pagamento su piattaforme di social media quali Instagram, Facebook, YouTube e LinkedIn, avvalendoci di tecnologie digitali per sensibilizzare il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento dell'iniziativa dei cittadini europei. La promozione dell'ICE attraverso i social media non comporta la raccolta di dati personali da parte della Commissione.
I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
Ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento ICE, "la Commissione sensibilizza il pubblico in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento di detta iniziativa dei cittadini europei attraverso le attività di comunicazione e le campagne di informazione, contribuendo in tal modo a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione."
Il considerando 33 del regolamento ICE stabilisce quanto segue: "Al fine di contribuire a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini alla vita politica dell'Unione, la Commissione dovrebbe sensibilizzare il pubblico in merito all'iniziativa dei cittadini europei, avvalendosi in particolare delle tecnologie digitali e dei media sociali, e nel quadro di azioni volte a promuovere la cittadinanza dell'Unione e i diritti dei cittadini."
In questo contesto la raccolta e il trattamento dei dati di contatto dei pertinenti portatori di interessi dell'ICE, come anche il trattamento dei dati personali dell'utente nell'ambito di messaggi pubblicitari a pagamento, si basano sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725, in quanto sono considerati necessari per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione.
Il ricorso a messaggi pubblicitari a pagamento sulle piattaforme di social media mira a sensibilizzare i cittadini in merito all'ICE, in linea con l'articolo 18 e il considerando 33 del regolamento ICE. Il trattamento è necessario per promuovere l'interesse pubblico ed è unicamente incentrato sulla diffusione di informazioni tramite pubblicità a pagamento, senza la raccolta diretta dei dati personali o l'accesso, da parte della Commissione, ai dati personali degli utenti dei social media.
Determinati trattamenti rilevanti nel contesto della campagna di comunicazione ICE possono richiedere il consenso specifico dell'interessato in conformità dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725. Tale trattamento comprende la raccolta di testimonianze individuali, contenuti audiovisivi e la creazione di materiale promozionale e formativo dell'ICE contenente tali testimonianze o contenuti e il coinvolgimento degli ambasciatori dell'ICE per contribuire a promuovere i valori e i messaggi dell'ICE sul campo negli Stati membri dell'UE o a livello di UE.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Per attività di coinvolgimento e partecipative
Per invitarla a partecipare a un evento a fini di comunicazione, a un concorso video o ad altre attività oppure a una consultazione mirata dell'ICE in qualità di portatore di interessi, possiamo trattare i seguenti dati: i dati di contatto da lei comunicati oppure ricavati da banche dati ufficiali o della Commissione, dai contatti locali della Commissione o delle agenzie e da fonti accessibili al pubblico, in particolare nome, cognome, titolo professionale/funzione, nome dell'organizzazione/iniziativa (se lei è un organizzatore ICE), interessi, cittadinanza/preferenze linguistiche, numero di telefono, indirizzo e-mail, contributi vocali e immagini registrati in formato audio e video e fotografie/presentazioni.
Se acconsente a collaborare in qualità di ambasciatore dell'ICE, oltre ai dati di cui sopra, tratteremo: le valutazioni della Commissione e dei relativi responsabili del trattamento che hanno portato alla selezione come ambasciatore dell'ICE, lo statuto degli ambasciatori dell'ICE sottoscritto, le note biografiche sintetiche e le foto, gli audio, i video e le immagini pubblicati sul sito web dell'ICE, le opinioni e i pareri che fanno parte degli scambi con la Commissione e i relativi responsabili del trattamento, i nomi utente degli account dei social media, i rapporti dei social media e di altre attività promozionali istituite dal responsabile del trattamento sulla base delle informazioni accessibili al pubblico o fornite dal diretto interessato.
Se si acconsente a fornire una testimonianza personale sulla propria esperienza nell'ambito della campagna di comunicazione ICE, saranno oggetto di trattamento anche le note biografiche sintetiche, la voce e l'immagine registrate in formato audio e video e le fotografie/video, l'età, il genere, gli interessi, la nazionalità/le preferenze linguistiche, il numero di telefono, l'indirizzo e-mail, i nomi utente degli account dei social media, i pareri e le opinioni che fanno parte degli scambi con la Commissione e i relativi responsabili del trattamento.
Per i messaggi pubblicitari a pagamento
La Commissione e i relativi responsabili del trattamento possono selezionare determinati parametri o criteri limitati (quali la fascia di età, l'area geografica, gli interessi rilevanti, se del caso) per ciascuna campagna pubblicitaria, in funzione delle opzioni rese disponibili dalle piattaforme di social media. Tuttavia la Commissione e i relativi responsabili del trattamento non raccolgono i dati personali degli utenti dei social media e non vi hanno accesso. Il titolare operativo non tratta categorie particolari di dati personali attraverso la pubblicità sui social media.
Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali da parte di piattaforme di social media nel contesto della pubblicità mirata, si rimanda alle rispettive politiche in materia di privacy.
- Per Facebook e Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- Per YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- Per LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
Per attività di coinvolgimento e partecipative
L'unità SG.C.1 conserva i dati di contatto degli utenti solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per un periodo massimo di cinque anni dalla raccolta dei dati o, se successivo, dall'ultimo contatto intrattenuto con la Commissione nel contesto dell'ICE. I dati saranno tuttavia cancellati prima nel caso in cui l'interessato comunichi che non sarà più un contatto rilevante per ICE (ad esempio in caso di cambio di lavoro).
Le registrazioni delle testimonianze personali raccolte sono conservate per un periodo massimo di tre anni dalla data di raccolta. I documenti (relazioni, corrispondenza, informazioni finanziarie, ecc.) contenenti dati personali, raccolti o prodotti nel contesto della registrazione delle testimonianze personali, vengono conservati per un periodo di 10 anni dalla data di raccolta o produzione. I contenuti promozionali, audiovisivi e formativi pubblicati sono conservati per un periodo di tempo indeterminato.
Per i messaggi pubblicitari a pagamento
Per quanto riguarda i messaggi pubblicitari a pagamento sulle piattaforme di social media, la Commissione e i relativi responsabili del trattamento non raccolgono i dati personali degli utenti dei social media e pertanto in questo contesto non si applica la conservazione dei dati personali.
Si noti che per il trattamento dei dati personali nel contesto di altri trattamenti che contribuiscono alla campagna di comunicazione ICE si applicano altri periodi di conservazione, conformemente alle relative informative sulla privacy.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Per attività di coinvolgimento e partecipative
Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, contenuti audiovisivi ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o in quelli dei suoi contraenti (in veste di responsabili del trattamento). Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
Quando agiscono in veste di responsabili del trattamento dei dati, i contraenti della Commissione sono tenuti a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, regolamento (UE) 2016/679). I server host su cui GOPA COM e il Servizio d'azione per i cittadini europei elaborano e conservano le banche dati sono situati esclusivamente all'interno dell'Unione europea.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono la limitazione dell'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
Per i messaggi pubblicitari a pagamento
Per quanto riguarda i messaggi pubblicitari a pagamento sulle piattaforme di social media, le stesse piattaforme dispongono di misure di sicurezza proprie e sono responsabili dell'integrità e della riservatezza dei dati. Maggiori informazioni su tali misure di sicurezza sono reperibili nelle politiche in materia di privacy delle piattaforme di social media indicate nella sezione 4.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
Per attività di coinvolgimento e partecipative
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento, al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere" e al personale autorizzato dei contraenti, quando agiscono in veste di responsabili del trattamento dei dati (GOPA COM e Servizio d'azione per i cittadini europei). Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
Possono essere condivisi con gli altri portatori di interessi dell'ICE i dati di contatto degli utenti accessibili al pubblico.
Per i messaggi pubblicitari a pagamento
Per i messaggi pubblicitari a pagamento sulle piattaforme di social media, il personale del titolare del trattamento e del relativo responsabile del trattamento (GOPA COM) non ha accesso ai dati personali degli utenti dei social media.
Le piattaforme di social media raccolgono e trattano i dati personali conformemente alle rispettive politiche in materia di privacy.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I "diritti dell'interessato" sono specificati nel capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e nel regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e comprendono in particolare il diritto di accedere ai propri dati personali e di rettificarli qualora siano inesatti o incompleti e, se del caso, il diritto di chiederne la cancellazione, il diritto di limitarne il trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.
Ha inoltre il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali lecitamente effettuato in applicazione dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725.
Nel caso in cui abbia dato il proprio consenso al trattamento dei dati personali al titolare del presente trattamento, l'interessato può revocare tale consenso in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare o ai contitolari del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano alla sezione 9.
Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui alla sezione 10) nella richiesta.
9. Dati di contatto
- Il titolare del trattamento
Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per formulare osservazioni e domande, esprimere preoccupazioni o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali è possibile contattare il titolare del trattamento, Commissione europea, Segretariato generale, unità SG.C.1 "Programma di lavoro e previsione": SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati: (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
- Il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD)
Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'interessato ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
- Piattaforma specifica di social media
Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2016/679, oppure per formulare osservazioni e domande, esprimere preoccupazioni o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali da parte di una specifica piattaforma di social media, contattare tale piattaforma o il relativo responsabile della protezione dei dati.
La piattaforma di social media su cui è stata acquistata e visualizzata la pubblicità potrebbe essere Facebook, Instagram, YouTube o LinkedIn. Per i dati di contatto di queste piattaforme e dei relativi responsabili della protezione dei dati, consultare le rispettive politiche in materia di privacy di cui alla sezione 4.
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione europea che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-09286.
