Apstrādes darbība: Informatīva kampaņa par EPI
Datu pārzinis: Eiropas Komisija, Ģenerālsekretariāts, SG.A.1. nodaļa “Politikas prioritātes un darba programma”
Atsauces numurs: DPR-EC-09286
1. Ievads
Eiropas Komisija (“Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un ievērot jūsu tiesības uz privātumu. Komisija vāc un turpmāk apstrādā persondatus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti.
Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti, un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Šeit ir norādīta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, lai izmantotu savas tiesības, un datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.
Informācija par apstrādes darbību “EPI informatīvā kampaņa”, ko veic Eiropas Komisijas Ģenerālsekretariāta A.1. nodaļa (SG.A.1. nodaļa), ir izklāstīta turpmāk.
2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus?
“Informatīvo kampaņu par EPI” īsteno Eiropas Komisija saskaņā ar 18. panta 1. punktu Eiropas Parlamenta un Padomes 2019. gada 17. aprīļa Regulā (ES) 2019/788 par Eiropas pilsoņu iniciatīvu. Tās mērķis ir palielināt “sabiedrības informētību par Eiropas pilsoņu iniciatīvas esamību, mērķiem un darbību, izmantojot komunikācijas pasākumus un informēšanas kampaņas, tādējādi veicinot pilsoņu aktīvu līdzdalību Savienības politiskajās norisēs”.
SG.A.1. nodaļa datus par jums kā EPI ieinteresēto personu vai citu ieinteresēto pilsoņu (tostarp nepilngadīgo) kontaktinformāciju vāc un apstrādā ar mērķi ļaut jūs uzaicināt piedalīties visās turpmākajās EPI informatīvās kampaņas darbībās, tai skaitā mērķorientētās konsultācijās, videokonkursos vai citās līdzdalības darbībās, piedalīties pasākumos kā runātājam, reklāmas materiālos un audiovizuālajā saturā u. c. Šajā nolūkā SG.A.1. nodaļa apstrādā attiecīgo EPI ieinteresēto personu un ieinteresēto iedzīvotāju kontaktinformāciju.
Vairumā gadījumu jūsu kontaktinformācija tiek apstrādāta pēc notikušas iepriekšējas apstrādes vai tās ietvaros saistībā ar kādu no citām apstrādes darbībām, kas attiecas uz EPI informatīvo kampaņu, konkrēti:
- ja esat EPI organizators vai amatpersona no valsts iestādēm, kas iesaistītas EPI regulas īstenošanā, jūsu dati tiek apstrādāti saistībā ar Komisijas datu apstrādes ierakstu DPR-EC-00068;
- ja esat EPI vēstnieks vai esat individuāli dalījies ar savu EPI pieredzi vai audiovizuālo saturu videokonkursos vai citās līdzdalības darbībās, jūsu dati tiek apstrādāti saistībā ar Komisijas datu apstrādes ierakstu DPR-EC-09286 un konkrētās līdzdalības darbības paziņojumu par privātumu;
- ja esat piedalījies EPI komunikācijas pasākumā kā runātājs, jūsu dati tiek apstrādāti saistībā ar Komisijas datu apstrādes ierakstu DPR-EC-01063 un konkrētā pasākuma paziņojumiem par privātumu;
- ja esat piedalījies EPI mērķorientētās apspriešanās darbībās, jūsu dati tiek apstrādāti saistībā ar Komisijas datu apstrādes ierakstu DPR-EC-01011 un konkrētās apspriešanās paziņojumiem par privātumu;
- ja esat proaktīvi sazinājies ar Komisiju par tematu, kas saistīts ar EPI, jūsu dati tiek apstrādāti saistībā ar Komisijas datu apstrādes ierakstu DPR-EC-01386.
Uz jebkādu šādu apstrādi iepriekš minētajos nolūkos vienmēr attiecas īpašs paziņojums par privātumu, un attiecīgā gadījumā tiek prasīta jūsu piekrišana.
Iespējams, ka SG.A.1. nodaļa vai tās nolīgtie darbuzņēmēji jūs ir identificējuši kā potenciālu EPI ieinteresēto personu, pamatojoties uz informāciju, kas iegūta no attiecīgajām oficiālajām vai Komisijas datubāzēm, pastāvošajām vietējām attiecībām ar Komisiju vai aģentūrām un publiski pieejamiem avotiem.
Jūsu persondati netiks izmantoti automatizētai lēmumu pieņemšanai, tai skaitā profilēšanai.
3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats?
Saskaņā ar EPI regulas 18. panta 1. punktu “Komisija palielina sabiedrības informētību par Eiropas pilsoņu iniciatīvas esamību, mērķiem un darbību, izmantojot komunikācijas pasākumus un informēšanas kampaņas, tādējādi veicinot pilsoņu aktīvu līdzdalību Savienības politiskajās norisēs”.
Šajā kontekstā attiecīgo un ieinteresēto EPI ieinteresēto personu kontaktinformācija tiek vākta un apstrādāta, pamatojoties uz Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu, jo to uzskata par nepieciešamu, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras.
Tomēr noteiktai apstrādei, kas ir būtiska saistībā ar EPI informatīvo kampaņu, var būt vajadzīga attiecīgā datu subjekta īpaša piekrišana saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta d) apakšpunktu, piemēram, individuālu liecību un audiovizuālā satura vākšanai, tādas EPI reklāmas un mācību materiālu izveidei, kuros ir šādas liecības vai saturs, kā arī EPI vēstnieku iesaistei nolūkā palīdzēt popularizēt EPI vērtības un vēstījumus vietējā mērogā ES dalībvalstīs vai ES līmenī.
4. Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam tālāk?
Lai uzaicinātu jūs piedalīties EPI komunikācijas pasākumā, videokonkursā vai citā līdzdalības pasākumā vai mērķorientētā apspriešanā kā EPI ieinteresēto personu, mēs varam apstrādāt šādus datus: kontaktinformāciju, kas saņemta no jums vai iegūta no attiecīgajām oficiālajām vai Komisijas datubāzēm, pastāvošām vietējām attiecībām ar Komisiju vai aģentūrām un publiski pieejamiem avotiem, jo īpaši vārdu, uzvārdu, amata/funkcijas nosaukumu, organizācijas/iniciatīvas nosaukumu (ja esat EPI organizators), intereses, valstspiederību/valodas izvēli, tālruņa numuru, e-pasta adresi, balsi un attēlus audio un video, attēlus fotogrāfijās / vizuālajos materiālos.
Ja piekrītat sadarboties kā EPI vēstnieks, papildus iepriekš minētajiem datiem mēs apstrādāsim: Komisijas un darbuzņēmēju novērtējumus, kuru rezultātā jūs tikāt izraudzīts par EPI vēstnieku, parakstītu EPI vēstnieka hartu, īsu jūsu biogrāfiju un fotogrāfijas, kas publicētas EPI tīmekļvietnē, viedokļus un atzinumus, kas ir daļa no jūsu viedokļu apmaiņas ar Komisiju un darbuzņēmējiem, jūsu sociālo mediju konta lietotājvārdus, ziņojumus no sociālajiem medijiem un citām veicināšanas darbībām, ko darbuzņēmējs izveidojis, pamatojoties uz publiski pieejamo informāciju vai informāciju, ko sniedzat tieši.
Ja piekrītat individuāli pastāstīt par savu EPI pieredzi EPI informatīvās kampaņas ietvaros, mēs apstrādāsim arī īsu jūsu biogrāfiju, balsi un attēlus audio un video formātā, kā arī fotogrāfijas/vizuālos materiālus, vecumu, dzimumu, intereses, valstspiederību/valodas izvēli, tālruņa numuru, e-pasta adresi, sociālo mediju konta lietotājvārdus; viedokļus, kas ir daļa no jūsu viedokļu apmaiņas ar Komisiju un darbuzņēmējiem.
5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus?
SG.A.1. nodaļa jūsu kontaktinformāciju glabā tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu vākšanas vai turpmākas apstrādes mērķi, proti, ne ilgāk kā piecus gadus no vākšanas brīža vai no brīža, kad pēdējo reizi sazinājāties ar Komisiju saistībā ar EPI, atkarībā no tā, kas notiek vēlāk. Tomēr dati tiks dzēsti agrāk, ja jūs mūs informēsiet, ka jūs vairs neesat atbilstoša EPI kontaktpersona (piemēram, darba maiņas gadījumā).
Individuālo liecību ierakstus glabā ne ilgāk kā 3 gadus no ievākšanas dienas. Dokumentus (ziņojumus, korespondenci, finanšu informāciju utt.), kas satur persondatus un kas savākti vai sagatavoti saistībā ar individuālu liecību apkopošanu, glabā 10 gadus. Publicētu reklāmas, audiovizuālo un mācību saturu glabā ilgtermiņā.
Ņemiet vērā, ka saistībā ar citām apstrādes darbībām, kas atbalsta EPI informatīvo kampaņu, jūsu persondatu apstrādei piemēro citus glabāšanas periodus, kuri noteikti attiecīgajos paziņojumos par privātumu.
6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus?
Visi persondati elektroniskā formātā (e-pasti, dokumenti, datubāzes, augšupielādētas datu kopas, audiovizuālais saturs utt.) glabājas vai nu Eiropas Komisijas, vai tās darbuzņēmēju serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.
Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša līguma īpaša klauzula par jūsu datu apstrādi Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas (“VDAR”, Regula (ES) 2016/679), un attiecīgie ES dalībvalstu īstenošanas pasākumi. Mitinātājserveri, kuros “Netcompany – Intrasoft S.A.” apstrādā un glabā savas datubāzes, atrodas tikai Eiropas Savienībā.
Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš datu zudumu, grozīšanu un neatļautu piekļuvi tiem, ņemot vērā risku, kas saistīts ar persondatu apstrādi un apstrādāto datu būtību. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros persondatiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.
7. Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž?
Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, un pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam, kā arī darbuzņēmēja (Netcompany – Intrasoft S.A.) pilnvaroti darbinieki. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.
Jūsu publiski pieejamo kontaktinformāciju mēs varam nodot citām EPI ieinteresētajām personām.
8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā tās izmantot?
Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt jūsu persondatiem, tos labot un attiecīgā gadījumā dzēst, tiesības uz datu pārnesamību un tiesības ierobežot jūsu persondatu apstrādi.
Jums ir tiesības iebilst pret savu persondatu apstrādi, kas ir likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.
Ja esat piekritis persondatu apstrādei, ko datu pārzinis veic saistībā ar pašreizējo apstrādes darbību, jūs jebkurā laikā varat atsaukt savu piekrišanu, par to paziņojot datu pārzinim. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās apstrādes likumību, kas veikta pirms jūsu piekrišanas atsaukuma.
Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai – domstarpību gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā zemāk.
Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, aprakstiet tās savā pieprasījumā (t. i., miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā).
9. Kontaktinformācija
- Datu pārzinis
Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, vēlaties ko piebilst, jautāt vai par kaut ko šaubāties vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par savu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini – Eiropas Komisijas SG.A.1. nodaļu “Politikas prioritātes un darba programma”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komisijas datu aizsardzības speciālists
Ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) varat sazināties par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725.
- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)
Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt sūdzību (edps@edps.europa.eu).
10. Kur var atrast plašāku informāciju?
Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas īstenoto persondatu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram varat piekļūt šeit: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-09286.
