Operação de tratamento: Campanha de comunicação sobre a ICE
Responsável pelo tratamento: Comissão Europeia, Secretariado-Geral, Unidade SG.A.1 - Prioridades Políticas e Programa de Trabalho
Referência de registo: DPR-EC-09286
1. Introdução
A Comissão Europeia compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados.
A presente declaração de confidencialidade explica porque são tratados os seus dados pessoais, descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e utilizamos as informações obtidas e enumera os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.
Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «Campanha de comunicação sobre a ICE» realizada pela Unidade A.1 do Secretariado-Geral da Comissão Europeia (Unidade SG.A.1).
2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?
A campanha de comunicação sobre a ICE é realizada pela Comissão Europeia em conformidade com o artigo 18.º, n.º 1, do Regulamento (UE) 2019/788 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de abril de 2019, sobre a iniciativa de cidadania europeia. O seu objetivo é «sensibilizar a opinião pública para a existência, objetivos e funcionamento da iniciativa de cidadania europeia por meio de atividades de comunicação e campanhas de informação, contribuindo assim para promover a participação ativa dos cidadãos na vida política da União.»
O objetivo da recolha e tratamento dos seus dados de contacto na qualidade de partes interessadas na ICE ou outros cidadãos interessados (incluindo menores) pela Unidade SG.A.1 é poder convidá-lo a participar em qualquer outra atividade da campanha de comunicação sobre a ICE: consultas específicas, concursos de vídeo ou outras atividades participativas, participação em eventos como oradores, intervenção em materiais promocionais e conteúdos audiovisuais, etc. Para este efeito, a Unidade SG.A.1 trata os dados de contacto das partes interessadas na ICE e dos cidadãos interessados.
Na maioria dos casos, os seus dados de contacto são tratados, na sequência ou no âmbito de um tratamento anterior no contexto de uma das outras operações de tratamento relevantes relacionadas com a campanha de comunicação sobre a ICE, em especial:
- se for organizador de uma ICE ou funcionário das autoridades nacionais que participam na aplicação do Regulamento ICE, os seus dados são tratados no quadro da operação de tratamento que figura com a referência DPR-EC-00068 no registo das operações de tratamento de dados da Comissão
- se for embaixador da ICE ou tiver dado um testemunho pessoal sobre a sua experiência ou facultado conteúdos audiovisuais no contexto de concursos de vídeo ou de outras atividades participativas, os seus dados são tratados no quadro da operação de tratamento que figura com a referência DPR-EC-09286 no registo das operações de tratamento de dados da Comissão e da declaração de confidencialidade relativa especificamente à atividade participativa em causa
- se tiver participado numa sessão de comunicação sobre a ICE na qualidade de orador, os seus dados são tratados no quadro da operação de tratamento que figura com a referência DPR-EC-01063 no registo das operações de tratamento de dados da Comissão e das declarações de confidencialidade relativas ao evento em causa
- se tiver participado numa consulta específica no contexto da ICE, os seus dados são tratados no quadro da operação de tratamento que figura com a referência DPR-EC-01011 no registo das operações de tratamento de dados da Comissão e das declarações de confidencialidade relativas à consulta específica em causa
- se tiver entrado de forma proativa em contacto com a Comissão a propósito da ICE, os seus dados são tratados no quadro da operação de tratamento que figura com a referência DPR-EC-01386 no registo das operações de tratamento de dados da Comissão
Qualquer tratamento deste tipo para os fins enumerados está sempre sujeito a uma declaração de confidencialidade específica e, se for caso disso, ao consentimento explícito do titular dos dados.
Também é possível que a unidade SG.A.1 ou algum contratante o tenha identificado como sendo uma eventual parte interessada na ICE a partir de informações procedentes de bases de dados oficiais ou da Comissão, de contactos locais com a Comissão ou outros e de fontes de acesso público.
Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.
3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?
De acordo com o artigo 18.º, n.º 1 do Regulamento ICE, «a Comissão deve sensibilizar a opinião pública para a existência, objetivos e funcionamento da iniciativa de cidadania europeia por meio de atividades de comunicação e campanhas de informação, contribuindo assim para promover a participação ativa dos cidadãos na vida política da União».
Neste contexto, a recolha e tratamento dos dados de contacto dos intervenientes e partes interessadas na ICE tem por base o artigo 5.º, n.º 1, alínea a), do Regulamento (UE) 2018/1725, uma vez que o tratamento desses dados é considerado necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos.
No entanto, determinados tratamentos relevantes no contexto da campanha de comunicação sobre a ICE podem requerer um consentimento explícito do titular dos dados em causa, em conformidade com o artigo 5.º, n.º 1, alínea d), do Regulamento (UE) 2018/1725, tais como a recolha de testemunhos pessoais, conteúdos audiovisuais e a criação de material de promoção e de formação sobre a ICE no qual figurem esses testemunhos ou conteúdos, assim como a participação de embaixadores da ICE para ajudar a promover no terreno os valores e mensagens da ICE nos Estados-Membros da UE ou a nível da UE.
4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?
A fim de o podermos convidar a participar num evento de comunicação sobre a ICE, num concurso de vídeo ou noutra atividade participativa ou, ainda, numa consulta específica enquanto parte interessada na ICE, podemos tratar os seguintes dados: os seus dados de contacto, tal como os comunicou ou foram obtidos a partir das bases de dados oficiais ou da Comissão relevantes, de contactos locais com a Comissão ou outros e de fontes de acesso público, nomeadamente, nome próprio, apelido, cargo ou função, nome da organização/iniciativa (se for organizador de uma ICE), interesses, nacionalidade e preferências linguísticas, número de telefone, endereço de correio eletrónico, voz e imagem gravadas em formatos áudio e vídeo e fotografias/imagens.
Se consentir em colaborar na qualidade de embaixador da ICE, trataremos para além dos dados acima enumerados: avaliações da Comissão e dos contratantes que levaram à sua seleção como embaixador da ICE, Carta de Embaixador da ICE assinada, breves notas biográficas e fotografias publicadas no sítio Web da ICE, pontos de vista e opiniões manifestadas no âmbito das suas comunicações com a Comissão e os contratantes, nomes de utilizador nas redes sociais, relatórios de atividades nas redes sociais e outras atividades promocionais elaborados pelo contratante com base em informações de acesso público ou diretamente comunicadas por si.
Se consentir em dar um testemunho pessoal sobre a sua experiência da ICE no âmbito da campanha de comunicação sobre esta última, procederemos também ao tratamento de breves notas biográficas, voz e imagem gravadas em formatos áudio e vídeo e fotografias/imagens, idade, género, interesses, nacionalidade/preferências linguísticas, número de telefone, endereço de correio eletrónico e nomes de utilizador nas redes sociais, assim como os seus pontos de vista e opiniões manifestadas no âmbito das suas comunicações com a Comissão e os contratantes.
5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
A unidade SG.A.1 conserva os seus dados de contacto durante o tempo necessário para cumprir a finalidade que presidiu à recolha ou tratamento posterior, ou seja, durante um período máximo de cinco anos a contar da recolha ou do último contacto que tenha tido com a Comissão no contexto da ICE, se este ocorrer mais tarde. No entanto, os dados serão apagados mais cedo se nos informar que deixou de ser um contacto relevante para efeitos da ICE (por exemplo, em caso de mudança de emprego).
As gravações dos testemunhos pessoais recolhidos são conservadas durante um período máximo de três anos a contar da data da recolha. Os documentos (relatórios, correspondência, informações financeiras, etc.) que contenham dados pessoais recolhidos ou gerados no contexto da gravação dos testemunhos pessoais são conservados durante um período de dez anos. Os conteúdos promocionais, audiovisuais e de formação são conservados durante um período muito maior.
Nota: no caso do tratamento dos seus dados pessoais no contexto de outras operações de tratamento que contribuam para a campanha de comunicação sobre a ICE aplicam-se outros períodos de conservação, em conformidade com as declarações de confidencialidade correspondentes.
6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?
Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, conteúdos audiovisuais, etc.) são conservados nos servidores da Comissão Europeia ou dos seus contratantes. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com o disposto na Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia
Os contratantes da Comissão estão sujeitos a uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade decorrentes do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 ou RGPD) e das correspondentes medidas nacionais de execução nos Estados-Membros da UE. Os servidores nos quais a Netcompany - Intrasoft S.A trata e armazena as respetivas bases de dados estão localizados exclusivamente na União Europeia.
Para proteger os seus dados pessoais, a Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas. Dada a natureza dos dados pessoais tratados e os riscos inerentes ao tratamento, as medidas técnicas compreendem ações adequadas para garantir a segurança em linha e minimizar o risco de perda, de alteração dos dados ou de acesso não autorizado. Entre as medidas organizativas figura a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos desta operação de tratamento de dados.
7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?
O acesso aos seus dados pessoais é facultado ao pessoal da Comissão responsável por efetuar esta operação de tratamento, ao pessoal autorizado segundo o princípio da «necessidade de tomar conhecimento» e ao pessoal autorizado do contratante (Netcompany - Intrasoft S.A). O pessoal em causa está sujeito a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.
Podemos partilhar os seus dados de contacto disponíveis publicamente com outras partes interessadas na ICE.
8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?
Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de consultar, retificar e, sempre que aplicável, o direito de apagar os seus dados pessoais, o direito à portabilidade dos dados e o direito de limitar o tratamento dos mesmos.
Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, que é licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a).
Mesmo que tenha dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais ao responsável pelo tratamento no âmbito da presente operação, pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento. A retirada do seu consentimento não afeta a licitude do tratamento de dados efetuado anteriormente.
Pode exercer os seus direitos contactando o responsável pelo tratamento ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, Os respetivos dados de contacto são indicados no ponto 9.
Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique no seu pedido a respetiva referência ou referências de registo, conforme especificado no ponto 10.
9. Contactos
- Responsável pelo tratamento
Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas que queira apresentar ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, contacte o responsável pelo tratamento, ou seja, a unidade SG. A.1 - Prioridades Políticas e Programa de Trabalho do Secretariado-Geral da Comissão Europeia. SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão
Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)
Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos na sequência do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).
10. Onde obter mais informações?
O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.
A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado da proteção de dados com a referência DPR-EC-09286.
