Spracovateľská operácia: Komunikačná kampaň EIO
Prevádzkovateľ: Európska komisia, Generálny sekretariát, oddelenie SG.C.1 „Pracovný program a prognózovanie“
Spoloční prevádzkovatelia: Meta Platforms Ireland Limited, spoločnosť, ktorá prevádzkuje platformy Facebook a Instagram
Referenčná značka: DPR-EC-09286
1. Úvod
Európska komisia kladie veľký dôraz na ochranu vašich osobných údajov a na rešpektovanie vášho súkromia. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame, ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Zároveň sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa/spoločného prevádzkovateľa(-ov), u ktorých si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Ďalej sa uvádzajú informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „Komunikačná kampaň EIO“, ktorú uskutočňuje oddelenie C.1 Generálneho sekretariátu Európskej komisie (oddelenie SG.C.1).
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
„Komunikačnú kampaň EIO“ realizuje Európska komisia v súlade s článkom 18 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/788 zo 17. apríla 2019 o európskej iniciatíve občanov. Komisia prostredníctvom nej „zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov…, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
Spracovanie na účely zapojenia a participatívnych činností
Cieľom získavania a spracúvania vašich kontaktných údajov v rámci postavenia zainteresovaných strán EIO alebo iných zainteresovaných občanov (vrátane maloletých) oddelením SG.C.1 je umožniť vám získať pozvánku na účasť na akýchkoľvek ďalších činnostiach komunikačnej kampane EIO, ako sú cielené konzultácie, videosúťaže alebo iné participatívne činnosti, účasť na podujatiach ako rečníci, vystupovanie v rámci propagačných materiálov a audiovizuálneho obsahu atď. Oddelenie SG.C.1 na tento účel spracúva kontaktné údaje príslušných zainteresovaných strán EIO a zainteresovaných občanov.
Vo väčšine prípadov sa vaše kontaktné údaje spracúvajú v nadväznosti na skoršie spracúvanie v súvislosti s jednou z ďalších spracovateľských operácií relevantných v kontexte komunikačnej kampane EIO alebo ako súčasť takéhoto skoršieho spracúvania, a to najmä:
- Ak ste organizátorom EIO alebo úradníkom vnútroštátnych orgánov zapojených do vykonávania nariadenia o EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-00068.
- Ak ste ambasádorom EIO alebo ste poskytli individuálny opis vašej skúsenosti s EIO alebo audiovizuálnym obsahom v súvislosti s videosúťažami alebo inými participatívnymi činnosťami – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-09286 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov danej participatívnej činnosti.
- Ak ste sa zúčastnili na komunikačnom podujatí EIO ako rečník – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01063 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov daného podujatia.
- Ak ste sa zúčastnili na cielenej konzultácii súvisiacej s EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01011 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov danej konzultácie.
- Ak ste sa proaktívne obrátili na Komisiu v súvislosti s témou týkajúcou sa EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01386.
Každé takéto spracúvanie na uvedené účely vždy podlieha príslušnému osobitnému vyhláseniu o ochrane osobných údajov a prípadne vášmu osobitnému súhlasu.
Takisto je možné, že Komisia alebo jej dodávatelia (ktorí v náležitých prípadoch pôsobia ako sprostredkovatelia) vás identifikovali ako potenciálnu zainteresovanú stranu EIO, a to na základe informácií získaných z príslušných oficiálnych databáz alebo databáz Komisie, zo záznamov o existujúcich vzťahoch s Komisiou alebo príslušnými orgánmi na miestnej úrovni, ako aj z verejne dostupných zdrojov.
Spracovanie prostredníctvom platených reklám
V rámci komunikačnej kampane EIO uverejňujeme aj platenú online reklamu na platformách sociálnych médií, ako sú Instagram, Facebook, YouTube a LinkedIn, pričom využívame digitálne technológie na zvýšenie verejnej informovanosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov. V rámci tejto propagácie európskej iniciatívy občanov na sociálnych médiách Komisia nezbiera osobné údaje.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani profilovanie.
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Podľa článku 18 ods. 1 nariadenia o EIO „Komisia zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov prostredníctvom komunikačných činností a informačných kampaní, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
V odôvodnení 33 nariadenia o EIO sa uvádza, že „[s] cieľom prispieť k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie by Komisia mala zvýšiť informovanosť verejnosti o európskej iniciatíve občanov, a to najmä pomocou digitálnych technológií a sociálnych médií a v rámci opatrení na podporu občianstva Únie a práv občanov“.
V tejto súvislosti sa získavanie a spracúvanie kontaktných údajov relevantných a zainteresovaných strán EIO, ako aj spracúvanie vašich osobných údajov prostredníctvom platených reklám, zakladajú na článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, pretože sa považujú za nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie.
Platené reklamy na platformách sociálnych médií sa používajú na zvýšenie informovanosti občanov o európskej iniciatíve občanov v súlade s článkom 18 a odôvodnením 33 nariadenia o európskej iniciatíve občanov. Toto spracúvanie je potrebné na propagáciu verejného záujmu, pričom sa zameriava výlučne na šírenie informácií prostredníctvom zakúpených reklám bez toho, aby sa Komisia zapájala do priameho zberu osobných údajov alebo by mala prístup k osobným údajom používateľov sociálnych médií.
Určité spracúvanie relevantné v kontexte komunikačnej kampane EIO si môže vyžadovať osobitný súhlas dotknutej osoby v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Takéto spracúvanie zahŕňa získavanie individuálnych svedectiev, audiovizuálny obsah a tvorbu propagačných a školiacich materiálov EIO s takýmito svedectvami alebo obsahom a zapojenie ambasádorov EIO s cieľom pomôcť propagovať hodnoty a posolstvá EIO v praxi v členských štátoch EÚ alebo na úrovni EÚ.
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
Na účely zapojenia a participatívnych činností
S cieľom pozvať vás ako účastníka na komunikačné podujatie k EIO, videosúťaž či inú participatívnu činnosť, alebo na cielený konzultačný prieskum ako zainteresovanú stranu EIO, môžeme spracúvať tieto údaje: kontaktné údaje získané od vás alebo z relevantných oficiálnych databáz alebo databáz Komisie, zo záznamov o existujúcich vzťahoch s Komisiou alebo príslušnými orgánmi na miestnej úrovni, ako aj z verejne dostupných zdrojov, a to najmä meno, priezvisko, pracovná pozícia/funkcia, názov organizácie/iniciatívy (ak ste organizátorom EIO), záujmy, štátna príslušnosť/jazykové preferencie, telefónne číslo, e-mailové adresy, hlas a obraz v audio a vo video formátoch, ako aj fotografie/vizuály.
Ak súhlasíte so spoluprácou ako ambasádor EIO, okrem uvedených údajov budeme spracúvať aj: posúdenia Komisie a dodávateľov vedúce k vášmu výberu za ambasádora EIO, podpísanú chartu ambasádora EIO, krátke životopisné údaje a hlasové a obrazové záznamy v audio a video formátoch a ako fotografie/vizuály, názory a stanoviská, ktoré sú súčasťou vašich výmen s Komisiou a dodávateľmi, používateľské mená vašich účtov na sociálnych médiách, správy z činností na sociálnych médiách a iných propagačných činností, ktoré vypracoval dodávateľ na základe verejne dostupných informácií alebo informácií, ktoré ste poskytli priamo vy.
Ak súhlasíte s poskytnutím individuálneho opisu skúseností s EIO v rámci komunikačnej kampane EIO, budeme spracúvať aj krátke životopisné poznámky, hlas a obraz v audio a vo video formátoch, fotografie/vizuály, vek, pohlavie, záujmy, štátnu príslušnosť/jazykové preferencie, telefónne číslo, e-mailovú adresu, používateľské mená účtov v rámci sociálnych médií, ako aj názory a stanoviská, ktoré sú súčasťou vašich výmen s Komisiou a jej sprostredkovateľmi.
Na účely platených reklám
Komisia a jej sprostredkovatelia si môžu pre každú reklamnú kampaň vybrať na základe možností sprístupnených platformami sociálnych médií určité obmedzené parametre alebo kritériá (ako je veková skupina, zemepisná oblasť, prípadne relevantné záujmy). Komisia a jej sprostredkovatelia však nezbierajú žiadne osobné údaje používateľov sociálnych médií, ani k nim nemajú prístup. Operačný prevádzkovateľ nespracúva prostredníctvom reklamy v sociálnych médiách žiadne osobitné kategórie osobných údajov.
Pokiaľ ide o spracúvanie osobných údajov platformami sociálnych médií v súvislosti s cielenou reklamou, pozrite si ich príslušné politiky ochrany osobných údajov:
- pre Facebook a Instagram. https://www.facebook.com/privacy/policy
- Pre YouTube : https://policies.google.com/privacy#enforcement
- Pre LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Na účely zapojenia a participatívnych činností
Oddelenie SG.C.1 uchováva vaše kontaktné údaje počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, a to najviac päť rokov od získania alebo posledného kontaktu s Komisiou, ktorý ste iniciovali v súvislosti s EIO, podľa toho, čo nastane neskôr. Údaje sa však vymažú skôr, ak nás informujete, že na účely EIO už nebudete kontaktnou osobou (napríklad v prípade zmeny pracovného miesta).
Záznamy získaných opisov individuálnych skúseností sa uchovávajú maximálne tri roky od dátumu ich získania. Dokumenty (správy, korešpondencia, finančné informácie atď.) obsahujúce osobné údaje získané alebo predložené v súvislosti so zaznamenávaním opisov individuálnych skúseností sa uchovávajú desať rokov od získania alebo predloženia. Uverejnený propagačný, audiovizuálny a školiaci obsah sa uchováva na dobu neurčitú.
Na účely platených reklám
Pokiaľ ide o platené reklamy na platformách sociálnych médií, Komisia a jej sprostredkovatelia nezbierajú od používateľov sociálnych médií žiadne osobné údaje, a preto sa v tejto súvislosti neuplatňuje uchovávanie osobných údajov.
Na spracúvanie vašich osobných údajov v súvislosti s inými spracovateľskými operáciami, ktoré prispievajú ku komunikačnej kampani EIO v súlade s príslušnými vyhláseniami o ochrane osobných údajov, sa uplatňujú iné obdobia uchovávania.
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Na účely zapojenia a participatívnych činností
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov, audiovizuálny obsah atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov (ktorí pôsobia ako sprostredkovatelia). Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Pokiaľ dodávatelia Komisie pôsobia ako spracovatelia údajov, sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR) [nariadenie (EÚ) 2016/679]. Hostiteľské servery, na ktorých GOPA COM a Európsky útvar pre občiansku činnosť spracúvajú a uchovávajú svoje databázy, sa nachádzajú výlučne v Európskej únii.
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich („need to know“) na účely predmetnej spracovateľskej operácie.
Na účely platených reklám
Pokiaľ ide o platené reklamy na platformách sociálnych médií, platformy uplatňujú svoje vlastné bezpečnostné opatrenia a sú zodpovedné za zabezpečenie integrity a dôvernosti údajov. Viac informácií o bezpečnostných opatreniach uplatňovaných platformami sociálnych médií nájdete v ich zásadách ochrany osobných údajov, ktoré sú uvedené v bode 4.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Na účely zapojenia a participatívnych činností
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie, oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať) a oprávneným zamestnancom dodávateľov, ktorí pôsobia ako sprostredkovatelia (GOPA COM a Európsky útvar pre občiansku činnosť). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.
Vaše verejne dostupné kontaktné údaje môžeme poskytovať iným zainteresovaným stranám EIO.
Na účely platených reklám
V prípade platených reklám na platformách sociálnych médií nemajú zamestnanci prevádzkovateľa a jeho sprostredkovateľa (GOPA COM) prístup k osobným údajom používateľov sociálnych médií.
Platformy sociálnych médií zhromažďujú a spracúvajú osobné údaje v súlade so svojimi zásadami ochrany osobných údajov.
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 a nariadenia (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), konkrétne právo na prístup k svojim osobným údajom a ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné, a prípadne právo požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov a právo na prenosnosť údajov.
Máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
Pokiaľ ste v rámci tejto spracovateľskej operácie vyjadrili súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov prevádzkovateľom, svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolaním nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa/spoločného prevádzkovateľa(-ov) alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatňovať svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, uveďte v žiadosti ich opis [t. j. príslušné referenčné označenie(-a), pozri bod 10].
9. Kontaktné údaje
- Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa – Európska komisia, Generálny sekretariát, oddelenie SG.C.1 „Politické priority a pracovný program“: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Zodpovedná osoba (DPO) Komisie
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať mu sťažnosť) (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
- Príslušná platforma sociálnych médií
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov príslušnou platformou sociálnych médií, môžete kontaktovať príslušnú platformu sociálnych médií alebo jej zodpovednú osobu.
V závislosti od platformy sociálnych médií, na ktorej bola reklama zakúpená a na ktorej ste si ju prezreli, môže ísť o Facebook, Instagram, YouTube alebo LinkedIn. Kontaktné údaje týchto platforiem sociálnych médií a ich zodpovedných osôb nájdete v ich príslušných zásadách ochrany osobných údajov, ktoré sú uvedené v bode 4.
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?
Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých spracovateľských operácií Európskej komisie týkajúcich sa osobných údajov, ktoré sa zdokumentovali a ktoré boli zodpovednej osobe oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-09286.
