Spracovateľská operácia: Komunikačná kampaň EIO
Prevádzkovateľ: Európska komisia, Generálny sekretariát, oddelenie SG.A.1 Politické priority a pracovný program
Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-09286
1. Úvod
Európska komisia kladie veľký dôraz na ochranu vašich osobných údajov a na rešpektovanie vášho súkromia. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako všetky osobné údaje získavame, ako s poskytnutými údajmi narábame a zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Ďalej sa uvádzajú informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „Komunikačná kampaň EIO“, ktorú uskutočňuje oddelenie A.1 Generálneho sekretariátu Európskej komisie (oddelenie SG.A.1).
2. Ako a prečo spracúvame vaše osobné údaje?
„Komunikačnú kampaň EIO“ realizuje Európska komisia v súlade s článkom 18 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/788 zo 17. apríla 2019 o európskej iniciatíve občanov. Komisia prostredníctvom nej „zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov…, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
Cieľom získavania a spracúvania vašich kontaktných údajov v rámci postavenia zainteresovaných strán EIO alebo iných zainteresovaných občanov (vrátane maloletých) oddelením SG.A.1 je umožniť vám získať pozvánku na účasť na akýchkoľvek ďalších činnostiach komunikačnej kampane EIO, ako sú cielené konzultácie, videosúťaže alebo iné participatívne činnosti, účasť na podujatiach ako rečníci, vystupovanie v rámci propagačných materiálov a audiovizuálneho obsahu atď. Oddelenie SG.A.1 na tento účel spracúva kontaktné údaje príslušných zainteresovaných strán EIO a zainteresovaných občanov.
Vo väčšine prípadov sa vaše kontaktné údaje spracúvajú v nadväznosti na skoršie spracúvanie v súvislosti s jednou z ďalších spracovateľských operácií relevantných v kontexte komunikačnej kampane EIO alebo ako súčasť takéhoto skoršieho spracúvania, a to najmä:
- Ak ste organizátorom EIO alebo úradníkom vnútroštátnych orgánov zapojených do vykonávania nariadenia o EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-00068.
- Ak ste ambasádorom EIO alebo ste poskytli individuálny opis vašej skúsenosti s EIO alebo audiovizuálnym obsahom v súvislosti s videosúťažami alebo inými participatívnymi činnosťami – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-09286 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov danej participatívnej činnosti.
- Ak ste sa zúčastnili na komunikačnom podujatí EIO ako rečník – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01063 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov daného podujatia.
- Ak ste sa zúčastnili na cielenej konzultácii súvisiacej s EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01011 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov danej konzultácie.
- Ak ste sa proaktívne obrátili na Komisiu v súvislosti s témou týkajúcou sa EIO – vaše údaje sa spracúvajú v spojitosti so záznamom Komisie o spracúvaní údajov DPR-EC-01386.
Každé takéto spracúvanie na uvedené účely vždy podlieha príslušnému osobitnému vyhláseniu o ochrane osobných údajov a prípadne vášmu osobitnému súhlasu.
Je tiež možné, že došlo k vašej identifikácii zo strany oddelenia SG.A.1 alebo jeho dodávateľov ako potenciálnej zainteresovanej strany EIO na základe informácií získaných z príslušných oficiálnych databáz alebo databáz Komisie, zo záznamov o existujúcich vzťahoch s Komisiou alebo príslušnými orgánmi na miestnej úrovni, ako aj z verejne dostupných zdrojov.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Podľa článku 18 ods. 1 nariadenia o EIO „Komisia zvyšuje povedomie verejnosti o existencii, cieľoch a fungovaní európskej iniciatívy občanov prostredníctvom komunikačných činností a informačných kampaní, čím prispieva k podpore aktívnej účasti občanov na politickom živote Únie.“
V tejto súvislosti sa získavanie a spracúvanie kontaktných údajov relevantných a zainteresovaných strán zaujímajúcich sa o EIO zakladajú na článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, pretože sa považujú za nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie.
Určité spracúvanie relevantné v kontexte komunikačnej kampane EIO si však môže vyžadovať osobitný súhlas dotknutej osoby v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Takéto spracúvanie zahŕňa získavanie individuálnych svedectiev, audiovizuálny obsah a tvorbu propagačných a školiacich materiálov EIO s takýmito svedectvami alebo obsahom a zapojenie ambasádorov EIO s cieľom pomôcť propagovať hodnoty a posolstvá EIO v praxi v členských štátoch EÚ alebo na úrovni EÚ.
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
S cieľom pozvať vás ako účastníka na komunikačné podujatie k EIO, videosúťaž či inú participatívnu činnosť, alebo na cielený konzultačný prieskum ako zainteresovanú stranu EIO, môžeme spracúvať tieto údaje: kontaktné údaje získané od vás alebo z relevantných oficiálnych databáz alebo databáz Komisie, zo záznamov o existujúcich vzťahoch s Komisiou alebo príslušnými orgánmi na miestnej úrovni, ako aj z verejne dostupných zdrojov, a to najmä meno, priezvisko, pracovná pozícia/funkcia, názov organizácie/iniciatívy (ak ste organizátorom EIO), záujmy, štátna príslušnosť/jazykové preferencie, telefónne číslo, e-mailové adresy, hlas a obraz v audio a vo video formátoch, ako aj fotografie/vizuály.
Ak súhlasíte so spoluprácou ako ambasádor EIO, okrem uvedených údajov budeme spracúvať aj: hodnotenia Komisie a dodávateľov, ktoré boli rozhodujúce nato, aby ste sa stali ambasádorom EIO, podpísaná charta ambasádora EIO, krátke životopisné poznámky a fotografie uverejnené na webovom sídle EIO, názory a stanoviská, ktoré sú súčasťou vašich výmen s Komisiou a dodávateľmi, používateľské mená vašich účtov v rámci sociálnych médií, správy z činností na sociálnych médiách a iných propagačných činností, ktoré vypracoval dodávateľ na základe verejne dostupných informácií alebo informácií, ktoré ste poskytli priamo vy.
Ak súhlasíte s poskytnutím individuálneho opisu skúseností s EIO v rámci komunikačnej kampane EIO, budeme spracúvať aj krátke životopisné poznámky, hlas a obraz v audio a vo video formátoch, fotografie/vizuály, vek, pohlavie, záujmy, štátnu príslušnosť/jazykové preferencie, telefónne číslo, e-mailovú adresu, používateľské mená účtov v rámci sociálnych médií, ako aj názory a stanoviská, ktoré sú súčasťou vašich výmen s Komisiou a dodávateľmi.
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Oddelenie SG.A.1 uchováva vaše kontaktné údaje počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, a to najviac päť rokov od získania alebo posledného kontaktu s Komisiou, ktorý ste iniciovali v súvislosti s EIO, podľa toho, čo nastane neskôr. Údaje sa však vymažú skôr, ak nás informujete, že na účely EIO už nebudete kontaktnou osobou (napríklad v prípade zmeny pracovného miesta).
Záznamy získaných opisov individuálnych skúseností sa uchovávajú maximálne tri roky od dátumu ich získania. Dokumenty (správy, korešpondencia, finančné informácie atď.) obsahujúce osobné údaje získané alebo predložené v súvislosti so zaznamenávaním opisov individuálnych skúseností sa uchovávajú desať rokov. Uverejnený propagačný, audiovizuálny a školiaci obsah sa uchováva dlhodobo.
Na spracúvanie vašich osobných údajov v súvislosti s inými spracovateľskými operáciami, ktoré prispievajú ku komunikačnej kampani EIO v súlade s príslušnými vyhláseniami o ochrane osobných údajov, sa uplatňujú iné obdobia uchovávania.
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov, audiovizuálny obsah atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [všeobecné nariadenie o ochrane údajov (EÚ) 2016/679]. Hostiteľské servery, na ktorých Netcompany – Intrasoft S.A a Európsky útvar pre občiansku činnosť spracúvajú a uchovávajú svoje databázy, sa nachádzajú výlučne v Európskej únii.
Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. K technickým opatreniam patria vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie, oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať) a oprávneným zamestnancom dodávateľov (Netcompany – Intrasoft S.A a Európsky útvar pre občiansku činnosť). Na týchto zamestnancov sa vzťahujú povinnosti vyplývajúce z právnych predpisov a v prípade potreby aj dodatočné dohody o mlčanlivosti.
Vaše verejne dostupné kontaktné údaje môžeme poskytovať iným zainteresovaným stranám EIO.
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k údajom, právo na opravu a prípadne vymazanie vašich osobných údajov, právo na prenosnosť údajov, ako aj právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov.
Máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
Pokiaľ ste v rámci tejto spracovateľskej operácie vyjadrili súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov prevádzkovateľom, svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolaním nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.
Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčné označenie záznamu, ako sa uvádza v bode 10).
9. Kontaktné údaje
- Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa – Európska komisia, Generálny sekretariát, oddelenie SG.A.1 Politické priority a pracovný program: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).
10. Kde možno získať podrobnejšie informácie?
Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých spracovateľských operácií Európskej komisie týkajúcich sa osobných údajov, ktoré sa zdokumentovali a ktoré boli zodpovednej osobe oznámené. Prístup do registra je možný na tejto adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-09286.
