Opération de traitement: campagne de communication sur l'ICE
Responsable du traitement des données: Commission européenne, secrétariat général, unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail»
Référence: DPR-EC-09286
1. Introduction
La Commission européenne s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle procède à la collecte et au traitement ultérieur des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle comporte également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les détails de l’opération de traitement «Campagne de communication sur l'ICE» effectuée par l’unité A.1 du secrétariat général de la Commission européenne (unité SG.A.1) sont présentés ci-dessous.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
La «campagne de communication sur l'ICE» est menée par la Commission européenne conformément à l’article 18, paragraphe 1, du règlement (UE) 2019/788 du Parlement européen et du Conseil du 17 avril 2019 relatif à l’initiative citoyenne européenne. Son objectif est de «sensibilis[er] le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne au moyen d’activités de communication et de campagnes d’information, contribuant ainsi à la promotion de la participation active des citoyens à la vie politique de l’Union».
La collecte et le traitement de vos coordonnées en tant que partie prenante à une ICE ou autre citoyen intéressé (y compris les mineurs) par l’unité SG.A.1 ont pour but de vous permettre d’être invité à participer à d’autres activités de la campagne de communication sur l’ICE, telles que des consultations ciblées, des concours vidéo ou d’autres activités participatives, à participer à des événements en tant qu’intervenant, à apparaître dans des articles promotionnels et du contenu audiovisuel, etc. À cette fin, l’unité SG.A.1 traite les coordonnées des parties prenantes à une ICE et des citoyens intéressés.
Dans la plupart des cas, vos coordonnées sont traitées à la suite ou lors d’un traitement antérieur dans le cadre de l’une des autres opérations de traitement pertinentes pour la campagne de communication sur l’ICE, en particulier:
- si vous êtes organisateur d’une ICE ou fonctionnaire des autorités nationales participant à la mise en œuvre du règlement relatif à l’ICE, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-00068 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission;
- si vous êtes ambassadeur de l'ICE ou si vous avez fourni un témoignage individuel sur l’expérience que vous avez acquise dans le cadre d’une ICE ou un contenu audiovisuel dans le cadre de concours vidéo ou d’autres activités participatives, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-09286 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et conformément à la charte de confidentialité propre à l’activité participative concernée;
- si vous avez participé à une action de communication sur l'ICE en tant qu’intervenant, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-01063 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et conformément aux règles de confidentialité propres à l’action concernée;
- si vous avez participé à une consultation ciblée dans le cadre de l'ICE, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-01011 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et conformément aux règles de confidentialité propres à la consultation concernée;
- si vous avez pris contact de manière proactive avec la Commission sur un sujet lié à l'ICE, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-01386 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission.
Tout traitement aux fins susmentionnées fait systématiquement l’objet d’une charte de confidentialité spécifique et, le cas échéant, est soumis à votre consentement explicite.
Il est également possible que vous ayez été sélectionné par l’unité SG.A.1 ou ses sous-traitants en tant que partie prenante potentielle à une ICE sur la base d’informations tirées des bases de données pertinentes, officielles ou internes à la Commission, des relations locales existantes de la Commission ou de ses agences, et de sources accessibles au public.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.
3. Sur quelle(s) base(s) juridique(s) traitons-nous vos données à caractère personnel?
Conformément à l’article 18, paragraphe 1, du règlement relatif à l’ICE, «[l]a Commission sensibilise le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne au moyen d’activités de communication et de campagnes d’information, contribuant ainsi à la promotion de la participation active des citoyens à la vie politique de l’Union».
Dans ce contexte, la collecte et le traitement des coordonnées des parties prenantes concernées et intéressées par une ICE se fondent sur l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725, car le traitement est jugé nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union.
Toutefois, certains traitements pertinents pour la campagne de communication sur l'ICE peuvent nécessiter un consentement spécifique de la part de la personne concernée conformément à l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725; il en va ainsi de la collecte de témoignages individuels, de la fourniture de contenus audiovisuels et de la rédaction d’articles promotionnels et didactiques sur l'ICE dans lesquels figurent ces témoignages ou contenus ainsi que de la contribution des ambassadeurs de l'ICE à la promotion des valeurs et des messages de l’ICE sur le terrain, au sein des États membres ou à l’échelle de l’Union.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons?
Afin de vous inviter à participer à une action de communication, à un concours vidéo ou à une autre activité participative organisée dans le cadre de l'ICE, ou à une enquête de consultation ciblée en tant que partie prenante à une ICE, nous pouvons être amenés à traiter les données suivantes: vos coordonnées telles que vous nous les avez communiquées ou telles que nous les avons tirées des bases de données pertinentes, officielles ou internes à la Commission, des relations locales existantes de la Commission ou de ses agences, et de sources accessibles au public, notamment votre prénom, votre nom, votre emploi/fonction, le nom de votre organisation/de votre initiative (si vous êtes l’organisateur d’une ICE), vos centres d’intérêt, votre nationalité/vos préférences linguistiques, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, votre voix et votre image enregistrées sous format audio ou vidéo, ainsi que vos photographies et documents visuels.
Si vous acceptez de collaborer en tant qu’ambassadeur de l'ICE, nous traiterons, en plus des données énumérées ci-dessus: les évaluations réalisées par la Commission et ses sous-traitants qui ont abouti à votre sélection en tant qu’ambassadeur de l'ICE, la charte de l’ambassadeur de l'ICE signée, les notes biographiques succinctes et les photos publiées sur le site internet de l’ICE, les points de vue et les opinions exprimés dans vos échanges avec la Commission et ses sous-traitants, les noms d’utilisateur de vos comptes de réseaux sociaux, les rapports extraits des réseaux sociaux et d’autres activités promotionnelles mises en place par le sous-traitant sur la base des informations accessibles au public ou des informations que vous avez directement communiquées.
Si vous consentez à fournir un témoignage individuel sur l’expérience que vous avez acquise dans le cadre de la campagne de communication sur l'ICE, nous traiterons également vos notes biographiques succinctes, votre voix et votre image enregistrées sous format audio ou vidéo ainsi que vos photographies et documents visuels, votre âge, votre sexe, vos centres d’intérêt, votre nationalité/vos préférences linguistiques, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, les noms d’utilisateur de vos comptes de réseaux sociaux, ainsi que les points de vue et les opinions ressortant de vos échanges avec la Commission et ses sous-traitants.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
L’unité SG.A.1 conserve vos coordonnées pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif de la collecte ou à leur traitement, à savoir pour une durée maximale de cinq ans à compter de la collecte ou du dernier contact que vous avez établi avec la Commission dans le cadre de l’ICE, la date la plus tardive étant retenue. Toutefois, les données seront supprimées plus tôt si vous nous informez du fait que vous cessez d’être un contact pertinent dans le cadre de l’ICE (par exemple en cas de changement d’emploi).
Les enregistrements des témoignages individuels tels qu’ils ont été recueillis sont conservés pendant une durée maximale de trois ans à compter de la date de leur collecte. Les documents (rapports, correspondance, informations financières, etc.) contenant des données à caractère personnel, collectés ou produits dans le cadre de l’enregistrement des témoignages individuels, sont conservés pendant dix ans. Les contenus promotionnels, audiovisuels et didactiques publiés sont conservés à long terme.
Il convient de noter que d’autres durées de conservation s’appliquent au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’autres opérations de traitement contribuant à la campagne de communication sur l'ICE, conformément aux chartes de confidentialité correspondantes.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriers électroniques, documents, bases de données, lots de données téléchargés, contenus audiovisuels, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de ses sous-traitants. Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement général sur la protection des données ou «RGPD» [règlement (UE) 2016/679] et d’autres mesures d’exécution nationales en vigueur dans les États membres de l’Union. Les serveurs sur lesquels Netcompany – Intrasoft S.A traite et conserve ses bases de données sont situés exclusivement dans l’Union européenne.
La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles en vue de protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte ou de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement des données et leur nature. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement, au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître», ainsi qu’au personnel habilité du sous-traitant (Netcompany – Intrasoft S.A). Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
Nous pouvons être amenés à communiquer vos coordonnées accessibles au public aux autres parties prenantes à l’ICE.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, le droit de les faire rectifier et, s’il y a lieu, le droit de les faire effacer, de les faire transférer, ainsi que d’en limiter le traitement.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du RGPD.
Si vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel par le responsable du traitement aux fins de la présente opération de traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement est sans effet sur la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Au besoin, vous pouvez également saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-après.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
- Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations à formuler, ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à prendre contact avec le responsable du traitement des données auprès de la Commission européenne, unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail», en lui adressant un courrier électronique à l’adresse suivante: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu.
- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
- Contrôleur européen de la protection des données
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission européenne publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-09286.
