Opération de traitement: campagne de communication sur l'ICE
Responsable du traitement des données: Commission européenne, secrétariat général, unité SG.C.1 «Programme de travail et prospective»
Responsable(s) conjoint(s) du traitement: Meta Platforms Ireland Limited, exploitant Facebook et Instagram
Référence de l’enregistrement: DPR-EC-09286
1. Introduction
La Commission européenne s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite ultérieurement des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données/du ou des responsables conjoints du traitement avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du contrôleur européen de la protection des données.
Les détails de l’opération de traitement «Campagne de communication sur l'ICE» effectuée par l’unité C.1 du secrétariat général de la Commission européenne (unité SG.C.1) sont présentés ci-dessous.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
La «campagne de communication sur l'ICE» est menée par la Commission européenne conformément à l’article 18, paragraphe 1, du règlement (UE) 2019/788 du Parlement européen et du Conseil du 17 avril 2019 relatif à l’initiative citoyenne européenne. Son objectif est de «sensibiliser le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne (...), contribuant ainsi à la promotion de la participation active des citoyens à la vie politique de l’Union».
Traitement de données lié à des activités participatives
La collecte et le traitement de vos coordonnées en tant que partie prenante à une ICE ou autre citoyen intéressé (y compris les mineurs) par l’unité SG.C.1 ont pour but de vous permettre d’être invité(e) à participer à d’autres activités de la campagne de communication sur l’ICE, telles que des consultations ciblées, des concours vidéo ou d’autres activités participatives, à participer à des événements en tant qu’intervenant, à apparaître dans des articles promotionnels et du contenu audiovisuel, etc. À cette fin, l’unité SG.C.1 traite les coordonnées des parties prenantes à une ICE et des citoyens intéressés.
Dans la plupart des cas, vos coordonnées sont traitées à la suite ou lors d’un traitement antérieur dans le cadre de l’une des autres opérations de traitement pertinentes pour la campagne de communication sur l’ICE, en particulier:
- si vous êtes organisateur d’une ICE ou fonctionnaire des autorités nationales participant à la mise en œuvre du règlement relatif à l’ICE, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-00068 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission;
- si vous êtes ambassadeur de l'ICE ou si vous avez fourni un témoignage individuel sur l’expérience que vous avez acquise dans le cadre d’une ICE ou un contenu audiovisuel dans le cadre de concours vidéo ou d’autres activités participatives, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-09286 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et conformément à la déclaration relative à la protection de la vie privée propre à l’activité participative concernée;
- si vous avez participé à une action de communication sur l'ICE en tant qu’intervenant, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-01063 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et conformément aux règles de confidentialité propres à l’action concernée;
- si vous avez participé à une consultation ciblée dans le cadre de l'ICE, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-01011 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission et conformément aux règles de confidentialité propres à la consultation concernée;
- si vous avez pris contact de manière proactive avec la Commission sur un sujet lié à l'ICE, vos données sont traitées dans le cadre de l’opération figurant sous la référence DPR-EC-01386 dans le registre des opérations de traitement de données de la Commission.
Tout traitement aux fins susmentionnées fait systématiquement l’objet d’une déclaration relative à la protection de la vie privée spécifique et, le cas échéant, est soumis à votre consentement explicite.
Il est également possible que la Commission ou ses contractants (agissant en tant que sous-traitants des données, le cas échéant) vous aient sélectionné(e) en tant que partie prenante potentielle à une ICE sur la base d’informations tirées des bases de données pertinentes, officielles ou internes à la Commission, des relations locales existantes de la Commission ou de ses agences, et de sources accessibles au public.
Traitement de données lié à des publicités payantes
Dans le cadre de la campagne de communication sur l’ICE, nous avons également recours à des publicités en ligne payantes diffusées sur les plateformes de médias sociaux comme Instagram, Facebook, YouTube et LinkedIn; nous utilisons ainsi les technologies numériques pour sensibiliser le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne. Cette promotion de l’ICE sur les réseaux sociaux n’entraîne aucune collecte de données à caractère personnel par la Commission.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, ni d’un profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Conformément à l’article 18, paragraphe 1, du règlement relatif à l’ICE, «la Commission sensibilise le public à l’existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne au moyen d’activités de communication et de campagnes d’information, contribuant ainsi à la promotion de la participation active des citoyens à la vie politique de l’Union».
Aux termes du considérant 33 du règlement relatif à l’ICE, «[a]fin de contribuer à encourager la participation active des citoyens à la vie politique de l'Union, la Commission devrait mieux faire connaître l'initiative citoyenne européenne auprès du public, en recourant notamment aux technologies numériques et aux médias sociaux, et dans le cadre d'actions visant à promouvoir la citoyenneté de l'Union et les droits des citoyens.»
Dans ce contexte, la collecte et le traitement des coordonnées des parties prenantes concernées et intéressées par une ICE, tout comme le traitement de vos données à caractère personnel via des publicités payantes, se fondent sur l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725, car ils sont jugés nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union.
Les publicités payantes diffusées sur les plateformes de médias sociaux visent à mieux faire connaître l’ICE auprès des citoyens, conformément à l’article 18 et au considérant 33 du règlement ICE. Ce traitement, qui est nécessaire pour promouvoir l’intérêt public, vise uniquement la diffusion d’informations au moyen de publicités achetées, et ne suppose ni la collecte directe de données à caractère personnel ni l’accès de la Commission aux données à caractère personnel des utilisateurs de médias sociaux.
Certains traitements pertinents dans le cadre de la campagne de communication sur l’ICE peuvent nécessiter un consentement spécifique de la personne concernée, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725. Ce traitement concerne la collecte de témoignages, les contenus audiovisuels et la création de matériel promotionnel et de formation sur l’ICE contenant de tels témoignages ou contenus et la participation d’ambassadeurs de l’ICE afin de contribuer à la promotion des valeurs et des messages de l’ICE sur le terrain dans les États membres de l’UE ou au niveau de l’UE.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
En ce qui concerne les activités participatives
Pour vous inviter à participer à un événement de communication, à un concours vidéo ou à une autre activité participative concernant l’ICE, ou à une enquête de consultation ciblée destinée aux parties prenantes à l’ICE, nous pouvons traiter les données suivantes: des coordonnées que vous nous avez fournies, ou provenant de bases de données officielles ou de la Commission pertinentes, de relations locales existantes de la Commission ou de ses agences et de sources accessibles au public, en particulier: prénom, nom, intitulé du poste/de la fonction, nom de l’organisation/initiative (si vous êtes un organisateur d’ICE), centres d’intérêt, nationalité/préférences linguistiques, numéro de téléphone, adresse électronique, extraits vocaux et images enregistrés aux formats audio et vidéo, et photographies/éléments visuels.
Si vous consentez à apporter votre collaboration en tant qu’ambassadeur de l’ICE, nous traiterons, outre les données énumérées ci-dessus: les évaluations de la Commission et de ses sous-traitants ayant conduit à votre sélection en tant qu’ambassadeur de l’ICE, la charte des ambassadeurs de l’ICE signée, des notes biographiques succinctes, des extraits vocaux et des images enregistrés aux formats audio et vidéo et des photos/éléments visuels, des points de vue et avis formulés dans le cadre de vos échanges avec la Commission et ses sous-traitants, les noms d’utilisateur de vos comptes de réseaux sociaux, les rapports concernant les réseaux sociaux et d’autres activités promotionnelles établis par les sous-traitants des données sur la base d’informations disponibles publiquement ou d’informations que vous avez fournies directement.
Si vous consentez à fournir un témoignage individuel sur votre expérience en matière d’ICE dans le cadre de la campagne de communication sur l’ICE, nous traiterons également les données suivantes: notes biographiques succinctes, extraits vocaux et images enregistrés aux formats audio et vidéo, photographies/éléments visuels, âge, sexe, centres d’intérêt, nationalité/préférences linguistiques, numéro de téléphone, adresse électronique, noms d’utilisateur de comptes de réseaux sociaux; ainsi que les points de vue et les opinions ressortant de vos échanges avec la Commission et ses sous-traitants.
En ce qui concerne les publicités payantes
La Commission et ses sous-traitants peuvent sélectionner pour chaque campagne publicitaire un nombre limité de paramètres ou de critères (tels que la tranche d’âge, la zone géographique, les intérêts pertinents, le cas échéant), en fonction des options proposées par les plateformes de médias sociaux. Toutefois, la Commission et ses sous-traitants ne collectent aucune donnée à caractère personnel des utilisateurs de médias sociaux et n’y ont pas accès. Aucune catégorie particulière de données à caractère personnel n’est traitée par le responsable opérationnel du traitement des données au moyen des publicités diffusées sur les médias sociaux.
En ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel par les plateformes de médias sociaux en rapport avec les publicités ciblées, veuillez consulter leurs politiques respectives en matière de protection de la vie privée:
- pour Facebook et Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- pour YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- pour LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
En ce qui concerne les activités participatives
L’unité SG.C.1 conserve vos coordonnées pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif de la collecte ou à leur traitement, à savoir pour une durée maximale de cinq ans à compter de la collecte ou du dernier contact que vous avez établi avec la Commission dans le cadre de l’ICE, la date la plus tardive étant retenue. Toutefois, les données seront supprimées plus tôt si vous nous informez du fait que vous cessez d’être un contact pertinent dans le cadre de l’ICE (par exemple en cas de changement d’emploi).
Les enregistrements des témoignages individuels tels qu’ils ont été recueillis sont conservés pendant une durée maximale de trois ans à compter de la date de leur collecte. Les documents (rapports, correspondance, informations financières, etc.) contenant des données à caractère personnel, collectés ou produits dans le cadre de l’enregistrement des témoignages individuels, sont conservés pendant dix ans après leur collecte ou production. Les contenus promotionnels, audiovisuels et didactiques publiés sont conservés pour une durée indéterminée.
En ce qui concerne les publicités payantes
En ce qui concerne les publicités payantes diffusées sur les plateformes de médias sociaux, la Commission et ses sous-traitants ne collectent aucune donnée à caractère personnel auprès des utilisateurs de médias sociaux; par conséquent, aucune conservation de données à caractère personnel ne s’applique dans ce contexte.
Il convient de noter que d’autres durées de conservation s’appliquent au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’autres opérations de traitement contribuant à la campagne de communication sur l'ICE, conformément aux déclarations relatives à la protection de la vie privée correspondantes.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
En ce qui concerne les activités participatives
Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriers électroniques, documents, bases de données, lots de données téléchargés, contenus audiovisuels, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou sur ceux de ses contractants (agissant en tant que sous-traitants). Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
Les contractants de la Commission, lorsqu’ils agissent en tant que sous-traitants des données, sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité du règlement général sur la protection des données ou «RGPD» [règlement (UE) 2016/679]. Les serveurs sur lesquels GOPA COM et le Service d’action des citoyens européens traitent et conservent leurs bases de données sont situés exclusivement dans l’Union européenne.
La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles en vue de protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte ou de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement des données et leur nature. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.
En ce qui concerne les publicités payantes
En ce qui concerne les publicités payantes diffusées sur les plateformes de médias sociaux, les plateformes appliquent leurs propres mesures de sécurité et ont la responsabilité de garantir l’intégrité et la confidentialité des données. Pour de plus amples informations sur les mesures de sécurité appliquées par les plateformes de médias sociaux, veuillez consulter leurs politiques en matière de protection de la vie privée, indiquées au point 4.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
En ce qui concerne les activités participatives
L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer l’opération de traitement visée ici, au personnel autorisé conformément au principe du «besoin d’en connaître» et au personnel autorisé des contractants agissant en tant que sous-traitants des données (GOPA COM et le Service d’action des citoyens européens). Ce personnel respecte les obligations de confidentialité réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
Nous pouvons être amenés à communiquer vos coordonnées accessibles au public aux autres parties prenantes à l’ICE.
En ce qui concerne les publicités payantes
En ce qui concerne les publicités payantes diffusées sur les plateformes de médias sociaux, le personnel du responsable du traitement des données et de son sous-traitant (GOPA COM) n’a pas accès aux données à caractère personnel des utilisateurs de médias sociaux.
Les plateformes de médias sociaux collectent et traitent des données à caractère personnel conformément à leurs politiques en matière de protection de la vie privée.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
En tant que «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725 et du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), vous avez des droits spécifiques, à savoir le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes et, le cas échéant, le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel, le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel et le droit à la portabilité des données.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725.
Si vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel par le responsable du traitement aux fins de la présente opération de traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données/le ou les responsables conjoints du traitement ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Au besoin, vous pouvez également saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez fournir leur description (en indiquant leur référence comme celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
- Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations à formuler, ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à prendre contact avec le responsable du traitement des données auprès de la Commission européenne, secrétariat général, unité SG.C.1 «Programme de travail et prospective»: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu.)
- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le DPD (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.
- Contrôleur européen de la protection des données
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
- Plateforme de médias sociaux concernée
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2016/679, si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations à formuler, ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel par une plateforme de médias sociaux, nous vous invitons à prendre contact avec la plateforme de médias sociaux concernée ou avec son délégué à la protection des données.
Selon la plateforme de médias sociaux sur laquelle la publicité a été achetée et sur laquelle vous l’avez vue, il peut s’agir de Facebook, d’Instagram, de YouTube ou de LinkedIn. Pour connaître les coordonnées de ces plateformes de médias sociaux et de leurs délégués à la protection des données, veuillez consulter leurs politiques respectives en matière de protection de la vie privée, indiquées au point 4.
10. Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission européenne publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fr.
L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-09286.
