Operace zpracování: Komunikační kampaň k evropské občanské iniciativě
Správce údajů: Evropská komise, Generální sekretariát, oddělení SG.A.1 „Politické priority a pracovní program“
Referenční číslo: DPR-EC-09286
1. Úvod
Evropská komise se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů.
Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, u kterého můžete svá práva uplatnit, na pověřence pro ochranu osobních údajů a na evropského inspektora ochrany údajů.
Informace o operaci zpracování „Komunikační kampaň k evropské občanské iniciativě“ prováděné oddělením A.1 Generálního sekretariátu Evropské komise (oddělení SG.A.1) jsou uvedeny níže.
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
„Komunikační kampaň evropské občanské iniciativy“ provádí Evropská komise v souladu s čl. 18 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/788 ze dne 17. dubna 2019 o evropské občanské iniciativě. Cílem je „zvyšovat prostřednictvím komunikačních činností a informačních kampaní informovanost veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy a přispívat tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie.“
Cílem shromažďování a zpracování vašich kontaktních údajů jakožto zúčastněných stran evropské občanské iniciativy nebo jiných zúčastněných občanů (včetně nezletilých) ze strany oddělení SG.A.1 je umožnit vám, abyste byli pozváni k účasti na jakýchkoli dalších činnostech komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě, jako jsou cílené konzultace, videosoutěže nebo jiné participativní aktivity, účast na akcích jako řečníci, prezentace propagačních materiálů a audiovizuálního obsahu atd. Za tímto účelem oddělení SG.A.1 zpracovává kontaktní údaje příslušných zúčastněných stran evropské občanské iniciativy a zainteresovaných občanů.
Ve většině případů se vaše kontaktní údaje zpracovávají v návaznosti na dřívější zpracování v souvislosti s jednou z dalších operací zpracování, která je relevantní v souvislosti s komunikační kampaní o evropské občanské iniciativě, nebo jako součást dřívějšího zpracování, zejména:
- pokud jste organizátorem evropské občanské iniciativy nebo úředníkem vnitrostátních orgánů zapojených do provádění nařízení o evropské občanské iniciativě – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-00068,
- Jste-li ambasadorem evropské občanské iniciativy nebo jste poskytli individuální reference o svých zkušenostech s evropskou občanskou iniciativou nebo audiovizuálním obsahem v souvislosti s videosoutěžemi nebo jinými participativními činnostmi – vaše údaje se zpracovávají v souvislosti se záznamem Komise o zpracování údajů DPR-EC-09286 a prohlášením o ochraně osobních údajů v souvislosti s příslušnou participativní činností,
- pokud jste se zúčastnil/a komunikační akce o evropské občanské iniciativě jako mluvčí – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-01063 a prohlášení o ochraně osobních údajů dotčené konkrétní akce,
- Pokud jste se v kontextu evropské občanské iniciativy zúčastnili cílené konzultace – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-01011 a prohlášení o ochraně osobních údajů dotčené konkrétní konzultace,
- pokud jste aktivně kontaktoval/a Komisi ohledně předmětu souvisejícího s evropskou občanskou iniciativou – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-01386.
Jakékoli takové zpracování pro výše uvedené účely vždy podléhá příslušnému zvláštnímu prohlášení o ochraně osobních údajů a případně vašemu konkrétnímu souhlasu.
Je rovněž možné, že jste byli SG.A.1 nebo jeho dodavateli označeni za potenciální zúčastněnou stranu evropské občanské iniciativy na základě informací, které byly získány z příslušných oficiálních databází nebo databází Komise, stávajících místních vztahů Komise nebo agentur a veřejně dostupných zdrojů.
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, včetně tzv. profilování.
3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
V souladu s čl. 18 odst. 1 nařízení o evropské občanské iniciativě „Komise prostřednictvím komunikačních činností a informačních kampaní zvyšuje informovanost veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy, a přispívá tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie“.
V této souvislosti je shromažďování a zpracování kontaktních údajů příslušných a zainteresovaných zúčastněných stran evropské občanské iniciativy založeno na čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725, neboť je považováno za nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen.
Určité zpracování relevantní v souvislosti s komunikační kampaní k evropské občanské iniciativě však může vyžadovat zvláštní souhlas dotčeného subjektu údajů v souladu s čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) 2018/1725, jako je shromažďování individuálních referencí, audiovizuálního obsahu a vytvoření propagačních a školicích materiálů evropské občanské iniciativy obsahujících tyto reference nebo obsah a zapojení velvyslanců evropské občanské iniciativy s cílem pomoci propagovat hodnoty a sdělení evropské občanské iniciativy na místě v členských státech EU nebo na úrovni EU.
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Abyste mohli být pozváni k účasti na komunikační akci evropské občanské iniciativy, videosoutěži nebo jiné participativní činnosti nebo na cíleném konzultačním průzkumu jako zúčastněná strana evropské občanské iniciativy, můžeme zpracovat tyto údaje: kontaktní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo které jsme získali z příslušných úředních databází nebo databází Komise, od stávajících místních kontaktů Komise nebo agentur a z veřejně dostupných zdrojů, zejména jméno, příjmení, název pracovní pozice/funkce, název organizace/iniciativy (jste-li organizátorem evropské občanské iniciativy), zájmy, státní příslušnost / preference týkající se jazyka, telefonní číslo, e-mailovou adresu, hlasové a obrazové záznamy v audio a video formátech a jako fotografie/vizuály.
Pokud souhlasíte se spoluprací jako ambasador evropské občanské iniciativy, zpracujeme kromě výše uvedených údajů: hodnocení Komise a dodavatelů, na jejichž základě jste byli vybráni jako ambasadoři evropské občanské iniciativy, podepsanou chartu ambasadora evropské občanské iniciativy, krátké biologické poznámky a fotografie zveřejněné na internetových stránkách evropské občanské iniciativy, názory a komunikaci zaznamenané v rámci kontaktu s Komisí a dodavateli, uživatelská jména vašeho účtu na sociálních médiích, zprávy ze sociálních médií a další propagační činnosti vypracované dodavatelem na základě veřejně dostupných informací nebo informací, které jste přímo poskytli.
Pokud souhlasíte s poskytnutím individuálních referencí o svých zkušenostech s evropskou občanskou iniciativou v rámci komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě, zpracujeme rovněž krátkou životopisnou poznámku, hlasové a obrazové záznamy v audio a video formátech a jako fotografie/vizuály, věk, pohlaví, zájmy, státní příslušnost/jazykové preference, telefonní číslo, e-mailovou adresu, uživatelská jména účtu na sociálních médiích; názory a stanoviska zaznamenaná v rámci kontaktu s Komisí a dodavateli.
5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
Oddělení SG.A.1 uchovává vaše kontaktní údaje po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, a to po dobu nejvýše pěti let od shromáždění nebo od posledního kontaktu, který jste v souvislosti s evropskou občanskou iniciativou zahájili s Komisí, podle toho, co nastane později. Údaje však budou vymazány dříve, pokud nám sdělíte, že již nebudete příslušným kontaktem v rámci evropské občanské iniciativy (například v případě změny pracovního místa).
Záznamy jednotlivých shromážděných referencí se uchovávají po dobu nejvýše tří let od data získání. Dokumenty (zprávy, korespondence, finanční informace atd.) obsahující osobní údaje shromážděné nebo vytvořené v souvislosti se záznamem jednotlivých referencí se uchovávají po dobu 10 let. Publikovaný propagační, audiovizuální a vzdělávací obsah je uchováván dlouhodobě.
Upozorňujeme, že na zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s jinými operacemi zpracování, které přispívají ke komunikační kampani o evropské občanské iniciativě v souladu s příslušnými prohlášeními o ochraně osobních údajů, se vztahují i jiné lhůty pro uchovávání.
6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat, audiovizuální obsah atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré operace zpracování jsou prováděny podle rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti stanovenými jednotlivými členskými státy, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a další relevantní vnitrostátní prováděcích opatření v členských státech EU). Servery, na kterých společnost Netcompany – Intrasoft S.A zpracovává a ukládá své databáze, se nacházejí výlučně v Evropské unii.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Technická opatření zahrnují náležité kroky k zajištění bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, přičemž se přihlíží k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.
7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“ a oprávněným zaměstnancům smluvních dodavatelů (Netcompany – Intrasoft S.A). Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Vaše veřejně dostupné kontaktní údaje můžeme sdílet s ostatními zúčastněnými stranami evropské občanské iniciativy.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako tzv. „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo tam, kde je to relevantní, právo na vymazání svých osobních údajů, právo na přenositelnost údajů a právo na omezení jejich zpracování.
Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.
Pokud jste u tohoto zpracování údajů souhlasili se zpracováním vašich osobních údajů správcem údajů, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat tak, že to správci údajů oznámíte. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před tímto úkonem.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontakty na ně jsou uvedeny v bodě 9 níže.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování údajů, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).
9. Kontaktní údaje
- Správce údajů
Chcete-li uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti nebo chcete-li podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na správce údajů, Evropskou komisi, oddělení SG.A.1 „Politické priority a pracovní program“: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropský inspektor ochrany údajů
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
10. Kde najdete podrobnější informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Evropskou komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-09286.
