Operace zpracování: Komunikační kampaň k evropské občanské iniciativě
Správce údajů: Evropská komise, Generální sekretariát, oddělení SG.C.1 „Pracovní program a strategický výhled“
Společní správci: společnost Meta Platforms Ireland Limited, která spravuje Facebook a Instagram
Referenční číslo: DPR-EC-09286
1. Úvod
Evropská komise se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů.
Toto prohlášení o ochraně soukromí obsahuje informace o tom, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů. Dále uvádí, jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů či společné správce, které můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Informace o operaci zpracování „Komunikační kampaně týkající se evropské občanské iniciativy“ prováděné oddělením C.1 Generálního sekretariátu Evropské komise (oddělení SG.C.1) jsou uvedeny níže.
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
„Komunikační kampaň evropské občanské iniciativy“ provádí Evropská komise v souladu s čl. 18 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/788 ze dne 17. dubna 2019 o evropské občanské iniciativě. Cílem je „zvýšit informovanost veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy... a přispět tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie.“
Zpracování údajů za účelem zapojení se a participativních aktivit
Cílem shromažďování a zpracování vašich kontaktních údajů jakožto zúčastněných stran evropské občanské iniciativy nebo jiných zúčastněných občanů (včetně nezletilých) ze strany oddělení SG.C.1 je umožnit vám, abyste byli pozváni k účasti na dalších činnostech komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě, jako jsou cílené konzultace, videosoutěže nebo jiné participativní aktivity, účast na akcích jako řečníci, prezentace propagačních materiálů a audiovizuálního obsahu atd. Za tímto účelem oddělení SG.C.1 zpracovává kontaktní údaje příslušných zúčastněných stran evropské občanské iniciativy a zainteresovaných občanů.
Ve většině případů se vaše kontaktní údaje zpracovávají v návaznosti na dřívější zpracování v souvislosti s jednou z dalších operací zpracování, která je relevantní v souvislosti s komunikační kampaní o evropské občanské iniciativě, nebo jako součást dřívějšího zpracování, zejména:
- Pokud jste organizátorem evropské občanské iniciativy nebo úředníkem vnitrostátních orgánů zapojených do provádění nařízení o evropské občanské iniciativě – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-00068.
- Jste-li ambasadorem evropské občanské iniciativy nebo jste poskytli individuální reference o svých zkušenostech s evropskou občanskou iniciativou či audiovizuálním obsahem v souvislosti s videosoutěžemi nebo jinými participativními aktivitami – vaše údaje se zpracovávají v souvislosti se záznamem Komise o zpracování údajů DPR-EC-09286 a prohlášením o ochraně osobních údajů v souvislosti s příslušnou participativní aktivitou.
- Pokud jste se zúčastnil/a komunikační akce o evropské občanské iniciativě jako mluvčí – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-01063 a prohlášení o ochraně osobních údajů dotčené konkrétní akce.
- Pokud jste se v kontextu evropské občanské iniciativy zúčastnili cílené konzultace – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-01011 a prohlášení o ochraně osobních údajů dotčené konkrétní konzultace.
- Pokud jste aktivně kontaktoval/a Komisi ohledně předmětu souvisejícího s evropskou občanskou iniciativou – vaše údaje jsou zpracovávány v kontextu referenčního čísla Komise pro zpracování údajů DPR-EC-01386.
Jakékoli takové zpracování pro výše uvedené účely vždy podléhá příslušnému zvláštnímu prohlášení o ochraně osobních údajů a případně vašemu konkrétnímu souhlasu.
Je rovněž možné, že vás Komise nebo její dodavatelé (jako případní zpracovatelé údajů) označili za potenciální zúčastněnou stranu evropské občanské iniciativy na základě informací, které byly získány z příslušných oficiálních databází nebo databází Komise, stávajících místních vztahů Komise nebo agentur a veřejně dostupných zdrojů.
Zpracování údajů prostřednictvím placené reklamy
V rámci komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě také využíváme placenou online reklamu na platformách sociálních médií, jako jsou Instagram, Facebook, YouTube či LinkedIn, a používáme digitální technologie ke zvýšení povědomí veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy. Tato propagace evropské občanské iniciativy prostřednictvím sociálních médií nezahrnuje shromažďování osobních údajů Komisí.
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
V souladu s čl. 18 odst. 1 nařízení o evropské občanské iniciativě „Komise prostřednictvím komunikačních činností a informačních kampaní zvyšuje informovanost veřejnosti o existenci, cílech a fungování evropské občanské iniciativy, a přispívá tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie“.
V 33. bodě odůvodnění nařízení o evropské občanské iniciativě se uvádí, že „Komise by měla zvyšovat informovanost veřejnosti o evropské občanské iniciativě zejména prostřednictvím digitálních technologií a sociálních médií a v rámci činností zaměřených na podporu občanství Unie a práv občanů, a přispívat tak k propagaci aktivní účasti občanů na politickém životě Unie.“
V této souvislosti je shromažďování a zpracování kontaktních údajů příslušných a zainteresovaných zúčastněných stran evropské občanské iniciativy, stejně jako zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím placených reklam, založeno na čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725, neboť je považováno za nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen.
Placená reklama na platformách sociálních médií se používá ke zvýšení povědomí občanů o evropské občanské iniciativě v souladu s článkem 18 a 33. bodem odůvodnění nařízení o evropské občanské iniciativě. Toto zpracování je nezbytné ve veřejném zájmu a zaměřuje se výhradně na šíření informací prostřednictvím zakoupených reklam, aniž by se zapojilo do přímého shromažďování osobních údajů nebo přístupu Komise k osobním údajům uživatelů sociálních médií.
Určité zpracování údajů, které je relevantní v souvislosti s komunikační kampaní o evropské občanské iniciativě, může vyžadovat zvláštní souhlas dotčeného subjektu údajů v souladu s čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) 2018/1725. Toto zpracování obnáší shromažďování individuálních referencí, audiovizuálního obsahu a vytváření propagačních a školicích materiálů k evropské občanské iniciativě, ve kterých budou takové reference nebo obsah použity, a zapojení ambasadorů evropské občanské iniciativy s cílem pomoci propagovat hodnoty a sdělení evropské občanské iniciativy přímo v členských státech EU nebo na úrovni EU.
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Zpracování údajů za účelem zapojení se a participativních aktivit
Abyste mohli být pozváni k účasti na komunikační akci evropské občanské iniciativy, videosoutěži nebo jiné participativní činnosti nebo na cíleném konzultačním průzkumu jako zúčastněná strana evropské občanské iniciativy, můžeme zpracovat tyto údaje: kontaktní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo které jsme získali z příslušných úředních databází nebo databází Komise, od stávajících místních kontaktů Komise nebo agentur a z veřejně dostupných zdrojů, zejména jméno, příjmení, název pracovní pozice/funkce, název organizace/iniciativy (jste-li organizátorem evropské občanské iniciativy), zájmy, státní příslušnost / preference týkající se jazyka, telefonní číslo, e-mailovou adresu, hlasové a obrazové záznamy v audio a video formátech a jako fotografie/vizuály.
Pokud jako ambasador evropské občanské iniciativy udělíte souhlas ke spolupráci, zpracujeme kromě výše uvedených údajů: hodnocení Komise a jejích zpracovatelů údajů, na jejichž základě jste byli vybráni jako ambasadoři evropské občanské iniciativy, podepsanou chartu ambasadora evropské občanské iniciativy, krátký životopis, zvukový a obrazový záznam v audio- a video formátech a fotografie/vizuály, názory a stanoviska zaznamenané v rámci komunikace s Komisí a jejími zpracovateli údajů, uživatelská jména vašich účtů na sociálních médiích, zprávy ze sociálních médií a další propagační činnosti vypracované zpracovatelem údajů na základě veřejně dostupných informací nebo informací, které jste přímo poskytli.
Pokud souhlasíte s poskytnutím individuálních referencí o svých zkušenostech s evropskou občanskou iniciativou v rámci komunikační kampaně k evropské občanské iniciativě, zpracujeme rovněž krátkou životopisnou poznámku, hlasové a obrazové záznamy v audio a video formátech a jako fotografie/vizuály, věk, pohlaví, zájmy, státní příslušnost/jazykové preference, telefonní číslo, e-mailovou adresu, uživatelská jména účtů na sociálních médiích; názory a stanoviska zaznamenaná v rámci kontaktu s Komisí a jejími zpracovateli údajů.
Zpracování údajů za účelem placené reklamy
Komise a její zpracovatelé údajů mohou pro každou reklamní kampaň zvolit určité omezené parametry nebo kritéria (jako je věková skupina, zeměpisná oblast, případně příslušné zájmy) na základě možností, které platformy sociálních médií nabízejí. Komise a její zpracovatelé údajů však neshromažďují žádné osobní údaje uživatelů sociálních médií ani k nim nemají přístup. Operační správce nezpracovává prostřednictvím reklamy na sociálních médiích žádné zvláštní kategorie osobních údajů.
Pokud jde o zpracování osobních údajů platformami sociálních médií v souvislosti s cílenou reklamou, viz jejich příslušné zásady ochrany soukromí:
- Facebook a Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Zpracování údajů za účelem zapojení se a participativních aktivit
Oddělení SG.C.1 uchovává vaše kontaktní údaje po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, a to po dobu nejvýše pěti let od shromáždění nebo od posledního kontaktu, který jste v souvislosti s evropskou občanskou iniciativou zahájili s Komisí, podle toho, co nastane později. Údaje však budou vymazány dříve, pokud nám sdělíte, že již nebudete příslušným kontaktem v rámci evropské občanské iniciativy (například v případě změny pracovního místa).
Záznamy jednotlivých shromážděných referencí se uchovávají po dobu nejvýše tří let od data získání. Dokumenty (zprávy, korespondence, finanční informace atd.) obsahující osobní údaje shromážděné nebo vytvořené v souvislosti se záznamem jednotlivých referencí se uchovávají po dobu 10 let od chvíle, kdy byly shromážděny nebo vyrobeny. Publikovaný propagační, audiovizuální a vzdělávací obsah je uchováván po dobu neurčitou.
Zpracování údajů za účelem placené reklamy
Pokud jde o placenou reklamu na platformách sociálních médií, Komise a její zpracovatelé údajů neshromažďují od uživatelů sociálních médií žádné osobní údaje, a proto se v této souvislosti žádné uchovávání osobních údajů nepoužije.
Upozorňujeme, že na zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s jinými operacemi zpracování, které přispívají ke komunikační kampani o evropské občanské iniciativě v souladu s příslušnými prohlášeními o ochraně osobních údajů, se vztahují i jiné lhůty pro uchovávání.
6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
Zpracování údajů za účelem zapojení se a participativních aktivit
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat, audiovizuální obsah atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů (kteří fungují jako zpracovatelé údajů). Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Smluvní dodavatelé Komise, pokud jednají jako zpracovatelé údajů, jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR). Servery, na kterých společnost GOPA COM a Evropské středisko pro občanskou akci zpracovávají a ukládají své databáze, se nacházejí výlučně v Evropské unii.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. K technickým opatřením patří zajištění náležité bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, přičemž se přihlíží k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely dané operace zpracování.
Zpracování údajů za účelem placené reklamy
Pokud jde o placenou reklamu na platformách sociálních médií, tyto platformy uplatňují svá vlastní bezpečnostní opatření a odpovídají za zajištění integrity a důvěrnosti údajů. Další informace o bezpečnostních opatřeních uplatňovaných platformami sociálních médií naleznete v jejich zásadách ochrany soukromí, které jsou uvedeny v oddíle 4.
7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu dalšímu se poskytují?
Zpracování údajů za účelem zapojení se a participativních aktivit
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů, oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“ a oprávněným zaměstnancům smluvních dodavatelů, kteří jednají jako zpracovatelé údajů (GOPA COM a Evropské středisko pro občanskou akci). Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými povinnostmi spojenými se zachováváním důvěrnosti a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Vaše veřejně dostupné kontaktní údaje můžeme sdílet s ostatními zúčastněnými stranami evropské občanské iniciativy.
Zpracování údajů za účelem placené reklamy
V případě placené reklamy na platformách sociálních médií nemají zaměstnanci správce údajů a jeho zpracovatele údajů (GOPA COM) přístup k osobním údajům uživatelů sociálních médií.
Platformy sociálních médií shromažďují a zpracovávají osobní údaje v souladu se svými zásadami ochrany soukromí.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 a nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) specifická práva, konkrétně právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné, a případně i právo požádat o výmaz svých osobních údajů, omezit jejich zpracování a právo na přenositelnost údajů.
Proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725, máte právo vznést námitku.
Pokud jste u tohoto zpracování údajů souhlasili se zpracováním vašich osobních údajů správcem údajů, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat tak, že to správci údajů oznámíte. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů či společné správce nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny níže v bodě 9.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).
9. Kontaktní údaje
- Správce údajů
Chcete-li uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti nebo chcete-li podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na správce údajů, Evropskou komisi, Generální sekretariát, oddělení SG.C.1 „Pracovní program a strategický výhled“: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat DPO (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
- Evropský inspektor ochrany údajů
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů na adrese edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu).
- Příslušná platforma sociálních médií
Chcete-li uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2016/679 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti nebo chcete-li podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů příslušnou platformou sociálních médií, obraťte se přímo na tuto platformu nebo jejího pověřence pro ochranu osobních údajů.
V závislosti na platformě sociálního média, na které byla reklama zakoupena a na které jste si ji prohlédli, to může být Facebook, Instagram, YouTube nebo LinkedIn. Kontaktní údaje těchto platforem a jejich pověřenců pro ochranu osobních údajů naleznete v jejich příslušných zásadách ochrany osobních údajů uvedených v oddíle 4.
10. Kde najdete další informace?
DPO zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Evropskou komisí, jež byly zdokumentovány a jež mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem DPR-EC-09286.
