Postopek obdelave podatkov: Komunikacijska kampanja o evropski državljanski pobudi
Upravljavec podatkov: Evropska komisija, Generalni sekretariat, Enota SG.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program“
Referenčna oznaka: DPR-EC-09286
1. Uvod
Evropska komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
V nadaljevanju so informacije v zvezi s postopkom obdelave podatkov „Komunikacijska kampanja o evropski državljanski pobud“, ki ga izvaja Enota A.1 Generalnega sekretariata Evropske komisije (Enota SG.A.1).
2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke
Komunikacijsko kampanjo za evropsko državljansko pobudo izvaja Evropska komisija v skladu s členom 18(1) Uredbe (EU) 2019/788 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. aprila 2019 o evropski državljanski pobudi. S komunikacijskimi dejavnostmi in kampanjami obveščanja ozavešča javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude in tako prispeva k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije.
Namen zbiranja in obdelave kontaktnih podatkov deležnikov ali drugih zainteresiranih državljanov v zvezi z evropsko državljansko pobudo (vključno z mladoletniki), ki ju izvaja enota SG.A.1, je omogočiti vabilo k sodelovanju pri vseh nadaljnjih dejavnostih komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi, kot so ciljno usmerjena posvetovanja, video natečaji ali druge participativne dejavnosti, udeležba na dogodkih kot govorniki, ki so navedeni v promocijskem gradivu in avdiovizualnih vsebinah itd. V ta namen enota SG.A.1 obdeluje kontaktne podatke ustreznih deležnikov evropske državljanske pobude in zainteresiranih državljanov.
Večinoma se kontaktni podatki obdelajo po predhodni obdelavi ali kot del predhodne obdelave v okviru enega izmed ostalih postopkov obdelave podatkov, ki so relevantni v zvezi s komunikacijsko kampanjo o evropski državljanski pobudi. Pri tem velja zlasti naslednje:
- če ste organizator evropske državljanske pobude ali uradnik nacionalnih organov, ki sodelujejo pri izvajanju uredbe o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-00068;
- če ste ambasador evropske državljanske pobude ali ste v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi pričali o svoji izkušnji z evropsko državljansko pobudo, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-09286 in izjave o varstvu osebnih podatkov za zadevno participativno dejavnost;
- če ste se kot govornik/govornica udeležili komunikacijskega dogodka o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01063 in v skladu z izjavami o varstvu osebnih podatkov za zadevni dogodek;
- če ste se udeležili ciljno usmerjenega posvetovanja o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01011 in v skladu z izjavami o varstvu osebnih podatkov za zadevno posvetovanje;
- če ste v zvezi s temo, ki je povezana z evropsko državljansko pobudo, proaktivno stopili v stik s Komisijo, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01386.
Vsaka taka obdelava za navedene je vedno pogojena z ustrezno posebno izjavo o varstvu osebnih podatkov in po potrebi z vašo posebno privolitvijo.
Prav tako je mogoče, da so vas enota SG.A.1 ali njeni pogodbeni izvajalci opredelili kot potencialnega deležnika evropske državljanske pobude na podlagi informacij, ki izhajajo iz ustreznih uradnih podatkovnih zbirk ali podatkovnih zbirk Komisije, obstoječih lokalnih stikov Komisije ali agencij ter javno dostopnih virov.
Osebni podatki se ne bodo uporabljali za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.
3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov
Komisija v skladu s členom 18(1) uredbe o evropski državljanski pobudi s komunikacijskimi dejavnostmi in kampanjami obveščanja ozavešča javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude in tako prispeva k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije.
V tem kontekstu zbiranje in obdelava kontaktnih podatkov ustreznih in zainteresiranih deležnikov evropske državljanske pobude temeljita na členu 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725, ker se štejeta za potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije.
Vendar je lahko za določeno obdelavo, ki je relevantna v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi, potrebna posebna privolitev zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725, kot so zbiranje posameznih pričevanj, avdiovizualna vsebina ter priprava promocijskega gradiva in gradiva za usposabljanje o evropski državljanski pobudi, ki vsebuje taka pričevanja ali vsebino, ter sodelovanje ambasadorjev evropske državljanske pobude pri spodbujanju vrednot in sporočilnosti evropske državljanske pobude na terenu v državah članicah EU ali na ravni EU.
4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
Da bi vas povabili k sodelovanju na komunikacijskem dogodku, v video natečaju ali drugi participativni dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude ali v ciljno usmerjeni posvetovalni anketi kot deležnik evropske državljanske pobude, lahko obdelujemo naslednje podatke: kontaktne podatke, ki smo jih prejeli od vas ali ki izhajajo iz ustreznih uradnih podatkovnih zbirk ali podatkovnih zbirk Komisije, obstoječih lokalnih stikov Komisije ali agencije ter javno dostopnih virov, zlasti ime, priimek, naziv delovnega mesta/funkcije, ime organizacije/pobude (če ste organizator evropske državljanske pobude), interese, državljanstvo/podatke o izbiri jezika, telefonsko številko, elektronski naslov, zvočne posnetke in videoposnetke ter fotografije in vizualno gradivo.
Če privolite v sodelovanje kot ambasador evropske državljanske pobude, bomo poleg zgoraj navedenih podatkov obdelovali še: ocene Komisije in izvajalcev, na podlagi katerih ste bili izbrani za ambasadorja evropske državljanske pobude, podpisano listino o ambasadorju evropske državljanske pobude, kratki življenjepis in fotografije, objavljene na spletišču evropske državljanske pobude, stališča in mnenja v okviru korespondence s Komisijo in pogodbenimi izvajalci, uporabniška imena vaših računov v družbenih medijih, poročila iz družbenih medijev in druge promocijske dejavnosti, ki jih je pogodbeni izvajalec pripravil na podlagi javno dostopnih informacij ali neposredno zagotovljenih informacij.
Če privolite, da boste pričali o svoji izkušnji z evropsko državljansko pobudo v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi, bomo obdelali tudi naslednje podatke: kratek življenjepis, zvočne posnetke in videoposnetke ter fotografije in vizualno gradivo, starost, spol, interese, državljanstvo/podatke o izbiri jezika, telefonsko številko, elektronski naslov, uporabniška imena računov v družbenih medijih; stališča in mnenja, ki so del vaše korespondence s Komisijo in pogodbenimi izvajalci.
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke
Enota SG.A.1 hrani vaše osebne podatke tako dolgo, kot je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer največ pet let od začetka zbiranja podatkov ali od zadnjega stika s Komisijo v okviru evropske državljanske pobude, kar nastopi pozneje. Podatki bodo izbrisani tudi prej, če nas obvestite, da ne boste več ustrezni kontakt za evropsko državljansko pobudo (če denimo zamenjate delovno mesto).
Posnetki posameznih zbranih pričevanj se hranijo največ tri leta od datuma zbiranja. Dokumenti (poročila, korespondenca, finančne informacije itd.), ki vsebujejo osebne podatke, zbrane ali pripravljene v okviru snemanja posameznih pričevanj, se hranijo 10 let. Objavljene promocijske in avdiovizualne vsebine ter vsebine usposabljanja se hranijo dolgoročno.
Upoštevajte, da za obdelavo vaših osebnih podatkov v okviru drugih postopkov obdelave, ki prispevajo k komunikacijski kampanji evropske državljanske pobude, veljajo druga obdobja hrambe v skladu z ustreznimi izjavami o varstvu osebnih podatkov.
6. Kako varujemo in shranjujemo vaše osebne podatke
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov, avdiovizualne vsebine itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za vse postopke obdelave podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679) in ustreznih nacionalnih izvedbenih ukrepov v državah članicah EU. Strežniki, na katerih družba Netcompany – Intrasoft S.A. obdeluje in shranjuje svoje podatkovne zbirke, se nahajajo izključno v Evropski uniji.
Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za to obdelavo, pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“ ter pooblaščeno osebje pogodbenega izvajalca (Netcompany – Intrasoft S.A.). To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.
Vaše javno dostopne kontaktne podatke lahko posredujemo drugim deležnikom evropske državljanske pobude.
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavite
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka in po potrebi izbrisa vaših osebnih podatkov, pravico do prenosljivosti podatkov in pravico do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov.
Izkoristite lahko pravico do ugovora glede obdelave vaših osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).
Če ste za ta postopek obdelave privolili v obdelavo osebnih podatkov upravljavcu podatkov, lahko privolitev kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.
Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov, v primeru spora pa na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 v nadaljevanju.
Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).
9. Kontaktne informacije
- Upravljavec podatkov
Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov, to je Evropska komisija, Enota SG.A.1 „Prednostne naloge politike in delovni program“: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
10. Kje je mogoče poiskati podrobnejše informacije
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta specifični postopek obdelave se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-09286.
