Politika zasebnosti v zvezi s komunikacijsko kampanjo o evropski državljanski pobudi

Postopek obdelave: Komunikacijska kampanja o evropski državljanski pobudi

Upravljavec podatkov: Evropska komisija, Generalni sekretariat, enota SG.C.1 „Delovni program in predvidevanje“

Skupni upravljavec: Meta Platforms Ireland Limited, ki upravlja Facebook in Instagram

Referenčna oznaka: DPR-EC-09286

1. Uvod

Evropska komisija je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov/odgovornih upravljavcev podatkov, pri katerem/katerih lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. 

V nadaljevanju so informacije v zvezi s postopkom obdelave podatkov „Komunikacijska kampanja o evropski državljanski pobudi“, ki ga izvaja enota C.1 Generalnega sekretariata Evropske komisije (enota SG.C.1).

2. Zakaj obdelujemo osebne podatke in kako

Komunikacijsko kampanjo za evropsko državljansko pobudo izvaja Evropska komisija v skladu s členom 18(1) Uredbe (EU) 2019/788 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. aprila 2019 o evropski državljanski pobudi. Njen cilj je „ozavešča[ti] javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude in tako prispeva[ti] k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije“.

Obdelava za namene sodelovanja in v okviru participativnih dejavnosti

Namen zbiranja in obdelave kontaktnih podatkov vas kot deležnikov ali drugih zainteresiranih državljanov v zvezi z evropsko državljansko pobudo (vključno z mladoletniki), ki ju izvaja enota SG.C.1, je omogočiti, da ste povabljeni k sodelovanju v nadaljnjih dejavnostih komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi, kot so ciljno usmerjena posvetovanja, video natečaji ali druge participativne dejavnosti, k udeležbi na dogodkih kot govorniki, ki so navedeni v promocijskem gradivu in avdiovizualnih vsebinah itd. V ta namen enota SG.C.1 obdeluje kontaktne podatke ustreznih deležnikov evropske državljanske pobude in zainteresiranih državljanov.

Kontaktni podatki se večinoma obdelajo po predhodni obdelavi (ali kot del predhodne obdelave) v okviru enega od drugih postopkov obdelave podatkov, ki so relevantni v zvezi s komunikacijsko kampanjo o evropski državljanski pobudi. Pri tem velja zlasti naslednje:

• če ste organizator evropske državljanske pobude ali uradnik nacionalnih organov, ki sodelujejo pri izvajanju uredbe o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-00068;
• če ste ambasador evropske državljanske pobude ali ste v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi povedali svoje osebne izkušnje z evropsko državljansko pobudo, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-09286 in izjave o varstvu osebnih podatkov za zadevno participativno dejavnost;
• če ste se kot govornik/govornica udeležili komunikacijskega dogodka o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01063 in v skladu z izjavami o varstvu osebnih podatkov za zadevni dogodek;
• če ste se udeležili ciljno usmerjenega posvetovanja o evropski državljanski pobudi, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01011 in v skladu z izjavami o varstvu osebnih podatkov za zadevno posvetovanje;
• če ste v zvezi s temo, ki je povezana z evropsko državljansko pobudo, proaktivno stopili v stik s Komisijo, se vaši podatki obdelujejo v okviru evidence Komisije o obdelavi podatkov DPR-EC-01386.

Vsaka taka obdelava za navedene namene se vedno izvaja v skladu z ustrezno posebno izjavo o varstvu osebnih podatkov in z vašo morebitno izrecno privolitvijo.

Prav tako je mogoče, da so vas Komisija ali njeni pogodbeni izvajalci (ki, kadar je to ustrezno, delujejo kot obdelovalci osebnih podatkov) opredelili kot potencialnega deležnika evropske državljanske pobude na podlagi informacij, ki izhajajo iz ustreznih uradnih podatkovnih zbirk ali podatkovnih zbirk Komisije, obstoječih lokalnih stikov Komisije ali agencij ter javno dostopnih virov.

Obdelava podatkov s plačljivimi oglasi

V okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi uporabljamo tudi plačljivo spletno oglaševanje na platformah družbenih medijev, kot so Instagram, Facebook, YouTube in LinkedIn, pri čemer uporabljamo digitalne tehnologije za ozaveščanje javnosti o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude. Promocija evropske državljanske pobude prek družbenih medijev ne vključuje zbiranja osebnih podatkov s strani Komisije. 

Vaši osebni podatki ne bodo uporabljeni za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Komisija v skladu s členom 18(1) uredbe o evropski državljanski pobudi s komunikacijskimi dejavnostmi in kampanjami obveščanja ozavešča javnost o obstoju, ciljih in delovanju evropske državljanske pobude in tako prispeva k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije.

Uvodna izjava 33 uredbe o evropski državljanski pobudi se glasi: „Za prispevanje k spodbujanju dejavne udeležbe državljanov v političnem življenju Unije bi morala Komisija ozaveščati o evropski državljanski pobudi, zlasti z uporabo digitalnih tehnologij in družbenih medijev ter v okviru ukrepov za promocijo državljanstva Unije in pravic državljanov.“ 

V tem kontekstu zbiranje in obdelava kontaktnih podatkov ustreznih in zainteresiranih deležnikov evropske državljanske pobude ter obdelava vaših osebnih podatkov s plačljivimi oglasi temeljijo na členu 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725, ker se štejejo za potrebno za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije. 

Plačljivi oglasi na platformah družbenih medijev se uporabljajo za krepitev ozaveščenosti državljanov o evropski državljanski pobudi v skladu s členom 18 in uvodno izjavo 33 uredbe o evropski državljanski pobudi. Ta obdelava je potrebna za spodbujanje javnega interesa, pri čemer se osredotoča izključno na razširjanje informacij prek kupljenih oglasov, ne da bi Komisija neposredno zbirala osebne podatke ali dostopala do osebnih podatkov uporabnikov družbenih medijev.

Vendar je lahko za določeno obdelavo, ki je relevantna v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi, potrebna posebna privolitev zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 5(1)(d) Uredbe (EU) 2018/1725. Taka obdelava vključuje zbiranje osebnih izkušenj, avdiovizualne vsebine ter pripravo promocijskega gradiva in gradiva za usposabljanje o evropski državljanski pobudi, ki vsebuje take osebne izkušnje ali vsebine, ter sodelovanje ambasadorjev evropske državljanske pobude pri promociji vrednot in sporočil evropske državljanske pobude na terenu v državah članicah EU ali na ravni EU. 

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Za namene sodelovanja in v okviru participativnih dejavnosti

Da bi vas kot deležnika evropske državljanske pobude povabili k sodelovanju na komunikacijskem dogodku, v video natečaju ali drugi participativni dejavnosti v okviru evropske državljanske pobude ali v ciljno usmerjeni posvetovalni anketi, lahko obdelujemo naslednje podatke: kontaktne podatke, ki smo jih prejeli od vas ali ki izhajajo iz ustreznih uradnih podatkovnih zbirk ali podatkovnih zbirk Komisije, obstoječih lokalnih stikov Komisije ali agencij ter javno dostopnih virov, zlasti ime, priimek, naziv delovnega mesta/funkcije, ime organizacije/pobude (če ste organizator evropske državljanske pobude), interese, državljanstvo/podatke o izbiri jezika, telefonsko številko, elektronski naslov, zvočne posnetke in videoposnetke ter fotografije in vizualno gradivo.

Če soglašate s sodelovanjem v vlogi ambasadorja evropske državljanske pobude, bomo poleg zgoraj navedenih podatkov obdelovali naslednje podatke: ocene Komisije in njenih obdelovalcev podatkov, na podlagi katerih ste bili izbrani za ambasadorja evropske državljanske pobude, podpisano listino ambasadorja evropske državljanske pobude, kratek življenjepis, vaš glas in podobo v obliki zvočnih posnetkov in videoposnetkov ter fotografije in vizualno gradivo, stališča in mnenja v okviru korespondence s Komisijo in njenimi obdelovalci podatkov, uporabniška imena vaših računov v družbenih medijih, poročila o dejavnostih v družbenih medijih in drugih promocijskih dejavnostih, ki jih sestavi obdelovalec podatkov na podlagi javno dostopnih informacij ali informacij, ki jih zagotovite sami.

Če privolite, da boste povedali svoje osebne izkušnje z evropsko državljansko pobudo v okviru komunikacijske kampanje o evropski državljanski pobudi, bomo obdelali tudi naslednje podatke: kratek življenjepis, vaš glas in podobo v obliki zvočnih posnetkov in videoposnetkov ter fotografije in vizualno gradivo, starost, spol, interese, državljanstvo/podatke o izbiri jezika, telefonsko številko, elektronski naslov, uporabniška imena računov v družbenih medijih; stališča in mnenja v okviru korespondence s Komisijo in njenimi obdelovalci podatkov 

Za plačljive oglase

Komisija in njeni obdelovalci podatkov lahko za vsako oglaševalsko kampanjo izberejo omejeno število določenih parametrov ali kriterijev (kot so starostna skupina, geografsko območje, ustrezni interesi, kadar je to ustrezno) na podlagi možnosti, ki jih ponujajo platforme družbenih medijev. Vendar Komisija in njeni obdelovalci podatkov ne zbirajo osebnih podatkov uporabnikov družbenih medijev in nimajo dostopa do njih. Operativni upravljalec z oglaševanjem v družbenih medijih ne obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov.

Več informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov na platformah družbenih medijev v okviru ciljno usmerjenega oglaševanja je na voljo na njihovih spletnih straneh o politiki zasebnosti:

• za Facebook in Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
• za YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
• za LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Za namene sodelovanja in v okviru participativnih dejavnosti

Enota SG.C.1 hrani vaše osebne podatke tako dolgo, kot je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer največ pet let od začetka zbiranja podatkov ali od zadnjega stika s Komisijo v okviru evropske državljanske pobude, če je ta datum poznejši. Podatki bodo izbrisani tudi prej, če nas obvestite, da ne boste več ustrezni kontakt za evropsko državljansko pobudo (če denimo zamenjate delovno mesto). 

Posnetki zbranih osebnih izkušenj se hranijo največ tri leta od datuma zbiranja. Dokumenti (poročila, korespondenca, finančne informacije itd.), ki vsebujejo osebne podatke, zbrane ali pripravljene v okviru snemanja osebnih izkušenj, se hranijo deset let od dneva zbiranja ali snemanja. Objavljene promocijske in avdiovizualne vsebine ter vsebine za usposabljanje se hranijo za nedoločen čas.

Za plačljive oglase

Kar zadeva plačane oglase na platformah družbenih medijev, Komisija in njeni obdelovalci podatkov od uporabnikov družbenih medijev ne zbirajo osebnih podatkov, zato se hramba osebnih podatkov ne uporablja.

Upoštevajte, da za obdelavo vaših osebnih podatkov v okviru drugih postopkov obdelave, ki prispevajo h komunikacijski kampanji evropske državljanske pobude, veljajo druga obdobja hrambe v skladu z ustreznimi izjavami o varstvu osebnih podatkov.

6. Kako varujemo osebne podatke

Za namene sodelovanja in v okviru participativnih dejavnosti

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov, avdiovizualne vsebine itd.) se hranijo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev (ki delujejo kot obdelovalci podatkov). Vsi postopki obdelave podatkov se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije, kadar delujejo kot obdelovalci osebnih podatkov, zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679). Strežniki, na katerih družba GOPA COM in European Citizen Action Service obdelujeta in hranita svoje podatkovne zbirke, se nahajajo izključno v Evropski uniji.

Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti ter za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene postopka obdelave podatkov.

Za plačljive oglase

Kar zadeva plačane oglase na platformah družbenih medijev, platforme uporabljajo lastne varnostne ukrepe in so odgovorne za zagotavljanje celovitosti in zaupnosti podatkov. Več informacij o varnostnih ukrepih, ki jih uporabljajo platforme družbenih medijev, so na voljo v njihovih politikah zasebnosti, kakor so navedene v razdelku 4.  

7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Za namene sodelovanja in v okviru participativnih dejavnosti

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, ki je odgovorno za izvajanje tega postopka obdelave podatkov, pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi in pooblaščeno osebje pogodbenih izvajalcev, ki delujejo kot obdelovalci osebnih podatkov (GOPA COM in European Citizen Action Service). To osebje zavezujejo zakonski predpisi o zaupnosti in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti. 

Vaše javno dostopne kontaktne podatke lahko posredujemo drugim deležnikom evropske državljanske pobude. 

Za plačljive oglase

Kar zadeva plačane oglase na platformah družbenih medijev, osebje upravljavca podatkov in obdelovalca podatkov (GOPA COM) nima dostopa do osebnih podatkov uporabnikov družbenih medijev.

Platforme družbenih medijev zbirajo in obdelujejo osebne podatke v skladu s svojimi politikami zasebnosti.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725 in Uredbo (EU) 2016/679 (splošna uredba o varstvu podatkov), zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če niso točni ali popolni, ter po potrebi pravico do izbrisa vaših osebnih podatkov, pravico do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov in pravico do prenosljivosti podatkov. 

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a) Uredbe (EU) 2018/1725. 

Če ste za ta postopek obdelave privolili v obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvaja upravljavec podatkov, lahko privolitev kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov/upravljavce podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9. 

Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, navedeno v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov, ki je Evropska komisija, Generalni sekretariat, enota SG.C.1 „Delovni program in predvidevanje“: SG-ECI-mailingec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu) 

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu).

• Platforme družbenih medijev

Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov s strani platform družbenih medijev se obrnite na zadevno platformo ali na njeno pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. 

To so lahko Facebook, Instagram, YouTube ali LinkedIn glede na platformo družbenega medija, pri katerem je bil oglas kupljen ali kjer ste ga videli. Kontaktni podatki teh platform družbenih medijev in njihovih pooblaščenih oseb za varstvo podatkov so na voljo v njihovih politikah varstva zasebnosti, navedenih v razdelku 4.

10. Kje lahko poiščete podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji vodi register vseh dokumentiranih in njej priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Register je na voljo na: https://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta specifični postopek obdelave se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-09286.