Verarbeitungsvorgang: EBI-Kommunikationskampagne
Datenverantwortlicher: Europäische Kommission, Generalsekretariat, Referat SG.C.1 „Arbeitsprogramm & Prospektive Analysen“
Gemeinsam Verantwortliche(r): Meta Platforms Ireland Limited (betreibt Facebook und Instagram)
Aktenzeichen: DPR-EC-09286
1. Einleitung
Die Europäische Kommission ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Sie erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, verarbeiten und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen bzw. des/der gemeinsam Verantwortlichen, an den/die Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, des Datenschutzbeauftragten sowie des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Angaben zum Verarbeitungsvorgang „EBI-Kommunikationskampagne“ des Referats C.1 des Generalsekretariats der Europäischen Kommission (Referat SG.C.1).
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die „EBI-Kommunikationskampagne“ wird von der Europäischen Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2019/788 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. April 2019 über die Europäische Bürgerinitiative durchgeführt. Ziel der Kampagne ist es, „die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise zu sensibilisieren und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union zu fördern“.
Verarbeitung im Zusammenhang mit der Beteiligung und Aktivitäten
Ziel der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten als EBI-Interessenträger oder interessierte*r Bürger*in (einschließlich Minderjähriger) durch das Referat SG.C.1 ist es, Ihnen zu ermöglichen, zu weiteren Aktivitäten der EBI-Kommunikationskampagne (z. B. zu gezielten Konsultationen und Video-Wettbewerben) oder zur Teilnahme an anderen Veranstaltungen (etwa als Vortragende*r) eingeladen zu werden, und in Werbematerial und audiovisuellen Inhalten zu erscheinen. Zu diesem Zweck verarbeitet das Referat SG.C.1 die Kontaktdaten der einschlägigen EBI-Akteure und interessierten Bürger*innen.
In den meisten Fällen werden Ihre Kontaktdaten nach oder als Teil einer früheren Verarbeitung im Zusammenhang mit einem der anderen Verarbeitungsvorgänge verarbeitet, die im Zusammenhang mit der EBI-Kommunikationskampagne relevant sind. Dabei gilt Folgendes:
- Wenn Sie EBI-Organisator*in oder Beamt*in der nationalen Behörden sind, die an der Umsetzung der Verordnung über die EBI beteiligt sind, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-00068 der Kommission verarbeitet.
- Wenn Sie EBI-Botschafter*in sind, einen individuellen Erfahrungsbericht über Ihre EBI-Erfahrung veröffentlicht haben oder im Rahmen von Videowettbewerben oder anderen Aktivitäten audiovisuelle Inhalte hochgeladen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-09286 der Kommission und der Datenschutzerklärung für die betreffende Aktivität verarbeitet.
- Wenn Sie als Vortragende*r an einer Kommunikationsveranstaltung über die EBI teilgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01063 der Kommission und den Datenschutzerklärungen der betreffenden Veranstaltungen verarbeitet.
- Wenn Sie an einer gezielten Konsultation über die EBI teilgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01011 der Kommission und den Datenschutzerklärungen der betreffenden Konsultation verarbeitet.
- Wenn Sie proaktiv zu einem EBI-bezogenen Thema Kontakt zur Kommission aufgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01386 der Kommission verarbeitet.
Eine Verarbeitung für die oben genannten Zwecke unterliegt stets einer einschlägigen Datenschutzerklärung und gegebenenfalls Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Es ist auch möglich, dass die Kommission oder ihre Auftragnehmer (die gegebenenfalls als Datenverarbeiter fungieren) Sie auf der Grundlage von Informationen aus einschlägigen offiziellen Datenbanken oder kommissionsinternen Datenbanken sowie im Rahmen bestehender lokaler Beziehungen der Kommission oder der Agenturen vor Ort und öffentlich zugänglichen Quellen als potenziellen EBI-Interessenträger identifiziert haben.
Verarbeitung im Zusammenhang mit bezahlter Werbung
Im Rahmen der EBI-Kommunikationskampagne nutzen wir auch bezahlte Online-Werbung auf Social-Media-Plattformen wie Instagram, Facebook, YouTube und LinkedIn und nutzen digitale Technologien, um die Öffentlichkeit über das Bestehen, die Ziele und die Funktionsweise der Europäischen Bürgerinitiative zu informieren. Im Rahmen dieser Werbung für die EBI in den sozialen Medien erhebt die Kommission keine personenbezogenen Daten.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung über die Europäische Bürgerinitiative sieht vor, dass die „Kommission durch Kommunikationsmaßnahmen und Informationskampagnen die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise sensibilisiert und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union fördert.“
In Erwägungsgrund 33 der EBI-Verordnung heißt es: „Als Beitrag zur Förderung der aktiven Teilnahme der Bürger am politischen Leben der Union sollte die Kommission die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative – unter besonderer Nutzung digitaler Technologien und sozialer Medien – und im Rahmen der Maßnahmen zur Förderung der Unionsbürgerschaft und der Bürgerrechte sensibilisieren“.
In diesem Zusammenhang erfolgen die Erhebung und Verarbeitung der Kontaktdaten relevanter und interessierter EBI-Interessenträger sowie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit bezahlter Werbung auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, da davon ausgegangen wird, dass sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.
Bezahlte Werbung auf Social-Media-Plattformen wird im Einklang mit Artikel 18 und Erwägungsgrund 33 der EBI-Verordnung genutzt, um die Bürgerinnen und Bürger für die EBI zu sensibilisieren. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um das öffentliche Interesse zu fördern, wobei der Schwerpunkt ausschließlich auf der Verbreitung von Informationen durch gekaufte Anzeigen liegt, ohne dass die Kommission direkt personenbezogene Daten erhebt oder Zugang zu personenbezogenen Daten von Nutzer*innen sozialer Medien erhält.
Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge, die im Zusammenhang mit der EBI-Kommunikationskampagne relevant sind, kann eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2018/1725 erforderlich sein. Dazu zählen persönliche Erfahrungsberichte, audiovisuelle Inhalte und die Erstellung von Werbe- und Schulungsmaterialien für die EBI, die solche Erfahrungsberichte oder Inhalte enthalten, sowie Beiträge von EBI-Botschafter*innen, um die Werte und Botschaften der EBI vor Ort in den EU-Mitgliedstaaten oder auf EU-Ebene bekannt zu machen.
4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Für die Beteiligung und Aktivitäten
Um Sie als EBI-Interessenträger zur Teilnahme an einer EBI-Kommunikationsveranstaltung, einem Videowettbewerb oder einer anderen Aktivität einzuladen oder über eine gezielte Konsultation zu informieren, verarbeiten wir gegebenenfalls folgende Daten: Kontaktdaten, die wir von Ihnen erhalten oder aus einschlägigen offiziellen oder kommissionsinternen Datenbanken, im Rahmen bestehender lokaler Beziehungen der Kommission oder der Agenturen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen eingeholt haben, insbesondere Vornamen, Nachnamen, Berufs- oder Funktionsbezeichnung, Namen der betreffenden Organisation oder Initiative (falls Sie ein*e EBI-Organisator*in sind), Interessen, Nationalität, Sprachpräferenzen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder Tonaufnahmen Ihrer Stimme und Bildmaterial in Audio- und Videoformaten und Fotos/Videos.
Wenn Sie der Zusammenarbeit als EBI-Botschafter*in zustimmen, verarbeiten wir zusätzlich zu den oben aufgeführten Daten: Bewertungen der Kommission und ihrer Datenverarbeiter, die zu Ihrer Auswahl als EBI-Botschafter*in geführt haben, die unterzeichnete EBI-Botschaftercharta, auf der EBI-Website veröffentlichte Kurzbiografien und Sprach- und Bildaufnahmen in Audio- und Videoformaten sowie Fotos/Bildmaterial, Ansichten und Meinungen, die Teil Ihres Austauschs mit der Kommission und ihren Datenverarbeitern sind, Ihre Benutzernamen in den sozialen Medien, Berichte über die Tätigkeit in den sozialen Medien und andere Werbemaßnahmen, die Datenverarbeiter auf der Grundlage öffentlich zugänglicher oder von Ihnen bereitgestellter Informationen erstellt haben.
Wenn Sie einwilligen, im Rahmen der EBI-Kommunikationskampagne einen persönlichen Bericht über Ihre Erfahrungen mit der Europäischen Bürgerinitiative bereitzustellen, verarbeiten wir auch Kurzbiographien, Tonaufnahmen Ihrer Stimme und Bildmaterial in Videos sowie Fotos/visuelles Material, Angaben zu Alter, Geschlecht, Interessen, Nationalität/Sprachpräferenzen, Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Benutzernamen in den sozialen Medien; Ansichten und Meinungen, die Teil Ihres Austauschs mit der Kommission und den Datenverarbeitern sind.
Für bezahlte Werbung
Die Kommission und ihre Datenverarbeiter können für jede Werbekampagne bestimmte begrenzte Parameter oder Kriterien (z. B. Altersgruppe, geografisches Gebiet, gegebenenfalls relevante Interessen) auf der Grundlage der von den Social-Media-Plattformen zur Verfügung gestellten Optionen auswählen. Die Kommission und ihre Datenverarbeiter erheben jedoch keine personenbezogenen Daten von Nutzer*innen sozialer Medien und haben auch keinen Zugang zu diesen Daten. Die verantwortliche Dienststelle verarbeitet keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Werbung in sozialen Medien.
In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Social-Media-Plattformen im Zusammenhang mit gezielter Werbung verweisen wir auf deren jeweiligen Datenschutzbestimmungen:
- Facebook und Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Für die Beteiligung und Aktivitäten
Das Referat SG.C.1 bewahrt Ihre Kontaktdaten so lange auf, wie dies für den Zweck der Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, d. h. für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren ab der Erhebung oder ab dem letzten Kontakt, den Sie im Rahmen der EBI mit der Kommission aufgenommen haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Die Daten werden jedoch früher gelöscht, wenn Sie uns mitteilen, dass Sie kein relevanter EBI-Kontakt mehr sind (z. B. im Falle eines Arbeitsplatzwechsels).
Mitschnitte der persönlichen Erfahrungsberichte werden für einen Zeitraum von höchstens drei Jahren ab dem Datum der Erhebung aufbewahrt. Dokumente (Berichte, Schriftverkehr, Finanzinformationen usw.), die personenbezogene Daten enthalten und im Rahmen der Aufnahmen von Erfahrungsberichten gesammelt oder erstellt wurden, werden für einen Zeitraum von 10 Jahren ab der Erhebung oder Erstellung aufbewahrt. Veröffentlichte Werbe- und Schulungsinhalte sowie audiovisuelles Material werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt.
Für bezahlte Werbung
Im Zusammenhang mit bezahlter Werbung auf Social-Media-Plattformen werden von der Kommission und ihren Datenverarbeitern keine personenbezogenen Daten von Nutzer*innen sozialer Medien erhoben, sodass in diesem Zusammenhang keine Vorratsspeicherung personenbezogener Daten stattfindet.
Für andere Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der EBI-Kommunikationskampagne gelten für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten andere Aufbewahrungsfristen gemäß der einschlägigen Datenschutzerklärungen.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Für die Beteiligung und Aktivitäten
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (z. B. E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze, audiovisuelle Inhalte) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer (die als Datenverarbeiter fungieren) gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.
Die als Datenverarbeiter fungierenden Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die Geheimhaltungspflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) gebunden. Die Host-Server, auf denen GOPA COM und der Aktionsdienst Europäische Bürger ihre Datenbanken betreiben und aufbewahren, befinden sich ausschließlich in der Europäischen Union.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
Für bezahlte Werbung
Im Zusammenhang mit bezahlter Werbung auf Social-Media-Plattformen haben die Plattformen ihre eigenen Sicherheitsmaßnahmen und sind für die Gewährleistung der Integrität und Vertraulichkeit der Daten verantwortlich. Weitere Informationen über die von den Social-Media-Plattformen angewandten Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen, die in Abschnitt 4 verlinkt sind.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?
Für die Beteiligung und Aktivitäten
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter*innen sowie ermächtigte Mitarbeiter*innen der Auftragnehmer, die als Datenverarbeiter fungieren (GOPA COM und Aktionsdienst Europäische Bürger). Diese Mitarbeiter sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
Wir teilen gegebenenfalls Ihre öffentlich verfügbaren Kontaktdaten mit anderen EBI-Interessenträgern.
Für bezahlte Werbung
Bei bezahlter Werbung auf Social-Media-Plattformen haben die Mitarbeiter*innen des Datenverantwortlichen und seines Datenverarbeiters (GOPA COM) keinen Zugang zu den personenbezogenen Daten von Nutzer*innen sozialer Medien.
Die Plattformen der sozialen Medien erheben und verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit ihren Datenschutzbestimmungen.
8. Welche Rechte haben Sie – und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725 und der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) besondere Rechte, nämlich das Auskunftsrecht über Ihre personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind und gegebenenfalls das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725 zu widersprechen.
Die von Ihnen erteilte Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen im Rahmen dieses Verarbeitungsvorgangs können Sie durch Mitteilung an den Datenverantwortlichen jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.
Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen bzw. dem/den gemeinsam Verantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Abschnitt 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Abschnitt 10) an.
9. Kontaktdaten
- Datenverantwortlicher
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen auf – Europäische Kommission, Generalsekretariat SG, Referat SG.C.1 „Arbeitsprogramm & Prospektive Analysen“: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Für Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter
Sie haben das Recht, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen zu einer Verletzung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 geführt hat.
- Verantwortliche Social-Media-Plattformen
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch die betreffende Social-Media-Plattform vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu dieser Plattform oder zu deren Datenschutzbeauftragten auf.
Bei der Social-Media-Plattform, auf der die Anzeige gekauft wurde und auf der Sie diese gesehen haben, kann es sich um Facebook, Instagram, YouTube oder LinkedIn handeln. Die Kontaktdaten dieser Social-Media-Plattformen und ihrer Datenschutzbeauftragten finden Sie in ihren jeweiligen Datenschutzbestimmungen, die in Abschnitt 4 verlinkt sind.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Europäische Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und dem Datenschutzbeauftragten gemeldet wurden. Sie können das Register hier einsehen: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-09286.
