Verarbeitungsvorgang: EBI-Kommunikationskampagne
Datenverantwortlicher: Europäische Kommission, Generalsekretariat, Referat SG.A.1 „Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm“
Aktenzeichen: DPR-EC-09286
1. Einleitung
Die Europäische Kommission ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Sie erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, verarbeiten und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, des Datenschutzbeauftragten sowie des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Angaben zum Verarbeitungsvorgang „EBI-Kommunikationskampagne“ des Referats A.1 des Generalsekretariats der Europäischen Kommission (Referat SG.A.1).
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die „EBI-Kommunikationskampagne“ wird von der Europäischen Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2019/788 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. April 2019 über die Europäische Bürgerinitiative durchgeführt. Ziel der Kampagne ist es, „die Öffentlichkeit durch Kommunikationsmaßnahmen und Informationskampagnen für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise zu sensibilisieren und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union zu fördern“.
Ziel der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten als EBI-Interessenträger oder interessierte/r Bürger/in (einschließlich Minderjähriger) durch das Referat SG.A.1 ist es, Ihnen zu ermöglichen, zu weiteren Aktivitäten der EBI-Kommunikationskampagne (z. B. zu gezielten Konsultationen und Video-Wettbewerben) oder zur Teilnahme an anderen Veranstaltungen (etwa als Vortragende/r) eingeladen zu werden, und in Werbematerial und audiovisuellen Inhalten zu erscheinen. Zu diesem Zweck verarbeitet das Referat SG.A.1 die Kontaktdaten der einschlägigen EBI-Akteure und interessierten Bürger/innen.
In den meisten Fällen werden Ihre Kontaktdaten nach oder als Teil einer früheren Verarbeitung im Zusammenhang mit einem der anderen Verarbeitungsvorgänge verarbeitet, die im Zusammenhang mit der EBI-Kommunikationskampagne relevant sind. Dabei gilt Folgendes:
- Wenn Sie EBI-Organisator/in oder Beamter/Beamtin der nationalen Behörden sind, die an der Umsetzung der Verordnung über die EBI beteiligt sind, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-00068 der Kommission verarbeitet.
- Wenn Sie EBI-Botschafter/in sind, einen individuellen Erfahrungsbericht über Ihre EBI-Erfahrung veröffentlicht haben oder im Rahmen von Videowettbewerben oder anderen Aktivitäten audiovisuelle Inhalte hochgeladen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-09286 der Kommission und der Datenschutzerklärung für die betreffende Aktivität verarbeitet.
- Wenn Sie als Vortragende/r an einer Kommunikationsveranstaltung über die EBI teilgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01063 der Kommission und den Datenschutzerklärungen der betreffenden Veranstaltungen verarbeitet.
- Wenn Sie an einer gezielten Konsultation über die EBI teilgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01011 der Kommission und den Datenschutzerklärungen der betreffenden Konsultation verarbeitet.
- Wenn Sie proaktiv zu einem EBI-bezogenen Thema Kontakt zur Kommission aufgenommen haben, werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01386 der Kommission verarbeitet.
Eine Verarbeitung für die oben genannten Zwecke unterliegt stets einer einschlägigen Datenschutzerklärung und gegebenenfalls Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Es ist auch möglich, dass Sie vom Referat SG.A.1 oder seinen Auftragnehmern auf der Grundlage von Informationen aus einschlägigen offiziellen Datenbanken oder kommissionsinternen Datenbanken sowie im Rahmen bestehender lokaler Beziehungen der Kommission oder der Agenturen vor Ort und öffentlich zugänglichen Quellen als potenzielle EBI-Interessenträger identifiziert wurden.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten
Artikel 18 Absatz 1 der Verordnung über die EBI sieht vor, dass die Kommission durch Kommunikationsmaßnahmen und Informationskampagnen die Öffentlichkeit für die Europäische Bürgerinitiative sowie für deren Ziele und Funktionsweise sensibilisiert und so die aktive Teilnahme der Bürgerinnen und Bürger am politischen Leben in der Union fördert.
In diesem Zusammenhang erfolgen die Erhebung und Verarbeitung der Kontaktdaten relevanter und interessierter EBI-Interessenträger auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725, da davon ausgegangen wird, dass sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.
Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge, die im Zusammenhang mit der EBI-Kommunikationskampagne relevant sind, kann jedoch eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) 2018/1725 erforderlich sein. Dazu zählen persönliche Erfahrungsberichte, audiovisuelle Inhalte und die Erstellung von Werbe- und Schulungsmaterialien für die EBI, die solche Erfahrungsberichte oder Inhalte enthalten, sowie Beiträge von EBI-Botschafter(inne)n, um die Werte und Botschaften der EBI vor Ort in den EU-Mitgliedstaaten oder auf EU-Ebene bekannt zu machen.
4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Um Sie als EBI-Interessenträger zur Teilnahme an einer EBI-Kommunikationsveranstaltung, einem Videowettbewerb oder einer anderen Aktivität einzuladen oder über eine gezielte Konsultation zu informieren, verarbeiten wir gegebenenfalls folgende Daten: Kontaktdaten, die wir von Ihnen erhalten oder aus einschlägigen offiziellen oder kommissionsinternen Datenbanken, im Rahmen bestehender lokaler Beziehungen der Kommission oder der Agenturen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen eingeholt haben, insbesondere Vornamen, Nachnamen, Berufs- oder Funktionsbezeichnung, Namen der betreffenden Organisation oder Initiative (falls Sie ein/e EBI-Organisator/in sind), Interessen, Nationalität, Sprachpräferenzen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder Tonaufnahmen Ihrer Stimme und Bildmaterial in Audio- und Videoformaten und Fotos/Videos.
Wenn Sie der Zusammenarbeit als EBI-Botschafter/in zustimmen, verarbeiten wir zusätzlich zu den oben aufgeführten Daten: Bewertungen der Kommission und der Auftragnehmer, die zu Ihrer Auswahl als EBI-Botschafter/in geführt haben, die unterzeichnete EBI-Botschaftercharta, auf der EBI-Website veröffentlichte Kurzbiografien und Fotos, Ansichten und Meinungen, die Teil des Austauschs mit der Kommission und den Auftragnehmern sind, Ihre Benutzernamen in den sozialen Medien, Berichte über die Tätigkeit in den sozialen Medien und andere Werbemaßnahmen, die der Auftragnehmer auf der Grundlage öffentlich zugänglicher oder von Ihnen bereitgestellter Informationen erstellt hat.
Wenn Sie einwilligen, im Rahmen der EBI-Kommunikationskampagne einen persönlichen Bericht über Ihre Erfahrungen mit der Europäischen Bürgerinitiative bereitzustellen, verarbeiten wir auch Kurzbiographien, Tonaufnahmen Ihrer Stimme und Bildmaterial in Videos sowie Fotos/visuelles Material, Angaben zu Alter, Geschlecht, Interessen, Nationalität/Sprachpräferenzen, Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Benutzernamen in den sozialen Medien; Ansichten und Meinungen, die Teil des Austauschs mit der Kommission und den Auftragnehmern sind.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Das Referat SG.A.1 bewahrt Ihre Kontaktdaten so lange auf, wie dies für den Zweck der Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, d. h. für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren ab der Erhebung oder ab dem letzten Kontakt, den Sie im Rahmen der EBI mit der Kommission aufgenommen haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Die Daten werden jedoch früher gelöscht, wenn Sie uns mitteilen, dass Sie kein relevanter EBI-Kontakt mehr sind (z. B. im Falle eines Arbeitsplatzwechsels).
Mitschnitte der persönlichen Erfahrungsberichte werden für einen Zeitraum von höchstens drei Jahren ab dem Datum der Erhebung aufbewahrt. Dokumente (Berichte, Schriftverkehr, Finanzinformationen usw.), die personenbezogene Daten enthalten und im Rahmen der Aufnahmen von Erfahrungsberichten gesammelt oder erstellt wurden, werden zehn Jahre lang aufbewahrt. Veröffentlichte Werbe- und Schulungsinhalte sowie audiovisuelles Material werden langfristig aufbewahrt.
Bei anderen Verarbeitungsvorgängen im Zusammenhang mit der EBI-Kommunikationskampagne gelten für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten andere Aufbewahrungsfristen gemäß der einschlägigen Datenschutzerklärungen.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (z. B. E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze, audiovisuelle Inhalte) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Kommission durchgeführt.
Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten sowie einschlägige nationale Durchführungsmaßnahmen in den EU-Mitgliedstaaten gebunden. Die Host-Server, auf denen Netcompany – Intrasoft S.A. seine Datenbanken betreibt und aufbewahrt, befinden sich ausschließlich in der Europäischen Union.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeitende sowie ermächtigte Mitarbeitende des Auftragnehmers (Netcompany – Intrasoft S.A.). Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
Wir teilen gegebenenfalls Ihre öffentlich verfügbaren Kontaktdaten mit anderen EBI-Interessenträgern.
8. Welche Rechte haben Sie – und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.
Die von Ihnen erteilte Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen im Rahmen dieses Verarbeitungsvorgangs können Sie durch Mitteilung an den Datenverantwortlichen jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Deren Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge wahrnehmen möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.
9. Kontaktdaten
- Datenverantwortlicher
Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zum Datenverantwortlichen (Europäische Kommission, Referat SG.A.1, „Politische Prioritäten und Arbeitsprogramm“) auf: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Für Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EU-Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-09286.
