Πράξη επεξεργασίας: Επικοινωνιακή εκστρατεία ΕΠΠ
Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων: Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Γενική Γραμματεία, Μονάδα SG.A.1 «Προτεραιότητες πολιτικής & πρόγραμμα εργασίας»
Αριθμός αρχείου: DPR-EC-09286
1. Εισαγωγή
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεσμεύεται να προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα και να σέβεται την ιδιωτική σας ζωή. Η Επιτροπή συλλέγει και υποβάλλει σε περαιτέρω επεξεργασία δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών.
Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας εξηγεί τον λόγο για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, τον τρόπο συλλογής, διαχείρισης και προστασίας όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες και τα δικαιώματα που έχετε ως προς τα προσωπικά σας δεδομένα. Επίσης, διευκρινίζει τα στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων, στον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.
Παρατίθενται κατωτέρω οι πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας «επικοινωνιακή εκστρατεία ΕΠΠ» που ανέλαβε η Μονάδα Α.1 της Γενικής Γραμματείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Μονάδα SG.A.1).
2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Η «επικοινωνιακή εκστρατεία ΕΠΠ» διεξάγεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) 2019/788 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Απριλίου 2019, σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών. Στόχος της είναι η «ευαισθητοποίηση του κοινού σχετικά με την ύπαρξη, τους στόχους και τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών μέσω δραστηριοτήτων επικοινωνίας και ενημερωτικών εκστρατειών, συμβάλλοντας έτσι στην προώθηση της ενεργού συμμετοχής των πολιτών στον πολιτικό βίο της Ένωσης».
Στόχος της συλλογής και επεξεργασίας των στοιχείων επικοινωνίας σας ως ενδιαφερόμενοι/-ες για την ΕΠΠ ή άλλοι ενδιαφερόμενοι πολίτες (συμπεριλαμβανομένων των ανηλίκων) από τη μονάδα SG.A.1 είναι να σας επιτραπεί να συμμετάσχετε σε οποιεσδήποτε περαιτέρω δραστηριότητες της επικοινωνιακής εκστρατείας ΕΠΠ, όπως στοχευμένες διαβουλεύσεις, διαγωνισμοί βίντεο ή άλλες συμμετοχικές δραστηριότητες, συμμετοχή σε εκδηλώσεις ως ομιλητές/-ριες, με προβολή διαφημιστικού υλικού και οπτικοακουστικού περιεχομένου κ.λπ. Για τον σκοπό αυτόν, η μονάδα SG.A.1 επεξεργάζεται τα στοιχεία επικοινωνίας των σχετικών ενδιαφερόμενων μερών της ΕΠΠ και των ενδιαφερόμενων πολιτών.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα στοιχεία επικοινωνίας σας υποβάλλονται σε επεξεργασία, κατόπιν, ή ως τμήμα, προηγούμενης επεξεργασίας στο πλαίσιο μίας από τις άλλες πράξεις επεξεργασίας που σχετίζονται με την επικοινωνιακή εκστρατεία ΕΠΠ ως εξής:
- Εάν είστε διοργανωτής/-τρια ΕΠΠ ή υπάλληλος των εθνικών αρχών που εμπλέκονται στην εφαρμογή του κανονισμού ΕΠΠ —τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο του αρχείου επεξεργασίας δεδομένων DPR-EC-00068 της Επιτροπής.
- Εάν είστε πρεσβευτής/πρέσβειρα ΕΠΠ ή έχετε παράσχει ατομική μαρτυρία σχετικά με την εμπειρία ή το οπτικοακουστικό περιεχόμενο της ΕΠΠ σας στο πλαίσιο διαγωνισμών βίντεο ή άλλων συμμετοχικών δραστηριοτήτων —τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο του αρχείου επεξεργασίας δεδομένων DPR-EC-09286 της Επιτροπής και της δήλωσης περί ιδιωτικότητας της συγκεκριμένης συμμετοχικής δραστηριότητας.
- Εάν έχετε συμμετάσχει σε εκδήλωση επικοινωνίας ΕΠΠ ως ομιλητής/ομιλήτρια, τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο του αρχείου επεξεργασίας δεδομένων DPR-EC-01063 της Επιτροπής και των δηλώσεων περί ιδιωτικότητας της συγκεκριμένης εκδήλωσης.
- Εάν έχετε συμμετάσχει σε στοχευμένη διαβούλευση στο πλαίσιο της ΕΠΠ —τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο του αρχείου επεξεργασίας δεδομένων DPR-EC-01011 της Επιτροπής και των δηλώσεων περί απορρήτου της συγκεκριμένης διαβούλευσης.
- Εάν έχετε έρθει εκ των προτέρων σε επαφή με την Επιτροπή σχετικά με θέμα που αφορά την ΕΠΠ —τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιο του αρχείου επεξεργασίας δεδομένων DPR-EC-01386 της Επιτροπής.
Κάθε τέτοια επεξεργασία για τους προαναφερόμενους σκοπούς υπόκειται πάντοτε σε σχετική ειδική δήλωση περί ιδιωτικότητας και, κατά περίπτωση, στη ρητή συγκατάθεσή σας.
Είναι επίσης πιθανό να έχετε προσδιοριστεί από την SG.A.1 ή τους αναδόχους της ως δυνητικός ενδιαφερόμενος/-η για την ΕΠΠ με βάση τις πληροφορίες που προέρχονται από σχετικές επίσημες βάσεις δεδομένων ή βάσεις δεδομένων της Επιτροπής, υφιστάμενες τοπικές σχέσεις της Επιτροπής ή του οργανισμού και πηγές διαθέσιμες στο κοινό.
Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν θα χρησιμοποιηθούν για τη λήψη αυτοματοποιημένων αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ.
3. Με ποια νομική βάση επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 1 του κανονισμού ΕΠΠ «Η Επιτροπή μεριμνά για την ευαισθητοποίηση του κοινού σχετικά με την ύπαρξη, τους στόχους και τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Πρωτοβουλίας Πολιτών μέσω δραστηριοτήτων επικοινωνίας και ενημερωτικών εκστρατειών, συμβάλλοντας έτσι στην προώθηση της ενεργού συμμετοχής των πολιτών στον πολιτικό βίο της Ένωσης».
Στο πλαίσιο αυτό, η συλλογή και επεξεργασία των στοιχείων επικοινωνίας των εμπλεκόμενων παραγόντων και λοιπών ενδιαφερόμενων για την ΕΠΠ βασίζεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, διότι θεωρείται απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης.
Ωστόσο, για επεξεργασία που σχετίζεται με την επικοινωνιακή εκστρατεία ΕΠΠ ενδέχεται να απαιτείται ειδική συγκατάθεση του ενδιαφερόμενου υποκειμένου των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, όπως η συλλογή ατομικών μαρτυριών, οπτικοακουστικού περιεχομένου και η δημιουργία διαφημιστικού και εκπαιδευτικού υλικού ΕΠΠ που περιέχει τέτοιες μαρτυρίες ή περιεχόμενο, καθώς και η συμμετοχή πρεσβευτών/πρεσβειρών της ΕΠΠ για την προώθηση των αξιών και των μηνυμάτων της ΕΠΠ στην πράξη στα κράτη μέλη της ΕΕ ή σε επίπεδο ΕΕ.
4. Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε περαιτέρω;
Για να σας προσκαλέσουμε να συμμετάσχετε σε εκδήλωση επικοινωνίας ΕΠΠ, σε διαγωνισμό βίντεο ή σε άλλη συμμετοχική δραστηριότητα, ή σε στοχευμένη έρευνα διαβούλευσης ως ενδιαφερόμενο μέρος της ΕΠΠ, μπορούμε να επεξεργαστούμε τα ακόλουθα δεδομένα: στοιχεία επικοινωνίας που λάβαμε από εσάς ή τα οποία προέρχονται από σχετικές επίσημες βάσεις δεδομένων ή βάσεις δεδομένων της Επιτροπής, υφιστάμενες τοπικές σχέσεις της Επιτροπής ή οργανισμού και πηγές διαθέσιμες στο κοινό, ιδίως: όνομα, επώνυμο, ιδιότητα / τίτλος καθηκόντων, όνομα οργάνωσης / πρωτοβουλίας (εάν είστε διοργανωτής/-τρια ΕΠΠ), ενδιαφέροντα, ιθαγένεια / γλωσσικές προτιμήσεις, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ηχογράφηση/βιντεοσκόπηση φωνής/εικόνας και φωτογραφίες / οπτικό υλικό.
Εάν συναινείτε στη συνεργασία ως πρεσβευτής/πρέσβειρα ΕΠΠ, επιπλέον των ανωτέρω δεδομένων, θα επεξεργαστούμε: αξιολογήσεις της Επιτροπής και των αναδόχων που οδηγούν στην επιλογή σας ως πρεσβευτή/πρέσβειρας της ΕΠΠ, υπογεγραμμένος χάρτης του/της πρεσβευτή/πρέσβειρας της ΕΠΠ, σύντομα βιογραφικά σημειώματα και φωτογραφίες που δημοσιεύονται στον ιστότοπο της ΕΠΠ, απόψεις και γνώμες που αποτελούν μέρος των ανταλλαγών σας με την Επιτροπή και τους αναδόχους, το όνομα χρήστη των λογαριασμών σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, εκθέσεις από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και από άλλες δραστηριότητες προώθησης που έχει αναλάβει ο ανάδοχος με βάση τις δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες ή τις πληροφορίες που παρέχονται απευθείας από εσάς.
Εάν συναινείτε στην παροχή ατομικής μαρτυρίας σχετικά με την εμπειρία σας στην ΕΠΠ στο πλαίσιο της επικοινωνιακής εκστρατείας ΕΠΠ, θα επεξεργαστούμε επίσης στοιχεία, όπως σύντομα βιογραφικά σημειώματα, ηχογραφήσεις/βιντεοσκοπήσεις φωνής/εικόνας και φωτογραφίες / οπτικό υλικό, ηλικία, φύλο, ενδιαφέροντα, εθνικότητα/γλωσσικές προτιμήσεις, αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όνομα χρήστη λογαριασμών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης· καθώς και τις απόψεις και τις γνώμες σας που αποτελούν μέρος των ανταλλαγών σας με την Επιτροπή και τους αναδόχους.
5. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Η μονάδα SG.A.1 διατηρεί τα στοιχεία επικοινωνίας σας για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της περαιτέρω επεξεργασίας, δηλαδή για μέγιστη περίοδο 5 ετών από τη συλλογή ή από την τελευταία επαφή που είχατε, κατόπιν δικής σας πρωτοβουλίας, με την Επιτροπή στο πλαίσιο της ΕΠΠ, ανάλογα με το ποια ημερομηνία είναι μεταγενέστερη. Ωστόσο, τα δεδομένα θα διαγραφούν νωρίτερα σε περίπτωση που μας ενημερώσετε ότι δεν θα είστε πλέον αρμόδιος/-α για την ΕΠΠ (για παράδειγμα σε περίπτωση αλλαγής θέσης εργασίας).
Οι καταγραφές των ατομικών μαρτυριών όπως συγκεντρώνονται διατηρούνται για μέγιστη περίοδο 3 ετών από την ημερομηνία συλλογής. Τα έγγραφα (εκθέσεις, αλληλογραφία, οικονομικές πληροφορίες κ.λπ.) που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία συλλέγονται ή παράγονται στο πλαίσιο της καταγραφής των ατομικών μαρτυριών διατηρούνται για περίοδο 10 ετών. Το δημοσιευμένο διαφημιστικό, οπτικοακουστικό και εκπαιδευτικό περιεχόμενο διατηρείται μακροπρόθεσμα.
Επισημαίνεται ότι ισχύουν άλλες περίοδοι διατήρησης για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στο πλαίσιο άλλων πράξεων επεξεργασίας που συμβάλλουν στην επικοινωνιακή εκστρατεία ΕΠΠ σύμφωνα με τις σχετικές δηλώσεις περί ιδιωτικότητας.
6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Όλα τα προσωπικά δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, δέσμες δεδομένων που έχουν τηλεφορτωθεί, οπτικοακουστικό υλικό κ.λπ.) αποθηκεύονται στους διακομιστές είτε της Ευρωπαϊκής Επιτροπής είτε των αναδόχων της. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας εκτελούνται σύμφωνα με την απόφαση (EΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Οι ανάδοχοι της Επιτροπής δεσμεύονται από ειδική συμβατική ρήτρα για οποιαδήποτε επεξεργασία των δεδομένων σας για λογαριασμό της Επιτροπής, καθώς και από τις υποχρεώσεις τήρησης του απορρήτου που απορρέουν από τον γενικό κανονισμό για την προστασία δεδομένων [«ΓΚΠΔ», Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 και σχετικά εκτελεστικά μέτρα στα κράτη μέλη της ΕΕ]. Οι διακομιστές στους οποίους η Netcompany – Intrasoft S.A. επεξεργάζεται και αποθηκεύει τις βάσεις δεδομένων της βρίσκονται αποκλειστικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο και του κινδύνου απώλειας ή αλλοίωσης των δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε αυτά, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που παρουσιάζει η επεξεργασία και τη φύση των προσωπικών δεδομένων που υφίστανται επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά και μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν νόμιμη ανάγκη γνώσης για τους σκοπούς της εν λόγω πράξης επεξεργασίας.
7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και σε ποιους κοινοποιούνται;
Πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα παρέχεται στους υπαλλήλους της Επιτροπής που είναι αρμόδιοι για την εκτέλεση της επεξεργασίας, στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους σύμφωνα με την αρχή της «αναγκαίας γνωστοποίησης» και στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του αναδόχου (Netcompany – Intrasoft S.A). Το εν λόγω προσωπικό συμμορφώνεται με συμφωνίες που προβλέπονται από τον νόμο και, ενδεχομένως, με πρόσθετες συμφωνίες για τήρηση της εμπιστευτικότητας.
Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε τα στοιχεία επικοινωνίας σας που είναι διαθέσιμα στο κοινό στα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη της ΕΠΠ.
8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;
Έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα ως «υποκείμενο των δεδομένων» βάσει του κεφαλαίου ΙΙΙ (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, ιδίως όσον αφορά το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης και, κατά περίπτωση, διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων, το δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων και το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων.
Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, η οποία εκτελείται νόμιμα σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α).
Στον βαθμό που έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων για την παρούσα πράξη επεξεργασίας, μπορείτε να αποσύρετε ανά πάσα στιγμή τη συγκατάθεσή σας ενημερώνοντας τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η ανάκληση δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν ανακαλέσετε τη συγκατάθεση.
Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας των δεδομένων ή, σε περίπτωση διαφωνίας με αυτόν, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αν χρειαστεί, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 κατωτέρω.
Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παραθέστε στην αίτησή σας περιγραφή τους (δηλ. στοιχεία αναφοράς της καταχώρισης, όπως παρατίθεται στο σημείο 10 κατωτέρω).
9. Στοιχεία επικοινωνίας
- Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων
Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, ή αν έχετε παρατηρήσεις, ερωτήματα ή ζητήματα που σας προβληματίζουν, ή αν θέλετε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων: Ευρωπαϊκή Επιτροπή, μονάδα SG.A.1 «Προτεραιότητες πολιτικής & πρόγραμμα εργασίας». SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής
Για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)
Αν θεωρείτε ότι τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 έχουν παραβιαστεί λόγω της επεξεργασίας των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu).
10. Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες;
Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής δημοσιεύει το μητρώο όλων των διενεργούμενων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή πράξεων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_el.
Η παρούσα πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο δημόσιο μητρώο του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων με τον ακόλουθο αριθμό καταχώρισης: DPR-EC-09286.
