Postupak obrade: Komunikacijska kampanja europske građanske inicijative
Voditelj obrade podataka: Europska komisija, Glavno tajništvo, Odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”
Broj upisa: DPR-EC-09286
1. Uvod
Europska komisija obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
U nastavku su navedene informacije o postupku obrade „Komunikacijska kampanja europske građanske inicijative”, koji provodi Odjel A.1 Glavnog tajništva Europske komisije (Odjel SG.A.1).
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
„Komunikacijsku kampanju europske građanske inicijative” vodi Europska komisija u skladu s člankom 18. stavkom 1. Uredbe (EU) 2019/788 Europskog parlamenta i Vijeća od 17. travnja 2019. o europskoj građanskoj inicijativi. Cilj je upoznati „javnost s europskom građanskom inicijativom, njezinim ciljevima i funkcioniranjem putem komunikacijskih aktivnosti i informativnih kampanja, čime se doprinosi promicanju aktivnog sudjelovanja građana u političkom životu Unije”.
Odjel SG.A.1 prikuplja podatke za kontakt dionika europske građanske inicijative ili drugih zainteresiranih građana (uključujući maloljetnike) kako bi ih se moglo pozvati da sudjeluju u daljnjim aktivnostima u okviru komunikacijske kampanje europske građanske inicijative, kao što su ciljana savjetovanja, videonatječaji ili druge aktivnosti te da sudjeluju na događanjima kao govornici, pojave se u promotivnim materijalima i audiovizualnom sadržaju itd. U tu svrhu Odjel SG.A.1 obrađuje podatke za kontakt relevantnih dionika europske građanske inicijative i zainteresiranih građana.
Vaši podaci za kontakt obrađuju se uglavnom nakon ili tijekom prethodne obrade u okviru jednog od drugih postupaka obrade relevantnih u kontekstu komunikacijske kampanje europske građanske inicijative, a posebno:
- ako ste organizator europske građanske inicijative ili službenik nacionalnih tijela uključenih u provedbu Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi, vaši se podaci obrađuju u kontekstu Komisijine evidencije o obradi podataka DPR-EC-00068
- ako ste ambasador europske građanske inicijative ili ste iznijeli svoje iskustvo s europskom građanskom inicijativom ili stavili na raspolaganje audiovizualni sadržaj u kontekstu videonatječaja ili drugih aktivnosti, vaši se podaci obrađuju u kontekstu Komisijine evidencije o obradi podataka DPR-EC-09286 i izjave o zaštiti osobnih podataka za predmetnu aktivnost
- ako ste u komunikacijskom događanju povezanom s europskom građanskom inicijativom sudjelovali kao govornik, vaši se podaci obrađuju u kontekstu Komisijine evidencije o obradi podataka DPR-EC-01063 i izjava o zaštiti osobnih podataka za predmetno događanje
- ako ste sudjelovali u ciljanom savjetovanju u kontekstu europske građanske inicijative, vaši se podaci obrađuju u kontekstu Komisijine evidencije o obradi podataka DPR-EC-01011 i izjava o zaštiti osobnih podataka za predmetno savjetovanje
- ako ste proaktivno stupili u kontakt s Komisijom u vezi s temom povezanom s europskom građanskom inicijativom, vaši se podaci obrađuju u kontekstu Komisijine evidencije o obradi podataka DPR-EC-01386.
Svaki takav postupak obrade u navedene svrhe uvijek podliježe relevantnim posebnim izjavama o zaštiti osobnih podataka i, prema potrebi, vašoj privoli.
Moguće je i da su Odjel SG.A.1 ili njegovi ugovaratelji utvrdili da ste potencijalni dionik europske građanske inicijative na temelju informacija iz relevantnih službenih baza podataka ili baza podataka Komisije, informacija dobivenih od postojećih lokalnih kontakata Komisije ili agencija i iz javno dostupnih izvora.
Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.
3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
U skladu s člankom 18. stavkom 1. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi „Komisija upoznaje javnost s europskom građanskom inicijativom, njezinim ciljevima i funkcioniranjem putem komunikacijskih aktivnosti i informativnih kampanja, čime se doprinosi promicanju aktivnog sudjelovanja građana u političkom životu Unije”.
U tom se kontekstu prikupljanje i obrada podataka za kontakt relevantnih i zainteresiranih dionika europske građanske inicijative temelje na članku 5. stavku 1. točki (a) Uredbe (EU) 2018/1725 jer se smatraju nužnima za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije.
Međutim, za određene postupke obrade relevantne u kontekstu komunikacijske kampanje europske građanske inicijative može biti potrebna izričita privola predmetnog ispitanika u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (d) Uredbe (EU) 2018/1725, kao što su prikupljanje pojedinačnih iskustava, audiovizualni sadržaj i izrada promotivnih materijala i materijala za osposobljavanje u kojima se navode takva iskustva ili sadržaji te angažiranje ambasadora europske građanske inicijative u svrhu promicanja vrijednosti i poruka europske građanske inicijative na terenu, u državama članicama EU-a ili na razini cijelog EU-a.
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
Kako bismo vas pozvali na sudjelovanje u nekom komunikacijskom događanju, videonatječaju ili drugoj aktivnosti u kontekstu europske građanske inicijative ili sudjelovanje u ciljanoj anketi u svojstvu dionika europske građanske inicijative, možemo obraditi sljedeće podatke: podatke za kontakt koje smo dobili od vas ili iz relevantnih službenih baza podataka ili baza podataka Komisije, od postojećih lokalnih kontakata Komisije ili agencija i iz javno dostupnih izvora, posebice ime, prezime, naziv radnog mjesta / funkcije, naziv organizacije/inicijative (ako ste organizator europske građanske inicijative), informacije o interesima, nacionalnost / jezične preferencije, telefonski broj, e-adresu, vaš glas i lik u zvučnom zapisu i videozapisu te na fotografijama/slikama.
Ako pristanete surađivati kao ambasador europske građanske inicijative, uz prethodno navedene podatke obradit ćemo: ocjene Komisije i ugovaratelja na temelju kojih ste odabrani za ambasadora europske građanske inicijative, potpisanu povelju ambasadora europske građanske inicijative, kratak životopis i fotografije objavljene na internetskim stranicama europske građanske inicijative, mišljenja iz komunikacije s Komisijom i ugovarateljima, vaša korisnička imena računa na društvenim mrežama, izvješća s društvenih mreža i o drugim promotivnim aktivnostima koja je ugovaratelj izradio na temelju javno dostupnih informacija ili informacija koje ste izravno dostavili.
Ako pristanete iznijeti svoje iskustvo s europskom građanskom inicijativom u okviru komunikacijske kampanje europske građanske inicijative, obradit ćemo i kratak životopis, vaš glas i lik u zvučnom zapisu i videozapisu te na fotografijama/slikama, dob, spol, interese, nacionalnost / jezične preferencije, telefonski broj, e-adresu, korisnička imena računa na društvenim mrežama te mišljenja iz komunikacije s Komisijom i ugovarateljima.
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Odjel SG.A.1 čuva vaše podatke za kontakt onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, odnosno najviše pet godina od prikupljanja ili od posljednjeg stupanja u kontakt s Komisijom u kontekstu europske građanske inicijative, ovisno o tome što nastupi kasnije. Međutim, podatke ćemo izbrisati ranije ako nas obavijestite da više nećete biti relevantna osoba za kontakt za europsku građansku inicijativu (npr. u slučaju promjene radnog mjesta).
Snimke prikupljenih iskustava čuvaju se najviše tri godine od datuma prikupljanja. Dokumenti (izvješća, korespondencija, financijske informacije itd.) koji sadržavaju osobne podatke, prikupljeni ili pripremljeni u kontekstu snimanja iskustava, čuvaju se 10 godina. Objavljeni promidžbeni i audiovizualni sadržaji te sadržaji za osposobljavanje čuvaju se dugoročno.
Imajte na umu da se na obradu vaših osobnih podataka u kontekstu drugih postupaka obrade koji pridonose komunikacijskoj kampanji europske građanske inicijative primjenjuju druga razdoblja čuvanja, u skladu s odgovarajućim izjavama o zaštiti osobnih podataka.
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka, audiovizualni sadržaj itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.
Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679) i relevantnih nacionalnih provedbenih mjera u državama članicama EU-a. Poslužitelji na kojima društvo Netcompany-Intrasoft S.A. obrađuje i pohranjuje svoje baze podataka nalaze se isključivo na području Europske unije.
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade, ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa i ovlašteno osoblje ugovaratelja (Netcompany-Intrasoft S.A.). To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.
Vaše javno dostupne podatke za kontakt možemo podijeliti s drugim dionicima europske građanske inicijative.
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak i, ako je to potrebno, brisanje, pravo na prenosivost podataka i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka.
Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).
Ako ste voditelju obrade podataka dali privolu za obradu vaših osobnih podataka za ovaj postupak obrade, svoju privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.
Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.
Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).
9. Podaci za kontakt
- Voditelj obrade podataka
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podatak: Europska komisija, Odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”. SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Komisijin službenik za zaštitu podataka
Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Europska komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-09286.
