Operazzjoni ta’ proċessar: Il-Kampanja ta’ Kommunikazzjoni tal-IĊE
Kontrollur tad-Data: Il-Kummissjoni Ewropea, is-Segretarjat Ġenerali, l-Unità SG.A.1 “Programm ta’ Ħidma tal-Prijoritajiet tal-Politika”
Referenza tar-rekord: DPR-EC-09286
1. Introduzzjoni
Il-Kummissjoni Ewropea hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.
Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.
L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Kampanja ta’ Kommunikazzjoni tal-IĊE” imwettqa mill-Unità A.1 tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea (Unità SG.A.1), hija ppreżentata hawn taħt.
2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?
Il-“Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE ” titwettaq mill-Kummissjoni Ewropea skont l-Artikolu 18(1) tar-Regolament (UE) 2019/788 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-17 ta’ April 2019 dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej. L-għan hu li “tqajjem kuxjenza pubblika dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, permezz ta' attivitajiet ta' komunikazzjoni u kampanji ta' informazzjoni, biex b'hekk tikkontribwixxi għall-promozzjoni tal-parteċipazzjoni attiva taċ-ċittadini fil-ħajja politika tal-Unjoni.”
L-għan tal-ġbir u l-ipproċessar tad-dettalji ta’ kuntatt tiegħek bħala partijiet konċernati tal-IĊE jew ċittadini interessati oħra (inklużi minorenni) mill-Unità SG.A.1, huwa li jippermettilek tiġi mistieden tipparteċipa fi kwalunkwe attività ulterjuri tal-Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE, bħal konsultazzjonijiet immirati, kompetizzjonijiet bil-video jew attivitajiet parteċipattivi oħra, parteċipazzjoni f’avvenimenti bħala kelliema, li jidhru f’materjali promozzjonali u kontenut awdjoviżiv, eċċ. Għal dan l-għan, l-Unità SG.A.1 tipproċessa d-dettalji ta’ kuntatt tal-partijiet konċernati rilevanti tal-ECI u ċ-ċittadini interessati.
F’ħafna mill-każijiet, id-dettalji ta’ kuntatt tiegħek jiġu pproċessati, wara proċessar preċedenti, jew bħala parti minnu, fil-kuntest ta’ waħda mill-operazzjonijiet l-oħra ta’ pproċessar rilevanti fil-kuntest tal-Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE b’mod partikolari:
- Jekk int organizzatur ta’ IĊE jew uffiċjal mill-awtoritajiet nazzjonali involuti fl-implimentazzjoni tar-Regolament dwar l-IĊE – id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-00068,
- Jekk inti ambaxxatur tal-IĊE jew ipprovdejt testimonjanza individwali dwar l-esperjenza tal-IĊE tiegħek jew kontenut awdjoviżiv fil-kuntest ta’ kompetizzjonijiet bil-video jew attivitajiet parteċipattivi oħra – id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-09286 u l-istqarrija ta’ privatezza tal-attività parteċipattiva speċifika kkonċernata,
- Jekk ipparteċipajt f’avveniment ta’ komunikazzjoni tal-IĊE bħala kelliem - id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni PR-EC-01063 u l-istqarrijiet ta’ privatezza tal-avveniment speċifiku kkonċernat,
- Jekk ipparteċipajt f’konsultazzjoni immirata fil-kuntest tal-IĊE - id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni DPR-EC-01011 u l-istqarrijiet ta’ privatezza konsultazzjoni speċifika kkonċernata,
- Jekk dħalt b’mod proattiv f’kuntatt mal-Kummissjoni dwar is-suġġett relatat mal-IĊE - id-data tiegħek tiġi pproċessata fil-kuntest tar-rekord tal-ipproċessar tad-data tal-Kummissjoni PR-EC-01386.
Kwalunkwe pproċessar bħal dan għall-finijiet imsemmija hawn fuq huwa dejjem soġġett għal stqarrija ta’ privatezza speċifika rilevanti u, fejn applikabbli, għall-kunsens speċifiku tiegħek.
Huwa possibbli wkoll li tkun ġejt identifikat minn SG.A.1 jew mill-kuntratturi tiegħu bħala parti konċernata potenzjali tal-IĊE abbażi tal-informazzjoni, li tkun inkisbet minn bażijiet tad-data uffiċjali jew tal-Kummissjoni rilevanti, minn relazzjonijiet lokali eżistenti tal-Kummissjoni jew tal-aġenzija u minn sorsi disponibbli għall-pubbliku.
Id-data personali tiegħek mhijiex se tintuża biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.
3. Fuq liema bażi ġuridika nipproċessaw id-data personali tiegħek?
Skont l-Artikolu 18(1) tar-Regolament dwar l-IĊE, “il-Kummissjoni għandha tqajjem kuxjenza pubblika dwar l-eżistenza, l-objettivi u l-funzjonament tal-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, permezz ta’ attivitajiet ta’ komunikazzjoni u kampanji ta’ informazzjoni, biex b’hekk tikkontribwixxi għall-promozzjoni tal-parteċipazzjoni attiva taċ-ċittadini fil-ħajja politika tal-Unjoni.”
F’dan il-kuntest, il-ġbir u l-ipproċessar tad-dettalji ta’ kuntatt tal-partijiet konċernati rilevanti u interessati tal-IĊE huma bbażati fuq l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725, għaliex jitqies li huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni.
Madankollu, ċertu pproċessar rilevanti fil-kuntest tal-Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE jista’ jirrikjedi kunsens speċifiku tas-suġġett tad-data konċernat f’konformità mal-Artikolu 5(1)(d) tar-Regolament (UE) 2018/1725, bħall-ġbir ta’ testimonjanzi individwali, kontenut awdjoviżiv u l-ħolqien ta’ materjali promozzjonali u ta’ taħriġ tal-IĊE li fihom tali testimonjanzi jew kontenut u l-involviment tal-ambaxxaturi tal-IĊE biex jgħinu fil-promozzjoni tal-valuri u l-messaġġi tal-IĊE fuq il-post fl-Istati Membri tal-UE jew fil-livell tal-UE.
4. Liema data personali niġbru u nkomplu nipproċessaw?
Sabiex nistednuk tipparteċipa f’avveniment ta’ komunikazzjoni tal-IĊE, kompetizzjoni bil-video jew attività parteċipattiva oħra, jew fi stħarriġ ta’ konsultazzjoni mmirata bħala parti konċernata tal-IĊE, nistgħu nipproċessaw id-data li ġejja: dettalji ta’ kuntatt kif waslu mingħandek jew jinkisbu minn bażijiet ta’ data uffiċjali jew tal-Kummissjoni rilevanti, minn relazzjonijiet lokali eżistenti tal-Kummissjoni jew tal-aġenzija u sorsi disponibbli għall-pubbliku, b’mod partikolari l-isem, il-kunjom, it-titlu tal-impjieg/funzjoni, l-isem tal-organizzazzjoni/inizjattiva (jekk int organizzatur tal-IĊE), l-interessi, in-nazzjonalità/preferenzi tal-lingwa, in-numru tat-telefown, l-indirizz tal-email, vuċi u immaġini reġistrati f’formati ta’ awdjo jew video u ritratti fotografiċi/viżwali .
Jekk tagħti l-kunsens tiegħek biex tikkollabora bħala ambaxxatur tal-IĊE, flimkien mad-data elenkata hawn fuq, se nipproċessaw: il-valutazzjonijiet tal-Kummissjoni u tal-kuntratturi li wasslu għall-għażla tiegħek bħala ambaxxatur tal-IĊE, il-karta tal-ambaxxatur tal-IĊE ffirmata, in-noti bijografiċi qosra u r-ritratti ppubblikati fuq is-sit web tal-IĊE, il-fehmiet u l-opinjonijiet li huma parti mill-iskambji tiegħek mal-Kummissjoni u mal-kuntratturi, l-usernames tal-kont tal-media soċjali tiegħek, ir-rapporti mill-media soċjali u attivitajiet promozzjonali oħra stabbiliti mill-kuntrattur abbażi tal-informazzjoni disponibbli għall-pubbliku jew l-informazzjoni pprovduta minnek direttament.
Jekk tagħti l-kunsens tiegħek biex tipprovdi xhieda individwali dwar l-esperjenza tiegħek tal-IĊE bħala parti mill-Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE, aħna nipproċessaw ukoll in-noti bijografiċi qosra, il-vuċi u l-immaġni reġistrati f’formati awdjo u video u ritratti/viżwali, l-età, il-ġeneru, l-interessi, il-preferenzi tan-nazzjonalità/tal-lingwa, in-numru tat-telefown, l-indirizz tal-email, l-usernames tal-kont tal-media soċjali; veduti u opinjonijiet li huma parti mill-iskambji tiegħek mal-Kummissjoni u l-kuntratturi.
5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?
L-unità SG.A.1 iżżomm id-dettalji ta’ kuntatt tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri għal perjodu massimu ta’ 5 snin mill-ġbir jew mill-aħħar kuntatt li tkun bdejt mal-Kummissjoni fil-kuntest tal-IĊE, skont liema jiġi l-aħħar. Madankollu, id-data titħassar aktar kmieni f’każ li tinfurmana li mhux se tibqa’ kuntatt rilevanti tal-IĊE (pereżempju, f’każ ta’ bidla fl-impjiegi).
Ir-reġistrazzjonijiet tat-testimonjanzi individwali kif miġbura jinżammu għal perjodu massimu ta’ 3 snin mid-data tal-ġbir. Id-dokumenti (rapporti, korrispondenza, informazzjoni finanzjarja, eċċ.) li jkun fihom data personali, miġbura jew prodotti fil-kuntest tar-reġistrazzjoni tax-xhieda individwali jinżammu għal perjodu ta’ 10 snin. Il-kontenut promozzjonali, awdjoviżiv u ta’ taħriġ ippubblikat jinżamm fit-tul.
Innota li perjodi oħra ta’ żamma japplikaw għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjonijiet oħra ta’ pproċessar li jikkontribwixxu għall-Kampanja ta’ Komunikazzjoni tal-IĊE f’konformità mal-istqarrijiet ta’ privatezza rilevanti.
6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?
Id-data personali kollha f’format elettroniku (e-mails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet ta’ data applowdjati, kontenut awdjoviżiv eċċ.) tinħażen jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew fuq dawk tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ proċessar kollha jitwettqu skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.
Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbutin bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kull operazzjoni ta’ proċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, kif ukoll bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jitnisslu mir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679), u miżuri implimentattivi nazzjonali rilevanti fl-Istati membri tal-UE. Is-servers ospitanti li fuqhom Netcompany – Intrasoft S.A. tipproċessa u taħżen il-bażijiet tad-data tagħha jinsabu esklussivament fl-Unjoni Ewropea.
Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzazzjonali. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, b’kunsiderazzjoni tar-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.
7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?
L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-istaff tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif” u lill-istaff awtorizzat tal-kuntratturi (Netcompany – Intrasoft S.A). Tali staff jimxi ma’ ftehimiet ta’ kunfidenzjalità statutorji, u fejn meħtieġ, ma’ ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.
Nistgħu naqsmu d-dettalji ta’ kuntatt tiegħek disponibbli għall-pubbliku mal-partijiet konċernati l-oħra tal-IĊE.
8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?
Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika u fejn applikabbli, id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, id-dritt għall-portabbiltà tad-data u d-dritt li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek.
Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).
F’dak li jirrigwarda l-kunsens tiegħek għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek lill-Kontrollur tad-Data għall-operazzjoni ta’ proċessar preżenti, inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.
Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun hemm bżonn, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 hawn taħt.
Meta inti tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-reġistrazzjoni(ijiet) tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).
9. Informazzjoni ta’ kuntatt:
- Il-Kontrollur tad-Data
Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, il-Kummissjoni Ewropea, id-Direttorat Ġenerali, l-Unità SG.A.1 “Programm ta’ Ħidma tal-Prijoritajiet tal-Politika”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD)
Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.
- Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)
Inti għandek id-dritt għal rikors (jiġifieri, tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-kontrollur tad-data.
10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ data personali, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Din l-operazzjoni ta’ proċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-reġistrazzjoni li ġejja: DPR-EC-09286.
