Töötlemistoiming: Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania
Vastutav töötleja: Euroopa Komisjon, peasekretariaat, poliitikaprioriteetide ja tööprogrammi üksus (SG.A.1)
Registriviide: DPR-EC-09286
1. Sissejuhatus
Euroopa Komisjon kaitseb teie isikuandmeid ja austab teie eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist.
Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse, miks teie isikuandmeid töödeldakse, kuidas kõiki esitatud isikuandmeid kogutakse, käsitletakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised õigused on teil seoses oma isikuandmetega. Isikuandmete kaitse avaldusest leiate ka selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole oma õiguste kasutamiseks pöörduda, ning andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.
Allpool on esitatud teave Euroopa Komisjoni peasekretariaadi üksuse A.1 (üksus SG.A.1) töötlemistoimingu kohta, mis on seotud Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniaga.
2. Miks ja kuidas teie isikuandmeid töödeldakse?
Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniat viib läbi Euroopa Komisjon kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 17. aprilli 2019. aasta määruse (EL) 2019/788 (Euroopa kodanikualgatuse kohta) artikli 18 lõikega 1. Selle eesmärk on „parandada teabevahetuse ja teavituskampaaniate kaudu üldsuse teadlikkust Euroopa kodanikualgatuse olemasolust, eesmärkidest ja toimimisest, soodustades seeläbi kodanike aktiivset osalemist liidu poliitilises elus“.
Üksus SG.A.1 kogub ja töötleb Euroopa kodanikualgatuse sidusrühmade liikmete ja muude huvitatud kodanike (sealhulgas alaealiste) kontaktandmeid, et kutsuda neid osalema Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania edasistes tegevustes, sh sihtkonsultatsioonides, videovõistlustel ja muus osalustegevuses, osalema üritustel kõnelejana, osalema reklaam- ja audiovisuaalses materjalis jne. Selleks töötleb üksus SG.A.1 asjaomaste Euroopa kodanikualgatuse sidusrühmade liikmete ja huvitatud kodanike kontaktandmeid.
Enamasti töödeldakse teie kontaktandmeid siis, kui neid andmeid on eelnevalt töödeldud mõne muu Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniasse puutuva töötlemistoimingu käigus või sellise töötluse osana ning eelkõige järgmistel juhtudel:
- kui olete Euroopa kodanikualgatuse korraldaja või Euroopa kodanikualgatuse määruse rakendamisega tegeleva riigiasutuse ametnik, töödeldakse teie andmeid komisjoni andmetöötluskirje DPR-EC-00068 raames;
- kui olete Euroopa kodanikualgatuse saadik või olete videovõistluste või muu osalustegevuse käigus andnud ütlusi oma kogemusest Euroopa kodanikualgatustega või edastanud audiovisuaalset sisu, töödeldakse teie andmeid komisjoni andmetöötluskirje DPR-EC-09286 raames ja asjaomase osalustegevusega seotud isikuandmete kaitse avalduse kohaselt;
- kui olete kõnelejana osalenud Euroopa kodanikualgatuse teabeüritusel, töödeldakse teie andmeid komisjoni andmetöötluskirje DPR-EC-01063 raames ja asjaomase üritusega seotud isikuandmete kaitse avalduse kohaselt;
- kui olete osalenud Euroopa kodanikualgatuse sihtkonsultatsioonil, töödeldakse teie andmeid komisjoni andmetöötluskirje DPR-EC-01011 raames ja asjaomase konsultatsiooniga seotud isikuandmete kaitse avalduse kohaselt,
- kui olete Euroopa kodanikualgatusega seotud küsimuses komisjoniga proaktiivselt ühendust võtnud, töödeldakse teie andmeid komisjoni andmetöötluskirje DPR-EC-01386 raames.
Eespool nimetatud eesmärkidel toimuva töötlemise suhtes kohaldatakse alati asjakohast isikuandmete kaitse avaldust ja vajaduse korral küsitakse eraldi teie nõusolekut.
Samuti on võimalik, et tuginedes teabele, mis on saadud asjakohastest ametlikest või komisjoni andmebaasidest, komisjoni või asutuste kohaliku tasandi suhtluse käigus või avalikult kättesaadavatest allikatest, on SG.A.1 või tema töövõtjad arvanud teid Euroopa kodanikualgatuse sidusrühma hulka.
Teie isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste, sh profiilianalüüsi tegemiseks.
3. Milline on teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?
Euroopa kodanikualgatuse määruse artikli 18 lõikes 1 on sätestatud: „Komisjon parandab teabevahetuse ja teavituskampaaniate kaudu üldsuse teadlikkust Euroopa kodanikualgatuse olemasolust, eesmärkidest ja toimimisest, soodustades seeläbi kodanike aktiivset osalemist liidu poliitilises elus.“
Selles kontekstis on asjaomaste ja huvitatud Euroopa kodanikualgatuse sidusrühmade kontaktandmete kogumise ja töötlemise alus määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt a, sest seda peetakse vajalikuks avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks.
Siiski võib mõne Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania raames tehtava töötlemistoimingu puhul olla vaja kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktiga d asjaomase andmesubjekti eraldi nõusolekut, näiteks võib seda vaja olla isikute ütluste ja audiovisuaalse materjali kogumise ning selliseid ütlusi või materjali sisaldavate Euroopa kodanikualgatuse reklaam- ja koolitusmaterjalide koostamise puhul ning siis, kui Euroopa kodanikualgatuse väärtuste ja sõnumite edastamiseks ELi liikmesriikides või ELi tasandil kaasatakse Euroopa kodanikualgatuse saadikuid.
4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?
Et kutsuda teid osalema Euroopa kodanikualgatuse teavitusüritusel, videovõistlusel või muus osalustegevuses või Euroopa kodanikualgatuse sidusrühma esindajana sihtkonsultatsioonis, saab komisjon töödelda järgmisi andmeid: kontaktandmed, mis on saadud teie käest või leitud asjakohastest ametlikest või komisjoni andmebaasidest, saadud komisjoni või asutuste kohaliku tasandi suhtluse käigus või leitud avalikult kättesaadavatest allikatest, eelkõige eesnimi, perekonnanimi, ametikoht/ametinimetus, organisatsiooni/algatuse nimi (kui olete Euroopa kodanikualgatuse korraldaja), huvid, kodakondsus/keele-eelistused, telefoninumber, e-posti aadress, audio- ja videovormingus salvestatud hääl ja kujutis ja fotodel ja visuaalidel salvestatud kujutis.
Kui nõustute tegema koostööd Euroopa kodanikualgatuse saadikuna, töödeldakse lisaks eespool loetletud andmetele: komisjoni ja töövõtjate hinnanguid, mille alusel teid Euroopa kodanikualgatuse saadikuks valiti, allkirjastatud Euroopa kodanikualgatuse saadiku hartat, Euroopa kodanikualgatuse veebisaidil avaldatud lühikesi eluloolisi teateid ja fotosid, seisukohti ja arvamusi, mida te olete komisjoni ja töövõtjatega peetud arvamusvahetuse käigus edastanud, sotsiaalmeedia kasutajanimesid ning sotsiaalmeedia ja muu reklaamimaterjali väljavõtteid, mille töövõtja on koostanud avalikult kättesaadava või teie poolt vahetult esitatud teabe põhjal.
Kui nõustute andma oma Euroopa kodanikualgatuse kogemuse kohta Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaania raames isiklikke ütlusi, töödeldakse ka lühikesi eluloolisi teateid, audio- ja videovormingus salvestatud häält ja kujutisi ning fotosid/visuaale, vanust, sugu, huvisid, rahvust/keele-eelistusi, telefoninumbrit, e-posti aadressi, sotsiaalmeediakonto kasutajanimesid; samuti seisukohti ja arvamusi, mida te olete komisjoni ja töövõtjatega peetud arvamusvahetuse käigus edastanud.
5. Kui kaua teie isikuandmeid säilitatakse?
Üksus SG.A.1 säilitab teie kontaktandmeid nii kaua, kui see on vajalik kogumise või edasise töötlemise eesmärgil, kuid mitte kauem kui viis aastat alates andmete kogumisest või viimasest kokkupuutest, mis teil on kodanikualgatuse raames komisjoniga olnud, olenevalt sellest, kumb on hilisem. Kui annate teada, et te ei kvalifitseeru enam Euroopa kodanikualgatuse kontaktisikuks (näiteks töökohavahetuse tõttu), kustutatakse teie andmed varem.
Isikute kogutud ütluste salvestisi säilitatakse maksimaalselt kolm aastat alates kogumise kuupäevast. Dokumente (aruanded, kirjavahetus, finantsteave jne), mis sisaldavad isikuandmeid, mida on kogutud või koostatud isikute ütluste salvestamise käigus, säilitatakse kümme aastat. Avaldatud reklaam-, audiovisuaal- ja koolitusmaterjale säilitatakse pikalt.
Pange tähele, et teie isikuandmete töötlemisel muude Euroopa kodanikualgatuse teavituskampaaniale kaasa aitavate töötlemistoimingute raames kohaldatakse kooskõlas asjakohase isikuandmete kaitse avaldusega muid säilitamistähtaegu.
6. Kuidas teie isikuandmeid kaitstakse?
Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üleslaaditud andmehulgad, audiovisuaalmaterjalid jms) hoitakse kas Euroopa Komisjoni või tema alltöövõtjate serverites. Kõik töötlemistoimingud tehakse kooskõlas komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusega (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.
Komisjoni töövõtjad peavad isikuandmete töötlemisel komisjoni nimel järgima vastavat lepingulist eritingimust ning isikuandmete kaitse üldmäärusest (määrus (EL) 2016/679) ja selle riiklikest rakendusaktidest tulenevat konfidentsiaalsuskohustust. Serverid, kus Netcompany – Intrasoft S.A töötleb ja talletab oma andmebaase, asuvad eranditult Euroopa Liidus.
Teie isikuandmete kaitse tagab komisjon mitmesuguste tehnilise ja korralduslike vahenditega. Tehniliste meetmetega tagatakse võrguturvalisuse kaitse ja välditakse andmekao, andmete muutmise ja andmetele loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest ja töödeldavate andmete laadist tulenevat riski. Korralduslike meetmetega antakse juurdepääs isikuandmetele ainult volitatud isikutele, kellel on andmetöötlustoimingute tegemiseks õigustatud vajadus nendega tutvuda.
7. Kellel on juurdepääs teie isikuandmetele ja kellele neid avaldatakse?
Teie isikuandmetele pääsevad ligi komisjoni töötajad, kes vastutavad selle andmetöötlustoimingu eest, ja volitatud töötajad üksnes teadmisvajaduse kohaselt, samuti töövõtjate (Netcompany-Intrasoft S.A) volitatud töötajad. Need töötajad on kohustatud kinni pidama õigusaktides sätestatud ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.
Komisjon võib jagada teie avalikult kättesaadavaid kontaktandmeid teiste Euroopa kodanikualgatuse sidusrühmadega.
8 Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?
Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on teil kui andmesubjektil eriõigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja vajaduse korral kustutada, õigus andmeid üle kanda ning õigus piirata oma isikuandmete töötlemist.
Teil on õigus esitada artikli 5 lõike 1 punkti a alusel seaduslikult toimuva isikuandmete töötlemise kohta vastuväiteid.
Vastutavale töötlejale käesoleva töötlemistoimingu jaoks isikuandmete töötlemiseks antud nõusoleku võite igal ajal tagasi võtta, teatades sellest vastutavale töötlejale. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.
Oma õiguste kasutamiseks võtke ühendust vastutava töötlejaga või vaidluse korral andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed leiate punktist 9.
Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme kindla töötlemistoimingu raames, esitage oma taotluses nende kirjeldus (st punktis 10 nimetatud registriviide või -viited).
9. Kontaktteave
- Vastutav töötleja
Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või kui teil on märkusi, küsimusi või muresid või kui soovite esitada kaebuse oma isikuandmete kogumise ja kasutamise kohta, võtke palun ühendust vastutava töötlejaga (Euroopa Komisjon, poliitikaprioriteetide ja tööprogrammi üksus SG.A.1). SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik
Kui teil on küsimusi seoses oma isikuandmete töötlemisega määruse (EL) 2018/1725 kohaselt, võite võtta ühendust andmekaitseametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Euroopa Andmekaitseinspektor
Teil on õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu), kui leiate, et vastutav töötleja on teie isikuandmete töötlemisel rikkunud teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.
10. Kust leida lisateavet?
Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit kõikidest Euroopa Komisjoni toimingutest, mis on seotud isikuandmete töötlemisega ning mis on dokumenteeritud ja millest on talle teatatud. Registriga saate tutvuda aadressil: http://ec.europa.eu/dpo-register.
See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni andmekaitseametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-09286.
