Verwerkingshandeling: EBI-communicatiecampagne
Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, secretariaat-generaal, eenheid SG.C.1 “Werkprogramma & Prognoses”
Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n): Meta Platforms Ireland Limited (beheerder Facebook en Instagram)
Referentienummer: DPR-EC-09286
1. Inleiding
De Europese Commissie heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
In deze privacyverklaring leest u waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij de persoonsgegevens verzamelen en alle verstrekte gegevens verwerken en beschermen, hoe wij die informatie gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt. U vindt verderop ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke/gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n) bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, van de functionaris voor gegevensbescherming en van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking “EBI-communicatiecampagne” uitgevoerd door eenheid C.1 van het secretariaat-generaal van de Europese Commissie (eenheid SG.C.1).
2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
De “EBI-communicatiecampagne” wordt uitgevoerd door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het Europees burgerinitiatief. De campagne “brengt het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek (...) en draagt aldus bij tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie”.
Verwerking ten behoeve van betrokkenheid en participatieactiviteiten
Eenheid SG.C.1 verzamelt en verwerkt de contactgegevens van EBI-belanghebbenden en geïnteresseerde burgers (met inbegrip van minderjarigen) opdat deze personen kunnen worden uitgenodigd voor deelname aan activiteiten van de EBI-communicatiecampagne, zoals gerichte raadplegingen, videowedstrijden of andere participatieactiviteiten, deelname aan evenementen als spreker, opname in promotiemateriaal en audiovisuele content enz.
In de meeste gevallen worden uw contactgegevens verwerkt naar aanleiding van (of als onderdeel van) een eerdere verwerking in het kader van een van de andere verwerkingen die relevant zijn in de EBI-communicatiecampagne, met name:
- bent u een EBI-organisator of een ambtenaar van de nationale autoriteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de EBI-verordening, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-00068 van de Commissie;
- bent u een EBI-ambassadeur of hebt u een persoonlijke getuigenis over uw EBI-ervaring of audiovisuele content in de context van videowedstrijden of andere deelnemende activiteiten verstrekt, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-09286 van de Commissie en de privacyverklaring van de betrokken participatieactiviteit;
- hebt u als spreker aan een EBI-communicatie-evenement deelgenomen, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01063 van de Commissie en de privacyverklaringen van het betrokken evenement;
- hebt u deelgenomen aan een gerichte raadpleging in verband met het EBI, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01011 van de Commissie en de privacyverklaringen van de betrokken raadpleging;
- hebt u proactief contact opgenomen met de Commissie over een onderwerp dat verband houdt met het EBI, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01386 van de Commissie.
Elke dergelijke verwerking voor de bovengenoemde doeleinden is altijd onderworpen aan een relevante specifieke privacyverklaring en, indien van toepassing, aan uw specifieke toestemming.
Het is ook mogelijk dat de Commissie of haar contractanten (die optreden als gegevensverwerkers, indien van toepassing) u hebben aangemerkt als een potentiële EBI-belanghebbende op basis van informatie die afkomstig is uit relevante officiële databanken, databanken van de Commissie of openbaar beschikbare bronnen, of die verkregen is via lokale partners van de Commissie of agentschappen.
Verwerking via betaalde advertenties
In het kader van de EBI-communicatiecampagne kopen we ook online-advertenties in op socialemediaplatforms als Instagram, Facebook, YouTube en LinkedIn; met behulp van digitale technologieën wordt zo het Europees burgerinitiatief, hoe het precies werkt en wat er mee wordt beoogd, onder de aandacht gebracht. In het kader van deze EBI-promotie via sociale media verzamelt de Commissie geen persoonsgegevens.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.
3. Wat zijn de rechtsgrondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
In artikel 18, lid 1, van de EBI-verordening is bepaald dat de Commissie het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek moet brengen door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes en aldus moet bijdragen tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie.
In overweging 33 van de EBI-verordening staat dat “[o]m bij te dragen tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie, [...] de Commissie het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek [dient] te brengen, met name door gebruik te maken van digitale technologieën en sociale media, en in het kader van acties ter bevordering van het burgerschap van de Unie en burgerrechten”.
In dit verband is het verzamelen en verwerken van de contactgegevens van relevante en geïnteresseerde EBI-belanghebbenden, evenals het verwerken van uw persoonsgegevens via betaalde advertenties, gebaseerd op artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk wordt geacht voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend.
Via betaalde advertenties op socialemediaplatforms wordt het EBI onder de aandacht van burgers gebracht, overeenkomstig artikel 18 en overweging 33 van de EBI-verordening. Deze verwerking is noodzakelijk om het openbaar belang te bevorderen en is uitsluitend gericht op de verspreiding van informatie via gekochte advertenties, zonder dat de Commissie rechtstreeks persoonsgegevens verzamelt of toegang heeft tot persoonsgegevens van gebruikers van sociale media.
Voor bepaalde verwerkingen in het kader van de EBI-communicatiecampagne kan specifieke toestemming van de betrokkene nodig zijn overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725. Het kan bijvoorbeeld gaan om het verzamelen van persoonlijke getuigenissen, audiovisuele content en het maken van EBI-promotie- en opleidingsmateriaal met dergelijke getuigenissen of content en de betrokkenheid van EBI-ambassadeurs om de waarden en boodschappen van het EBI op het terrein te helpen promoten, in de EU-lidstaten of op EU-niveau.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
Voor betrokkenheid en participatieactiviteiten
Om u uit te nodigen om deel te nemen aan een EBI-communicatie-evenement, videowedstrijd of andere participatieactiviteit, of aan een gerichte raadplegingsenquête onder EBI-belanghebbenden, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: contactgegevens die van u zijn ontvangen, of die afkomstig zijn uit relevante officiële databanken, databanken van de Commissie of openbaar beschikbare bronnen, of die verkregen zijn via lokale partners van de Commissie of agentschappen, met name de volgende gegevens: voornaam, achternaam, functie(titel), naam van de organisatie/het initiatief (als u een EBI-organisator bent), interesses, nationaliteit, taalvoorkeur, telefoonnummer, e-mailadres, stem en beeld vastgelegd in audio- en videoformaten en foto’s/beelden.
Als u toestemming geeft om als EBI-ambassadeur samen te werken, verwerken wij naast de hierboven vermelde gegevens ook: beoordelingen van de Commissie en haar verwerkers op basis waarvan u als EBI-ambassadeur werd geselecteerd, het ondertekende EBI-ambassadeurscharter, korte biografieën en stem en beeld vastgelegd in audio- en videoformaten en foto’s/beelden, standpunten en meningen die deel uitmaken van uw uitwisselingen met de Commissie en haar verwerkers, uw gebruikersnamen op uw socialemedia-accounts, en door verwerkers op basis van openbaar beschikbare informatie of rechtstreeks door u verstrekte informatie opgestelde verslagen van socialemedia-activiteiten en andere promotionele activiteiten.
Als u toestemming geeft om een persoonlijke getuigenis te geven over uw EBI-ervaring in het kader van de EBI-communicatiecampagne, verwerken wij ook korte biografieën, stem en beeld vastgelegd in audio- en videoformaten en foto’s/beelden, leeftijd, geslacht, interesses, nationaliteit, taalvoorkeuren, telefoonnummer, e-mailadres, en uw gebruikersnamen op uw socialemedia-accounts; en standpunten en meningen die deel uitmaken van uw uitwisselingen met de Commissie en haar verwerkers.
Voor betaalde advertenties
De Commissie en haar verwerkers kunnen voor elke reclamecampagne bepaalde beperkte parameters of criteria (zoals leeftijdsgroep, geografisch gebied, relevante interesses, indien van toepassing) selecteren, op basis van de opties die de socialemediaplatforms bieden. De Commissie en haar verwerkers verzamelen echter geen persoonsgegevens van gebruikers van sociale media en hebben er geen toegang toe. De verwerkingsverantwoordelijke verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens via advertenties op sociale media.
Wat betreft de verwerking van persoonsgegevens door socialemediaplatforms in het kader van gerichte reclame, zie hun respectieve privacybeleid:
- Voor Facebook en Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- Voor YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- Voor LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Voor betrokkenheid en participatieactiviteiten
Eenheid SG.C.1 bewaart uw contactgegevens zolang als nodig is om het doel van de verzameling of verwerking ervan te verwezenlijken, namelijk maximaal vijf jaar vanaf de verzameling ervan of vanaf het laatste contact dat u in het kader van het EBI met de Commissie hebt gelegd, als dat later is. Uw contactgegevens worden echter eerder verwijderd als u ons laat weten dat u niet langer een relevante contactpersoon voor het EBI bent (bijvoorbeeld bij verandering van baan).
Opnames van de verzamelde persoonlijke getuigenissen worden maximaal drie jaar bewaard vanaf de datum van verzameling. Documenten (verslagen, correspondentie, financiële informatie enz.) die persoonsgegevens bevatten die in het kader van de registratie van persoonlijke getuigenissen zijn verzameld of geproduceerd, worden tien jaar bewaard vanaf de verzameling of productie ervan. Gepubliceerde promotionele, audiovisuele en trainingscontent wordt voor onbepaalde tijd bewaard.
Voor betaalde advertenties
Wat betaalde advertenties op socialemediaplatforms betreft, verzamelen de Commissie en haar verwerkers geen persoonsgegevens van gebruikers van sociale media; daarom is in dit verband de bewaring van persoonsgegevens niet van toepassing.
Er gelden andere bewaartermijnen voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van andere verwerkingen die bijdragen aan de EBI-communicatiecampagne, in overeenstemming met de desbetreffende privacyverklaringen.
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Voor betrokkenheid en participatieactiviteiten
Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens, audiovisuele content enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of op die van haar contractanten (die als verwerkers optreden). Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Voor contractanten van de Commissie die als gegevensverwerkers optreden, gelden specifieke contractuele bepalingen voor iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (Verordening (EU) 2016/679). De hostservers waarop GOPA COM en de Actie Dienst voor de Europese Burger hun databanken verwerken en opslaan, bevinden zich uitsluitend binnen de Europese Unie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Zij zijn afgestemd op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.
Voor betaalde advertenties
Wat betaalde advertenties op socialemediaplatforms betreft, nemen de platforms hun eigen beveiligingsmaatregelen en zijn zij verantwoordelijk voor het waarborgen van de integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens. Voor meer informatie over de veiligheidsmaatregelen die de socialemediaplatforms toepassen, kunt u hun privacybeleid raadplegen via de in punt 4 vermelde links.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden deze gedeeld?
Voor betrokkenheid en participatieactiviteiten
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking, voor bevoegd personeel, volgens het “need-to-know”-beginsel, en voor bevoegd personeel van de contractanten die als gegevensverwerkers optreden (GOPA COM en Actie Dienst voor de Europese Burger). Deze medewerkers zijn gebonden aan statutaire verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en, waar nodig, extra vertrouwelijkheidsovereenkomsten.
Wij kunnen uw openbaar beschikbare contactgegevens delen met andere EBI-belanghebbenden.
Voor betaalde advertenties
Voor betaalde advertenties op socialemediaplatforms hebben het personeel van de verwerkingsverantwoordelijke en zijn verwerker (GOPA COM) geen toegang tot de persoonsgegevens van gebruikers van sociale media.
De socialemediaplatforms verzamelen en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met hun privacybeleid.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?
Op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 t/m 25) van Verordening (EU) 2018/1725 en Verordening (EU) 2016/679 (AVG) hebt u als “betrokkene” specifieke rechten, namelijk het recht op inzage van uw persoonsgegevens en op rectificatie ervan indien ze onjuist of onvolledig zijn, en in voorkomend geval, het recht om te verzoeken om wissing van uw persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, en het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, ook al is die rechtmatig uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725.
Voor zover u de verwerkingsverantwoordelijke toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke daarvan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming hebt ingetrokken.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke/gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n) of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. De contactgegevens vindt u in punt 9.
Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).
9. Contactinformatie
- Verwerkingsverantwoordelijke
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725, of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, Europese Commissie, secretariaat-generaal, eenheid SG.C.1 “Werkprogramma & Prognoses”: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).
- Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Indien u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden, heeft u het recht om bezwaar te maken (d.w.z. een klacht in te dienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
- Betrokken socialemediaplatform
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679, of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens door het betrokken socialemediaplatform, neem dan contact op met het betrokken socialemediaplatform of met hun verantwoordelijke voor gegevensbescherming.
Het kan gaan om Facebook, Instagram, YouTube of LinkedIn, afhankelijk van waar de advertentie is ingekocht en door u bekeken. Voor de contactgegevens van deze socialemediaplatforms en hun verantwoordelijken voor gegevensbescherming, kunt u hun privacybeleid raadplegen via de in punt 4 vermelde links.
10. Meer informatie
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie die gedocumenteerd en aan de DPO gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen via: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de referentie: DPR-EC-09286.
