Verwerking: EBI-communicatiecampagne
Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, secretariaat-generaal, eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en werkprogramma”:
Referentie: DPR-EC-09286
1. Inleiding
De Europese Commissie doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
In deze privacyverklaring leest u waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe wij die informatie gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking "EBI-communicatiecampagne" door eenheid A.1 van het secretariaat-generaal van de Europese Commissie (eenheid SG.A.1).
2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
De "EBI-communicatiecampagne" wordt uitgevoerd door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 betreffende het Europees burgerinitiatief. De campagne "brengt het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes en draagt aldus bij tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie".
Eenheid SG.A.1 verzamelt en verwerkt de contactgegevens van EBI-belanghebbenden of geïnteresseerde burgers (met inbegrip van minderjarigen) opdat deze personen zouden kunnen worden uitgenodigd om deel te nemen aan activiteiten van de EBI-communicatiecampagne, zoals gerichte raadplegingen, videowedstrijden of andere participatieactiviteiten, deelname aan evenementen als spreker, vermelding in promotiemateriaal en audiovisuele content enz.
In de meeste gevallen worden uw contactgegevens verwerkt naar aanleiding van of als onderdeel van een eerdere verwerking in het kader van een van de andere verwerkingen die relevant zijn in de EBI-communicatiecampagne, met name:
- bent u een EBI-organisator of een ambtenaar van de nationale autoriteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de EBI-verordening, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-00068 van de Commissie;
- bent u een EBI-ambassadeur of hebt u een persoonlijke getuigenis over uw EBI-ervaring of audiovisuele content in de context van videowedstrijden of andere deelnemende activiteiten verstrekt, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-09286 van de Commissie en de privacyverklaring van de betreffende participatieactiviteit;
- hebt u als spreker aan een EBI-communicatie-evenement deelgenomen, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01063 van de Commissie en de privacyverklaringen van het betreffende evenement;
- hebt u deelgenomen aan een gerichte raadpleging in verband met het EBI, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01011 van de Commissie en de privacyverklaringen van de betreffende raadpleging;
- hebt u proactief contact opgenomen met de Commissie over een onderwerp dat verband houdt met het EBI, dan worden uw gegevens verwerkt in het kader van gegevensverwerkingsregister DPR-EC-01386 van de Commissie.
Elke dergelijke verwerking voor de bovengenoemde doeleinden is altijd onderworpen aan een relevante specifieke privacyverklaring en, indien van toepassing, aan uw specifieke toestemming.
Het is ook mogelijk dat u door eenheid SG.A.1 of haar contractanten bent aangemerkt als een potentiële EBI-belanghebbende op basis van informatie die afkomstig is uit relevante officiële databanken, databanken van de Commissie of openbaar beschikbare bronnen, of die verkregen is via lokale partners van de Commissie of agentschappen.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming noch voor profilering.
3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?
In artikel 18, lid 1, van de EBI-verordening is bepaald dat de Commissie het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief onder de aandacht van het brede publiek moet brengen door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes en aldus moet bijdragen tot de bevordering van actieve burgerparticipatie in het politieke bestel van de Unie.
In dit verband is het verzamelen en verwerken van de contactgegevens van relevante en geïnteresseerde EBI-belanghebbenden gebaseerd op artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725, omdat dit noodzakelijk wordt geacht voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend.
Voor bepaalde verwerkingen die relevant zijn in het kader van de EBI-communicatiecampagne kan echter een specifieke toestemming van de betrokkene nodig zijn overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725, zoals voor het verzamelen van persoonlijke getuigenissen, audiovisuele content en het maken van EBI-promotie- en opleidingsmateriaal met dergelijke getuigenissen of content en de betrokkenheid van EBI-ambassadeurs om de waarden en boodschappen van het EBI op het terrein te helpen promoten, in de EU-lidstaten of op EU-niveau.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
Om u uit te nodigen deel te nemen aan een EBI-communicatie-evenement, videowedstrijd of andere participatieactiviteit, of aan een gerichte raadplegingsenquête onder EBI-belanghebbenden, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: contactgegevens die van u zijn ontvangen, of die afkomstig zijn uit relevante officiële databanken, databanken van de Commissie of openbaar beschikbare bronnen, of die verkregen zijn via lokale partners van de Commissie of agentschappen, met name de volgende gegevens: voornaam, achternaam, functie(titel), naam van de organisatie/het initiatief (als u een EBI-organisator bent), interesses, nationaliteit, taalvoorkeur, telefoonnummer, e-mailadres, stem en beeld vastgelegd in audio- en videoformaten en foto's/beelden.
Als u toestemming geeft om als EBI-ambassadeur samen te werken, verwerken wij naast de hierboven vermelde gegevens ook: beoordelingen door de Commissie en de contractanten die tot uw selectie als EBI-ambassadeur hebben geleid, het ondertekende EBI-ambassadeurscharter, korte biografieën en foto's die op de website van het EBI zijn gepubliceerd, standpunten en meningen die deel uitmaken van uw uitwisselingen met de Commissie en de contractanten, uw gebruikersnamen op uw socialemedia-accounts, en door de contractant op basis van openbaar beschikbare informatie of rechtstreeks door u verstrekte informatie opgestelde verslagen van socialemedia-activiteiten en andere promotionele activiteiten.
Als u toestemming geeft om een persoonlijke getuigenis te geven over uw EBI-ervaring in het kader van de EBI-communicatiecampagne, verwerken wij ook korte biografieën, stem en beeld vastgelegd in audio- en videoformaten en foto's/beelden, leeftijd, geslacht, interesses, nationaliteit, taalvoorkeuren, telefoonnummer, e-mailadres, en uw gebruikersnamen op uw sociale media-accounts; en standpunten en meningen die deel uitmaken van uw uitwisselingen met de Commissie en de contractanten.
5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Eenheid SG.A.1 bewaart uw contactgegevens zolang als nodig is om het doel van de verzameling of verwerking ervan te verwezenlijken, namelijk maximaal vijf jaar vanaf de verzameling ervan of vanaf het laatste contact dat u in het kader van het EBI met de Commissie hebt gehad, als dat later is. Uw contactgegevens worden echter eerder verwijderd als u ons laat weten dat u niet langer een relevante contactpersoon voor het EBI bent (bijvoorbeeld bij verandering van baan).
Opnames van de verzamelde persoonlijke getuigenissen worden maximaal drie jaar bewaard vanaf de datum van verzameling. Documenten (verslagen, correspondentie, financiële informatie enz.) die persoonsgegevens bevatten die in het kader van de registratie van persoonlijke getuigenissen zijn verzameld of geproduceerd, worden tien jaar bewaard. Gepubliceerde promotionele, audiovisuele en trainingscontent wordt langdurig bewaard.
Merk op dat er andere bewaartermijnen gelden voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van andere verwerkingen die bijdragen aan de EBI-communicatiecampagne, in overeenstemming met de desbetreffende privacyverklaringen.
6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens, audiovisuele content enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of haar contractanten. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
De contractanten van de Commissie zijn gebonden aan specifieke contractuele bepalingen voor elke verwerking van uw gegevens namens de Commissie, en aan de geheimhoudingsverplichtingen die voortvloeien uit Verordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming, "AVG") en relevante nationale uitvoeringsmaatregelen in de EU-lidstaten. De hostservers waarop Netcompany – Intrasoft S.A. zijn databanken verwerkt en opslaat, bevinden zich uitsluitend binnen de Europese Unie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen omvatten passende maatregelen om de onlineveiligheid te waarborgen en het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens en ongeoorloofde toegang tegen te gaan, waarbij rekening wordt gehouden met het risico dat de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens met zich meebrengen. De organisatorische maatregelen houden onder meer in dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens om legitieme redenen moeten kennen (“need to know”) voor de doeleinden van deze verwerking.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze bekendgemaakt?
Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor het personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze verwerking, aan bevoegd personeel volgens het "need to know"-principe en aan bevoegd personeel van de contractant (Netcompany – Intrasoft S.A.). Deze medewerkers hebben een statutaire geheimhoudingsplicht en moeten waar nodig aanvullende geheimhoudingsovereenkomsten in acht nemen.
Wij kunnen uw openbaar beschikbare contactgegevens delen met andere EBI-belanghebbenden.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725 hebt u als “betrokkene” specifieke rechten, met name het recht op inzage, rectificatie en, in voorkomend geval, wissing van uw persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens en het recht op beperking van de verwerking ervan.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de op grond van artikel 5, lid 1, punt a), rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens.
Voor zover u de verwerkingsverantwoordelijke toestemming hebt gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een conflict, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld in punt 9.
Als u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingen wilt uitoefenen, vermeld dan in uw verzoek het (de) referentienummer(s) van de verwerking(en) (zie punt 10).
9. Contactgegevens
- De verwerkingsverantwoordelijke
Als u uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, of als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of als u een klacht wilt indienen met betrekking tot de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie, eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en werkprogramma”: SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Als u van mening bent dat uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke, hebt u het recht om bezwaar te maken (d.w.z. een klacht in te dienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle gedocumenteerde en aan gemelde verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Commissie. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming met de volgende referentie: DPR-EC-09286.
