Adatkezelési művelet: Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya
Adatkezelő: Európai Bizottság, Főtitkárság, SG.A.1. egység – „Szakpolitikai prioritások és munkaprogram”
Hivatkozási szám: DPR-EC-09286
1. Bevezetés
Az Európai Bizottság tiszteletben tartja a felhasználók magánéletét, és elkötelezetten védelmezi személyes adataikat. A személyes adatokat a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli.
Adatvédelmi nyilatkozatunkban ismertetjük, miért kezeljük az Ön személyes adatait, hogyan gyűjtjük, kezeljük, védelmezzük és használjuk fel a rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt saját személyes adatait illetően. A nyilatkozat ezenfelül az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza. Ha Ön érvényt kíván szerezni jogainak, az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.
Az alábbiakban az Európai Bizottság Főtitkárságának A.1. egysége (SG.A.1. egység) által végzett, „Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya” elnevezésű adatkezelési művelettel kapcsolatos információkat ismertetjük.
2. Milyen célból és hogyan kezeljük az Ön személyes adatait?
„Az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya” elnevezésű adatkezelési műveletet az Európai Bizottság az európai polgári kezdeményezésről szóló, 2019. április 17-i (EU) 2019/788 európai parlamenti és tanácsi rendelet 18. cikkének (1) bekezdésével összhangban hajtja végre. Ennek megfelelően a kampány arra irányul, hogy kommunikációs tevékenységek és információs kampányok révén fokozza az európai polgári kezdeményezés intézményének, célkitűzéseinek és működésének ismertségét, ezáltal is elősegítve, hogy a polgárok tevékenyebben részt vegyenek az Unió politikai életében.
Az SG.A.1. egység azért gyűjti és kezeli az európai polgári kezdeményezés érdekelt feleinek és más érdeklődő polgároknak (a kiskorúakat is ideértve) a személyes adatait, hogy az említett személyek felkérést kaphassanak az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányának bármely további tevékenységében – például célzott konzultációkban, videópályázatokban és más, részvételen alapuló tevékenységekben – való részvételre, illetve arra, hogy rendezvényeken előadóként léphessenek fel, promóciós anyagokban és audiovizuális tartalmakban szerepelhessenek stb. E célból az SG.A.1. egység kezeli az európai polgári kezdeményezés érintett érdekelt feleinek, valamint az érdeklődő polgároknak az elérhetőségi adatait.
A legtöbb esetben az Ön elérhetőségi adatainak kezelésére az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya szempontjából releváns egyéb adatkezelési műveletek egyikének keretében történő korábbi adatkezelést követően vagy annak részeként kerül sor, különös tekintettel a következő esetekre:
- ha Ön valamely európai polgári kezdeményezés szervezője vagy valamely, az európai polgári kezdeményezésről szóló rendelet végrehajtásában részt vevő nemzeti hatóság tisztviselője – ebben az esetben az Ön adatainak kezelésére a Bizottság által DPR-EC-00068 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési művelettel összefüggésben kerül sor;
- ha Ön az európai polgári kezdeményezés egyik nagykövete, illetve ha videópályázat vagy egyéb, részvételen alapuló tevékenység keretében audiovizuális tartalmat vagy európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos tapasztalatairól szóló egyéni élménybeszámolót adott közre – ebben az esetben az Ön adatainak kezelésére a Bizottság által DPR-EC-09286 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési művelettel és az adott részvételi tevékenységre vonatkozó adatvédelmi nyilatkozattal összefüggésben kerül sor;
- ha Ön előadóként részt vett valamely, az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya keretében megrendezett eseményen – ebben az esetben az Ön adatainak kezelésére a Bizottság által DPR-EC-01063 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési művelettel és az adott eseményre vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatokkal összefüggésben kerül sor;
- ha Ön részt vett valamely, az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatban indított célzott konzultációban – ebben az esetben az Ön adatainak kezelésére a Bizottság által DPR-EC-01011 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési művelettel és az adott konzultációra vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatokkal összefüggésben kerül sor;
- ha Ön proaktívan felvette a kapcsolatot a Bizottsággal valamely, az európai polgári kezdeményezéshez kapcsolódó témában – ebben az esetben az Ön adatainak kezelésére a Bizottság által DPR-EC-01386 hivatkozási számon nyilvántartott személyesadat-kezelési művelettel összefüggésben kerül sor.
Az ilyen, a fentiekben ismertetett célokból végzett adatkezelést minden esetben a vonatkozó egyedi adatvédelmi nyilatkozattal összhangban kell lefolytatni, és a művelethez adott esetben az Ön kifejezett hozzájárulására is szükség lehet.
Az is előfordulhat, hogy az SG.A.1. egység vagy annak szerződéses vállalkozói Önt az európai polgári kezdeményezés potenciális érdekelt feleként azonosították olyan információk alapján, amelyekhez a vonatkozó hivatalos vagy bizottsági adatbázisokból, a Bizottság vagy az ügynökségek helyi kapcsolatrendszerének jóvoltából vagy nyilvánosan elérhető forrásokból férnek hozzá.
Az Ön személyes adatait nem használjuk fel automatizált döntéshozatal céljára, a profilalkotást is ideértve.
3. Milyen jogi előírások alapján kezeljük az Ön személyes adatait?
Az európai polgári kezdeményezésről szóló rendelet 18. cikkének (1) bekezdése értelmében „[a] Bizottság kommunikációs tevékenységek és információs kampányok révén elősegíti az európai polgári kezdeményezés intézménye, célkitűzése és működése ismertségének fokozását, ezáltal is hozzájárulva a polgároknak az Unió politikai életében való aktív részvételének előmozdításához.”
Ezzel összefüggésben az európai polgári kezdeményezés szempontjából releváns érdekelt felek elérhetőségi adatainak gyűjtése és kezelése az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja alapján történik, mivel az említett műveletek közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükségesnek minősülnek.
Az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének d) pontjával összhangban azonban egyes, az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya szempontjából releváns adatkezelési műveletekhez szükség lehet az érintett kifejezett hozzájárulására. Példaként említhetők a következők: egyéni élménybeszámolók és audiovizuális tartalmak gyűjtése, az európai polgári kezdeményezés ilyen beszámolókat vagy tartalmakat tartalmazó promóciós és képzési anyagainak létrehozása, valamint az európai polgári kezdeményezés nagyköveteinek bevonása az európai polgári kezdeményezés értékeinek és üzeneteinek helyben, az uniós tagállamokban vagy uniós szinten történő népszerűsítésébe.
4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?
Annak érdekében, hogy felkérhessük Önt – az európai polgári kezdeményezés érdekeltjét – európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos kommunikációs rendezvényen, videópályázaton vagy más, részvételen alapuló tevékenységben, illetve célzott konzultációs felmérésben való részvételre, a következő adatokat kezelhetjük: az Öntől kapott, illetve a vonatkozó hivatalos vagy bizottsági adatbázisokban hozzáférhető, a Bizottság vagy az ügynökségek helyi kapcsolatrendszerének jóvoltából rendelkezésre álló vagy nyilvános forrásokból származó kapcsolattartási adatok, különösen a vezetéknév, az utónév, a beosztás/munkakör megnevezése, a szervezet/kezdeményezés neve (ha Ön európai polgári kezdeményezés szervezője), érdeklődési kör, állampolgárság / nyelvi preferenciák, telefonszám, e-mail-cím, audio- és videoformátumban rögzített hang és kép, valamint fényképek/vizuális elemek.
Ha Ön hozzájárul ahhoz, hogy az európai polgári kezdeményezés nagyköveteként tevékenykedjen, a fent felsorolt adatokon kívül a következő adatokat is kezeljük: a Bizottság és a szerződéses vállalkozók által készített értékelések, amelyek megalapozták az Ön nagykövetként történő kiválasztását, az európai polgári kezdeményezés aláírt nagyköveti alapokmánya, az európai polgári kezdeményezés honlapján közzétett rövid életrajz és fényképek, a Bizottsággal és a szerződéses vállalkozókkal folytatott kommunikáció során kifejezésre juttatott nézetek és vélemények, az Ön közösségimédia-fiókokhoz tartozó felhasználónevei, valamint azok a vállalkozó által a közösségimédia- és más promóciós tevékenységekről készített jelentések, melyek alapjául a nyilvánosan elérhető vagy az Ön által közvetlenül megadott információk szolgáltak.
Ha Ön hozzájárul ahhoz, hogy az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampánya keretében egyéni élménybeszámolót adjon közre az európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos tapasztalatairól, az Ön következő adatait is kezelni fogjuk: rövid életrajz, audio- és videoformátumban rögzített hang és kép, fényképek/vizuális elemek, életkor, nem, érdeklődési kör, állampolgárság / nyelvi preferenciák, telefonszám, e-mail cím, közösségimédia-fiókokhoz tartozó felhasználónevek, valamint a Bizottsággal és a szerződéses vállalkozókkal folytatott kommunikáció során kifejezésre juttatott nézetek és vélemények.
5. Mennyi ideig őrizzük meg személyes adatait?
Az SG.A.1. egység csak addig őrzi meg az Ön elérhetőségi adatait, amíg azokra az adatgyűjtés, illetve a további adatkezelés céljainak eléréséhez szükség van, azaz legfeljebb 5 évig az adatgyűjtéstől vagy a Bizottsággal az európai polgári kezdeményezéssel összefüggésben kezdeményezett utolsó kapcsolatfelvételtől számítva, attól függően, hogy melyik következik be később. Az adatokat azonban ennél korábban töröljük, ha Ön arról tájékoztat bennünket, hogy a továbbiakban már nem lesz releváns kontaktszemély az európai polgári kezdeményezés szempontjából (például azért, mert munkahelyet vált).
Az egyéni élménybeszámolókról készült felvételeket legfeljebb 3 évig őrizzük meg a gyűjtés időpontjától számítva. Azokat a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat (jelentéseket, leveleket, pénzügyi információkat stb.), melyek összegyűjtésére vagy létrehozására az egyéni élménybeszámolók rögzítésével összefüggésben került sor, 10 évig őrizzük meg. A közzétett promóciós, audiovizuális és képzési tartalmakat hosszú ideig megőrizzük.
Felhívjuk figyelmét, hogy eltérő adatmegőrzési időszakok vonatkoznak az Ön személyes adatainak az európai polgári kezdeményezés kommunikációs kampányához hozzájáruló egyéb adatkezelési műveletekkel összefüggésben, a vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatokkal összhangban.
6. Hogyan gondoskodunk az Ön személyes adatainak védelméről?
Az elektronikus formátumú személyes adatokat (e-maileket, dokumentumokat, adatbázisokat, feltöltött adatfájlokat, audiovizuális tartalmakat stb.) vagy az Európai Bizottság, vagy szerződéses vállalkozóinak szerverein tároljuk. Az összes adatkezelési műveletre az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban kerül sor.
A Bizottság szerződéses vállalkozóinak a személyes adatok kezelésekor be kell tartaniuk a személyes adatoknak a Bizottság nevében történő kezelésére vonatkozó külön szerződési kikötést, valamint az (EU) 2016/679 általános adatvédelmi rendeletből és a vonatkozó tagállami végrehajtási intézkedésekből eredő titoktartási kötelezettségeket. A Netcompany – Intrasoft S.A. által kezelt és tárolt adatbázisoknak helyet adó gazdaszerverek kivétel nélkül az Európai Unió területén találhatók.
A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések megfelelő lépéseket foglalnak magukban az online biztonság szavatolása, valamint az adatvesztéssel, az adatok megváltoztatásával és a jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelem érdekében. Ezek az intézkedések számolnak az adatkezelés révén előálló kockázatokkal, és figyelembe veszik a kezelt személyes adatok jellegét. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz kizárólag azok a feljogosított személyek kapnak hozzáférést, akiknek erre indokoltan szükségük van a jelen adatkezelési művelet végrehajtásához.
7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kaphatja meg azokat?
Az Ön személyes adataihoz a következő személyek férhetnek hozzá: a Bizottság jelen adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott munkatársai, a Bizottság más, erre feljogosított munkatársai – a szükséges ismeret elvének megfelelően –, valamint a szerződéses vállalkozó (Netcompany – Intrasoft S.A.) erre feljogosított munkatársai. Ezeket a munkatársakat jogszabályi kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik.
Előfordulhat, hogy az Ön nyilvánosan elérhető elérhetőségi adatait megosztjuk az európai polgári kezdeményezés más érdekelt feleivel.
8. Milyen jogok illetik meg Önt, és hogyan gyakorolhatja azokat?
Az adatkezelés érintettjeként Önt az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, különösen a következők: jogában áll személyes adataihoz hozzáférni, azokat helyesbíteni és – adott esetben – törölni, illetve kezelésüket korlátozni, és megilleti az adathordozhatósághoz való jog is.
Ezen túlmenően joga van ahhoz is, hogy kifogást emeljen az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja alapján jogszerűen végzett személyesadat-kezelés ellen.
Ha Ön hozzájárulását adta az adatkezelőnek személyes adatainak a jelen adatkezelési művelet keretében történő kezeléséhez, hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ha erről értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.
Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Elérhetőségi adataikról a 9. pontban tájékozódhat.
Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban kívánja gyakorolni a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a 10. pontot).
9. Elérhetőségi adatok
- Az adatkezelő
Ha Ön érvényt szeretne szerezni az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogainak, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, hogy a következő e-mail-címen vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel (azaz az Európai Bizottság „Szakpolitikai prioritások és munkaprogram” elnevezésű SG.A.1. egységével): SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- A Bizottság adatvédelmi tisztviselője
Ha kérdése vagy problémája van személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezelésével kapcsolatban, az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Az európai adatvédelmi biztos
Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelő által végzett adatkezelés során sérültek az Önt az (EU) 2018/1725 rendelet szerint megillető jogok, jogorvoslati kérelemmel (panasszal) fordulhat az európai adatvédelmi biztoshoz a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.
10. Hol találhat részletesebb információkat?
A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé mindazokról a Bizottságnál végzett dokumentált személyesadat-kezelési műveletekről, amelyekről értesítést kapott. A nyilvántartás a következő internetcímen érhető el: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hu.
Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-09286.
