Databehandling vedrørende: Oplysningskampagne om det europæiske borgerinitiativ
Dataansvarlig: Europa-Kommissionen, Generalsekretariatet, kontor SG.A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram"
Referencenummer: DPR-EC-09286
1. Indledning
Europa-Kommissionen er fast besluttet på at beskytte dine personoplysninger og respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder også kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Oplysningerne vedrørende behandlingsaktiviteten "Oplysningskampagne for det europæiske borgerinitiativ", der gennemføres af kontor A.1 i Europa-Kommissionens Generalsekretariat (kontor SG.A.1), findes nedenfor.
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
"Oplysningskampagnen for det europæiske borgerinitiativ" gennemføres af Europa-Kommissionen i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/788 af 17. april 2019 om det europæiske borgerinitiativ. Kampagnens formål er at "øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativs eksistens, formål og funktion via kommunikationsaktiviteter og informationskampagner og derigennem bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv."
Formålet med kontor SG.A.1's indsamling og behandling af dine kontaktoplysninger som interesseret part i forhold til det europæiske borgerinitiativ eller andre interesserede borgere (herunder mindreårige) er at give dig mulighed for at deltage i alle yderligere aktiviteter under oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ, såsom målrettede høringer, videokonkurrencer eller andre deltagelsesbaserede aktiviteter, deltagelse i arrangementer som talere, fremvisning i reklamemateriale og audiovisuelt indhold osv. Med henblik herpå behandler kontor SG.A.1 kontaktoplysningerne for de relevante interesserede parter i forhold til det europæiske borgerinitiativ og interesserede borgere.
I de fleste tilfælde behandles dine kontaktoplysninger efter eller som led i en tidligere behandling i forbindelse med en af de andre behandlingsaktiviteter, der er relevante navnlig i forbindelse med oplysningskampagnen for det europæiske borgerinitiativ:
- Hvis du er initiativtager til et europæisk borgerinitiativ eller national embedsmand, der er involveret i gennemførelsen af forordningen om det europæiske borgerinitiativ, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-00068
- Hvis du er ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, eller du har afgivet et individuelt vidnesbyrd om din oplevelse eller det audiovisuelle indhold i forbindelse med videokonkurrencer eller andre deltagerorienterede aktiviteter i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ – behandles dine oplysninger i forbindelse med Kommissionens databehandlingsregister DPR-EC-09286 og databeskyttelseserklæringen for den pågældende specifikke deltagelsesbaserede aktivitet.
- Hvis du har deltaget i et oplysningsarrangement om det europæiske borgerinitiativ som taler, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-01063 og databeskyttelseserklæringerne for det pågældende specifikke arrangement
- Hvis du har deltaget i en målrettet høring om det europæiske borgerinitiativ som taler, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-01011 og databeskyttelseserklæringerne for den pågældende specifikke høring
- Hvis du proaktivt har taget kontakt til Kommissionen angående et emne, der vedrører det europæiske borgerinitiativ, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-01386.
Enhver sådan behandling til ovennævnte formål er altid underlagt en relevant specifik databeskyttelseserklæring og, hvor det er relevant, dit specifikke samtykke.
Det er også muligt, at du er blevet identificeret af SG.A.1 eller kontorets kontrahenter som en potentiel interessent i det europæiske borgerinitiativ på grundlag af de oplysninger, som er hentet fra relevante officielle databaser eller Kommissionens databaser, eksisterende lokale relationer mellem Kommissionen eller agenturer og offentligt tilgængelige kilder.
Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.
3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?
Kommissionen skal i henhold til artikel 18, stk. 1, i forordningen om det europæiske borgerinitiativ "øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativs eksistens, formål og funktion via kommunikationsaktiviteter og informationskampagner og derigennem bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv".
I denne sammenhæng bygger indsamlingen og behandlingen af kontaktoplysninger for relevante og interesserede parter i forhold til det europæiske borgerinitiativ på artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725, , fordi dette anses for at være nødvendigt af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som de pågældende EU-institutioner eller -organer har fået pålagt.
Visse former for behandling, der er relevant i forbindelse med oplysningskampagnen for det europæiske borgerinitiativ, kan imidlertid kræve et specifikt samtykke fra den pågældende registrerede i overensstemmelse med artikel 5, stk. 1, litra d), i forordning (EU) 2018/1725, såsom indsamling af individuelle vidneudsagn, audiovisuelt indhold og udarbejdelse af reklamemateriale og undervisningsmateriale om det europæiske borgerinitiativ med sådanne vidneudsagn eller indhold og inddragelse af ambassadører for det europæiske borgerinitiativ for at bidrage til at fremme de europæiske borgerinitiativets værdier og budskaber i praksis i EU's medlemsstater eller på EU-plan.
4. Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?
For at invitere dig til at deltage i et arrangement for oplysning om det europæiske borgerinitiativ:, en videokonkurrence eller anden deltagelsesbaseret aktivitet eller i en målrettet høringsundersøgelse som interessent i det europæiske borgerinitiativ: kan vi behandle følgende data: Kontaktoplysninger, som er modtaget fra dig eller indhentet fra relevante officielle databaser eller Kommissionens databaser, Kommissionens eller agenturernes eksisterende lokale kontakter og offentligt tilgængelige kilder, navnlig fornavn, efternavn, stilling/stillingsbetegnelse, organisationens/initiativets navn (hvis du er initiativtager til et europæisk borgerinitiativ)), interesser, nationalitet/sprogpræferencer, telefonnummer, e-mailadresse, tale og billeder optaget i audio- og videoformater og fotografier/visuelt materiale.
Hvis du giver dit samtykke til at samarbejde som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, vil vi behandle ud over de oplysninger, der er anført ovenfor: vurderinger af Kommissionen og de kontrahenter, der førte til din udvælgelse som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, underskrevet charter for ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, korte biografiske notater og fotos offentliggjort på borgerinitiativets websted, synspunkter og holdninger, der indgår i dine udvekslinger med Kommissionen og kontrahenterne, dine brugernavne på de sociale medier, rapporter fra de sociale medier og andre PR-aktiviteter, som kontrahenten har udarbejdet på grundlag af de offentligt tilgængelige oplysninger eller oplysninger, som du har leveret direkte.
Hvis du giver dit samtykke til at afgive et individuelt vidnesbyrd om din oplevelse af det europæiske borgerinitiativ som led i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ, vil vi også behandle korte biografiske notater, tale og billeder optaget i audio- og videoformater og fotografier/visuelt materiale, alder, køn, interesser, nationalitet/sprogpræferencer, telefonnummer, e-mailadresse, brugernavne på sociale medier, synspunkter og holdninger, der indgår i dine drøftelser med Kommissionen og kontrahenterne.
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Kontor SG.A.1 opbevarer dine kontaktoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. i en periode på højst fem år fra indsamlingen eller fra den sidste kontakt, du har haft med Kommissionen i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ, hvis denne dato ligger senere. Oplysningerne vil dog blive slettet tidligere, hvis du oplyser os om, at du ikke længere vil være en relevant kontakt for det europæiske borgerinitiativ (f.eks. i tilfælde af jobskifte).
Optagelser af de enkelte indsamlede vidneudsagn opbevares i højst tre år fra indsamlingsdatoen. Dokumenter (rapporter, korrespondance, finansielle oplysninger osv.), der indeholder personoplysninger, som er indsamlet eller udarbejdet i forbindelse med registrering af individuelle vidneudsagn, opbevares i en periode på 10 år. Offentliggjort reklamemateriale, audiovisuelt indhold og uddannelsesindhold opbevares på lang sigt.
Bemærk, at der gælder andre opbevaringsperioder for behandling af dine personoplysninger i forbindelse med andre behandlingsaktiviteter, der bidrager til oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ i overensstemmelse med de relevante databeskyttelseserklæringer.
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mail, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger, audiovisuelt indhold osv.) opbevares enten på Kommissionens eller dens kontrahenters servere. Al behandling foregår i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.
Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse for enhver behandling af dine oplysninger på Kommissionens vegne og af de fortrolighedsforpligtelser, der følger af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" -forordning (EU) 2016/679 og relevante nationale gennemførelsesforanstaltninger i EU's medlemsstater. De værtsservere, hvor Netcompany – Intrasoft S.A behandler og lagrer sine databaser, ligger udelukkende i Den Europæiske Union.
For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter en begrænsning af adgangen til personoplysninger til udelukkende at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang (need to know-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
Personale i Kommissionen, der er bemyndiget til at foretage behandlingen af oplysningerne, autoriseret personale efter "need to know"-princippet og det autoriserede personale hos kontrahenterne (Netcompany — Intrasoft S.A) får adgang til dine personoplysninger. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om fortrolighed.
Vi kan dele dine offentligt tilgængelige kontaktoplysninger med de øvrige interesserede parter i forhold til det europæiske borgerinitiativ.
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til at få indsigt i, berigtiget og, såfremt det er relevant, slettet dine personoplysninger, retten til dataportabilitet og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres lovligt efter artikel 5, stk. 1, litra a).
Hvis du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger, kan du når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataransvarlige. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine oplysninger, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Du kan om nødvendigt henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Deres kontaktoplysninger kan ses under punkt 9 nedenfor.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlingsaktiviteter, bedes du beskrive dem (dvs. deres protokolreference eller ‑referencer som anført i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.
9. Kontaktoplysninger
- Den dataansvarlige
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at klage over indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige, Europa-Kommissionen, kontor SG.A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram": SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Kommissionens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte Kommissionens databeskyttelsesrådgiver (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
- Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)
Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indgive en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.
10. Hvor kan du finde yderligere information?
Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle de aktiviteter vedrørende Europa-Kommissionens behandling af personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til registret via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Denne specifikke behandling af personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende protokolreference: DPR-EC-09286.
