Behandling: Oplysningskampagne om det europæiske borgerinitiativ
Dataansvarlig: Europa-Kommissionen, Generalsekretariatet, kontor SG.C.1 "Arbejdsprogram og fremsyn"
Fælles dataansvarlige: Meta Platforms Ireland Limited, der står bag Facebook og Instagram
Reference: DPR-EC-09286
1. Indledning
Europa-Kommissionen er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder også kontaktoplysningerne for den dataansvarlige/de fælles dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Oplysningerne vedrørende behandlingsaktiviteten "Oplysningskampagne for det europæiske borgerinitiativ", der gennemføres af kontor C.1 i Europa-Kommissionens Generalsekretariat (kontor SG.C.1), findes nedenfor.
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
"Oplysningskampagnen for det europæiske borgerinitiativ" gennemføres af Europa-Kommissionen i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/788 af 17. april 2019 om det europæiske borgerinitiativ. Formålet er at "øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativs eksistens, formål og funktion (…) og derigennem bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv".
Behandling i forbindelse med deltagelse i aktiviteter
Formålet med kontor SG.C.1's indsamling og behandling af dine kontaktoplysninger som interessent i det europæiske borgerinitiativ eller andre interesserede borgere (herunder mindreårige) er at give dig mulighed for at deltage i yderligere aktiviteter under oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ, såsom målrettede høringer, videokonkurrencer eller andre deltagelsesbaserede aktiviteter, deltagelse i arrangementer som talere, medvirken i reklamemateriale og audiovisuelt indhold osv. Med henblik herpå behandler kontor SG.C.1 kontaktoplysningerne for de relevante interessenter i det europæiske borgerinitiativ og interesserede borgere.
I de fleste tilfælde behandles dine kontaktoplysninger efter eller som led i en tidligere behandling i forbindelse med en af de andre behandlingsaktiviteter, der er relevante navnlig i forbindelse med oplysningskampagnen for det europæiske borgerinitiativ:
- Hvis du er en initiativtager til et europæisk borgerinitiativ eller en national embedsmand, der er involveret i gennemførelsen af forordningen om det europæiske borgerinitiativ, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-00068
- Hvis du er ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, eller du har afgivet et individuelt vidnesbyrd om din oplevelse eller det audiovisuelle indhold i forbindelse med videokonkurrencer eller andre deltagerorienterede aktiviteter i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ – behandles dine oplysninger i forbindelse med Kommissionens databehandlingsregister DPR-EC-09286 og databeskyttelseserklæringen for den pågældende specifikke deltagelsesbaserede aktivitet.
- Hvis du har deltaget i et oplysningsarrangement om det europæiske borgerinitiativ som taler, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-01063 og databeskyttelseserklæringerne for det pågældende specifikke arrangement.
- Hvis du har deltaget i en målrettet høring om det europæiske borgerinitiativ som taler, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-01011 og databeskyttelseserklæringerne for den pågældende specifikke høring.
- Hvis du proaktivt har taget kontakt til Kommissionen angående et emne, der vedrører det europæiske borgerinitiativ, behandles dine oplysninger inden for rammerne af Kommissionens databehandlingsfortegnelse DPR-EC-01386.
Enhver sådan behandling til ovennævnte formål er altid underlagt en relevant specifik databeskyttelseserklæring og, hvor det er relevant, dit specifikke samtykke.
Det er også muligt, at du er blevet identificeret af Kommissionen eller dens kontrahenter (i egenskab af databehandlere) som en potentiel interessent i det europæiske borgerinitiativ på grundlag af de oplysninger, som er hentet fra relevante officielle databaser eller Kommissionens databaser, eksisterende lokale relationer mellem Kommissionen eller agenturer og offentligt tilgængelige kilder.
Behandling i forbindelse med betalte annoncer
Som led i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ anvender vi også betalt onlinereklame på sociale medieplatforme såsom Instagram, Facebook, YouTube og LinkedIn, hvor vi gør brug af digitale teknologier til at øge offentlighedens bevidsthed om det europæiske borgerinitiativs eksistens, mål og funktion. Kommissionen indsamler ikke personoplysninger i forbindelse med sådan onlinereklame på sociale medier.
Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.
3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
Kommissionen skal i henhold til artikel 18, stk. 1, i forordningen om det europæiske borgerinitiativ "øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativs eksistens, formål og funktion via kommunikationsaktiviteter og informationskampagner og derigennem bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv".
Det fremgår af den 33. betragtning til forordningen om det europæiske borgerinitiativ, at "med henblik på at bidrage til at fremme borgernes aktive deltagelse i Unionens politiske liv bør Kommissionen øge offentlighedens kendskab til det europæiske borgerinitiativ, navnlig ved hjælp af digitale teknologier og sociale medier og inden for rammerne af foranstaltninger til fremme af unionsborgerskabet og borgernes rettigheder."
I denne sammenhæng bygger indsamlingen og behandlingen af kontaktoplysninger for relevante og interessenter samt behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med betalte annoncer på artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725, fordi dette anses for at være nødvendigt af hensyn til udførelse af en opgave, der sker i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som de pågældende EU-institutioner eller -organer har fået pålagt.
Betalte annoncer på sociale medieplatforme anvendes til at øge borgernes bevidsthed om det europæiske borgerinitiativ i overensstemmelse med artikel 18 og betragtning 33 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ. Denne behandling er nødvendig for at fremme offentlighedens interesse og har udelukkende fokus på at formidle oplysninger gennem købte reklamer uden at foretage direkte indsamling af personoplysninger eller give Kommissionen adgang til personoplysninger om brugere af sociale medier.
Visse behandlinger, der er relevante i forbindelse med kommunikationskampagnen for det europæiske borgerinitiativ, kan kræve specifikt samtykke fra den pågældende registrerede i overensstemmelse med artikel 5, stk. 1, litra d), i forordning (EU) 2018/1725. En sådan behandling omfatter indsamling af individuelle vidnesbyrd, audiovisuelt indhold og udarbejdelse af markedsførings- og undervisningsmateriale om det europæiske borgerinitiativ med sådanne vidnesbyrd eller indhold og inddragelse af ambassadører for det europæiske borgerinitiativ for at bidrage til at fremme de europæiske borgerinitiativers værdier og budskaber i praksis i EU's medlemsstater eller på EU-plan.
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter
For at invitere dig til at deltage i et arrangement for oplysning om det europæiske borgerinitiativ, en videokonkurrence eller anden deltagelsesbaseret aktivitet eller i en målrettet høringsundersøgelse som interessent i det europæiske borgerinitiativ kan vi behandle følgende data: Kontaktoplysninger, som er modtaget fra dig eller indhentet fra relevante officielle databaser eller Kommissionens databaser, Kommissionens eller agenturernes eksisterende lokale kontakter og offentligt tilgængelige kilder, navnlig fornavn, efternavn, stilling/stillingsbetegnelse, organisationens/initiativets navn (hvis du er initiativtager til et europæisk borgerinitiativ)), interesser, nationalitet/sprogpræferencer, telefonnummer, e-mailadresse, tale og billeder optaget i audio- og videoformater og fotografier/visuelt materiale.
Hvis du giver samtykke til at samarbejde som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, vil vi ud over ovennævnte oplysninger behandle: vurderinger af Kommissionen og dens databehandlere, der førte til din udvælgelse som ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, underskrevet charter for ambassadør for det europæiske borgerinitiativ, korte biografiske notater og lyd og billeder optaget i audio- og videoformater og fotos/visuelt materiale, synspunkter og holdninger, der indgår i dine udvekslinger med Kommissionen og dens databehandlere, dine brugernavne på de sociale medier, rapporter fra de sociale medier og andre PR-aktiviteter, som databehandlerne har udarbejdet på grundlag af de offentligt tilgængelige oplysninger eller oplysninger, som du har leveret direkte.
Hvis du giver dit samtykke til at afgive et individuelt vidnesbyrd om din oplevelse af det europæiske borgerinitiativ som led i oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ, vil vi også behandle korte biografiske notater, tale og billeder optaget i audio- og videoformater og fotografier/visuelt materiale, alder, køn, interesser, nationalitet/sprogpræferencer, telefonnummer, e-mailadresse, brugernavne på sociale medier, synspunkter og holdninger, der indgår i dine drøftelser med Kommissionen og databehandlerne.
I forbindelse med betalte annoncer
Kommissionen og dens databehandlere kan vælge visse begrænsede parametre eller kriterier (såsom aldersgruppe, geografisk område, relevante interesser, hvor det er relevant) for hver reklamekampagne på grundlag af de muligheder, som de sociale medieplatforme stiller til rådighed. Kommissionen og dens databehandlere indsamler imidlertid ikke og har ikke adgang til personoplysninger om brugere af sociale medier. Den udøvende dataansvarlige behandler ingen særlige kategorier af personoplysninger i forbindelse med reklamer på de sociale medier.
Med hensyn til de sociale medieplatformes behandling af personoplysninger i forbindelse med målrettet reklame henvises til deres respektive politikker for beskyttelse af privatlivets fred:
- Facebook og Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter
Kontor SG.C.1 opbevarer dine kontaktoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. i en periode på højst fem år fra indsamlingen eller fra den sidste kontakt, du har haft med Kommissionen i forbindelse med det europæiske borgerinitiativ, hvis denne dato ligger senere. Oplysningerne vil dog blive slettet tidligere, hvis du oplyser os om, at du ikke længere vil være en relevant kontakt for det europæiske borgerinitiativ (f.eks. i tilfælde af jobskifte).
Optagelser af de enkelte indsamlede vidneudsagn opbevares i højst tre år fra indsamlingsdatoen. Dokumenter (rapporter, korrespondance, finansielle oplysninger osv.), der indeholder personoplysninger, som er indsamlet eller udarbejdet i forbindelse med registrering af individuelle vidneudsagn, opbevares i en periode på 10 år fra indsamlingen eller udarbejdelsen. Offentliggjort salgsfremmende, audiovisuelt og uddannelsesmæssigt indhold opbevares på ubestemt tid.
I forbindelse med betalte annoncer
Med hensyn til betalte annoncer på sociale medieplatforme indsamler Kommissionen og dens databehandlere ingen personoplysninger fra brugere af sociale medier, og derfor finder lagring af personoplysninger ikke anvendelse i denne forbindelse.
Bemærk, at der gælder andre opbevaringsperioder for behandling af dine personoplysninger i forbindelse med andre behandlingsaktiviteter, der bidrager til oplysningskampagnen om det europæiske borgerinitiativ i overensstemmelse med de relevante databeskyttelseserklæringer.
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter
Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mail, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger, audiovisuelt indhold osv.) opbevares enten på Kommissionens eller dens kontrahenters (databehandleres) servere. Al behandling af personoplysninger sker i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.
Kommissionens kontrahenter er i egenskab af databehandlere bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af tavshedspligten i den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR–forordning (EU) 2016/679"). De værtsservere, hvor GOPA COM og European Citizen Action Service behandler og lagrer sine databaser, ligger udelukkende i Den Europæiske Union.
For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed og risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyn til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger består bl.a. i at begrænse adgangen til personoplysninger til alene at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang ("need to know"-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.
I forbindelse med betalte annoncer
Med hensyn til betalte annoncer på sociale medieplatforme anvender platformene deres egne sikkerhedsforanstaltninger og er ansvarlige for at sikre dataintegritet og -fortrolighed. Yderligere oplysninger om de sikkerhedsforanstaltninger, der anvendes af de sociale medieplatforme, findes i deres privatlivspolitikker som anført i afsnit 4.
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter
Personale i Kommissionen, der er bemyndiget til at foretage behandlingen af oplysningerne, autoriseret personale efter "need to know"-princippet og det autoriserede personale hos kontrahenterne i deres egenskab af databehandlere (GOPA COM og European Citizen Action Service) får adgang til dine personoplysninger. Dette personale er bundet af tavshedspligt og, om nødvendigt, yderligere fortrolighedsaftaler.
Vi kan dele dine offentligt tilgængelige kontaktoplysninger med de øvrige interesserede parter i forhold til det europæiske borgerinitiativ.
I forbindelse med betalte annoncer
I forbindelse med betalte annoncer på sociale medieplatforme har den dataansvarliges personale og databehandleren (GOPA COM) ikke adgang til personoplysninger om brugere af sociale medier.
De sociale medieplatforme indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med deres politikker for beskyttelse af privatlivets fred.
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?
Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725 og forordning (EU) 2016/679 (GDPR), nemlig retten til indsigt i dine personoplysninger og til at berigtige dem, hvis dine personoplysninger er ukorrekte eller ufuldstændige, og, hvor det er relevant, retten til at anmode om sletning af dine personoplysninger og til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger og retten til dataportabilitet.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres lovligt efter artikel 5, stk. 1, litra a), i forordning (EU) 2018/1725.
Hvis du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger, kan du når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækningen vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.
Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige/de fælles dataansvarlige eller i tilfælde af konflikter databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne under punkt 9 nedenfor.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse anføre deres referencenummer/-numre som anført i punkt 10 nedenfor.
9. Kontaktoplysninger
- Den dataansvarlige
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at klage over indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige, Europa-Kommissionen, Generalsekretariatet, Kontor SG.C.1 "Arbejdsprogram og fremsyn": SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu
- Kommissionens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu) med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725
- Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
Du kan klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edpsedps [dot] europa [dot] eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.
- Sociale medieplatforme
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2016/679, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at klage over, hvordan en social medieplatform indsamler og anvender dine personoplysninger, kan du henvende dig til den pågældende sociale medieplatform eller deres databeskyttelsesrådgiver.
Det kan være Facebook, Instagram, YouTube eller LinkedIn, afhængigt af den sociale medieplatform, hvor reklamen blev købt, og hvor du så den. Du finder kontaktoplysningerne for disse sociale medieplatforme og deres databeskyttelsesansvarlige i deres respektive politikker for beskyttelse af privatlivets fred som anført i afsnit 4.
10. Hvor finder du nærmere oplysninger?
Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, der er blevet dokumenteret og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Den aktuelle behandling af personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-09286.
