Operațiunea de prelucrare: Campania de comunicare ICE
Operatorul de date: Comisia Europeană, Secretariatul General, Unitatea SG.A.1 „Priorități politice și program de lucru”
Referința înregistrării: DPR-EC-09286
1. Introducere
Comisia Europeană este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.
Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, gestionăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, aceasta precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.
Vă prezentăm mai jos informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Campania de comunicare privind ICE”, desfășurată de unitatea A.1 a Secretariatului General al Comisiei Europene (unitatea SG.A.1).
2. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?
„Campania de comunicare privind ICE” este desfășurată de Comisia Europeană în conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2019/788 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 aprilie 2019 privind Inițiativa cetățenească europeană. Obiectivul său este „sensibilizarea publicului cu privire la existența, obiectivele și funcționarea Inițiativei cetățenești europene prin activități de comunicare și campanii de informare, contribuind astfel la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii”.
Unitatea SG.A.1 vă colectează și vă prelucrează datele de contact în calitate de părți interesate de ICE sau de alți cetățeni interesați (inclusiv minori) pentru a vă permite să participați la orice activități ulterioare ale Campaniei de comunicare privind ICE (consultări specifice, concursuri video sau alte activități participative, participarea la evenimente în calitate de vorbitori, apariția în materiale promoționale și audiovizuale etc.). În acest scop, unitatea SG.A.1 prelucrează datele de contact ale părților interesate relevante ale ICE și ale cetățenilor interesați.
În majoritatea cazurilor, datele dumneavoastră de contact sunt prelucrate în urma sau ca parte a unei prelucrări anterioare în cadrul uneia dintre celelalte operațiuni de prelucrare relevante pentru Campania de comunicare privind ICE, în special:
- Dacă sunteți organizator al unei ICE sau funcționar în cadrul autorităților naționale implicate în punerea în aplicare a Regulamentului privind ICE, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform declarației cu referința DPR-EC-00068 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei;
- Dacă sunteți ambasador ICE, v-ați prezentat experiența cu privire la ICE sau ați furnizat conținut audiovizual în contextul concursurilor video sau al altor activități participative, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform declarației cu referința DPR-EC-09286 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei Europene și conform declarației de confidențialitate a activității participative specifice în cauză;
- dacă ați participat la un eveniment de comunicare privind ICE în calitate de vorbitor, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform declarației cu referința DPR-EC-01063 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și conform declarațiilor de confidențialitate aferente evenimentului în cauză;
- dacă ați participat la o consultare specifică în contextul ICE, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform declarației cu referința DPR-EC-01011 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și conform declarațiilor de confidențialitate aferente consultării specifice în cauză;
- Dacă ați intrat în contact în mod proactiv cu Comisia cu privire la ICE, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform declarației cu referința DPR-EC-01386 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei.
Orice astfel de prelucrare în scopurile menționate mai sus face întotdeauna obiectul unei declarații de confidențialitate specifice și, după caz, al consimțământului dumneavoastră.
De asemenea, este posibil să fi fost identificat de SG.A.1 sau de contractanții săi ca fiind o potențială parte interesată de ICE pe baza informațiilor obținute din bazele de date oficiale relevante sau din bazele de date ale Comisiei, din relațiile locale ale Comisiei sau ale agențiilor și din surse accesibile publicului.
Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru stabilirea unui profil.
3. Pe ce temei juridic ne bazăm când prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
În conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul privind ICE, „Comisia sensibilizează publicul cu privire la existența, obiectivele și funcționarea inițiativei cetățenești europene prin activități de comunicare și campanii de informare, contribuind astfel la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii.”
În acest context, colectarea și prelucrarea datelor de contact ale părților relevante și interesate de ICE se bazează pe articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725, deoarece se consideră că aceste operațiuni sunt necesare pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii.
Cu toate acestea, anumite prelucrări relevante în contextul Campaniei de comunicare privind ICE pot necesita un consimțământ specific din partea persoanei vizate în cauză, în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725. Este vorba, de exemplu, despre cazurile în care se colectează mărturii individuale și conținut audiovizual sau în care se creează materiale promoționale și de formare privind ICE care conțin astfel de mărturii sau conținuturi și de cele în care ambasadorii UE se implică pentru a promova valorile și mesajele ICE pe teren, în statele membre ale UE sau la nivelul UE.
4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm ulterior?
Pentru a vă invita să participați la un eveniment de comunicare ICE, la un concurs video, la o altă activitate participativă sau la o consultare specifică în calitate de parte interesată de ICE, putem prelucra următoarele date: datele de contact, așa cum le-ați comunicat sau cum le-am obținut din bazele de date relevante oficiale sau din cele ale Comisiei, din contactele existente la nivel local ale Comisiei sau ale agențiilor și din surse publice, în special prenumele, numele, denumirea postului/funcției, denumirea organizației/inițiativei (dacă sunteți organizator al unei ICE), interese, naționalitate/preferințe lingvistice, numărul de telefon, adresa de e-mail.
Dacă sunteți de acord să deveniți ambasador al ICE, vom prelucra, pe lângă datele enumerate mai sus: evaluările Comisiei și ale contractanților care au condus la selectarea dumneavoastră ca ambasador al ICE, Carta ambasadorilor ICE semnată, scurtele note biografice și fotografiile publicate pe site-ul ICE, părerile și opiniile formulate în comunicarea cu Comisia și contractanții, numele de utilizator din conturile de pe rețelele sociale, rapoartele legate de activitățile de pe rețelele sociale și de alte activități de promovare stabilite de contractant pe baza informațiilor disponibile public sau a informațiilor pe care le-ați furnizat direct.
Dacă sunteți de acord să oferiți o mărturie individuală cu privire la experiența dumneavoastră în materie de ICE în cadrul Campaniei de comunicare privind ICE, vom prelucra și scurtele note biografice, vocea și imaginile înregistrate în format audio și video, fotografiile/materiale vizuale, datele despre vârstă, gen, interese, cetățenie/preferințe lingvistice, numărul de telefon, adresa de e-mail, numele de utilizator din conturile de pe rețelele sociale; părerile și opiniile formulate în comunicarea cu Comisia și contractanții.
5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?
Unitatea SG.A.1 vă păstrează datele de contact pe perioada necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume pentru o perioadă de maximum 5 ani de la colectare sau de la ultimul contact pe care l-ați inițiat cu Comisia în contextul ICE, oricare dintre aceste date survine mai târziu. Totuși, datele vor fi șterse mai devreme dacă ne informați că nu veți mai fi un contact ICE relevant (de exemplu, dacă vă schimbați locul de muncă).
Înregistrările mărturiilor individuale colectate sunt păstrate timp de maxim 3 ani de la data colectării. Documentele (rapoarte, corespondență, informații financiare etc.) care conțin date cu caracter personal, colectate sau produse în contextul înregistrării mărturiilor individuale, sunt păstrate timp de 10 ani. Conținutul publicitar promoțional, audiovizual și de formare este păstrat pe termen lung.
Menționăm că alte perioade de păstrare se aplică pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul altor operațiuni de prelucrare care contribuie la Campania de comunicare privind ICE, în conformitate cu declarațiile de confidențialitate relevante.
6. Cum vă protejăm datele cu caracter personal?
Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate, conținut audiovizual etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.
Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor [RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679] și din măsurile naționale de transpunere din statele membre ale UE. Serverele gazdă pe care firma Netcompany – Intrasoft S.A. prelucrează și stochează bazele sale de date se află exclusiv pe teritoriul Uniunii Europene.
Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.
7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?
Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat din cadrul instituției, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”, precum și personalului autorizat din cadrul contractantului (Netcompany – Intrasoft S.A.). Personalul menționat respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acorduri de confidențialitate suplimentare.
Este posibil să comunicăm celorlalte părți interesate de ICE datele dumneavoastră de contact disponibile publicului.
8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?
Beneficiați de drepturi specifice în calitate de „persoană vizată” în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica și, dacă este cazul, de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal, de dreptul la portabilitatea datelor și de dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).
Dacă ați fost de acord cu prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date în scopul acestei operațiuni de prelucrare, vă puteți retrage consimțământul în orice moment informându-l pe operatorul de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de această retragere.
Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referințele înregistrărilor, așa cum se specifică la rubrica 10 de mai jos).
9. Informații de contact
- Operatorul de date
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date, și anume unitatea SG.A.1 „Priorități politice și program de lucru” din cadrul Comisiei Europene. SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei
Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.
- Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)
În cazul în care considerați că drepturile pe care vi le conferă Regulamentul (UE) 2018/1725 v-au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date, puteți depune o reclamație la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, la adresa edps@edps.europa.eu.
10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?
Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul de evidență al tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisia Europeană care au fost înregistrate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_ro.
Prezenta operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-09286.
