Operațiunea de prelucrare: Campania de comunicare ICE
Operatorul de date: Comisia Europeană, Secretariatul General, Unitatea SG.C.1 „Program de lucru și analiză prospectivă”
Operator asociat: Meta Platforms Ireland Limited, care exploatează Facebook și Instagram
Referința înregistrării: DPR-EC-09286
1. Introducere
Comisia Europeană se angajează să vă protejeze datele cu caracter personal și să vă respecte dreptul la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.
Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, gestionăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, prezenta declarație indică datele de contact ale operatorului de date/operatorului asociat pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.
Vă prezentăm mai jos informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Campania de comunicare privind ICE”, desfășurată de unitatea C.1 a Secretariatului General al Comisiei Europene (denumită în continuare „unitatea SG.C.1”).
2. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?
„Campania de comunicare privind ICE” este desfășurată de Comisia Europeană în conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2019/788 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 aprilie 2019 privind Inițiativa cetățenească europeană. Obiectivul său este „sensibilizarea publicului cu privire la existența, obiectivele și funcționarea Inițiativei cetățenești europene (...), contribuind astfel la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii”.
Prelucrarea pentru activități de încurajare a implicării și a participării
Unitatea SG.C.1 vă colectează și vă prelucrează datele de contact în calitate de actori ai ICE sau de alți cetățeni interesați (inclusiv minori) pentru a vă permite să participați la activități ulterioare ale Campaniei de comunicare privind ICE (consultări specifice, concursuri video sau alte activități participative, participarea la evenimente în calitate de vorbitori, apariția în materiale promoționale și audiovizuale etc.). În acest scop, unitatea SG.C.1 prelucrează datele de contact ale părților interesate relevante ale ICE și ale cetățenilor interesați.
În majoritatea cazurilor, datele dumneavoastră de contact sunt prelucrate în urma sau ca parte a unei prelucrări anterioare în cadrul uneia dintre celelalte operațiuni de prelucrare relevante pentru Campania de comunicare privind ICE, în special:
- Dacă sunteți organizator al unei ICE sau funcționar în cadrul autorităților naționale implicate în punerea în aplicare a Regulamentului privind ICE, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform înregistrării cu referința DPR-EC-00068 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei.
- Dacă sunteți ambasador ICE, v-ați prezentat experiența cu privire la ICE sau ați furnizat conținut audiovizual în contextul concursurilor video sau al altor activități participative, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform înregistrării cu referința DPR-EC-09286 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și conform declarației de confidențialitate a activității participative specifice în cauză.
- Dacă ați participat la un eveniment de comunicare privind ICE în calitate de vorbitor, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform înregistrării cu referința DPR-EC-01063 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și conform declarațiilor de confidențialitate aferente evenimentului în cauză.
- Dacă ați participat la o consultare specifică în contextul ICE, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform înregistrării cu referința DPR-EC-01011 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei și conform declarațiilor de confidențialitate aferente consultării specifice în cauză.
- Dacă ați intrat în contact în mod proactiv cu Comisia cu privire la ICE, datele dumneavoastră sunt prelucrate conform înregistrării cu referința DPR-EC-01386 din Registrul responsabilului cu protecția datelor din cadrul Comisiei.
Orice astfel de prelucrare în scopurile menționate mai sus face întotdeauna obiectul unei declarații de confidențialitate specifice și, după caz, al consimțământului dumneavoastră.
De asemenea, este posibil ca fie Comisia, fie contractanții săi (acționând ca persoane împuternicite de operator) să vă fi identificat ca fiind un potențial actor al ICE pe baza informațiilor obținute din bazele de date oficiale relevante sau din bazele de date ale Comisiei, din relațiile locale ale Comisiei sau ale agențiilor și din surse accesibile publicului.
Prelucrarea prin reclame plătite
În cadrul Campaniei de comunicare privind ICE, utilizăm și publicitate online plătită pe platforme de comunicare socială precum Instagram, Facebook, YouTube și LinkedIn. Folosim astfel tehnologiile digitale pentru a sensibiliza publicul cu privire la existența, obiectivele și funcționarea Inițiativei cetățenești europene. Promovarea ICE prin intermediul platformelor de comunicare socială nu implică colectarea de date cu caracter personal de către Comisie.
Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru procese decizionale automatizate precum crearea de profiluri.
3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele cu caracter personal?
În conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul privind ICE, „Comisia sensibilizează publicul cu privire la existența, obiectivele și funcționarea inițiativei cetățenești europene prin activități de comunicare și campanii de informare, contribuind astfel la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii.”
Considerentul 33 din Regulamentul privind ICE arată că „pentru a contribui la promovarea participării active a cetățenilor la viața politică a Uniunii, Comisia ar trebui să crească gradul de conștientizare al opiniei publice cu privire la inițiativa cetățenească europeană, utilizând cu precădere tehnologiile digitale și platformele de socializare, precum și în cadrul acțiunilor de promovare a cetățeniei Uniunii și a drepturilor cetățenilor.”
În acest context, colectarea și prelucrarea datelor de contact ale actorilor relevanți și interesați de ICE, la fel ca și prelucrarea datelor personale prin publicitate plătită, se bazează pe articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725, deoarece se consideră că aceste operațiuni sunt necesare pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii.
Reclamele plătite de pe platformele de comunicare socială sunt utilizate pentru a spori gradul de sensibilizare a cetățenilor cu privire la ICE, în conformitate cu articolul 18 și cu considerentul 33 din Regulamentul privind ICE. Această prelucrare este necesară pentru promovarea interesului public, concentrându-se exclusiv pe difuzarea de informații prin intermediul reclamelor achiziționate. Ea nu presupune nici colectarea directă de date personale de către Comisie, nici accesul Comisiei la datele personale ale utilizatorilor platformelor de comunicare socială.
Anumite operațiuni de prelucrare relevante în contextul Campaniei de comunicare privind ICE pot necesita consimțământul specific al persoanei vizate, în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725. Exemple de astfel de operațiuni: colectarea de mărturii individuale, utilizarea de conținut audiovizual și crearea de materiale promoționale și de formare privind ICE care conțin astfel de mărturii sau conținut, alte căi de implicare a ambasadorilor ICE în promovarea valorilor și mesajelor ICE pe teren, în statele membre ale UE sau la nivelul UE.
4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm ulterior?
Pentru activități de încurajare a implicării și a participării
Pentru a vă invita să participați la un eveniment de comunicare ICE, la un concurs video, la o altă activitate participativă sau la o consultare specifică în calitate de parte interesată de ICE, putem prelucra următoarele date: datele de contact, așa cum le-ați comunicat sau cum le-am obținut din bazele de date relevante oficiale sau din cele ale Comisiei, din contactele existente la nivel local ale Comisiei sau ale agențiilor și din surse publice, în special prenumele, numele, denumirea postului/funcției, denumirea organizației/inițiativei (dacă sunteți organizator al unei ICE), interese, naționalitate/preferințe lingvistice, numărul de telefon, adresa de e-mail.
Dacă sunteți de acord să colaborați ca ambasador al ICE, pe lângă datele enumerate mai sus, vom prelucra: evaluările Comisiei și ale persoanelor împuternicite de aceasta care au condus la selectarea dumneavoastră ca ambasador al ICE, Carta ambasadorilor ICE semnată, scurtele note biografice, înregistrările audio și imaginile publicate în format audio și video și fotografiile/materialele vizuale publicate pe site-ul ICE, părerile și opiniile formulate în comunicarea cu Comisia și cu persoanele împuternicite de aceasta, numele de utilizator din conturile de pe rețelele sociale, rapoartele legate de activitățile de pe rețelele sociale și de alte activități de promovare stabilite de persoanele împuternicite de operator pe baza informațiilor disponibile public sau a informațiilor pe care le-ați furnizat direct.
Dacă sunteți de acord să oferiți o mărturie individuală cu privire la experiența dumneavoastră în materie de ICE în cadrul Campaniei de comunicare privind ICE, vom prelucra și scurtele note biografice, vocea și imaginile înregistrate în format audio și video, fotografiile/materiale vizuale, datele despre vârstă, gen, interese, cetățenie/preferințe lingvistice, numărul de telefon, adresa de e-mail, numele de utilizator din conturile de pe rețelele sociale; părerile și opiniile formulate în comunicarea cu Comisia și cu persoanele pe care le-a împuternicit.
Pentru reclamele plătite
Comisia și persoanele împuternicite de aceasta pot selecta anumiți parametri sau anumite criterii limitate (cum ar fi grupa de vârstă, zona geografică, interesele relevante, după caz) pentru fiecare campanie publicitară, pe baza opțiunilor puse la dispoziție de platformele de comunicare socială. Cu toate acestea, Comisia și persoanele împuternicite de aceasta nu colectează și nu au acces la datele cu caracter personal ale utilizatorilor platformelor de comunicare socială. Operatorul operațional nu prelucrează categorii speciale de date cu caracter personal prin intermediul publicității pe platformele de comunicare socială.
În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către platformele de comunicare socială în contextul publicității direcționate, vă rugăm să consultați politicile lor de confidențialitate:
- Pentru Facebook și Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- Pentru YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=ro#enforcement
- Pentru LinkedIn: https://ro.linkedin.com/legal/privacy-policy?
5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?
Pentru activități de încurajare a implicării și a participării
Unitatea SG.C.1 vă păstrează datele de contact pe perioada necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume pentru o perioadă de maximum 5 ani de la colectare sau de la ultimul contact pe care l-ați inițiat cu Comisia în contextul ICE, oricare dintre aceste date survine mai târziu. Totuși, datele vor fi șterse mai devreme dacă ne informați că nu veți mai fi contact ICE relevant (de exemplu, dacă vă schimbați locul de muncă).
Înregistrările mărturiilor individuale colectate sunt păstrate timp de maxim 3 ani de la data colectării. Documentele (rapoarte, corespondență, informații financiare etc.) care conțin date cu caracter personal, colectate sau produse în contextul înregistrării mărturiilor individuale, sunt păstrate timp de 10 ani de la colectare sau producție. Conținutul publicitar promoțional, audiovizual și de formare este pe termen nedefinit.
Pentru reclamele plătite
În ceea ce privește reclamele plătite de pe platformele de comunicare socială, Comisia și persoanele împuternicite de aceasta nu colectează date cu caracter personal de la utilizatorii platformelor de comunicare socială și, prin urmare, acest context nu presupune păstrarea datelor cu caracter personal.
Menționăm că alte perioade de păstrare se aplică pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul altor operațiuni de prelucrare care contribuie la Campania de comunicare privind ICE, în conformitate cu declarațiile de confidențialitate relevante.
6. Cum vă protejăm datele cu caracter personal?
Pentru activități de încurajare a implicării și a participării
Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate, conținut audiovizual etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi (care acționează ca persoane împuternicite). Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.
Atunci când acționează ca persoane împuternicite, contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor [RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679]. Serverele gazdă pe care firma GOPA COM și Serviciul European pentru Acțiune Cetățenească își prelucrează și stochează bazele de date se află exclusiv pe teritoriul Uniunii Europene.
Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.
Pentru reclamele plătite
Pentru reclamele plătite de pe platformele de comunicare socială, platformele aplică propriile măsuri de securitate și răspund de asigurarea integrității și confidențialității datelor. Pentru detalii despre măsurile de securitate aplicate de platformele de comunicare socială, vă rugăm să consultați politicile lor de confidențialitate, enumerate în secțiunea 4.
7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?
Pentru activități de încurajare a implicării și a participării
Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este acordat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea operațiunii de prelucrare în cauză, personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște” și personalului autorizat al contractanților care acționează ca persoane împuternicite de operator (GOPA COM și Serviciul European pentru Acțiune Cetățenească). Personalul în cauză respectă obligațiile legale de confidențialitate și, atunci când este necesar, acorduri de confidențialitate suplimentare.
Este posibil să comunicăm celorlalte părți interesate de ICE datele dumneavoastră de contact disponibile publicului.
Pentru reclamele plătite
Pentru reclamele plătite de pe platformele de comunicare socială, personalul operatorului de date și al persoanei împuternicite de operator (GOPA COM) nu au acces la datele cu caracter personal ale utilizatorilor platformelor de comunicare socială.
Platformele de comunicare socială colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu politicile lor de confidențialitate.
8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?
Capitolul III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD) vă conferă anumite drepturi în calitate de „persoană vizată”: dreptul de a vă accesa datele cu caracter personal și de a le rectifica dacă sunt inexacte sau incomplete și, unde este cazul, dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, dreptul de a restricționa prelucrarea lor și dreptul la portabilitatea datelor.
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725.
Dacă ați fost de acord cu prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date în scopul acestei operațiuni de prelucrare, vă puteți retrage consimțământul în orice moment informându-l pe operatorul de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte să vă retrageți consimțământul.
Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date/operatorul asociat sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Informațiile de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să le descrieți în cererea dumneavoastră [și anume să furnizați referința din Registru a fiecărei înregistrări, așa cum se specifică în secțiunea 10 de mai jos].
9. Informații de contact
- Operatorul de date
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, contactați operatorul de date, și anume unitatea SG.C.1 „Program de lucru și analiză prospectivă” din cadrul Secretariatului General al Comisiei Europene: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei
Puteți contacta RPD (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.
- Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)
În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date, aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) (și anume, puteți depune o plângere).
- Platforma de comunicare socială relevantă
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către o anumită platformă de comunicare socială, vă rugăm să contactați platforma respectivă sau pe responsabilul său cu protecția datelor.
În funcție de platforma de comunicare socială pe care a fost cumpărată și pe care ați vizionat reclama, aceasta ar putea fi Facebook, Instagram, YouTube sau LinkedIn. Pentru datele de contact ale acestor platforme de comunicare socială și ale responsabililor lor cu protecția datelor, vă rugăm să consultați politicile lor de confidențialitate, enumerate în secțiunea 4.
10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?
RPD din cadrul Comisiei publică registrul de evidență al tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisia Europeană care au fost înregistrate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: https://ec.europa.eu/dpo-register.
Prezenta operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-09286.
