Operación de tratamiento: Campaña de comunicación de la ICE
Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea, Secretaría General, Unidad SG.A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»
Referencia de registro: DPR-EC-09286
1. Introducción
La Comisión Europea se compromete a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos.
La presente declaración de confidencialidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales que nos haya facilitado y cómo velaremos por su protección, la manera en que se utiliza dicha información y sus derechos al respecto. También recoge la información de contacto del responsable del tratamiento de datos ante el que puede ejercer sus derechos, del responsable de la protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Campaña de comunicación de la ICE» llevada a cabo por la Unidad A.1 de la Secretaría General de la Comisión Europea (Unidad SG.A.1).
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
La Comisión Europea lleva a cabo la campaña de comunicación sobre la ICE de conformidad con el artículo 18, apartado 1, del Reglamento (UE) 2019/788 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de abril de 2019, sobre la iniciativa ciudadana europea. Con ella la Comisión «dará a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea a través de actividades de comunicación y campañas de información, contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión».
El objetivo de la recogida y tratamiento por parte de la Unidad SG.A.1 de sus datos de contacto como partes interesadas en la ICE u otros ciudadanos interesados (incluidos menores) es poder invitarle a participar en cualquier otra actividad de la campaña de comunicación de la ICE: consultas específicas, concursos de vídeo u otras actividades participativas, participación en actos como oradores, intervención en materiales promocionales y contenidos audiovisuales, etc., con cuyo objetivo la Unidad SG.A.1 tratará los datos de contacto de las partes interesadas de la ICE y de los ciudadanos interesados.
En la mayoría de los casos, sus datos de contacto se tratan, después o dentro de un tratamiento anterior, en el contexto de una de las demás operaciones de tratamiento pertinentes en el contexto de la campaña de comunicación de la ICE, y en particular:
- si es usted organizador u organizadora de una ICE o funcionario o funcionaria de las administraciones nacionales que participan en la aplicación del Reglamento sobre la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-00068,
- si es usted embajador o embajadora de una ICE o ha ofrecido un testimonio individual sobre su experiencia o facilitado contenidos audiovisuales con motivo de concursos de vídeo u otras actividades participativas: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-09286 y de la declaración de confidencialidad de la actividad participativa específica de que se trate,
- si ha participado en un acto de comunicación de la ICE como orador u oradora: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01063 y de las declaraciones de confidencialidad del acto específico de que se trate,
- si ha participado en una consulta específica en el contexto de la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01011 y de las declaraciones de confidencialidad de la consulta específica de que se trate,
- si ha entrado de forma proactiva en contacto con la Comisión sobre un tema relacionado con la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01386.
Todo tratamiento de este tipo para los fines enumerados estará siempre sujeto a una declaración de confidencialidad específica y, en su caso, al consentimiento expreso de los embajadores.
También es posible que la Unidad SG.A.1 o sus contratistas le hayan identificado como posible parte interesada en la ICE a partir de información procedente de bases de datos oficiales o de la Comisión, de relaciones locales existentes con la Comisión o con agencias y de fuentes de público acceso.
No se utilizarán sus datos personales en procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
Con arreglo al artículo 18, apartado 1, del Reglamento sobre la ICE, «la Comisión dará a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea a través de actividades de comunicación y campañas de información, contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión».
En este contexto, la recogida y el tratamiento de los datos de contacto de las partes interesadas y pertinentes de las ICE se basa en el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725 por considerarse necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a la institución u organismo de la Unión.
No obstante, determinados tratamientos pertinentes en el contexto de la campaña de comunicación de la ICE pueden requerir el consentimiento específico de los interesados de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725: recogida de testimonios individuales, contenidos audiovisuales y creación de material promocional y educativo sobre la ICE en el que figuren dichos testimonios o contenidos, así como la intervención de embajadores de la ICE para impulsar sobre el terreno los valores y mensajes de la ICE, ya sea en los Estados miembros o en el ámbito de la UE.
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Para invitarle a participar en un acto de comunicación de la ICE, un concurso de vídeo u otra actividad participativa, o en una consulta específica como parte interesada en la ICE, podremos procesar los datos siguientes: datos de contacto recibidos de usted u obtenidos de bases de datos oficiales o de la Comisión, de relaciones locales existentes con la Comisión o la agencia y de fuentes públicamente disponibles, en particular: nombre, apellidos, cargo o funciones, nombre de la organización/iniciativa (si es organizador u organizadora de una ICE), intereses, nacionalidad/preferencias lingüísticas, número de teléfono, dirección de correo electrónico, voz e imagen grabadas en formatos de audio y vídeo y fotografías/imágenes.
Si da su consentimiento a colaborar como embajador o embajadora de la ICE, procesaremos, además de los datos enumerados anteriormente: evaluaciones de la Comisión y de los contratistas que llevaron a su selección como embajador o embajadora de la ICE, Carta del Embajador de la ICE firmada, breves notas biográficas y fotografías publicadas en la web de la ICE, puntos de vista y opiniones manifestadas dentro de sus comunicaciones con la Comisión y los contratistas, nombres de usuario en redes sociales, informes de actividades en redes sociales y demás actividades promocionales elaborados por el contratista a partir de información públicamente disponible o directamente facilitada por usted.
Si da su consentimiento para prestar un testimonio individual sobre su experiencia en la ICE dentro de la campaña de comunicación de la misma, también procesaremos breves notas biográficas, voz e imagen grabadas en formatos de audio y vídeo y fotografías/imágenes, edad, género, intereses, nacionalidad/preferencias lingüísticas, número de teléfono, dirección de correo electrónico y nombres de usuario en redes sociales, así como sus puntos de vista y opiniones manifestadas dentro de sus intercambios con la Comisión y los contratistas.
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
La Unidad SG.A.1 conservará sus datos de contacto durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de recogida o ulterior tratamiento, es decir, durante un período máximo de cinco años a partir de la recogida o del último contacto que haya tenido con la Comisión en el contexto de la ICE, si esta última fecha es posterior. No obstante, los datos se eliminarán con anterioridad si nos informa de que ya no es contacto pertinente a efectos de la ICE (por ejemplo, si cambia de empleo).
Las grabaciones de los testimonios individuales recogidos se conservarán durante un período máximo de tres años a partir de la fecha de recogida. Los documentos (informes, correspondencia, información financiera, etc.) que contengan datos personales recogidos o generados al grabarse los testimonios individuales se conservarán durante un período de diez años. Los contenidos promocionales, audiovisuales y de formación publicados se conservarán a largo plazo.
Nota: para el tratamiento de sus datos personales en el contexto de otras operaciones de tratamiento que contribuyan a la campaña de comunicación de la ICE se aplicarán otros períodos de conservación, de acuerdo con las correspondientes declaraciones de confidencialidad.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, contenidos audiovisuales, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea o de sus contratistas. Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos [Reglamento (UE) 2016/679] y de las correspondientes medidas nacionales de aplicación en los Estados miembros. Los servidores en los que Netcompany – Intrasoft S.A. gestiona y almacena sus bases de datos están establecidos exclusivamente en el territorio de la Unión Europea.
Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido una serie de medidas técnicas y organizativas. Dada la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas comprenden acciones apropiadas sobre seguridad en línea, riesgo de pérdida de datos, alteración de datos y acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye la de permitir el acceso a los datos personales únicamente a personas autorizadas con necesidad legítima de conocerlos a efectos de la operación de tratamiento.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
Se concede acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de efectuar esta operación de tratamiento, al personal autorizado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer» y al personal autorizado del contratista (Netcompany – Intrasoft S.A.). Estas personas están obligadas a respetar acuerdos de confidencialidad formales y, en caso necesario, acuerdos de confidencialidad adicionales.
Es posible que compartamos sus datos de contacto disponibles con otras partes interesadas de la ICE
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Como «interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene usted derechos específicos, en particular el derecho de acceso, rectificación y, en su caso, supresión de sus datos personales, el derecho a la portabilidad de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento.
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, llevado a cabo de forma lícita con arreglo al artículo 5, apartado 1, letra a).
En la medida en que haya dado su consentimiento al tratamiento de sus datos personales al responsable del tratamiento de datos para la presente operación de tratamiento, puede retirar su consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. La retirada no afectará a la legalidad del tratamiento efectuado antes de haberse retirado el consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el responsable de la protección de datos. En su caso, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Los datos de contacto necesarios a tal fin figuran en el punto 9.
Si desea ejercer sus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento, debe incluir en su solicitud la información que las identifica (esto es, las referencias de registro indicadas en el punto 10).
9. Información de contacto
- Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene observaciones, preguntas o dudas o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, Comisión Europea Unidad SG..A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo». SG-ECI-mailing@ec.europa.eu
- Responsable de la protección de datos (RPD) de la Comisión
Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.
- Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)
Si considera que el responsable del tratamiento de datos ha infringido los derechos que le otorga el Reglamento (UE) 2018/1725 debido al tratamiento que ha dado a sus datos personales, tiene derecho de recurso (esto es, puede presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos: edps@edps.europa.eu.
10. ¿Dónde puede encontrarse información más detallada?
El responsable de la protección de datos (RPD) de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se hayan documentado y se le hayan comunicado. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
La presente operación específica de tratamiento consta en el registro público del responsable de la protección de datos con la referencia DPR-EC-09286.
