Operación de tratamiento: Campaña de Comunicación de la ICE
Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea, Secretaría General, Unidad SG.C.1 «Programa de Trabajo y Prospectiva»
Corresponsable(s) del tratamiento: Meta Platforms Ireland Limited, que explota Facebook e Instagram
Referencia de registro: DPR-EC-09286
1. Introducción
La Comisión Europea está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos.
La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica los datos de contacto del responsable o los corresponsables del tratamiento de datos a los que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Campaña de Comunicación de la ICE» llevada a cabo por la Unidad C.1 de la Secretaría General de la Comisión Europea (Unidad SG.C.1).
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
La Comisión Europea lleva a cabo la «Campaña de Comunicación de la ICE» de conformidad con el artículo 18, apartado 1, del Reglamento (UE) 2019/788 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de abril de 2019, sobre la iniciativa ciudadana europea. Su objetivo es «[dar] a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea [...], contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión».
Tratamiento para actividades participativas
La finalidad de la recogida y el tratamiento por parte de la Unidad SG.C.1 de sus datos de contacto como datos de partes interesadas en la ICE o de otros ciudadanos interesados (incluidos menores) es poder invitarle a participar en cualquier otra actividad de la Campaña de Comunicación de la ICE: consultas específicas, concursos de vídeo u otras actividades participativas, participación en actos como oradores, intervención en materiales promocionales y contenidos audiovisuales, etc., con cuyo objetivo la Unidad SG.C.1 tratará los datos de contacto de las partes interesadas de la ICE y de los ciudadanos interesados.
En la mayoría de los casos, sus datos de contacto se tratan, después o dentro de un tratamiento anterior, en el contexto de una de las demás operaciones de tratamiento pertinentes en el marco de la Campaña de Comunicación de la ICE, y en particular:
- si es usted organizador u organizadora de una ICE o funcionario o funcionaria de las administraciones nacionales que participan en la aplicación del Reglamento sobre la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-00068,
- si es usted embajador o embajadora de una ICE o ha ofrecido un testimonio individual sobre su experiencia o facilitado contenidos audiovisuales con motivo de concursos de vídeo u otras actividades participativas: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-09286 y de la declaración de privacidad de la actividad participativa específica de que se trate,
- si ha participado en un acto de comunicación de la ICE como orador u oradora: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01063 y de las declaraciones de privacidad del acto específico de que se trate,
- si ha participado en una consulta específica en el contexto de la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01011 y de las declaraciones de privacidad de la consulta específica de que se trate,
- si ha entrado de forma proactiva en contacto con la Comisión sobre un tema relacionado con la ICE: sus datos se tratan en el contexto del registro de tratamiento de datos de la Comisión DPR-EC-01386.
Todo tratamiento de este tipo para los fines enumerados estará siempre sujeto a una declaración de privacidad específica y, en su caso, a su consentimiento expreso.
También es posible que la Comisión o sus contratistas (actuando como encargados del tratamiento de datos, en su caso) le hayan identificado como posible parte interesada en la ICE a partir de información procedente de bases de datos oficiales o de la Comisión, de relaciones locales existentes con la Comisión o con agencias y de fuentes de público acceso.
Tratamiento a través de anuncios de pago
Como parte de la Campaña de Comunicación de la ICE, también utilizamos publicidad en línea de pago en plataformas de redes sociales, como Instagram, Facebook, YouTube y LinkedIn, haciendo uso de las tecnologías digitales para dar a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea. Esta promoción de la ICE a través de las redes sociales no implica la recogida de datos personales por parte de la Comisión.
Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
Con arreglo al artículo 18, apartado 1, del Reglamento sobre la ICE, «[l]a Comisión dará a conocer a la opinión pública la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la iniciativa ciudadana europea a través de actividades de comunicación y campañas de información, contribuyendo así a promover la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión».
El considerando 33 del Reglamento sobre la ICE establece que «[a] fin de contribuir al fomento de la participación activa de los ciudadanos en la vida política de la Unión, la Comisión debe dar a conocer entre la opinión pública la iniciativa ciudadana europea, haciendo uso, en particular, de las tecnologías digitales y los medios sociales, y en el marco de acciones de fomento de la ciudadanía de la Unión y los derechos de los ciudadanos».
En este contexto, la recogida y el tratamiento de los datos de contacto de las partes interesadas y pertinentes de las ICE, así como el tratamiento de sus datos personales a través de anuncios de pago, se basa en el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725 por considerarse necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a la institución u organismo de la Unión.
Los anuncios de pago en las plataformas de redes sociales se utilizan para dar a conocer la ICE a los ciudadanos, de conformidad con el artículo 18 y el considerando 33 del Reglamento sobre la ICE. Este tratamiento es necesario para promover el interés público y se centra únicamente en la difusión de información a través de anuncios contratados, sin que la Comisión participe en la recogida directa de datos personales ni acceda a los datos personales de los usuarios de las redes sociales.
Determinados tratamientos pertinentes en el contexto de la Campaña de Comunicación de la ICE pueden requerir el consentimiento expreso de los interesados de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725, por ejemplo, la recogida de testimonios individuales, contenidos audiovisuales y la creación de material promocional y formativo de la ICE con dichos testimonios o contenidos, así como la participación de embajadores de la ICE para ayudar a promover los valores y mensajes de la ICE sobre el terreno en los Estados miembros de la UE o a escala de la UE.
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Para actividades participativas
Para invitarle a participar en un acto de comunicación de la ICE, un concurso de vídeo u otra actividad participativa, o en una consulta específica como parte interesada en la ICE, podremos tratar los datos siguientes: datos de contacto recibidos de usted u obtenidos de bases de datos oficiales o de la Comisión, de relaciones locales existentes con la Comisión o la agencia y de fuentes públicamente disponibles, en particular: nombre, apellidos, cargo o funciones, nombre de la organización/iniciativa (si es organizador u organizadora de una ICE), intereses, nacionalidad/preferencias lingüísticas, número de teléfono, dirección de correo electrónico, voz e imagen grabadas en formatos de audio y vídeo y fotografías/imágenes.
Si da su consentimiento a colaborar como embajador o embajadora de la ICE, trataremos, además de los datos enumerados anteriormente: evaluaciones de la Comisión y de sus encargados del tratamiento que llevaron a su selección como embajador o embajadora de la ICE, Carta del Embajador de la ICE firmada, breves notas biográficas, voz e imagen grabadas en formatos de audio y vídeo y fotografías/imágenes, puntos de vista y opiniones manifestadas dentro de sus comunicaciones con la Comisión y sus encargados del tratamiento, nombres de usuario en redes sociales, informes de actividades en redes sociales y demás actividades promocionales elaborados por los encargados del tratamiento a partir de información públicamente disponible o directamente facilitada por usted.
Si da su consentimiento para prestar un testimonio individual sobre su experiencia en la ICE dentro de la campaña de comunicación de la misma, también trataremos breves notas biográficas, voz e imagen grabadas en formatos de audio y vídeo y fotografías/imágenes, edad, género, intereses, nacionalidad/preferencias lingüísticas, número de teléfono, dirección de correo electrónico y nombres de usuario en redes sociales, así como sus puntos de vista y opiniones manifestadas dentro de sus intercambios con la Comisión y sus encargados del tratamiento.
Para anuncios de pago
La Comisión y sus encargados del tratamiento pueden seleccionar determinados parámetros o criterios limitados (como el grupo de edad, la zona geográfica o los intereses pertinentes, cuando proceda) para cada campaña publicitaria, sobre la base de las opciones facilitadas por las plataformas de redes sociales. Sin embargo, la Comisión y sus encargados del tratamiento no recogen datos personales de los usuarios de las redes sociales ni tienen acceso a ellos. El responsable operativo no trata categorías especiales de datos personales a través de la publicidad en las redes sociales.
En lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las plataformas de redes sociales en el contexto de la publicidad personalizada, consulte sus respectivas políticas de privacidad:
- Facebook e Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy
- YouTube: https://policies.google.com/privacy#enforcement
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Actividades participativas
La Unidad SG.C.1 conservará sus datos de contacto durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de recogida o ulterior tratamiento, es decir, durante un período máximo de cinco años a partir de la recogida o del último contacto que haya tenido con la Comisión en el contexto de la ICE, si esta última fecha es posterior. No obstante, los datos se eliminarán con anterioridad si nos informa de que ya no es contacto pertinente a efectos de la ICE (por ejemplo, si cambia de empleo).
Las grabaciones de los testimonios individuales recogidos se conservarán durante un período máximo de tres años a partir de la fecha de recogida. Los documentos (informes, correspondencia, información financiera, etc.) que contengan datos personales recogidos o generados al grabarse los testimonios individuales se conservarán durante un período de diez años a partir de su recogida o generación. Los contenidos promocionales, audiovisuales y formativos publicados se conservarán por tiempo indefinido.
Anuncios de pago
En lo que respecta a los anuncios de pago en las plataformas de redes sociales, la Comisión y sus encargados del tratamiento no recogen datos personales de los usuarios de las redes sociales, por lo que no es de aplicación la conservación de datos personales en este contexto.
Nota: para el tratamiento de sus datos personales en el contexto de otras operaciones de tratamiento que contribuyan a la Campaña de Comunicación de la ICE se aplicarán otros períodos de conservación, de acuerdo con las correspondientes declaraciones de privacidad.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Actividades participativas
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, contenidos audiovisuales, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea o en los de sus contratistas (que actúan como encargados del tratamiento). Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Cuando actúan como encargados del tratamiento, los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) [Reglamento (UE) 2016/679]. Los servidores en los que GOPA COM y el Servicio Europeo de Acción Ciudadana gestionan y almacenan sus bases de datos están establecidos exclusivamente en el territorio de la Unión Europea.
Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido una serie de medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.
Anuncios de pago
En lo que respecta a los anuncios de pago en las plataformas de redes sociales, las plataformas aplican sus propias medidas de seguridad y son responsables de garantizar la integridad y confidencialidad de los datos. Para más información sobre las medidas de seguridad aplicadas por las plataformas de redes sociales, consulte sus políticas de privacidad en la sección 4.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
Actividades participativas
Se concede acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de efectuar esta operación de tratamiento, al personal autorizado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer» y al personal autorizado de los contratistas (GOPA COM y el Servicio Europeo de Acción Ciudadana), que actúa como encargado del tratamiento. Dicho personal está obligado a respetar las obligaciones de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos de confidencialidad adicionales.
Es posible que compartamos sus datos de contacto disponibles con otras partes interesadas de la ICE.
Anuncios de pago
En el caso de los anuncios de pago en las plataformas de redes sociales, el personal del responsable del tratamiento de datos y su encargado del tratamiento (GOPA COM) no tienen acceso a los datos personales de los usuarios de las redes sociales.
Las plataformas de redes sociales recogen y tratan datos personales de conformidad con sus políticas de privacidad.
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Como «interesado», usted tiene derechos específicos en virtud del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725 y del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), a saber, el derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos en caso de que sean inexactos o estén incompletos y, en su caso, el derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, a restringir su tratamiento y a la portabilidad de sus datos.
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, efectuado lícitamente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725.
En la medida en que haya dado su consentimiento al tratamiento de sus datos personales por parte del responsable del tratamiento de datos para la presente operación de tratamiento, puede retirar su consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. La retirada no afectará a la licitud del tratamiento llevado a cabo con anterioridad a la retirada del consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable o los corresponsables del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en la sección 9.
Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica en la sección 10.
9. Información de contacto
- Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer los derechos que le confiere el Reglamento (UE) 2018/1725, plantear sus observaciones, preguntas o dudas, o presentar una reclamación en relación con la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, Comisión Europea, Secretaría General, Unidad SG.C.1 «Programa de Trabajo y Prospectiva», en la dirección siguiente: SG-ECI-mailing
ec [dot] europa [dot] eu (SG-ECI-mailing[at]ec[dot]europa[dot]eu)
- Delegado de protección de datos de la Comisión
Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.
- Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)
Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)).
- Plataforma de redes sociales pertinente
Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2016/679, si tiene observaciones, preguntas o dudas o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales por la plataforma de redes sociales pertinente, diríjase a la plataforma de redes sociales en cuestión o a su delegado de protección de datos.
En función de la plataforma de redes sociales en la que se haya contratado el anuncio y en la que usted lo haya visto, puede tratarse de Facebook, Instagram, YouTube o LinkedIn. Para obtener los datos de contacto de estas plataformas de redes sociales y de sus delegados de protección de datos, consulte sus respectivas políticas de privacidad en la sección 4.
10. Dónde encontrar información más detallada
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión Europea que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: https://ec.europa.eu/dpo-register.
La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-09286.
