Palaa tietosuojaohjeiden pääsivulle
Tietosuojaohjeet – Kysymys 2
Tuenilmausten keruu paperilomakkeilla: Mitä velvoitteita on järjestäjäryhmän edustajalla, joka toimii yksin rekisterinpitäjänä?
Koskee skenaariota 2 , kun ei käytetä komission tiedostojenvaihtopalvelua
Kun järjestäjäryhmän edustaja toimii yksin rekisterinpitäjänä, hänen on varmistettava, että tietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen, kansallisen tietosuojalainsäädännön ja kansalaisaloiteasetuksen mukaisesti.
Edustajan pitää muun muassa
- arvioida ennen tietojen käsittelyä, millainen vaikutus käsittelytoimilla on allekirjoittajien oikeuksiin ja vapauksiin, esimerkiksi ovatko kerätyt tiedot arkaluontoisia (jos ovat, on nimettävä tietosuojavastaava ja tehtävä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi)
- laatia tietojenkäsittelytoimia koskeva seloste ja tarvittaessa päivittää sitä
- varmistaa tarvittavin toimin, että henkilötiedot ovat suojassa kaikenlaiselta laittomalta käsittelyltä (esim. tietoja ei tuhota tai hävitetä tahattomasti tai laittomasti, ei muuteta eikä luovuteta tai paljasteta luvatta, etenkään siirrettäessä tietoja verkossa) – vaadittavat toimet vaihtelevat sen mukaan, kerätäänkö tuenilmauksia paperilomakkeilla vai verkossa
- antaa allekirjoittajille tietoa heidän henkilötietojensa käsittelystä, tietosuojasta ja heidän oikeuksistaan
- varmistaa, että allekirjoittajat saavat vastauksen kysymyksiinsä ja pyyntöihinsä, joita he voivat esittää yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla
- varmistaa tietoturva siirrettäessä tuenilmauksia kansallisille viranomaisille tarkastettaviksi
- varmistaa, että kerättyjä henkilötietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, joka määritellään kansalaisaloiteasetuksessa
- ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksista toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle pääsääntöisesti 72 tunnin kuluessa siitä, kun asia on tullut ilmi, ja tehdä pyydettäessä yhteistyötä tietosuojaviranomaisten kanssa
- varmistaa, että kaikki tuenilmaukset ja niiden jäljennökset tuhotaan säädettyjen säilytysaikojen puitteissa.
Yllä oleva luettelo on laadittu vain tiedotustarkoituksiin, eikä se vapauta järjestäjiä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista velvoitteista.
Viitteet
- Kansalaisaloiteasetus: 5 artiklan 7 kohta, 19 artikla
- Yleinen tietosuoja-asetus: 24 artikla
