Οδηγίες για την προστασία των δεδομένων — Ερώτηση 2
Συγκέντρωση σε έντυπη μορφή — Ποιες είναι οι υποχρεώσεις του/της εκπροσώπου της ομάδας διοργανωτών/-τριών ως αποκλειστικού/-ής υπεύθυνου/-ης επεξεργασίας δεδομένων;
Ισχύει για το σενάριο 2, εκτός από τη χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής.
Ως εκπρόσωπος της ομάδας διοργανωτών/-τριών, όταν ενεργείτε ως αποκλειστικός/-ή υπεύθυνος/-η επεξεργασίας δεδομένων, πρέπει να διασφαλίζετε ότι η επεξεργασία των δεδομένων συμμορφώνεται με τον ΓΚΠΔ, το εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο και τον κανονισμό σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών και να είστε σε θέση να το αποδείξετε.
Μεταξύ άλλων, πρέπει:
- να αξιολογείτε τον αντίκτυπο των πράξεων επεξεργασίας στα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων, μεταξύ άλλων κατά πόσον τα δεδομένα που συλλέγονται είναι ευαίσθητα πριν από την επεξεργασία (σε περίπτωση που τα δεδομένα των υπογραφόντων είναι ευαίσθητα, θα πρέπει να διορίζετε υπεύθυνο/-η προστασίας δεδομένων και να διενεργείτε εκτίμηση αντικτύπου για την προστασία των δεδομένων·
- να δημιουργείτε και να τηρείτε αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας·
- να λαμβάνετε κατάλληλα μέτρα για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από παράνομες μορφές επεξεργασίας (τυχαία ή παράνομη καταστροφή ή τυχαία απώλεια, αλλοίωση, άνευ αδείας κοινολόγηση ή πρόσβαση, ιδίως όταν η επεξεργασία περιλαμβάνει τη διαβίβαση δεδομένων μέσω δικτύου κ.λπ.). Αυτά τα μέτρα μπορεί να ποικίλλουν ανάλογα με το αν η συγκέντρωση πραγματοποιείται σε χαρτί ή στο διαδίκτυο·
- να ενημερώνετε τους υπογράφοντες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, τον τρόπο με τον οποίο διασφαλίζεται η προστασία τους και τα δικαιώματα που μπορούν να ασκήσουν·
- να διασφαλίζετε την κατάλληλη συνέχεια στις ερωτήσεις και στα αιτήματα των υπογραφόντων βάσει του ΓΚΠΔ·
- να εγγυάστε την ασφάλεια των δεδομένων κατά την υποβολή των δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση·
- να διασφαλίζετε ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται δεν χρησιμοποιούνται για άλλο σκοπό πέραν αυτού που ορίζεται στον κανονισμό σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών·
- να κοινοποιείτε κάθε παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στην αρμόδια εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων κατ’ αρχήν εντός 72 ωρών από τη στιγμή που λαμβάνετε γνώση της παραβίασης και να συνεργάζεστε, κατόπιν αιτήματος, με τις εποπτικές αρχές προστασίας δεδομένων·
- να διασφαλίζετε ότι όλες οι δηλώσεις υποστήριξης και τυχόν αντίγραφα καταστρέφονται σύμφωνα με τις ισχύουσες περιόδους διατήρησης των δεδομένων.
Ο ανωτέρω κατάλογος παρέχεται αποκλειστικά για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν απαλλάσσει τους/τις διοργανωτές/-τριες από την εκπλήρωση των υποχρεώσεων που ισχύουν άμεσα γι’ αυτούς/-ές βάσει του ΓΚΠΔ.
Παραπομπές:
- Άρθρο 5 παράγραφος 7 και άρθρο 19 του κανονισμού σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών
- Άρθρο 24 του ΓΚΠΔ
