Palaa tietosuojaohjeiden pääsivulle
Tietosuojaohjeet – Kysymys 16
Kuinka kauan tietoja saa säilyttää?
Tuenilmaukset:
Järjestäjien ja komission on hävitettävä kaikki kansalaisaloitteen tuenilmauslomakkeet (ja niiden mahdolliset kopiot) jompaankumpaan seuraavista päivistä mennessä sen mukaan, kumpi niistä on aikaisempi:
- 1 kuukauden kuluttua aloitteen toimittamisesta komissiolle
- 21 kuukauden kuluttua keruuajan alkamisesta.
Jos järjestäjät kuitenkin peruvat aloitteensa keruuajan alettua, tuenilmaukset (ja niiden mahdolliset kopiot) on hävitettävä viimeistään kuukauden kuluttua aloitteen perumisesta.
Tuenilmausten tarkastamisesta vastaavien kansallisten viranomaisten on hävitettävä tuenilmaukset (ja niiden mahdolliset kopiot) viimeistään 3 kuukauden kuluttua tarkastusten päättymisestä.
Poikkeukset:
- Jos järjestäjäryhmä on osallisena aloitteeseen liittyvissä oikeudellisissa tai hallinnollisissa menettelyissä, se voi säilyttää tuenilmaukset (ja niiden mahdolliset kopiot) pitempään, jos niitä tarvitaan kyseisissä menettelyissä.
- Jos tuenilmausten keruuaikaa on pidennetty covid-19-pandemian vuoksi, myös tietojen säilytysaikaa pidennetään vastaavasti.
Sähköpostiosoitteet:
Järjestäjien ja komission on hävitettävä kaikki sähköpostiosoitteet seuraaviin määräaikoihin mennessä:
- 1 kuukauden kuluttua aloitteen perumisesta tai
- 12 kuukauden kuluttua keruuajan päättymisestä tai
- 12 kuukauden kuluttua aloitteen toimittamisesta komissiolle.
Huomaa kuitenkin, että jos komissio vastaa kansalaisaloitteeseen virallisella tiedonannolla, sähköpostiosoitteita saa säilyttää enintään 3 vuotta tiedonannon julkaisemisesta.
Viitteet:
- Kansalaisaloiteasetus: 19 artiklan 5–8 kohta
- Väliaikaisista toimenpiteistä covid-19:n leviämisen vuoksi annettu asetus (EU) 2020/1042: 5 artikla
