Palaa tietosuojaohjeiden pääsivulle
Tietosuojaohjeet – Kysymys 9
Mitä tietoja kansalaisille on annettava, kun heidän henkilötietojaan kerätään?
Koskee skenaariota 2, kun ei käytetä komission tiedostojenvaihtopalvelua (järjestäjäryhmän edustaja toimii yksin rekisterinpitäjänä)
Kun kansalainen (allekirjoittaja) antaa tuenilmauksen ja mahdollisesti myös sähköpostiosoitteensa, hänelle on kerrottava, miten hänen henkilötietojaan on määrä käsitellä: mitä tarkoitusta varten, kuinka kauan ja kenen toimesta niitä käsitellään, kenelle tietoja voidaan luovuttaa, miten ne suojataan, mitä oikeuksia hänellä ('rekisteröidyllä') on ja miten hän voi niitä käyttää yms.
Kansalaisaloiteasetuksen mukaisessa tuenilmauslomakkeessa on tietosuojalausekkeen vakioteksti. Se sisältää tiedot, jotka allekirjoittajille on annettava, kun heidän tietojaan kerätään.
Tietosuojalauseke paperilomakkeilla kerättäviä tuenilmauksia varten (vahvistettu kansalaisaloiteasetuksessa):
Asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) mukaisesti tässä lomakkeessa ilmoittamianne henkilötietoja käytetään ainoastaan aloitteen tukemiseen, ja tiedot toimitetaan toimivaltaisille kansallisille viranomaisille tuenilmausten tarkastamiseksi ja vahvistamiseksi. Teillä on oikeus pyytää tämän aloitteen järjestäjäryhmältä pääsyä omiin henkilötietoihinne, kyseisten tietojen oikaisua ja niiden poistamista sekä niiden käsittelyn rajoittamista.
Järjestäjäryhmä säilyttää henkilötietojanne enintään kuukauden ajan siitä, kun aloite on toimitettu Euroopan komissiolle, tai 21 kuukautta keruuajan alkamisesta sen mukaan, kumpi näistä ajankohdista on aikaisempi. Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja määräaikoja pidempään hallinnollisia tai oikeudellisia menettelyjä varten. Säilytysaika on tällöin enintään kuukausi siitä päivästä, jona mainituissa menettelyissä on tehty lopullinen päätös.
Teillä on oikeus tehdä milloin tahansa valitus tietosuojaviranomaiselle erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa teillä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsotte, että tietojanne on käsitelty lainvastaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
Aloitteen järjestäjäryhmän edustaja tai tapauksen mukaan sen perustama oikeushenkilö on yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisterinpitäjä, ja kyseiseen henkilöön tai oikeushenkilöön voi ottaa yhteyttä käyttäen tässä lomakkeessa olevia yhteystietoja.
Tietosuojavastaavan (jos sellainen on nimetty) yhteystiedot ovat saatavilla tämän lomakkeen 4 kohdassa mainitussa tämän aloitteen verkko-osoitteessa Euroopan komission rekisterissä.
Henkilötietojanne vastaanottavan ja käsittelevän kansallisen viranomaisen sekä kansallisten tietosuojaviranomaisten yhteystiedot ovat saatavilla osoitteessa https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fi
Paperilomakkeita käytettäessä annettavat tiedot
Kun tuenilmauksia kerätään paperilomakkeilla, allekirjoittajille on annettava kopio tietosuojalausekkeesta tai linkki, josta he voivat lukea tekstin äidinkielellään. Samassa yhteydessä on annettava järjestäjäryhmän edustajan ('rekisterinpitäjä'), tietosuojavastaavan (jos sellainen on nimetty) ja toimivaltaisen kansallisen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot.
Tietosuojalauseke sähköpostiosoitteiden keruuta varten
Kansalaisaloiteasetuksessa ei ole vastaavaa tietosuojalausekkeen mallia tilanteisiin, joissa kerätään allekirjoittajien sähköpostiosoitteita. Järjestäjäryhmän edustajan on laadittava tietosuojalauseke yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Allekirjoittajille on annettava vähintään seuraavat tiedot (ks. yleisen tietosuoja-asetuksen 13 artikla):
- tietojen käsittelyn kuvaus ja tarkoitus
- käsiteltävät tiedot
- mahdolliset tietojen vastaanottajat
- tietojen säilytyksen suunniteltu kesto
- allekirjoittajien oikeudet, kuten oikeus peruuttaa antamansa suostumus sekä oikeus saada nähdä, oikaista tai poistaa omat tietonsa ja vastustaa niiden käsittelyä
- ohjeet siitä, miten he voivat käyttää oikeuksiaan ja tehdä valituksen viranomaisille.
Jos kerätään sähköpostiosoitteita, allekirjoittajan on annettava erikseen suostumus osoitteensa käsittelyyn tietosuojalausekkeessa kuvatulla tavalla.
TÄRKEÄÄ:
Jos tuenilmauksia ja sähköpostiosoitteita kerätään verkossa Euroopan komission keskitetyllä keruujärjestelmällä, komissio laatii tarvittavat tietosuojalausekkeet. Ne julkaistaan komission kansalaisaloitesivustolla.
Viitteet:
- Yleinen tietosuoja-asetus: 13 artikla
- Kansalaisaloiteasetus: Liite III
