Operación de tratamiento: aplicación del Reglamento sobre la ICE y mantenimiento de un registro de iniciativas ciudadanas
Responsable del tratamiento de datos: Comisión Europea
Responsable operativo del tratamiento de datos: Unidad SG.A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»
Referencia de registro: DPR-EC-00068
1. Introducción
La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica la información de contacto del responsable operativo del tratamiento de datos ante el que puede ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
La Comisión Europea (en lo sucesivo, «la Comisión») está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos.
Esta declaración de privacidad se refiere a la operación de tratamiento «Aplicación del Reglamento sobre la ICE y mantenimiento de un registro de iniciativas ciudadanas» a cargo de la unidad SG.A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo» de la Comisión Europea.
2. ¿Por qué tratamos sus datos personales? ¿Cómo lo hacemos?
Recogemos y utilizamos su información personal para aplicar el Reglamento (UE) 2019/788 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre la iniciativa ciudadana (en lo sucesivo, «Reglamento ICE»).
La Iniciativa Ciudadana Europea se creó mediante el Tratado de Lisboa y está vigente desde abril de 2012, fecha en que se empezó a aplicar el Reglamento (UE) n.º 211/2011, que desarrolla las disposiciones del Tratado. Este primer Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea fue sustituido, a partir del 1 de enero de 2020, por el Reglamento (UE) 2019/788.
La Iniciativa Ciudadana Europea permite que un millón de ciudadanos de al menos una cuarta parte de los Estados miembros de la UE pidan a la Comisión que presente propuestas legislativas en ámbitos en los que tenga competencias para hacerlo.
El Reglamento ICE dispone que la Comisión registrará y hará públicas las iniciativas ciudadanas propuestas.
En este contexto, recogemos y tratamos sus datos personales, como organizador de la ICE, en particular para determinar si cumple los requisitos para ser organizador de una iniciativa ciudadana europea (miembro obligatorio o adicional del grupo de organizadores o persona de contacto adicional del grupo), para valorar si la persona jurídica a la que está vinculado se ha establecido de conformidad con el artículo 5, apartado 7, del Reglamento ICE y para permitir que la Comisión y los ciudadanos se pongan en contacto con usted como organizador de la iniciativa.
Por otra parte, el Reglamento ICE también delega en la Comisión una serie de obligaciones específicas en lo que respecta a la transparencia de la financiación de las iniciativas. En los casos específicos contemplados en el artículo 17, apartados 2 y 3, del Reglamento ICE, la Comisión puede verse obligada a tratar sus datos personales como patrocinador de una iniciativa o autor de una reclamación en la parte no pública del Registro ICE. El tratamiento de los datos y los documentos de los organizadores, de los patrocinadores y de los autores de las reclamaciones es obligatorio para cumplir los requisitos legales del Reglamento ICE. No obstante, la Comisión, en principio, no publicará en el sitio web de la ICE ningún dato personal relativo a una persona que actúe como patrocinadora a título personal, excepto a petición expresa de los organizadores y previa presentación por parte de estos últimos de las pruebas de que dicha persona ha consentido expresamente en que se publique.
El tratamiento de los datos personales de los funcionarios (puntos de contacto) de las autoridades nacionales que participan en la aplicación del Reglamento ICE, a saber, los responsables de la certificación de los sistemas individuales de recogida en línea, de la coordinación del proceso de verificación de las declaraciones de apoyo y de la entrega de los certificados pertinentes y de los puntos de contacto nacionales de la ICE, es necesario para permitir la colaboración con estas administraciones a fin de garantizar la correcta aplicación del Reglamento ICE a nivel nacional y sus aportaciones a través del grupo de expertos ICE y el comité de comitología ICE. Las direcciones de correo electrónico de los funcionarios nacionales identificables pueden publicarse en el sitio web de la ICE únicamente en caso de que los Estados miembros en cuestión decidan facilitar dichas direcciones de correo electrónico, como parte de los datos de contacto de sus autoridades competentes.
Por último, en el contexto de las obligaciones de la Comisión de sensibilizar al público sobre la existencia, los objetivos y el funcionamiento de la Iniciativa Ciudadana Europea mediante actividades de comunicación y campañas de información, establecidas en el artículo 18 del Reglamento ICE, el responsable operativo del tratamiento puede dirigirse a los organizadores de la ICE para invitarlos a participar de forma voluntaria en las actividades de comunicación y consulta organizadas por la Comisión.
Recogemos y tratamos su información personal del modo que se expone a continuación.
Parte del tratamiento de sus datos se realiza mediante operaciones automatizadas, a saber:
- Al presentar su formulario de inscripción en el sitio web público del Registro ICE, los organizadores de la ICE transmiten a la Comisión los datos personales y las copias de los documentos que permiten demostrar su identidad y que cumplen los requisitos de nacionalidad, residencia y edad. Automáticamente, quedan incluidos en la base de datos del Registro ICE, registrándose una copia en el sistema Ares de gestión de documentos de la Comisión.
- Los acuses de recibo de la solicitud de registro, que incluye los datos personales de los organizadores, se envían de manera automática a las direcciones de correo electrónico de las personas de contacto, con copia al buzón funcional de la Comisión.
- Los organizadores reciben mensajes automáticos (en las direcciones de correo electrónico de las personas de contacto y, opcionalmente, en las direcciones de correo electrónico adicionales de los organizadores, si así se solicita) como confirmación de las diferentes operaciones que realizan mediante la cuenta de organizador y con ocasión de los distintos hitos que va superando la iniciativa (siempre con copia al buzón funcional de la Comisión).
- Cada mensaje que intercambian la Comisión y los organizadores mediante los formularios de contacto (entre la «interfaz de administración» del Registro ICE y la «cuenta de organizador») se envía automáticamente en copia a las direcciones de correo electrónico de las personas de contacto y al buzón funcional de la Comisión.
- Los datos personales de las personas de contacto de la iniciativa se publican automáticamente de conformidad con el artículo 6, apartado 7, del Reglamento ICE, en la medida en que formen parte de las decisiones sobre las solicitudes de registro o de las decisiones de denegación de registro.
- La publicación de los datos de los organizadores (nombres y direcciones de correo electrónico) en la interfaz pública del Registro ICE se realiza automáticamente una vez inscritas las iniciativas.
Otras operaciones que afectan a sus datos se llevan a cabo de forma manual. Se trata, en particular, de las siguientes:
- La información y las pruebas presentadas con arreglo al anexo II del Reglamento ICE se someten a un control manual en el marco del procedimiento de registro, a fin de confirmar que los organizadores cumplen los requisitos establecidos en el artículo 5 del Reglamento.
- Los cambios relativos a la composición del grupo de organizadores se tramitan con arreglo a lo dispuesto en el artículo 5, apartado 4.
- La gestión de los mensajes que puedan intercambiarse con los organizadores de las iniciativas y otros interesados.
- La tramitación de la información de los patrocinadores relativa a la transparencia de las iniciativas conforme a lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento ICE.
- La tramitación de las solicitudes de información adicional y de las reclamaciones relativas a la transparencia de la financiación de las iniciativas.
- La tramitación de las solicitudes de los interesados.
- Los intercambios con las autoridades competentes de los Estados miembros.
Además:
- Los datos de los organizadores pueden ser objeto de tratamiento manual por medios electrónicos, incluido el intercambio por correo electrónico.
- Algunos documentos relativos a la iniciativa que contienen datos de los organizadores pueden quedar registrados en el sistema Ares de gestión de documentos de la Comisión.
- Los datos contenidos en las decisiones sobre las solicitudes de registro y en las comunicaciones en respuesta a las iniciativas válidas son objeto de publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de los datos personales?
- Si es organizador (miembro del grupo de organizadores o persona de contacto adicional) de una iniciativa ciudadana europea cuyo registro se ha solicitado a la Comisión, esta tratará sus datos personales presentados en este contexto conforme a lo establecido en el artículo 5, apartados 1 a 4, y en el artículo 6, apartados 2 y 3, del Reglamento ICE. Sus datos personales también podrán tratarse si se han presentado en el contexto del punto 7 del anexo II del Reglamento ICE. Además, si es representante (o el sustituto del representante) de un grupo de organizadores, su nombre se publicará en la decisión de registro o en la decisión de denegación de registro, de conformidad con el artículo 6, apartado 7, del Reglamento ICE.
- Si es miembro del grupo de organizadores de una iniciativa ciudadana europea cuyo registro queda confirmado por la Comisión, su nombre se dará a conocer en el sitio web público del Registro ICE. Además, si es el representante (o el sustituto del representante) del grupo de organizadores de dicha iniciativa, su dirección de correo electrónico también se pondrá a disposición del público, según se contempla en la nota a pie de página (1) de los anexos II y VII del Reglamento ICE.
- Si patrocina una ICE (a título personal) o si ha presentado una reclamación relativa a la transparencia de la financiación de una iniciativa, sus datos podrán tratarse sobre la base del artículo 17 del Reglamento ICE. La Comisión, en principio, no publicará en el sitio web de la ICE ningún dato personal relativo a una persona física que actúe como patrocinadora, excepto a petición expresa de los organizadores y previa presentación por parte de estos últimos de las pruebas de que dicha persona ha consentido expresamente en que se publique.
- Si es funcionario de la administración nacional que participa en la aplicación del Reglamento ICE, sus datos pueden tratarse en el contexto del artículo 4, apartado 6, del artículo 11, apartado 3, y de los artículos 12, 20, 22 y 23 del Reglamento ICE.
En los cuatro casos señalados, el tratamiento de sus datos personales es lícito de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letras a) y b), del Reglamento (UE) 2018/1725 porque:
a) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión; y
b) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
En casos excepcionales, la Comisión publicará en el sitio web de la ICE el nombre de una persona que actúe como patrocinadora y el importe aportado, a petición expresa de los organizadores y previa presentación por parte de estos últimos de las pruebas de que dicha persona ha consentido expresamente en que se publiquen [artículo 5, apartado 1, letra d), del Reglamento (UE) 2018/1725 y artículo 6, apartado 1, letra a), del Reglamento general de protección de datos].
En sí mismos, los datos objeto de tratamiento no corresponden a ninguna de las categorías especiales de datos personales sensibles que se enumeran en el artículo 10 del Reglamento (UE) 2018/1725. Sin embargo, el hecho de organizar o financiar una determinada iniciativa puede revelar las opiniones políticas de los organizadores. Por esa razón, la sensibilidad de sus datos depende de la carga política de la iniciativa de que se trate. Es decir, que en función de la sensibilidad de la iniciativa propuesta, puede considerarse que los datos personales tratados revelan opiniones políticas.
En este caso el tratamiento no está prohibido, ya que es necesario por razones de un interés público esencial, sobre la base de la legislación de la Unión (el Reglamento ICE) que es proporcionada respecto del objetivo perseguido, respeta en lo esencial el derecho a la protección de datos y establece medidas adecuadas y específicas para proteger los intereses y derechos fundamentales del interesado, conforme a lo dispuesto en el artículo 10, apartado 2, letra g). Tiene derecho a oponerse a la publicación de sus datos personales por razones imperiosas y legítimas propias de su situación particular, según se contempla en la nota a pie de página (1) de los anexos II y VII del Reglamento ICE.
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Para aplicar el Reglamento ICE recogemos y tratamos las categorías de datos personales que se indican a continuación.
Si es uno de los miembros obligatorios del grupo de organizadores o una de las personas de contacto adicionales del grupo de organizadores, nombrada conforme al párrafo segundo del artículo 5, apartado 3, del Reglamento ICE:
- nombre y apellidos
- dirección postal
- fecha de nacimiento
- nacionalidad.
- Además, se recogen y tratan copias de los documentos que demuestren su identidad y el cumplimiento de los requisitos de nacionalidad, residencia y edad.
Si es una de las personas de contacto (representante o sustituto) del grupo de organizadores, también recogemos y tratamos su dirección de correo electrónico y su número de teléfono.
Si es uno de los miembros adicionales del grupo de organizadores, recogemos y tratamos su nombre y apellidos.
Si sus datos personales forman parte de la documentación presentada por el grupo de organizadores en el contexto del punto 7 del anexo II del Reglamento ICE, el tipo de datos que se procesan depende de la legislación nacional aplicable.
Si patrocina una iniciativa (a título personal) o si ha presentado una reclamación relativa a la transparencia de la financiación de una iniciativa, en los casos contemplados en el artículo 17, apartados 2 y 3, del Reglamento ICE:
- nombre y apellidos e importe aportado como patrocinador de la iniciativa
- datos de contacto que haya facilitado como autor de la reclamación (preferentemente, correo electrónico).
Si es funcionario (punto de contacto) de las autoridades nacionales que participan en la aplicación del Reglamento ICE, recogemos y tratamos su nombre, función y dirección de correo electrónico.
5. ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Los datos personales que no se hagan públicos, incluidos aquellos relacionados con iniciativas no registradas, se conservarán en el Registro ICE durante un período máximo de cinco años.
Normalmente, ese período se contará a partir de la última acción llevada a cabo en el Registro ICE en relación con la iniciativa de que se trate. Ahora bien, si la iniciativa es objeto de un procedimiento judicial, el período de cinco años se contará a partir del final de dicho procedimiento. En el caso de las iniciativas que hayan prosperado y sean objeto de acciones de seguimiento por parte de la Comisión, el periodo de cinco años se contará a partir de la última acción emprendida por lo que respecta a la iniciativa en cuestión.
Los datos publicados se conservan en el sitio web durante un período de tiempo indefinido en aras de la transparencia y con fines históricos. Las direcciones de correo electrónico de las personas de contacto de las iniciativas registradas podrán eliminarse cuando la Comisión tenga conocimiento de que dichas direcciones ya no se utilizan.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. Entre las medidas técnicas se incluyen acciones adecuadas para garantizar la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, teniendo en consideración el riesgo que plantee el tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
En la Comisión, tienen acceso a todos los datos en cuestión los miembros autorizados del personal responsables de gestionar el Registro ICE y los que intervienen en el seguimiento de las iniciativas, así como otros miembros autorizados del personal de la Comisión con arreglo al principio de la «necesidad de conocer». Dicho personal está obligado a respetar los acuerdos de confidencialidad legales y, en su caso, otros acuerdos de confidencialidad adicionales.
Algunos datos personales se dan a conocer mediante su publicación en la página web de la iniciativa en el Registro ICE y en el Diario Oficial de la Unión Europea. Se trata de:
- los nombres de los miembros del grupo de organizadores de todas las iniciativas registradas, así como las direcciones de correo electrónico de las personas de contacto (representante y sustituto)
- los nombres del representante y del sustituto del representante que figuran en las decisiones sobre el registro de las iniciativas (incluidas las decisiones de denegación del registro)
- las direcciones de correo electrónico de los funcionarios nacionales identificables pueden publicarse en el sitio web de la ICE únicamente en caso de que los Estados miembros en cuestión decidan facilitar dichas direcciones de correo electrónico, como parte de los datos de contacto de sus autoridades competentes
- los nombres de los patrocinadores, en caso de que sean personas físicas, solo a petición expresa de los organizadores y previa presentación por parte de estos últimos de las pruebas de que los patrocinadores han consentido expresamente en que se publiquen sus nombres.
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
El Reglamento ICE le otorga los siguientes derechos:
- derecho a oponerse a la publicación de su nombre y su dirección de correo electrónico como organizador de una iniciativa por razones imperiosas y legítimas propias de su situación particular;
- derecho a solicitar la retirada de sus datos del registro en línea de la Comisión tras la expiración del periodo de dos años a partir de la fecha de inscripción de una iniciativa ciudadana propuesta.
Además, en su condición de «interesado» con arreglo al capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene otra serie de derechos:
- derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos si son inexactos o incompletos; en determinados casos, tiene derecho a suprimir sus datos personales, a limitar su tratamiento, a oponerse al tratamiento y a la portabilidad de sus datos;
- en la medida en que actúe como patrocinador a título personal y haya consentido en que se publiquen sus datos personales en el sitio web público del Registro ICE, puede retirar su consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable operativo del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9.
Si quiere ejercer sus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento, es necesario que incluya en su solicitud los datos correspondientes (esto es, las referencias de registro que se indican en el punto 10).
Las solicitudes de acceso a los datos personales se tramitarán en el plazo de un mes a partir de su recepción. Cualquier otra solicitud mencionada anteriormente se atenderá en un plazo de quince días hábiles.
9. Información de contacto
Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, si quiere plantear sus observaciones, preguntas o dudas o si desea presentar una reclamación relativa a la recogida y el uso de sus datos personales, diríjase al responsable operativo del tratamiento de datos cuya información de contacto se indica a continuación:
Comisión Europea
Secretaría General
Dirección A – Estrategia, Legislar Mejor y Gobernanza Institucional
Unidad A.1 «Prioridades Políticas y Programa de Trabajo»
B – 1049 Bruselas
Teléfono: +32 2 29 92165
Correo electrónico: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu
Delegado de protección de datos de la Comisión
Para cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede dirigirse al delegado de protección de datos de la Comisión (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Supervisor Europeo de Protección de Datos
Tiene derecho de recurso (esto es, puede presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu) si considera que, a consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725.
10. ¿Dónde encontrar información más detallada?
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través de este enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00068
La información general sobre la protección de datos personales en el contexto de la aplicación de la ICE puede consultarse en:
https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_es
11. Información complementaria
Tratamiento de los datos personales de los patrocinadores en el Registro ICE
Conforme a lo dispuesto en el artículo 17, apartado 1, del Reglamento ICE, el grupo de organizadores debe proporcionar (y actualizar sistemáticamente) a través del Registro ICE la información relativa tanto a las fuentes de financiación y apoyo a su iniciativa que superen los 500 euros por patrocinador, como a las organizaciones que le asistan a título voluntario cuando dicho apoyo no sea económicamente cuantificable. Cuando la iniciativa esté patrocinada por personas físicas, esa información ha de incluir los nombres de los interesados.
Por lo que respecta a las personas físicas que actúen como patrocinadores (interesados), la Comisión, en principio, no publicará ningún dato personal y solo publicará en el sitio web de la ICE información agregada bajo la categoría genérica de «personas físicas que actúan como patrocinadores» junto con los importes aportados por ellas. La Comisión solo publicará el nombre de cualquier patrocinador y el importe aportado a petición expresa de los organizadores y previa presentación por parte de estos últimos de las pruebas del consentimiento expreso de dicho patrocinador para la publicación. En tales casos, los interesados tienen derecho a retirar su consentimiento en todo momento, tal como se especifica en el punto 8 anterior.
Información adicional: declaración de privacidad anterior
La presente declaración de privacidad no cubre determinados aspectos concretos del tratamiento de datos personales con arreglo al Reglamento (UE) n.º 211/2011 (primer Reglamento sobre la iniciativa ciudadana europea), que pueden diferir de los actuales. El tratamiento y publicación de esos datos en el Registro ICE todavía es posible. La declaración de privacidad anterior aplicable a tales operaciones de tratamiento de datos puede consultarse en:
https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/privacy-policy_es
