Integritetspolicy för organisatörernas personuppgifter i registret över medborgarinitiativ

Behandling: Genomförande av förordningen om det europeiska medborgarinitiativet och hantering av registret över medborgarinitiativ

Personuppgiftsansvarig: Europeiska kommissionen

Personuppgiftsansvarig enhet: Enhet SG.A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”

Referens: DPR-EC-00068

1. Inledning

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller genomförande av förordningen om det europeiska medborgarinitiativet och hantering av registret över medborgarinitiativ och som sköts av kommissionens enhet SG.A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för att genomföra Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2019/788 om det europeiska medborgarinitiativet.

Möjligheten att föreslå och stödja europeiska medborgarinitiativ infördes genom Lissabonfördraget och började användas i april 2012 då förordning (EU) 211/2011 om medborgarinitiativet trädde i kraft. Den första förordningen ersattes den 1 januari 2020 av förordning (EU) 2019/788 om det europeiska medborgarinitiativet (nedan kallad förordningen).

I ett medborgarinitiativ kan en miljon medborgare från minst en fjärdedel av EU-länderna uppmana kommissionen att lägga fram lagförslag på områden där den har befogenhet.

Enligt förordningen ska kommissionen registrera och offentliggöra föreslagna medborgarinitiativ.

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för att bedöma om du uppfyller kraven för att föreslå och driva ett medborgarinitiativ (som obligatorisk eller annan medlem av organisatörsgruppen eller som gruppens extra kontaktperson), om den rättsliga enhet som du är kopplad till har inrättats i enlighet med artikel 5.7 i förordningen och för att kommissionen och allmänheten ska kunna kommunicera med dig som initiativets organisatör.

Enligt förordningen har kommissionen också vissa skyldigheter när det gäller insynen i hur initiativen har finansierats. I de specifika fall som anges i artikel 17.2 och 17.3 i förordningen kan kommissionen behöva behandla dina personuppgifter i registrets icke-offentliga del om du har sponsrat initiativet eller har klagat på informationen om finansieringskällorna. Behandlingen av organisatörernas, sponsorernas och de klagandes uppgifter och handlingar är därför nödvändig för att uppfylla de lagstadgade kraven i förordningen. Kommissionen kommer dock i princip inte att publicera några personuppgifter om privata sponsorer på medborgarinitiativets webbplats, utom om organisatörerna har bett om det och kan visa att personerna har gett sitt uttryckliga samtycke till publiceringen.

Behandlingen av personuppgifter om kontaktpersonerna vid de nationella myndigheter som bidrar till att genomföra förordningen, dvs. de som ansvarar för att godkänna namninsamlingssystem, samordna kontrollen av stödförklaringar och utfärda relevanta intyg och de nationella kontaktpunkterna för medborgarinitiativet, är nödvändig för att kommissionen ska kunna samarbeta med myndigheterna så att förordningen genomförs korrekt i länderna och för att ta emot deras synpunkter via expertgruppen och kommittén för det europeiska medborgarinitiativet. Personliga mejladresser till anställda vid nationella myndigheter får bara publiceras på webbplatsen om medborgarinitiativet om myndigheten har uppgett den mejladressen som kontaktuppgift.

Kommissionen driver kommunikationsverksamhet och informationskampanjer för att öka allmänhetens kunskap om medborgarinitiativet och dess mål och funktion i enlighet med artikel 18 i förordningen och kan bjuda in organisatörerna att delta i denna verksamhet.

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter på följande sätt:

Viss behandling sker automatiskt. Det gäller särskilt följande:

• Personuppgifter och kopior av handlingar som styrker din identitet och kraven på medborgarskap, bosättningsland och ålder och som organisatörerna skickar till kommissionen i sin registreringsansökan via formuläret på webbplatsen om medborgarinitiativet. De förs automatiskt in i registrets databas och en kopia registreras i kommissionens dokumenthanteringssystem Ares.
• En bekräftelse på registreringsansökan med organisatörernas personuppgifter skickas automatiskt till kontaktpersonernas mejladresser med kommissionens ansvariga team i kopia.
• Automatiska meddelanden skickas till organisatörerna – till kontaktpersonernas mejladresser och till organisatörernas eventuella andra mejladresser (frivilligt och på begäran) – som en bekräftelse på åtgärder som organisatörerna utför via sitt användarkonto och i samband med medborgarinitiativets olika faser (med kommissionens ansvariga team i kopia).
• Meddelanden som utväxlas mellan kommissionen och organisatörerna med hjälp av kontaktformulär (mellan medborgarinitiativregistrets administrationsdel och organisatörernas konto) skickas alltid automatiskt med kopia till kontaktpersonernas mejladresser och kommissionens ansvariga team.
• Personuppgifter för initiativets kontaktpersoner publiceras automatiskt i enlighet med artikel 6.7 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet, om uppgifterna anges i besluten angående registreringsansökningar.
• Organisatörernas uppgifter (namn och mejladresser) publiceras automatiskt i den offentliga delen av medborgarinitiativregistret när initiativet har registrerats.

Andra åtgärder som rör dina uppgifter utförs manuellt. Det gäller särskilt följande:

• Manuella kontroller av den information och de bevis som lämnas enligt bilaga II i förordningen görs innan initiativet registreras för att kontrollera att organisatörerna uppfyller kraven i artikel 5.
• Hantering av ändringar i organisatörsgruppens sammansättning enligt artikel 5.4.
• Outlookmeddelanden som kan komma att skickas mellan organisatörerna och andra registrerade personer.
• Hantering av organisatörernas redovisning av initiativets finansiering i enlighet med artikel 17 i förordningen.
• Hantering av önskemål om ytterligare information och av klagomål angående insynen i initiativets finansieringskällor.
• Hantering av förfrågningar från de registrerade.
• Korrespondens med EU-ländernas myndigheter.

Dessutom gäller följande:

• Organisatörernas uppgifter kan behandlas manuellt på elektronisk väg, bland annat via mejl.
• Vissa handlingar som rör initiativet och som innehåller organisatörernas uppgifter kan komma att registreras i kommissionens dokumenthanteringssystem Ares.
• Uppgifter som står i kommissionens beslut om registreringsansökan och dess meddelanden som svar på ett giltigt initiativ publiceras i EU:s officiella tidning.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

1. Om du organiserar ett initiativ (ingår i en grupp av organisatörer eller är gruppens extra kontaktperson) och har ansökt om att få registrera ett initiativ hos kommissionen kommer dina personuppgifter i ansökan att behandlas av kommissionen, i enlighet med artikel 5.1–5.4 och artikel 6.2 och 6.3 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas om de har lämnats enligt punkt 7 i bilaga II till förordningen. Om du är organisatörsgruppens företrädare eller dennes ersättare kan ditt namn dessutom komma att publiceras i beslutet om registreringsansökan, i enlighet med artikel 6.7 i förordningen.
2. Om kommissionen registrerar initiativet kommer ditt namn som organisatör (medlem i organisatörsgruppen) att visas i det offentliga webbregistret över medborgarinitiativ. Om du är organisatörsgruppens företrädare eller dennes ersättare kommer även din mejladress att publiceras i enlighet med fotnot 1 i bilagorna II och VII till förordningen.
3. Om du sponsrar ett initiativ (som privatperson), eller om du lämnar in ett klagomål när det gäller insynen i hur ett initiativ har finansierats, kan dina uppgifter komma att behandlas med stöd av artikel 17 i förordningen. Kommissionen kommer i princip inte att publicera dina personuppgifter på medborgarinitiativets webbplats, utom om organisatörerna har bett om det och kan visa att du har gett ditt uttryckliga samtycke till publiceringen. 
4. Om du arbetar vid en nationell myndighet som bidrar till att genomföra förordningen kan dina uppgifter komma att behandlas på grundval av artiklarna 4.6, 11.3, 12, 20, 22 och 23 i förordningen.

Behandlingen av dina personuppgifter är i dessa fyra fall laglig enligt artikel 5.1 a och b i förordning (EU) 2018/1725 av följande skäl:

a) Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

b) Behandlingen är nödvändig eftersom det är en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvariga.

I undantagsfall publicerar kommissionen privata sponsorers namn på medborgarinitiativets webbplats tillsammans med det sponsrade beloppet. Detta görs på organisatörernas begäran och om de kan visa att personerna ger sitt uttryckliga samtycke (artikel 5.1 d i förordning (EU) 2018/1725 och artikel 6.1 a i den allmänna dataskyddsförordningen).

Dina behandlade uppgifter hör i sig inte till någon av de särskilda kategorier av känsliga personuppgifter som anges i artikel 10 i förordning (EU) 2018/1725. Men att organisera eller finansiera ett initiativ kan avslöja organisatörernas eller sponsorernas politiska åsikter. Hur känsliga dina uppgifter är kan därför bero på hur politiskt känsligt initiativet i fråga är. Dina personuppgifter kan därför komma att betraktas som uppgifter som avslöjar politiska åsikter.

I sådana fall är behandlingen inte förbjuden, eftersom den är nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, på grundval av EU-lagstiftning (förordningen om medborgarinitiativet) som ska stå i proportion till syftet med behandlingen, vara förenlig med det väsentliga innehållet i rätten till personuppgiftsskydd och föreskriva lämpliga och specifika åtgärder för att skydda dina grundläggande rättigheter och intressen i enlighet med artikel 10.2 g i förordning (EU) 2018/1725. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter publiceras om det skulle skada dina legitima intressen, i enlighet med fotnot 1 i bilagorna II och VII till förordningen om det europeiska medborgarinitiativet.

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande personuppgifter:

Om du är en av organisatörsgruppens obligatoriska medlemmar eller en av gruppens extra kontaktpersoner som utsetts enligt artikel 5.3 andra stycket i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet:

• Fullständigt namn
• Postadress
• Födelsedatum
• Medborgarskap
• Kopior av styrkande handlingar samlas in och behandlas för att kontrollera din identitet och att kraven på medborgarskap, bosättningsland och ålder är uppfyllda.

Om du är en av organisatörsgruppens kontaktpersoner (företrädare eller ersättare) samlar vi även in och behandlar mejladress och telefonnummer.

Om du är en av organisatörsgruppens andra medlemmar samlar vi in och behandlar ditt fullständiga namn.

Om dina personuppgifter ingår i den dokumentation som organisatörsgruppen har lämnat in enligt punkt 7 i bilaga II till förordningen, avgör den relevanta nationella lagstiftningen vilka uppgifter som behandlas.

Om du sponsrar ett initiativ (som privatperson), eller om du lämnar in ett klagomål när det gäller insynen i hur ett initiativ har finansierats, i enlighet med artikel 17.2 och 17.3 i förordningen:

• Fullständigt namn och belopp som du sponsrat initiativet med
• Kontaktuppgifter som du lämnat som klagande (helst mejladress)

Om du fungerar som kontaktpunkt vid en nationell myndighet som bidrar till att genomföra förordningen kan vi komma att samla in och behandla ditt namn, din befattning och din mejladress.

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Personuppgifter som inte publiceras, bland annat personuppgifter som rör initiativ som inte registreras, sparas i medborgarinitiativregistret i högst fem år.

Femårsperioden räknas i regel från den sista åtgärd som gjorts för initiativet i registret. Om initiativet är föremål för rättsliga åtgärder räknas dock femårsperioden från slutet av sådana förfaranden. När det gäller inlämnade och besvarade initiativ som kommissionen har följt upp, räknas femårsperioden från den sista uppföljningsåtgärden för initiativet.

Publicerade uppgifter ligger kvar på webbplatsen av öppenhetskäl och för arkivändamål. Mejladresser till kontaktpersoner för registrerade initiativ kan komma att raderas när kommissionen märker att adresserna inte längre används.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens eller underleverantörernas servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast personal från kommissionen som ansvarar för registret över medborgarinitiativ eller arbetar med att följa upp initiativ, och övrig behörig personal som behöver dina uppgifter, har tillgång till uppgifterna. Personalen måste följa gällande regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Vissa personuppgifter kan ses av allmänheten i webbregistret över medborgarinitiativ (på sidan om ditt initiativ) och i EU:s officiella tidning. Det gäller

• namnen på medlemmarna i gruppen av organisatörer för alla registrerade initiativ samt mejladresser till kontaktpersonerna (företrädaren och ersättaren)
• företrädarens och ersättarens namn som anges i kommissionens beslut om registreringsansökan (inklusive avslag)
• personliga mejladresser till anställda vid nationella myndigheter – förutsatt att myndigheten har uppgett den mejladressen som kontaktuppgift
• privata sponsorers namn – bara om organisatörerna har bett att namnen ska publiceras och kan visa att personerna har gett sitt uttryckliga samtycke till publiceringen.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt förordningen om det europeiska medborgarinitiativet har du följande rättigheter:

• Om du är organisatör av ett initiativ har du rätt att invända mot att ditt namn och din mejladress publiceras om det skulle skada dina legitima intressen.
• Dessutom kan du begära att uppgifterna tas bort från kommissionens webbregister två år efter att initiativförslaget registrerades.

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du dessutom följande rättigheter:

• Du har rätt att få tillgång till och rätta dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga. I vissa fall har du rätt att radera dina personuppgifter eller begränsa eller invända mot behandlingen. Du kan också ha rätt till dataportabilitet.
• Om du som privat sponsor av ett initiativ har samtyckt till att dina personuppgifter publiceras på medborgarinitiativets webbplats kan du när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att kontakta den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga enheten. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter under punkt 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

En begäran om tillgång till personuppgifter handläggs inom en månad. Andra förfrågningar enligt ovan behandlas inom 15 arbetsdagar.

9. Vem kan jag kontakta?

Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga enheten:

Europeiska kommissionen

Generalsekretariatet

Direktorat A ”Strategi, bättre lagstiftning och verksamhetsstyrning”

Enhet A.1 ”Politiska prioriteringar och arbetsprogram”

1049 Bryssel

Tfn +32 2 29 92165

E-post: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu

Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta dataskyddsombudet på DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00068

Allmän information om skydd av personuppgifter när det gäller medborgarinitiativ:

https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_sv

11. Kompletterande information

Behandling av sponsorers personuppgifter i registret över medborgarinitiativ 

I enlighet med artikel 17.1 i förordningen om det europeiska medborgarinitiativet måste organisatörerna ange alla källor till stöd och finansiering som de fått för sitt initiativförslag om beloppet överstiger 500 euro per sponsor (och regelbundet uppdatera uppgifterna). De ska också informera om de organisationer som hjälper till på frivillig basis, där stödet inte går att räkna om i pengar. Uppgifterna publiceras i registret. Om sponsorn är en privatperson anges personens namn. 

När det gäller privata sponsorer kommer kommissionen i princip inte att publicera några personuppgifter på medborgarinitiativets webbplats, utan bara ange de sammanlagda beloppen under en allmän post för privata sponsorer. Kommissionen kan publicera enskilda sponsorers namn och hur mycket de har bidragit med på medborgarinitiativets webbplats om organisatörerna begär det och kan visa att personerna har gett sitt uttryckliga samtycke till publiceringen. Sponsorerna har dock rätt att när som helst dra tillbaka sitt samtycke (se punkt 8 ovan).

Tidigare meddelande om skydd av personuppgifter

Det här meddelandet om skydd av personuppgifter omfattar inte aspekter som särskilt gäller behandlingen av personuppgifter enligt den första förordningen om medborgarinitiativet (förordning (EU) nr 211/2011), som kan skilja sig från de nuvarande reglerna. Sådana uppgifter kan fortfarande komma att behandlas eller publiceras i registret över medborgarinitiativ. Läs det tidigare meddelandet om skydd av personuppgifter:

https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy