Politika zaštite privatnosti – osobni podaci organizatora građanskih inicijativa u registru europskih građanskih inicijativa

Postupak obrade: provedba Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi i vođenje registra građanskih inicijativa

Voditelj obrade podataka: Europska komisija

Operativni voditelj obrade podataka: odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada”

Broj upisa: DPR-EC-00068

1. Uvod

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog operativnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezuje se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

Ova izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na postupak obrade podataka „provedba Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi i vođenje registra građanskih inicijativa”, koji provodi odjel SG.A.1 „Prioriteti politike i program rada” Europske komisije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Vaše osobne podatke prikupljamo i upotrebljavamo u svrhu provedbe Uredbe (EU) 2019/788 Europskog parlamenta i Vijeća o europskoj građanskoj inicijativi (dalje u tekstu „Uredba o europskoj građanskoj inicijativi”).

Instrument europske građanske inicijative uveden je Ugovorom iz Lisabona i primjenjuje se od travnja 2012., kad je stupila na snagu Uredba (EU) 211/2011, kojom su provedene odredbe Ugovora. Ta prva uredba o europskoj građanskoj inicijativi zamijenjena je Uredbom (EU) 2019/788, koja je stupila na snagu 1. siječnja 2020.

Ako europsku građansku inicijativu podrži najmanje milijun građana iz barem četvrtine država članica EU-a, oni mogu pozvati Europsku komisiju da predloži pravni akt u područjima u kojima za to ima ovlasti.

U skladu s Uredbom o europskoj građanskoj inicijativi predložene građanske inicijative registrira i objavljuje Komisija.

U tom kontekstu prikupljamo i obrađujemo vaše osobne podatke, kao organizatora europske građanske inicijative, prvenstveno kako bismo utvrdili ispunjavate li uvjete za organizatora građanske inicijative (obveznog ili dodatnog člana skupine organizatora, dodatne osobe za kontakt skupine organizatora) i je li pravna osoba s kojom ste povezani osnovana u skladu s člankom 5. stavkom 7. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi te kako bismo Komisiji i građanima omogućili da komuniciraju s vama kao organizatorom inicijative.

Nadalje, u skladu s Uredbom o europskoj građanskoj inicijativi Komisija ima određene posebne obveze u pogledu transparentnosti financiranja inicijativa.  U konkretnim slučajevima iz članka 17. stavaka 2. i 3. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi može se dogoditi da Komisija mora obraditi vaše osobne podatke koji su prikupljeni jer ste sponzor inicijative ili podnositelj pritužbe u dijelu registra europskih građanskih inicijativa koji nije javno dostupan. Obrada podataka i dokumenata organizatora, sponzora i podnositelja pritužbi obvezna je kako bi se ispunile zakonske obveze propisane Uredbom o europskoj građanskoj inicijativi. Međutim, Komisija u načelu na internetskim stranicama europske građanske inicijative ne objavljuje osobne podatke sponzora koji su fizičke osobe, osim na zahtjev organizatora i pod uvjetom da organizatori dokažu da je sponzor izričito dao suglasnost da se ti podaci objave.

Obrada osobnih podataka službenika (kontaktnih točaka) iz nacionalnih tijela uključenih u provedbu Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi, točnije onih koji su nadležni za potvrđivanje pojedinačnih sustava internetskog prikupljanja, koordinaciju postupka provjere izjava o potpori i dostavljanje relevantnih potvrda i nacionalnih kontaktnih točaka za europske građanske inicijative, potrebna je kako bi se omogućila suradnja s tim upravama u svrhu pravilne provedbe Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi na nacionalnoj razini te njihova doprinosa putem stručne skupine za europsku građansku inicijativu i komitološkog odbora za europsku građansku inicijativu. E-adrese nacionalnih službenika dopušteno je objaviti na internetskim stranicama europske građanske inicijative samo ako predmetne države članice navedu te e-adrese u podacima za kontakt svojih nadležnih tijela.

Naposljetku, u kontekstu obveza Komisije da putem komunikacijskih aktivnosti i informativnih kampanja upozna javnost s postojanjem, ciljevima i funkcioniranjem europske građanske inicijative, kako je utvrđeno u članku 18. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi, operativni voditelj obrade može organizatore europske građanske inicijative pozvati na dobrovoljno sudjelovanje u komunikacijskim i savjetodavnim aktivnostima koje organizira Komisija.

Vaše osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo kako je opisano u nastavku.

Određeni dijelovi postupka obrade vaših podataka su automatski:

• organizatori europskih građanskih inicijativa na javnim internetskim stranicama registra europskih građanskih inicijativa podnose zahtjev za registraciju i u okviru tog postupka Komisiji dostavljaju osobne podatke i kopije dokumenata kojima dokazuju svoj identitet i da ispunjavaju uvjete u pogledu državljanstva, boravišta i dobi. Ti se podaci i dokumenti automatski uvrštavaju u bazu podataka registra europskih građanskih inicijativa, a njihova kopija evidentira se u Komisijinu sustavu za upravljanje dokumentima Ares
• potvrda primitka zahtjeva za registraciju koji sadržava osobne podatke organizatora automatski se šalje na e-adrese osoba za kontakt, a kopija se šalje na zajedničku e-adresu Komisije
• organizatorima se šalju automatske poruke (na e-adrese osoba za kontakt i dodatne e-adrese organizatora (ako oni to zatraže)) kao potvrda da su u svojim računima izvršili određene radnje i nakon ulaska inicijative u određene ključne faze (kopija poruke svaki se put šalje i na zajedničku e-adresu Komisije)
• kopije poruka koje Komisija i organizatori razmjenjuju s pomoću obrazaca za kontakt (između „administrativnog sučelja” registra europskih građanskih inicijativa i „računa za organizatore”) svaki se put automatski šalju na e-adrese osoba za kontakt i na zajedničku e-adresu Komisije
• osobni podaci osoba za kontakt za određenu inicijativu automatski se objavljuju u skladu s člankom 6. stavkom 7. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi, odnosno navode se u odlukama o zahtjevima za registraciju ili odlukama o odbijanju registracije
• nakon registracije inicijative podaci organizatora (imena i e-adrese) automatski se objavljuju na javnom sučelju registra europskih građanskih inicijativa.

Ostale operacije koje se odnose na vaše podatke provode se ručno. To se posebno odnosi na sljedeće operacije:

• ručne provjere podataka i dokaza dostavljenih u skladu s Prilogom II. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi, koje se provode u okviru postupka registracije kako bi se potvrdilo da organizatori ispunjavaju uvjete iz članka 5. te uredbe
• postupanje s izmjenama sastava skupine organizatora u skladu s člankom 5. stavkom 4.
• razmjena e-poruka s organizatorima europskih građanskih inicijativa i drugim ispitanicima
• obrada izvješća organizatora o sponzorima radi transparentnosti inicijativa u skladu s člankom 17. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi
• obrada zahtjeva za dodatne informacije i pritužbi koje se odnose na transparentnost financiranja inicijativa
• obrada zahtjeva ispitanika
• komunikacija s nadležnim tijelima država članica.

Nadalje:

• podaci organizatora mogu se obrađivati ručno upotrebom elektroničkih alata, uključujući slanje i primanje e-poštom
• određeni dokumenti koji se odnose na inicijativu i koji sadržavaju podatke organizatora mogu se evidentirati u Komisijinu sustavu za upravljanje dokumentima Ares
• podaci iz odluka o zahtjevu za registraciju i obavijesti koje se šalju kao odgovor na valjanu inicijativu objavljuju se u Službenom listu Europske unije.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

1. Ako ste organizator europske građanske inicijative (član skupine organizatora ili dodatna osoba za kontakt) za koju je Komisiji podnesen zahtjev za registraciju, vaše osobne podatke koje ste dostavili u tom kontekstu Komisija će obrađivati u skladu s člankom 5. stavcima od 1. do 4. i s člankom 6. stavcima 2. i 3. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi. Vaši osobni podaci mogu se obrađivati i ako su dostavljeni u kontekstu točke 7. Priloga II. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi. Nadalje, ako ste predstavnik ili zamjenik predstavnika skupine organizatora, vaše ime bit će objavljeno u odluci o registraciji ili odluci o odbijanju registracije u skladu s člankom 6. stavkom 7. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi.
2. Ako Komisija potvrdi registraciju inicijative koju ste predložili, vaše ime kao organizatora europske građanske inicijative (odnosno člana skupine organizatora) bit će objavljeno na javnim internetskim stranicama registra europskih građanskih inicijativa. Nadalje, ako ste predstavnik ili zamjenik predstavnika skupine organizatora takve inicijative, objavit će se i vaša e-adresa. Ta je objava predviđena odredbama bilješke (1) u prilozima II. i VII. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi.
3. Ako sponzorirate europsku građansku inicijativu (kao privatna osoba) ili ako podnesete pritužbu koja se odnosi na transparentnost financiranja inicijative, vaši se podaci mogu obrađivati na temelju članka 17. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi. Komisija u načelu na internetskim stranicama europske građanske inicijative ne objavljuje osobne podatke sponzora koji su fizičke osobe, osim na zahtjev organizatora i pod uvjetom da organizatori dokažu da je sponzor izričito dao suglasnost da se ti podaci objave. 
4. Ako ste službenik nacionalne uprave uključene u provedbu Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi, vaši se podaci mogu obrađivati u kontekstu članka 4. stavka 6., članka 11. stavka 3. te članaka 12., 20., 22. i 23. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi.

U sva četiri navedena slučaja obrada vaših osobnih podataka zakonita je u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkama (a) i (b) Uredbe (EU) 2018/1725 zbog sljedećih razloga:

(a) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije i

(b) obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade.

Iznimno, Komisija će na internetskim stranicama europske građanske inicijative objaviti ime sponzora koji je fizička osoba i primljeni iznos ako to zatraže organizatori i pod uvjetom da organizatori dokažu da je sponzor izričito dao suglasnost da se ti podaci objave (članak 5. stavak 1. točka (d) Uredbe (EU) 2018/1725 i članak 6. stavak 1. točka (a) Opće uredbe o zaštiti podataka).

Vaši obrađeni podaci sami po sebi nisu obuhvaćeni ni jednom od posebnih kategorija osjetljivih osobnih podataka iz članka 10. Uredbe (EU) 2018/1725. Međutim, organiziranje ili financiranje određene inicijative može otkriti politička mišljenja organizatorâ ili sponzorâ. Stoga osjetljivost vaših podataka može proizlaziti iz političke osjetljivosti predmetne inicijative. Ovisno o osjetljivosti predložene inicijative vaši obrađeni osobni podaci mogu se u tom smislu smatrati podacima koji otkrivaju politička mišljenja.

U tom slučaju obrada nije zabranjena jer je nužna zbog znatnog javnog interesa na temelju prava Unije (Uredba o europskoj građanskoj inicijativi) koje je razmjerno željenom cilju te kojim se poštuje bit prava na zaštitu podataka i osiguravaju prikladne i posebne mjere za zaštitu temeljnih prava i interesa ispitanika u skladu s člankom 10. stavkom 2. točkom (g). Imate pravo uložiti prigovor na objavu svojih osobnih podataka na temelju uvjerljivih legitimnih razloga koji se odnose na vašu posebnu situaciju kako je predviđeno odredbama bilješke (1) u prilozima II. i VII. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu provedbe Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi prikupljamo i obrađujemo sljedeće kategorije osobnih podataka:

Ako ste jedan od obveznih članova skupine organizatora ili jedna od dodatnih osoba za kontakt skupine organizatora imenovanih na temelju članka 5. stavka 3. drugog podstavka Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi:

• puno ime i prezime
• poštanska adresa
• datum rođenja
• državljanstvo;
• usto, prikupljaju se i obrađuju kopije odgovarajućih dokumenata kojima se dokazuje vaš identitet i da su ispunjeni uvjeti u pogledu državljanstva, boravišta i dobi.

Ako ste jedna od osoba za kontakt (predstavnik ili zamjenik predstavnika) skupine organizatora, još prikupljamo i obrađujemo vašu e-adresu i broj telefona.

Ako ste jedan od dodatnih članova skupine organizatora, prikupljamo i obrađujemo vaše puno ime i prezime.

Ako su vaši osobni podaci navedeni u dokumentaciji koju je skupina organizatora dostavila u kontekstu točke 7. Priloga II. Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi, vrsta podataka koji se obrađuju ovisi o važećim nacionalnim propisima.

Ako sponzorirate inicijativu (kao privatna osoba) ili ako podnesete pritužbu koja se odnosi na transparentnost financiranja inicijative, u slučajevima iz članka 17. stavaka 2. i 3. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi:

• puno ime i iznos uplaćen za sponzoriranje inicijative
• podaci za kontakt koje ste dostavili kao podnositelj pritužbe (po mogućnosti e-adresa).

Ako ste službenik (kontaktna točka) nacionalnih tijela uključenih u provedbu Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi, možemo prikupiti i obraditi vaše ime, funkciju i e-adresu.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Osobni podaci koji se ne objavljuju, uključujući osobne podatke koji se odnose na inicijative koje nisu registrirane, čuvaju se u registru europskih građanskih inicijativa najdulje pet godina.

Taj rok obično počinje teći nakon što je u registru europskih građanskih inicijativa izvršena posljednja radnja na predmetnoj inicijativi. Međutim, ako je predmetna inicijativa predmet sudskog spora, petogodišnji rok počinje teći po završetku takvog spora. Kad je riječ o uspješnim inicijativama u vezi s kojima je Komisija poduzela daljnje mjere, petogodišnji rok počinje teći od posljednje radnje povezane s predmetnom inicijativom.

Podaci objavljeni na internetskim stranicama čuvaju se na neodređeno vrijeme radi transparentnosti i dokumentiranja. E-adrese osoba za kontakt za registrirane inicijative mogu se izbrisati ako Komisija sazna da se više ne upotrebljavaju.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Svi predmetni podaci dostupni su ovlaštenom osoblju Komisije zaduženom za upravljanje registrom europskih građanskih inicijativa i osoblju koje je uključeno u daljnje mjere povezane s inicijativama te drugom ovlaštenom osoblju Komisije prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Određeni osobni podaci postaju dostupni javnosti objavom na internetskim stranicama odgovarajuće inicijative u registru europskih građanskih inicijativa i u Službenom listu Europske unije. To se odnosi na:

• imena članova skupine organizatora za sve registrirane inicijative te e-adrese osoba za kontakt (predstavnik i zamjenik)
• imena predstavnika i zamjenika, koja se navode u odlukama o registraciji inicijative (uključujući odluke o odbijanju registracije)
• e-adrese nacionalnih službenika dopušteno je objaviti na internetskim stranicama europske građanske inicijative samo ako predmetne države članice navedu te e-adrese u podacima za kontakt svojih nadležnih tijela
• imena sponzora koji su fizičke osobe, samo na zahtjev organizatora i pod uvjetom da organizatori dokažu da je sponzor izričito dao suglasnost da se ti podaci objave.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Na temelju Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi:

• imate pravo uložiti prigovor na objavu vašeg imena i e-adrese u svojstvu organizatora inicijative na temelju uvjerljivih legitimnih razloga koji se odnose na vašu posebnu situaciju
• imate pravo zatražiti uklanjanje svojih osobnih podataka iz internetskog registra Komisije nakon isteka roka od dvije godine od datuma registracije predložene građanske inicijative.

Osim toga, kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebno:

• imate pravo na pristup svojim osobnim podacima i na njihov ispravak ako su ti podaci netočni ili nepotpuni. U određenim slučajevima imate pravo na brisanje svojih osobnih podataka i ograničenje njihove obrade te pravo prigovora na njihovu obradu i pravo na prenosivost podataka.
• ako sponzorirate inicijativu kao privatna osoba i dali ste suglasnost za objavu svojih osobnih podataka na javnim internetskim stranicama registra europskih građanskih inicijativa, u svakom trenutku možete obavijestiti voditelja obrade podataka da želite povući suglasnost. Povlačenje suglasnosti ne utječe na zakonitost obrade koja je dotad provedena.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti operativnom voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).

Svaki zahtjev za pristup osobnim podacima obradit će se u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva. Svi drugi prethodno navedeni zahtjevi bit će obrađeni u roku od 15 radnih dana.

9. Podaci za kontakt

Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbe, pitanja ili nedoumice, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, obratite se operativnom voditelju obrade podataka s pomoću sljedećih podataka za kontakt:

Europska komisija

Glavno tajništvo

Uprava A „Strategija, bolja regulativa i korporativno upravljanje”

Odjel A.1 „Prioriteti politike i program rada”

B – 1049 Bruxelles/Brussel

Tel. +32 2 29 92165

E-adresa: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu

Komisijin službenik za zaštitu podataka

Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europski nadzornik za zaštitu podataka

Imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade.

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hr.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00068

Opće informacije o zaštiti osobnih podataka u kontekstu provedbe postupka europske građanske inicijative dostupne su na:

https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_hr

11. Dodatne informacije

Obrada osobnih podataka sponzora u registru europskih građanskih inicijativa 

U skladu s člankom 17. stavkom 1. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi skupina organizatora dužna je putem registra europskih građanskih inicijativa dostaviti (i sustavno ažurirati) informacije o izvorima financiranja i potpore za svoju inicijativu čija je vrijednost veća od 500 eura po sponzoru te informacije o organizacijama koje joj pomažu na dobrovoljnoj osnovi ako takva potpora nije ekonomski mjerljiva. Ako inicijativu sponzoriraju fizičke osobe, treba navesti i njihova imena. 

Komisija u načelu ne objavljuje osobne podatke fizičkih osoba koje sponzoriraju inicijative, nego na internetskim stranicama europske građanske inicijative objavljuje agregirane informacije u zajedničkoj kategoriji „fizičke osobe koje sponzoriraju inicijative” i primljene iznose. Komisija imena pojedinih sponzora i primljene iznose objavljuje samo na zahtjev organizatora, pod uvjetom da organizatori dokažu da je sponzor izričito dao suglasnost da se ti podaci objave. U tom slučaju sponzori u svakom trenutku mogu povući svoju suglasnost, kako je navedeno u 8. poglavlju.

Dodatne informacije – prethodna izjava o zaštiti osobnih podataka

Ova izjava o zaštiti osobnih podataka ne obuhvaća aspekte koji su specifični za obradu osobnih podataka na temelju prve uredbe o europskoj građanskoj inicijativi (Uredba (EU) br. 211/2011), a mogu se razlikovati od sadašnjih. Takvi se podaci mogu i dalje obrađivati i/ili objavljivati u registru europskih građanskih inicijativa. Prethodna izjava o zaštiti osobnih podataka koja se primjenjuje na te postupke obrade podataka dostupna je na: 

https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy