Opération de traitement: mise en œuvre du règlement relatif à l’initiative citoyenne européenne (ICE) et fourniture d'un registre des initiatives citoyennes
Responsable du traitement des données: Commission européenne
Responsable opérationnel du traitement des données: unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail»
Référence: DPR-EC-00068
1. Introduction
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable opérationnel du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
La Commission européenne (ci-après la «Commission») a à cœur de protéger vos données à caractère personnel et de respecter votre vie privée. Elle procède à la collecte et au traitement ultérieur des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.
La présente déclaration concerne l’opération de traitement «Mise en œuvre du règlement relatif à l’ICE et fourniture d’un registre des initiatives citoyennes» effectuée par l’unité SG.A.1 «Priorités politiques et programme de travail» de la Commission européenne.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel en vue de mettre en œuvre le règlement (UE) 2019/788 du Parlement européen et du Conseil relatif à l’initiative citoyenne européenne (ci-après le «règlement ICE»).
L’initiative citoyenne européenne a été introduite avec le traité de Lisbonne et s’applique depuis avril 2012, date d’entrée en application du règlement (UE) n° 211/2011, qui a mis en œuvre les dispositions du traité. Ce premier règlement ICE a été remplacé par le règlement (UE) 2019/788 le 1er janvier 2020.
Une initiative citoyenne européenne permet à un million de citoyens issus d’au moins un quart des États membres de l’UE d’inviter la Commission européenne à présenter des propositions d’actes juridiques dans des domaines relevant de sa compétence.
Le règlement ICE dispose que les propositions d’initiatives citoyennes doivent être enregistrées et portées à la connaissance du public par la Commission.
Dans ce contexte, nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel, en votre qualité d'organisateur de l'ICE, en particulier afin de déterminer si vous remplissez les conditions requises pour être l’organisateur d’une initiative citoyenne européenne (membre obligatoire ou supplémentaire du groupe d’organisateurs ou personne de contact supplémentaire du groupe), si l’entité juridique à laquelle vous êtes lié a été établie conformément à l’article 5, paragraphe 7, du règlement ICE, et pour permettre à la Commission et aux citoyens de communiquer avec vous en tant qu’organisateur de l’initiative.
En outre, le règlement ICE impose à la Commission certaines obligations spécifiques en ce qui concerne la transparence du financement des initiatives. Dans les cas spécifiques visés à l’article 17, paragraphes 2 et 3, du règlement ICE, la Commission peut être tenue de traiter vos données à caractère personnel en votre qualité de promoteur de l’initiative ou plaignant(e) dans la partie non publique du registre ICE. Le traitement des documents et des données des organisateurs, des promoteurs et des plaignants est obligatoire pour respecter les obligations légales prévues par le règlement ICE. Cependant, par principe, la Commission ne publiera aucune donnée à caractère personnel relative à une personne agissant en tant que promoteur à titre personnel sur le site web de l’ICE, sauf sur demande expresse des organisateurs et à condition que ceux-ci prouvent le consentement explicite de la personne concernée à cette publication.
Le traitement des données à caractère personnel des fonctionnaires (points de contact) des autorités nationales participant à la mise en œuvre du règlement ICE, à savoir les responsables de la certification des systèmes particuliers de collecte en ligne, de la coordination du processus de vérification des déclarations de soutien et de la délivrance des certificats correspondants et des points de contact nationaux pour l’ICE, est nécessaire pour permettre la collaboration avec ces administrations afin de garantir la bonne mise en œuvre du règlement ICE au niveau national et leur contribution par l’intermédiaire du groupe d’experts sur les ICE et du comité de comitologie consacré aux ICE. Les adresses électroniques de fonctionnaires nationaux identifiables peuvent être publiées sur le site web de l’ICE, uniquement si les États membres concernés décident de fournir ces adresses électroniques parmi les coordonnées de leurs autorités compétentes.
Le responsable opérationnel du traitement peut s’adresser aux organisateurs d’une ICE pour les inviter à participer, sur une base volontaire, aux activités de communication et de consultation organisées par la Commission, dans le cadre des obligations de cette dernière de sensibiliser le public à l'existence, aux objectifs et au fonctionnement de l’initiative citoyenne européenne, au moyen d'activités de communication et de campagnes d'information (article 18 du règlement ICE).
Nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel de la manière suivante:
Certaines de vos données à caractère personnel sont traitées de façon automatisée. En particulier:
- les données à caractère personnel et les copies des documents attestant votre identité et le respect des critères en matière de nationalité, d’âge et de résidence sont soumises à la Commission par les organisateurs d’ICE dans le cadre de leur demande d’enregistrement, au moyen d'un formulaire d’enregistrement disponible sur le site web public du registre ICE. Elles sont automatiquement intégrées dans la base de données du registre ICE et une copie est enregistrée dans le système Ares de gestion des documents de la Commission;
- un accusé de réception de la demande d’enregistrement comprenant des données à caractère personnel des organisateurs est envoyé automatiquement aux adresses électroniques des personnes de contact, avec copie à la boîte fonctionnelle de la Commission;
- des messages automatiques sont envoyés aux organisateurs (aux adresses électroniques des personnes de contact et, sur demande, à des adresses électroniques supplémentaires des organisateurs), pour confirmer les différentes opérations réalisées par les organisateurs au moyen d’un compte organisateur, et à l’occasion des étapes importantes franchies par l’initiative (une copie est envoyée à chaque fois à la boîte fonctionnelle de la Commission);
- chaque message échangé entre la Commission et les organisateurs au moyen du formulaire de contact (entre l’interface administrative du registre ICE et le compte organisateur) est automatiquement envoyé en copie à l’adresse électronique des personnes de contact et à la boîte fonctionnelle de la Commission;
- les données à caractère personnel des personnes de contact de l’initiative sont automatiquement publiées, conformément à l’article 6, paragraphe 7, du règlement ICE, dans la mesure où elles font partie des décisions relatives aux demandes d’enregistrement (y compris les décisions de refus d’enregistrement);
- les données des organisateurs (nom et adresse électronique) sont automatiquement publiées dans l’interface publique du registre ICE après l’enregistrement de l’initiative.
Les autres opérations concernant vos données sont réalisées manuellement. Il s’agit notamment des opérations suivantes:
- les informations et les preuves fournies au titre de l’annexe II du règlement ICE sont vérifiées manuellement dans le cadre de la procédure d’enregistrement, afin de confirmer que les organisateurs remplissent les exigences énoncées à l’article 5 dudit règlement;
- le traitement des modifications concernant la composition du groupe d’organisateurs au titre de l’article 5, paragraphe 4;
- les messages Outlook qui peuvent être échangés avec les organisateurs d’ICE et d’autres personnes concernées;
- le traitement de la déclaration des promoteurs par les organisateurs dans le cadre de la transparence des initiatives en vertu de l’article 17 du règlement l’ICE;
- le traitement des demandes d'informations supplémentaires et des plaintes relatives à la transparence du financement des initiatives;
- le traitement des demandes des personnes concernées;
- les échanges avec les autorités compétentes des États membres.
En outre:
- les données des organisateurs peuvent être traitées manuellement par des moyens électroniques, et notamment échangées par courriel;
- certains documents relatifs à l’initiative et contenant des données des organisateurs peuvent être enregistrés dans le système Ares de gestion des documents de la Commission;
- les données figurant dans les décisions relatives à une demande d’enregistrement et les communications en réponse à une initiative valable sont destinées à être publiées au Journal officiel de l’Union européenne.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
- Si vous êtes l’organisateur (membre du groupe d'organisateurs ou personne de contact supplémentaire) d'une ICE dont l’enregistrement a été demandé à la Commission, les données à caractère personnel que vous avez soumises dans ce contexte sont traitées par la Commission conformément à l’article 5, paragraphes 1 à 4, et à l’article 6, paragraphes 2 et 3, du règlement ICE. Vos données à caractère personnel peuvent également être traitées si elles ont été soumises dans le cadre du point 7 de l’annexe II du règlement ICE. En outre, si vous êtes un représentant ou le suppléant du groupe d’organisateurs, votre nom sera publié dans le cadre de la décision d’enregistrement ou de refus d’enregistrement, conformément à l’article 6, paragraphe 7, du règlement ICE.
- Si la Commission confirme l’enregistrement de votre proposition d’initiative, votre nom en tant qu’organisateur de l’ICE (membre du groupe d’organisateurs) sera rendu public sur le site web public du registre ICE. Par ailleurs, si vous êtes représentant(e) ou suppléant(e) du groupe d'organisateurs d’une telle initiative, votre adresse électronique sera également publiée. Cette publication est prévue dans les dispositions énoncées dans la note de bas de page n°1 des annexes II et VII du règlement ICE.
- Si vous êtes un promoteur (à titre personnel) d’une ICE, ou si vous introduisez une plainte concernant la transparence du financement d’une initiative, vos données peuvent être traitées sur la base de l’article 17 du règlement ICE. Par principe, la Commission ne publiera aucune donnée à caractère personnel relative à une personne physique agissant en tant que promoteur sur le site web de l’ICE, sauf sur demande expresse des organisateurs et à condition que ceux-ci prouvent le consentement explicite de la personne concernée à cette publication.
- Si vous êtes fonctionnaire de l’administration nationale participant à la mise en œuvre du règlement ICE, vos données peuvent être traitées dans le cadre de l'article 4, paragraphe 6, de l'article 11, paragraphe 3, et des articles 12, 20, 22 et 23 du règlement ICE.
Dans les quatre cas susmentionnés, le traitement de vos données à caractère personnel est licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, points a) et b), du règlement (UE) 2018/1725, car:
a) le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union, et
b) le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.
Dans certains cas exceptionnels, la Commission publiera sur le site web de l’ICE le nom d’une personne agissant en tant que promoteur, ainsi que le montant fourni, à la demande expresse des organisateurs et sur présentation par ceux-ci de la preuve du consentement explicite de cette personne à cette publication (article 5, paragraphe 1, point d), du règlement (UE) 2018/1725 et article 6, paragraphe 1, point a), du règlement général sur la protection des données).
Prises isolément, vos données traitées n’entrent dans aucune des catégories particulières de données à caractère personnel sensibles énumérées à l’article 10 du règlement (UE) 2018/1725. Toutefois, le fait d’organiser ou de financer une initiative spécifique peut révéler les opinions politiques des organisateurs et des promoteurs. Vos données peuvent donc revêtir un caractère sensible du fait du caractère politiquement sensible de l’initiative concernée. Selon le degré de sensibilité de votre proposition d’initiative, vos données à caractère personnel traitées peuvent donc être considérées comme des données révélant vos opinions politiques.
Dans ce cas, le traitement n’est pas interdit, car il est nécessaire pour des motifs d'intérêt public important, sur la base du droit de l'Union (règlement ICE), qui est proportionné à l’objectif poursuivi, respecte l’essence du droit à la protection des données et prévoit des mesures appropriées et spécifiques pour la sauvegarde de vos droits fondamentaux et de vos intérêts, conformément à l’article 10, paragraphe 2, point g). Vous avez le droit de vous opposer à la publication de vos données à caractère personnel pour des raisons impérieuses et légitimes tenant à votre situation particulière, comme prévu à la note de bas de page n° 1 des annexes II et VII du règlement ICE.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Afin de mettre en œuvre le règlement ICE, nous recueillons et traitons les données à caractère personnel appartenant aux catégories suivantes:
Si vous êtes un des membres obligatoires du groupe d’organisateurs ou une des personnes de contact supplémentaires de ce groupe, désigné conformément à l’article 5, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement ICE:
- nom complet;
- adresse postale;
- date de naissance;
- nationalité.
- En outre, des copies des documents appropriés sont recueillies et traitées afin d’attester votre identité et le respect des critères en matière de nationalité, d’âge et de résidence.
Si vous êtes une des personnes de contact [représentant(e) ou suppléant(e)] du groupe d’organisateurs, nous recueillons et traitons également votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
Si vous êtes un des membres supplémentaires du groupe d’organisateurs, nous recueillons et traitons votre nom complet.
Si vos coordonnées figurent dans la documentation que le groupe d’organisateurs a présentée dans le cadre du point 7 de l’annexe II du règlement ICE, le type de données traitées dépend de la législation nationale applicable.
Si vous êtes un promoteur (à titre personnel) d’une initiative, ou si vous introduisez une plainte concernant la transparence du financement d’une initiative, dans les cas visés à l’article 17, paragraphes 2 et 3, du règlement ICE:
- nom complet et montant fourni en tant que promoteur de l’initiative,
- coordonnées que vous avez fournies en tant que plaignant(e) (de préférence l’adresse électronique).
Si vous êtes fonctionnaire (point de contact) des autorités nationales participant à la mise en œuvre du règlement ICE, nous pouvons collecter et traiter les données suivantes: votre nom, votre fonction et votre adresse électronique.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
Les données à caractère personnel qui ne sont pas publiées, y compris celles qui sont liées à des initiatives non enregistrées, sont conservées dans le registre ICE pour une période maximale de 5 ans.
Cette période est normalement calculée à partir de la dernière action entreprise en rapport avec l’initiative concernée dans le registre ICE. Toutefois, si l’initiative concernée fait l’objet d'une procédure judiciaire, la période de 5 ans est calculée à partir de la fin de cette procédure. En cas d’initiatives réussies pour lesquelles la Commission mène des actions de suivi, la période de 5 ans est calculée à partir de la dernière action entreprise à l’égard de l’initiative en question.
Les données publiées sont conservées sur le site web pour une durée indéterminée pour des raisons de transparence et à des fins historiques. Les adresses électroniques des personnes de contact des initiatives enregistrées peuvent être effacées si la Commission vient à apprendre que ces adresses ne sont plus utilisées.
6. Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d'information et de communication au sein de la Commission européenne.
En vue de protéger vos données à caractère personnel, la Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
Toutes les données concernées sont mises à la disposition des membres du personnel autorisés de la Commission chargés de gérer le registre ICE et de ceux chargés du suivi des initiatives, ainsi que d’autres membres du personnel autorisés de la Commission selon le principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
Certaines données à caractère personnel sont accessibles au grand public par leur publication sur la page web individuelle de l’initiative concernée dans le registre ICE, ainsi que dans le Journal officiel de l’Union européenne. Il s’agit:
- des noms des membres du groupe d’organisateurs pour toutes les initiatives enregistrées, ainsi que des adresses électroniques des personnes de contact (représentant et suppléant);
- des noms du représentant et du suppléant, qui figurent dans les décisions relatives à l’enregistrement d’une initiative (y compris les décisions de refus d’enregistrement);
- des adresses électroniques de fonctionnaires nationaux identifiables, qui peuvent être publiées sur le site web de l’ICE uniquement si les États membres concernés décident de fournir ces adresses dans les coordonnées de leurs autorités compétentes;
- uniquement sur demande expresse des organisateurs et à condition que ceux-ci prouvent le consentement explicite des personnes concernées à cette publication, les noms des promoteurs, s’il s’agit de personnes physiques.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Le règlement ICE vous confère les droits suivants:
- vous avez le droit de vous opposer à la publication de votre nom et de votre adresse électronique en tant qu’organisateur d’une initiative pour des raisons impérieuses et légitimes tenant à votre situation particulière;
- vous avez le droit de demander la suppression de vos données dans le registre en ligne de la Commission après l’expiration d’un délai de deux ans débutant à la date d’enregistrement de la proposition d’initiative citoyenne.
En outre, vous avez des droits spécifiques en tant que «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier:
- vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Dans certains cas, vous avez le droit de supprimer vos données à caractère personnel, de restreindre leur traitement ou de vous y opposer, ainsi que le droit de faire transférer vos données;
- si vous agissez en tant que promoteur à titre personnel et avez consenti à la publication de vos données à caractère personnel sur le site web public du registre ICE, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable opérationnel du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
Toute demande d’accès à des données à caractère personnel sera traitée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Toute autre demande mentionnée ci-dessus sera traitée dans un délai de 15 jours ouvrables.
9. Coordonnées
Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou préoccupations, ou si vous souhaitez soumettre une plainte au sujet de la collecte et de l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à prendre contact avec le responsable opérationnel du traitement des données à l’adresse suivante:
Commission européenne
Secrétariat général
Direction A - Stratégie, mieux légiférer et Corporate Governance
unité A.1 «Priorités politiques et programme de travail»
B - 1049 Bruxelles
Tél. +32 2 29 92165
Adresse électronique: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu
Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.
Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00068
Des informations générales sur la protection des données à caractère personnel dans le cadre de la mise en œuvre de l’ICE sont disponibles à l’adresse suivante:
https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_fr
11. Informations supplémentaires
Traitement des données à caractère personnel des promoteurs des initiatives dans le registre ICE
Conformément à l’article 17, paragraphe 1, du règlement ICE, le groupe d’organisateurs est tenu de publier par l’intermédiaire du registre ICE (et de mettre systématiquement à jour) les informations sur les sources de financement et de soutien de son initiative au-delà de 500 euros par promoteur et les informations sur les organisations qui l’aident sur une base volontaire, lorsque ce soutien n'est pas économiquement quantifiable. Si les promoteurs de l’initiative sont des personnes physiques, ces informations comprennent les noms des personnes concernées.
En ce qui concerne les personnes physiques agissant en tant que promoteurs (personnes concernées), par principe, la Commission ne publiera aucune donnée à caractère personnel et publiera sur le site web de l’ICE uniquement des informations agrégées sous la catégorie générique «personnes physiques agissant en tant que promoteurs» avec les montants qu’elles ont fournis. La Commission publiera le nom d’une personne physique agissant en tant que promoteur, avec le montant fourni, uniquement sur demande expresse des organisateurs et à condition que ceux-ci prouvent le consentement explicite de la personne concernée à cette publication. En pareil cas, les personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment, comme indiqué au point 8 ci-dessus.
Informations supplémentaires – Précédente déclaration relative à la protection de la vie privée
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée ne couvre pas les aspects spécifiques du traitement des données à caractère personnel au titre du premier règlement ICE [règlement (UE) n° 211/2011], qui peuvent différer des aspects actuels. Ces données peuvent encore être traitées et/ou publiées dans le registre ICE. La déclaration de protection de la vie privée précédente applicable à ces opérations de traitement des données peut être consultée à l’adresse suivante:
https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy
