Trattamento dei dati: attuazione del regolamento ICE e messa a punto di un registro delle iniziative dei cittadini
Titolare del trattamento: Commissione europea
Titolare del trattamento operativo: unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro"
Numero di registro: DPR-EC-00068
1. Introduzione
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti e protetti, quale uso viene fatto delle informazioni ricavate e quali sono i suoi diritti al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui può rivolgersi per esercitare i suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
La Commissione europea (di seguito "la Commissione") si impegna a proteggere i suoi dati personali e a rispettare la sua privacy. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.
Questa informativa riguarda il trattamento "Applicazione del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei e messa a punto di un registro delle iniziative dei cittadini" effettuata dall'unità SG.A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro" della Commissione europea.
2. Perché e come vengono trattati i suoi dati personali
Raccogliamo e utilizziamo i suoi dati personali in applicazione del regolamento (UE) 2019/788 del Parlamento europeo e del Consiglio riguardante l'iniziativa dei cittadini (di seguito "regolamento ICE").
L'iniziativa dei cittadini europei è stata introdotta con il trattato di Lisbona e si applica dall'aprile 2012, data di entrata in vigore del regolamento (UE) n. 211/2011 che ha attuato le disposizioni del trattato. Il primo regolamento riguardante l'ICE è stato sostituito dal 1º gennaio 2020 dal regolamento (UE) 2019/788.
L'iniziativa dei cittadini europei consente a un milione di cittadini di almeno un quarto degli Stati membri dell'UE di invitare la Commissione a proporre un atto giuridico nei settori di sua competenza.
Il regolamento ICE stabilisce che le proposte d'iniziativa dei cittadini siano registrate e rese pubbliche dalla Commissione.
In questo contesto raccogliamo e trattiamo i suoi dati personali, in qualità di organizzatore ICE, in particolare al fine di valutare se possiede i requisiti per essere un organizzatore di un'iniziativa dei cittadini europei (membro obbligatorio o supplente del gruppo di organizzatori, rappresentante), se l'entità giuridica cui è legato è stata istituita a norma dell'articolo 5, paragrafo 7, del regolamento ICE e per consentire alla Commissione e ai cittadini di comunicare con lei in quanto organizzatore dell'iniziativa.
Inoltre, il regolamento ICE conferisce alla Commissione alcuni obblighi specifici per quanto riguarda la trasparenza dei finanziamenti delle iniziative. Nei casi specifici di cui all'articolo 17, paragrafi 2 e 3, del regolamento ICE, la Commissione può essere tenuta a trattare i dati personali dei promotori dell'iniziativa o dei denuncianti nella parte non pubblica del registro ICE. Il trattamento dei dati e dei documenti degli organizzatori, dei promotori e dei denuncianti è tra i requisiti prescritti dal regolamento ICE. Tuttavia, in linea di principio, la Commissione non pubblicherà sul sito web dell'ICE dati personali relativi a una persona fisica che agisce in qualità di promotore se non su esplicita richiesta degli organizzatori e su presentazione da parte di questi ultimi delle prove del consenso esplicito di tale persona alla pubblicazione.
Il trattamento dei dati personali dei funzionari (punti di contatto) delle autorità nazionali coinvolte nell'attuazione del regolamento ICE, specificamente dei responsabili della certificazione dei sistemi individuali di raccolta elettronica, del coordinamento del processo di verifica delle dichiarazioni di sostegno e del rilascio dei pertinenti certificati e dei punti di contatto nazionali ICE, è necessario per consentire la collaborazione con tali amministrazioni al fine di garantire la corretta attuazione del regolamento ICE a livello nazionale e il loro contributo attraverso il gruppo di esperti ICE e la procedura di comitato ICE. Gli indirizzi di posta elettronica di funzionari nazionali identificabili possono essere pubblicati sul sito web dell'ICE solo nel caso in cui gli Stati membri interessati abbiano deciso di fornire tali indirizzi di posta elettronica, come parte dei recapiti delle rispettive autorità competenti.
Infine, nel contesto dell'obbligo della Commissione di sensibilizzare i cittadini in merito all'esistenza, agli obiettivi e al funzionamento dell'iniziativa dei cittadini europei attraverso le attività di comunicazione e le campagne di informazione di cui all'articolo 18 del regolamento ICE, il titolare del trattamento operativo può rivolgersi agli organizzatori ICE per invitarli a partecipare su base volontaria alle attività di comunicazione e consultazione organizzate dalla Commissione.
Ecco come raccogliamo e trattiamo i suoi dati personali.
Parte di tale trattamento avviene attraverso operazioni automatizzate. In particolare:
- i dati personali e le copie dei documenti che consentono di dimostrare l'identità e conformità ai requisiti in materia di nazionalità, residenza ed età vengono trasmessi alla Commissione dagli organizzatori ICE nel quadro della richiesta di registrazione, utilizzando il modulo di registrazione disponibile sul sito web pubblico del registro ICE. Sono automaticamente inseriti nella banca dati del registro ICE, e una loro copia viene registrata nel sistema della Commissione per la gestione dei documenti, Ares;
- le conferme del ricevimento della richiesta di registrazione, compresi i dati personali degli organizzatori, sono trasmesse automaticamente agli indirizzi di posta elettronica delle persone di contatto, con copia alla casella funzionale della Commissione;
- agli organizzatori vengono inviati dei messaggi automatici (agli indirizzi di posta elettronica della persona di contatto e, su richiesta, agli indirizzi di posta elettronica degli organizzatori stessi) a titolo di conferma delle diverse operazioni da loro eseguite tramite il proprio account e in occasione dei traguardi via via raggiunti dall'iniziativa (con copia inviata di volta in volta alla casella funzionale della Commissione);
- i messaggi scambiati tra la Commissione e gli organizzatori usando i moduli di contatto (tra l'interfaccia amministrativa del registro ICE e l'account degli organizzatori) vengono via via inviati automaticamente in copia agli indirizzi di posta elettronica della persona di contatto e alla casella funzionale della Commissione;
- i dati personali delle persone di contatto dell'iniziativa sono pubblicati automaticamente a norma dell'articolo 6, paragrafo 7, del regolamento ICE, in quanto rientrano nelle decisioni sulle richieste di registrazione o nelle decisioni di rifiutare la registrazione;
- i dati degli organizzatori (nomi e indirizzi di posta elettronica) sono pubblicati automaticamente nell'interfaccia pubblica del registro ICE a seguito della registrazione dell'iniziativa.
Altre operazioni riguardanti i dati vengono eseguite manualmente, in particolare le seguenti:
- controlli manuali delle informazioni e delle prove presentate in conformità dell'allegato II del regolamento ICE, svolti nel quadro della procedura di registrazione, per confermare che gli organizzatori soddisfino i requisiti di cui all'articolo 5;
- gestione delle modifiche riguardanti la composizione del gruppo di organizzatori ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 4;
- messaggi Outlook eventualmente scambiati con gli organizzatori ICE e altri interessati;
- trattamento delle relazioni dei promotori degli organizzatori in merito alla trasparenza delle iniziative in conformità dell'articolo 17 del regolamento ICE;
- trattamento delle richieste di informazioni aggiuntive e di denunce relative alla trasparenza del finanziamento delle iniziative;
- trattamento delle richieste degli interessati;
- scambi con le autorità competenti degli Stati membri.
Inoltre:
- i dati degli organizzatori possono essere trattati manualmente utilizzando mezzi elettronici, compreso lo scambio via posta elettronica;
- determinati documenti relativi all'iniziativa e contenenti i dati degli organizzatori possono essere registrati nel sistema Ares della Commissione;
- i dati contenuti nelle decisioni sulla richiesta di registrazione e nelle comunicazioni in risposta a un'iniziativa valida, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
I suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
- Se lei è un organizzatore ICE (un membro del gruppo di organizzatori o una persona di contatto supplementare) di un'iniziativa per la quale è stata chiesta la registrazione alla Commissione, i suoi dati personali presentati in questo contesto saranno trattati dalla Commissione in linea con l'articolo 5, paragrafi da 1 a 4, e con l'articolo 6, paragrafi 2 e 3, del regolamento ICE. I suoi dati personali possono essere trattati anche se sono stati presentati nel contesto del punto 7 dell'allegato II del regolamento ICE. Inoltre, se è rappresentante o supplente del gruppo di organizzatori, il suo nome sarà pubblicato come parte della decisione di registrazione o di rifiuto di registrazione in linea con l'articolo 6, paragrafo 7, del regolamento ICE.
- Se la registrazione dell'iniziativa proposta verrà confermata dalla Commissione, il suo nome in quanto organizzatore ICE in questione (membro del gruppo di organizzatori) verrà inserito nel sito web pubblico del registro ICE. Inoltre, se è rappresentante o supplente del gruppo di organizzatori dell'iniziativa, verrà pubblicato anche il suo indirizzo e-mail. Tale pubblicazione è prevista dalle disposizioni di cui alla nota 1 degli allegati II e VII del regolamento ICE.
- Se è promotore di un'ICE (a titolo personale) o se presenta una denuncia riguardante la trasparenza del finanziamento di un'iniziativa, i suoi dati possono essere trattati sulla base dell'articolo 17 del regolamento ICE. In linea di principio, la Commissione non pubblicherà sul sito web dell'ICE dati personali relativi a una persona fisica che agisce in qualità di promotore se non su esplicita richiesta degli organizzatori e su presentazione da parte di questi ultimi delle prove del consenso esplicito di tale persona alla pubblicazione.
- Se è un funzionario dell'amministrazione nazionale coinvolta nell'attuazione del regolamento ICE, i suoi dati possono essere trattati ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 6, dell'articolo 11, paragrafo 3, e degli articoli 12, 20, 22 e 23, del regolamento ICE.
In tutti e quattro i casi di cui sopra, il trattamento dei suoi dati personali è lecito ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1, lettere a) e b), del regolamento (UE) 2018/1725 in quanto:
a) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione e
b) il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento.
In casi eccezionali, la Commissione pubblicherà sul sito web dell'ICE il nome di una persona che agisce in qualità di sponsor e l'importo fornito su esplicita richiesta degli organizzatori e la presentazione da parte di questi ultimi delle prove del consenso esplicito della persona alla pubblicazione (articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725 e articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del regolamento generale sulla protezione dei dati).
Presi singolarmente, i suoi dati trattati non rientrano in nessuna delle categorie particolari di dati personali sensibili elencate all'articolo 10 del regolamento (UE) 2018/1725. Tuttavia, il fatto di organizzare o finanziare un'iniziativa specifica può rivelare le opinioni politiche degli organizzatori e dei promotori. La sensibilità dei suoi dati dipende quindi dall'eventuale sensibilità politica dell'iniziativa da lei proposta: a seconda del grado di sensibilità dell'iniziativa da lei proposta, i suoi dati personali trattati potrebbero infatti essere considerati dati che indicano quali siano le sue opinioni politiche.
In questo caso il trattamento non è illecito, in quanto è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante, sulla base del diritto dell'Unione (regolamento ICE), che deve essere proporzionato alla finalità perseguita, rispettare l'essenza del diritto alla protezione dei dati e prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i suoi diritti fondamentali e interessi, in linea con l'articolo 10, paragrafo 2, lettera g). Lei ha il diritto di opporsi alla pubblicazione dei suoi dati personali per motivi validi e legittimi connessi alla sua situazione particolare, ai sensi degli allegati II e VII, nota (1), del regolamento ICE.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Ai fini dell'attuazione del regolamento ICE, raccogliamo e trattiamo le categorie di dati personali elencate di seguito.
Se è uno dei membri obbligatori del gruppo di organizzatori o una delle persone di contatto aggiuntive del gruppo di organizzatori, designati ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento ICE:
- cognome e nome;
- indirizzo postale;
- data di nascita;
- nazionalità.
- Inoltre vengono raccolte e trattate copie dei documenti comprovanti la sua identità e il soddisfacimento dei requisiti di nazionalità, residenza ed età.
Se è una delle persone di contatto (rappresentante o supplente) del gruppo di organizzatori, raccogliamo e trattiamo anche il suo indirizzo di posta elettronica e il suo numero di telefono.
Se è uno dei membri supplementari del gruppo di organizzatori raccogliamo e trattiamo il suo nome e cognome.
Nel caso in cui i suoi dati personali figurino nella documentazione che il gruppo di organizzatori ha presentato nel contesto del punto 7 dell'allegato II del regolamento ICE, il tipo di dati trattati dipende dal diritto nazionale applicabile.
Se è promotore di un'iniziativa (a titolo personale) o se presenta una denuncia riguardante la trasparenza del finanziamento di un'iniziativa, nei casi di cui all'articolo 17, paragrafi 2 e 3, del regolamento ICE:
- il nome e cognome del promotore dell'iniziativa e l'importo fornito
- i recapiti da lei forniti in quanto denunciante (di preferenza l'indirizzo di posta elettronica).
Se è un funzionario (punto di contatto) delle autorità nazionali coinvolte nell'attuazione del regolamento ICE, possiamo raccogliere e trattare il suo nome, la sua funzione e il suo indirizzo di posta elettronica.
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
I dati personali non pubblicati, compresi i dati personali relativi alle iniziative non registrate, sono conservati nel registro ICE per un periodo massimo di 5 anni.
Di norma tale periodo è conteggiato a partire dall'ultima azione intrapresa in relazione all'iniziativa in questione nel registro ICE. Tuttavia, qualora l'iniziativa interessata sia soggetta a procedimento giudiziario, il periodo di 5 anni decorre dalla fine di tale procedimento. Nel caso di iniziative andate a buon fine per le quali la Commissione ha intrapreso azioni di follow-up, il periodo di 5 anni decorre dall'ultima azione intrapresa in relazione all'iniziativa in questione.
I dati pubblicati sono conservati sul sito web per un periodo di tempo indeterminato a fini di trasparenza e a fini storici. Gli indirizzi di posta elettronica delle persone di contatto delle iniziative registrate possono essere cancellati quando la Commissione viene a conoscenza del fatto che tali indirizzi di posta elettronica non sono più in uso.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate che abbiano una legittima necessità di conoscerli ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
Tutti i dati in questione sono consultabili, internamente alla Commissione, dal personale autorizzato incaricato della gestione del registro ICE e da quello coinvolto nel follow-up alle iniziative, così come da altro personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
Alcuni dati personali sono a disposizione della cittadinanza in quanto pubblicati sulla pagina web della relativa iniziativa nel registro ICE e nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Si applica alle seguenti tipologie di documenti:
- i nomi dei membri del gruppo di organizzatori per tutte le iniziative registrate e gli indirizzi di posta elettronica delle persone di contatto (rappresentante e supplente);
- i nomi del rappresentante e del supplente che figurano nelle decisioni riguardanti la registrazione dell'iniziativa (comprese le decisioni di rifiuto della registrazione);
- gli indirizzi di posta elettronica di funzionari nazionali identificabili possono essere pubblicati sul sito web dell'ICE solo nel caso in cui gli Stati membri interessati abbiano deciso di fornire tali indirizzi di posta elettronica, come parte dei recapiti delle rispettive autorità competenti;
- solo su esplicita richiesta degli organizzatori e presentazione da parte di questi ultimi delle prove del consenso esplicito della persona alla pubblicazione, i nomi dei promotori, se si tratta di persone fisiche.
8. Quali sono i suoi diritti e come può esercitarli
Il regolamento ICE le conferisce i seguenti diritti:
- il diritto di opporsi alla pubblicazione del suo nome e indirizzo e-mail in veste di organizzatore di un'iniziativa per motivi validi e legittimi connessi alla sua situazione particolare;
- il diritto di chiedere la cancellazione dei suoi dati dal registro online della Commissione alla scadenza del termine di due anni dalla data di registrazione della proposta d'iniziativa dei cittadini.
Inoltre, gode di diritti specifici in quanto interessato ai sensi del capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725, in particolare:
- il diritto di accedere ai dati personali e di rettificarli in caso siano erronei o incompleti. In alcuni casi, ha il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali, limitarne il trattamento e opporsi ad esso, oltre ad avere diritto alla portabilità dei dati.
- Se agisce in qualità di promotore a titolo personale che ha acconsentito alla pubblicazione dei suoi dati personali sul sito web pubblico del registro ICE, è possibile revocare il consenso in qualsiasi momento dandone notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento operativo o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.
Se desidera esercitare i suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, la preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.
Le richieste di accesso ai dati personali sono evase entro un mese dalla ricezione delle stesse. Le eventuali altre richieste di cui sopra sono evase entro 15 giorni lavorativi.
9. Contatti
Titolare del trattamento
Se desidera esercitare i suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che la preoccupano, o se desidera sporgere reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento al seguente indirizzo:
Commissione europea
Segretariato generale
Direzione A "Strategia, legiferare meglio e governo societario"
Unità A.1 "Priorità strategiche e programma di lavoro"
B – 1049 Bruxelles
Telefono: +32 2 29 92165
Indirizzo e-mail: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu
Responsabile della protezione dei dati (DPO) della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati all'indirizzo (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Garante europeo della protezione dei dati
Ha il diritto di ricorrere (ad es. può presentare una denuncia) al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu). se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, in seguito al trattamento dei suoi dati personali da parte del titolare del trattamento.
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00068
Informazioni generali sulla protezione dei dati personali nel contesto dell'attuazione dell'ICE sono disponibili al seguente indirizzo:
https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_it
11. Informazioni supplementari
Trattamento dei dati personali dei promotori nel registro ICE
A norma dell'articolo 17, paragrafo 1, del regolamento ICE, il gruppo di organizzatori è tenuto a fornire nel registro ICE (e ad aggiornare sistematicamente) le informazioni sulle fonti di finanziamento e sul sostegno alla loro iniziativa superiore a 500 euro per promotore, e sulle organizzazioni che lo assistono volontariamente ove tale sostegno non sia economicamente quantificabile. Se l'iniziativa è patrocinata da persone fisiche, queste informazioni comprendono i nomi degli interessati.
Per quanto riguarda le persone fisiche che agiscono in qualità di promotori (interessati), la Commissione non pubblicherà, in linea di principio, dati personali e pubblicherà sul sito web dell'ICE solo informazioni aggregate rientranti in una categoria generica "persone fisiche che agiscono in qualità di promotori", unitamente agli importi raccolti presso di esse. La Commissione pubblicherà il nome di un promotore individuale e l'importo fornito esclusivamente su esplicita richiesta degli organizzatori e su presentazione da parte di questi ultimi delle prove del consenso esplicito di tale persona alla pubblicazione. In tali casi, gli interessati hanno il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, come specificato al punto 8.
Ulteriori informazioni – precedente informativa sulla privacy
La presente informativa sulla privacy non contempla aspetti specifici del trattamento dei dati personali ai sensi del primo regolamento ICE (regolamento (UE) n. 211/2011), che possono essere diversi da quelli attuali. Tali dati possono essere ancora trattati e/o pubblicati nel registro ICE. La precedente informativa sulla privacy applicabile a tali operazioni di trattamento dei dati si trova al seguente indirizzo:
https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy
