Databeskyttelsespolitikken vedrørende personoplysninger om initiativtagere til borgerinitiativet i borgerinitiativregistret

Databehandling vedrørende: Gennemførelse af forordningen om det europæiske borgerinitiativ og oprettelsen af et register over borgerinitiativer

Dataansvarlig: Europa-Kommissionen

Udøvende dataansvarlig: Kontor SG.A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram".

Referencenummer: DPR-EC-00068

1. Indledning

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i denne forbindelse. Den indeholder også kontaktoplysninger til den relevante udøvende dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

Denne databeskyttelseserklæring omhandler databehandlingen vedrørende "gennemførelse af forordningen om det europæiske borgerinitiativ og oprettelsen af et register over borgerinitiativer", som varetages af Europa-Kommissionens kontor SG.A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger for at gennemføre Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/788 om det europæiske borgerinitiativ ("forordningen om borgerinitiativer").

Det europæiske borgerinitiativ blev indført med Lissabontraktaten og har været gældende siden april 2012, som var anvendelsesdatoen for forordning (EU) nr. 211/2011, som gennemførte traktatens bestemmelser. Denne første forordning om borgerinitiativer blev erstattet af forordning (EU) 2019/788 med virkning fra den 1. januar 2020.

Et borgerinitiativ giver mulighed for, at en million borgere fra mindst en fjerdedel af EU's medlemslande kan opfordre Europa-Kommissionen til at foreslå lovgivning på områder, hvor den har beføjelse til at gøre det.

I henhold til forordningen skal forslag til borgerinitiativer registreres og offentliggøres af Kommissionen.

I den forbindelse indsamler og behandler vi dine personoplysninger, fordi du er intitiativtager til et borgerinitiativ, navnlig med henblik på at vurdere, om du opfylder betingelserne for at blive initiativtager til et europæisk borgerinitiativ (obligatorisk eller ekstra medlem af initiativtagergruppen, ekstra kontaktperson for gruppen), om den juridiske person, du er forbundet med, er etableret i overensstemmelse med artikel 5, stk. 7, i forordningen om borgerinitiativer, og med henblik på give både Kommissionen og borgerne mulighed for at kommunikere med dig som initiativtager.

Derudover pålægger forordningen om borgerinitiativer også Kommissionen visse konkrete forpligtelser vedrørende gennemsigtigheden i finansiering af initiativerne. I de særlige tilfælde, der er angivet i artikel 17, stk. 2 og 3, i forordningen om borgerinitiativer kan Kommissionen være forpligtet til at behandle personoplysninger, der vedrører dig som enten bidragyder eller klager, i den ikke-offentlige del af borgerinitiativregistret. Det er obligatorisk at behandle personoplysninger og dokumenter om initiativtagere, bidragydere og klagere for at opfylde kravene i forordningen om borgerinitiativer. Kommissionen vil dog som princip ikke offentliggøre nogen personoplysninger vedrørende en person, der er bidragyder i sin personlige egenskab, på borgerinitiativets website, med mindre det sker på udtrykkelig anmodning fra initiativtagerne, og disse fremlægger dokumentation for, at personen har givet udtrykkelig tilladelse til offentliggørelsen.

Behandlingen af personoplysninger om de kontaktpersoner hos de nationale myndigheder, som er involveret i gennemførelsen af forordningen om det europæiske borgerinitiativ (dvs. de, som har ansvaret for at godkende onlineindsamlingssystemer, for at koordinere kontrollen af støttetilkendegivelser og for at udstede certifikater, samt de nationale kontaktpunkter for det europæiske borgerinitiativ), er nødvendig for samarbejdet med disse myndigheder, hvis man skal sikre, at forordningen om borgerinitiativer gennemføres korrekt i de enkelte lande, og at deres input når frem til ekspertgruppen og komitologiudvalget for borgerinitiativer. De personlige arbejds-e-mailadresser på de ansatte hos de nationale myndigheder må kun offentliggøres på borgerinitiativets websted, hvis de pågældende medlemslande har angivet adresserne som kontaktoplysninger.

Som led i Kommissionens forpligtelse til at gøre offentligheden opmærksom på det europæiske borgerinitiativs eksistens, mål og funktion via informationskampagner (se artikel 18 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ) kan den udøvende dataansvarlige invitere initiativtagerne til frivilligt at deltage i kampagner og høringer.

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger på følgende måde:

En del af behandlingen af personoplysninger foregår som automatiske processer. Det går bl.a. ud på følgende:

Initiativtagerne indsender som led i deres registreringsanmodning – via en registreringsformular på borgerinitiativregistrets offentlige website – deres personoplysninger til Kommissionen sammen med kopier af dokumenter, der beviser deres identitet og godtgør, at de opfylder kravene om nationalitet, bopæl og alder. Disse data indføres automatisk i det europæiske borgerinitiativs registers database og en kopi af dem registreres i Kommissionens dokumentstyringssystem, Ares.
Bekræftelser af modtagelsen af registreringsanmodninger, herunder initiativtagernes personoplysninger, bliver automatisk sendt til kontaktpersonernes e-mailadresser med Kommissionens fællespostkasse i kopi.
Initiativtagerne modtager via deres konti automatiske beskeder (sendt til kontaktpersonernes e-mailadresser og til initiativtagernes ekstra e-mailadresser (valgfrit, hvis det ønskes)) med bekræftelse af de forskellige aktiviteter, der udføres af initiativtagerne. Der sendes desuden automatiske beskeder til initiativtagerne, når der nås vigtige delmål i processen for det pågældende borgerinitiativ. I begge tilfælde bliver Kommissionens fællespostkasse altid sat i kopi.
Beskeder, der udveksles mellem Kommissionen og initiativtagerne via kontaktformularer (dvs. mellem borgerinitiativregistrets administrative brugerflade og initiativtagernes konti) bliver altid automatisk sendt i kopi til kontaktpersonernes e-mailadresser og Kommissionens fællespostkasse.
Personoplysninger om kontaktpersoner for initiativet offentliggøres automatisk i overensstemmelse med artikel 6, stk. 7, i forordningen om borgerinitiativer, for så vidt som de indgår i afgørelserne om anmodninger om registrering eller afgørelser om afvisning af registrering.
Initiativtagernes personoplysninger (navne og e-mailadresser) offentliggøres automatisk på borgerinitiativregistrets offentlige website, når der er blevet registreret et borgerinitiativ.

Al øvrig behandling af personoplysninger foretages manuelt. Dette gælder navnlig følgende aktiviteter:

Som led i registreringsproceduren foretages der manuelle kontroller af den information og dokumentation, som indsendes i henhold til bilag II til forordningen om borgerinitiativer, for at få bekræftet, at initiativtagerne opfylder kravene i forordningens artikel 5.
Behandling af ændringer vedrørende sammensætningen af initiativtagergruppen i henhold til artikel 5, stk. 4.
Behandling af e-mails, der kan udveksles med borgerinitiativtagere og andre registrerede.
Behandling af initiativtageres indberetning af bidragydere for at sikre gennemsigtigheden af borgerinitiativer i overensstemmelse med artikel 17 i forordningen om det europæiske borgerinitiativ.
Behandling af anmodninger om yderligere oplysninger og klager vedrørende gennemsigtigheden i finansiering af initiativer.
Behandling af anmodninger fra registrerede.
Kommunikation med andre medlemslandes kompetente myndigheder.

Endvidere gælder følgende:

Initiativtagernes personoplysninger kan blive behandlet manuelt ved brug af IT, f.eks. i forbindelse med e-mailkorrespondance.
Visse dokumenter vedrørende et borgerinitiativ, som indeholder initiativtagernes personoplysninger, kan blive registreret i Kommissionens dokumentforvaltningssystem, Ares.
Oplysninger i afgørelser om anmodninger om registrering og meddelelser som svar på et gyldigt borgerinitiativ offentliggøres i EU-Tidende.

Vi anvender ikke dine personoplysninger til automatisk beslutningstagning eller profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Hvis du er initiativtager (medlem af initiativtagergruppen eller ekstra kontaktperson for gruppen) til et borgerinitiativ, som Kommissionen er blevet anmodet om at registrere, vil de personoplysninger, du har indsendt i den forbindelse, blive behandlet af Kommissionen i overensstemmelse med artikel 5, stk. 1-4, og artikel 6, stk. 2 og 3, i forordningen om borgerinitiativer. Dine personoplysninger kan ligeledes blive behandlet, hvis de indsendes i forbindelse med punkt 7 i bilag II til forordningen om borgerinitiativer. Hvis der er tale om en repræsentant eller stedfortræder for initiativtagergruppen, bliver dit navn offentliggjort som led i afgørelsen om registrering eller afgørelsen om afvisning af registrering i overensstemmelse med artikel 6, stk. 7, i forordningen om borgerinitiativer.
Hvis Kommissionen bekræfter registreringen af dit forslag til et borgerinitiativ, vil du som initiativtager (medlem af initiativtagergruppen) få dit navn offentliggjort på borgerinitiativregistrets offentlige website. Hvis du er repræsentant eller stedfortræder for initiativtagergruppen for et sådant initiativ, vil din e-mailadresse også blive offentliggjort. Offentliggørelsen af personoplysninger i de nævnte tilfælde sker i henhold til bestemmelserne i fodnote 1 i bilag II og VII i forordningen om borgerinitiativer.
Hvis du er bidragyder (i din personlige egenskab), eller hvis du indbringer en klage over gennemsigtigheden i finansiering af initiativet, kan dine personoplysninger blive behandlet på grundlag af artikel 17 i forordningen om borgerinitiativer. Kommissionen vil som princip ikke offentliggøre nogen personoplysninger vedrørende en fysisk person, der er bidragyder, på borgerinitiativets website, med mindre det sker på udtrykkelig anmodning fra initiativtagerne, og disse fremlægger dokumentation for, at personen har givet udtrykkelig tilladelse til offentliggørelsen.
Hvis du er ansat i den nationale myndighed, der står for gennemførelsen af forordningen om borgerinitiativer, kan dine personoplysninger blive behandlet i henhold til artikel 4, stk. 6, 11, stk. 3, 12, 20, 22 og 23 i forordningen om borgerinitiativer.

I de 4 ovennævnte tilfælde er behandling af personoplysninger lovlig i medfør af artikel 5, stk. 1, litra a) og b), i forordning (EU) 2018/1725, fordi:

a) behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af EU's institutioner eller organer har fået pålagt og

b) det er nødvendigt at behandle dem for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

I ekstraordinære tilfælde vil Kommissionen på webstedet for det europæiske borgerinitiativ offentliggøre navnet på en person, der fungerer som sponsor, sammen med det beløb, der er givet, efter udtrykkelig anmodning fra initiativtagerne og deres fremlæggelse af dokumentation for den pågældende persons udtrykkelige samtykke til offentliggørelse (artikel 5, stk. 1, litra d), i forordning (EU) 2018/1725 og artikel 6, stk. 1, litra a), i den generelle forordning om databeskyttelse).

Isoleret set hører de behandlede data ikke ind under nogen af de særlige kategorier af følsomme personoplysninger, der er anført i artikel 10 i forordning (EU) 2018/1725. Hvis du er initiativtager eller bidragyder til et givet borgerinitiativ, kan dette imidlertid afsløre dine politiske standpunkter. Dine personoplysningers eventuelle følsomhed kan derfor være en følge af det pågældende initiativs politiske følsomhed. Afhængigt af dit foreslåede borgerinitiativs følsomhed, kan dine behandlede personoplysninger derfor blive betragtet som data, der afslører politisk overbevisning.

I så fald er behandlingen alligevel tilladt, fordi den er nødvendig for at opfylde en væsentlig samfundsinteresse på grundlag af EU-retten (forordningen om borgerinitiativer) og står i rimeligt forhold til målet med behandlingen, respekterer det væsentligste indhold af retten til databeskyttelse og sikrer passende og specifikke foranstaltninger til beskyttelse af dine grundlæggende rettigheder og interesser i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, litra g). Du har ret til at gøre indsigelse mod offentliggørelsen af dine personoplysninger, hvis du har vægtige, legitime grunde, der vedrører din personlige situation, som nævnt i fodnote 1 i bilag II og VII i forordningen om borgerinitiativer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at gennemføre forordningen om borgerinitiativer indsamler og behandler vi følgende kategorier af personoplysninger:

Hvis du er et af de obligatoriske medlemmer af eller en af de ekstra kontaktpersoner i initiativtagergruppen, der er udpeget i henhold til artikel 5, stk. 3, andet afsnit, i forordningen om borgerinitiativer:

dit fulde navn
din postadresse
din fødselsdato
din nationalitet.
Dertil kommer, at vi indsamler og behandler relevante dokumenter for at verificere din identitet samt, at du opfylder kravene om nationalitet, bopæl og alder.

Hvis du er en af kontaktpersonerne (repræsentant eller stedfortræder) for initiativtagergruppen, indsamler og behandler vi desuden din e-mailadresse og dit telefonnummer.

Hvis du er et af de ekstra medlemmer af initiativtagergruppen, indsamler og behandler vi dit fulde navn.

Hvis dine personoplysninger indgår i den dokumentation, som initiativtagergruppen har indsendt i forbindelse med punkt 7 i bilag II til forordningen om borgerinitiativer, vil den type oplysninger, der behandles, afhænge af gældende nationale lovgivning.

Hvis du er den oprindelige bidragyder til et initiativ (i din personlige egenskab), eller hvis du indbringer en klage over gennemsigtigheden i finansiering af initiativet, som omhandlet i artikel 17, stk. 2 og 3, i forordningen om borgerinitiativer:

dit fulde navn og det beløb, der er blevet doneret til borgerintiativet,
de kontaktoplysninger, du har angivet som klager (f.eks. e-mailadresse).

Hvis du er medarbejder (kontaktperson) hos de nationale myndigheder, som står for gennemførelsen af forordningen om borgerinitiativer, vil vi evt. indsamle og behandle dit navn, din funktion og din e-mailadresse.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Personoplysninger, der ikke offentliggøres, herunder oplysninger relateret til ikke-registrerede initiativer, opbevares i borgerinitiativregistret i højst 5 år.

Denne periode regnes normalt fra den sidste handling i borgerinitiativregistret, som vedrører det pågældende borgerinitiativ. Hvis det berørte initiativ underkastes domstolsprøvelse, regnes femårsperioden dog først fra afslutningen af retssagen. Hvis Kommissionen beslutter at følge op på et vellykket borgerinitiativ, regnes femårsperioden fra den sidste handling, som vedrører det pågældende initiativ.

Offentliggjorte personoplysninger forbliver på webstedet i en ubegrænset periode af hensyn til gennemsigtigheden og historiske formål. E-mailadresser på kontaktpersoner for registrerede initiativer kan slettes, når Kommissionen bliver opmærksom på, at sådanne e-mailadresser ikke længere er i brug.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt osv.) opbevares på Europa-Kommissionens servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at deltage i behandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Alle personoplysninger er tilgængelige for de af Kommissionens bemyndigede medarbejdere, der har ansvaret for borgerinitiativregistret, og for dem, der er involveret i opfølgning på borgerinitiativer, samt til øvrige bemyndigede medarbejdere på Kommissionen i det omfang, det er nødvendigt. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og om nødvendigt yderligere aftaler om tavshedspligt.

Visse personoplysninger er tilgængelige for offentligheden, fordi de offentliggøres på websiderne for de enkelte borgerinitiativer i borgerinitiativregistret og i EU-Tidende. Dette vedrører:

Navne på medlemmerne af initiativtagergruppen for alle registrerede foreslåede initiativer og e-mailadresser til kontaktpersonerne (repræsentanter og stedfortrædere)
Navne på repræsentanten og dennes stedfortræder, som indgår i afgørelserne om registrering af initiativet (herunder afgørelser om afvisning af registrering).
De personlige arbejds-e-mailadresser på de ansatte hos de nationale myndigheder må kun offentliggøres på borgerinitiativets websted, hvis de pågældende medlemslande har angivet adresserne som kontaktoplysninger.
Navne på bidragydere, hvis der er tale om fysiske personer, og kun hvis initiativtagerne udtrykkeligt har anmodet om det, og hvis de kan fremlægge dokumentation for de pågældende personers udtrykkelige tilladelse til offentliggørelsen.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Forordningen om borgerinitiativer giver dig følgende rettigheder:

Du har som initiativtager til et borgerinitiativ ret til at gøre indsigelse mod offentliggørelsen af dit navn og din e-mailadresse, hvis du har vægtige, legitime grunde, der vedrører din personlige situation.
Du har ret til at anmode om at få fjernet dine personoplysninger fra Kommissionens onlineregister, når der er gået to år efter datoen for registrering af det foreslåede borgerinitiativ.

Derudover har du særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Heriblandt skal især nævnes:

At du har ret til adgang til dine personoplysninger og til at rette dem, hvis de er forkerte eller ufuldstændige. Du har i visse tilfælde ret til at slette dine personoplysninger, begrænse behandlingen af dine personoplysninger, gøre indsigelse mod behandlingen af dem samt ret til dataportabilitet.
Hvis du er bidragyder i din personlige egenskab og har givet tilladelse til, at dine personoplysninger må offentliggøres på borgerinitiativregistrets offentlige side, kan du når som helst trække din tilladelse tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Din tilbagetrækning vil ikke påvirke den tidligere behandling af dine oplysninger, som fortsat vil være lovlig.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den udøvende dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Du kan om nødvendigt henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, skal du henvise til dem i din henvendelse (ved at oplyse det referencenummer, der er angivet under punkt 10 nedenfor).

Anmodninger om adgang til personoplysninger vil blive behandlet inden for 1 måned efter modtagelsen af anmodningen. Alle andre anmodninger, der er nævnt ovenfor, vil blive behandlet inden for 15 arbejdsdage.

9. Kontaktoplysninger

Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, bedes du kontakte den udøvende dataansvarlige via følgende kontaktoplysninger:

Europa-Kommissionen

Generalsekretariat

Direktorat A "Strategi, bedre regulering og corporate governance"

Kontor A.1 "Politiske prioriteter og arbejdsprogram".

B – 1049 Bruxelles

Tlf.: +32 2 29 92165

E-mail: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)

Du har ret til at indsende en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på edps@edps.europa.eu, hvis du mener, at dine rettigheder ifølge forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor finder du yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til ham/hende. Du kommer til registret via http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af personoplysninger er opført i den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-00068

Generel information om beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med gennemførelsen af borgerinitiativet findes på:

https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_da

11. Yderligere information

Behandling af bidragyderes personoplysninger i borgerinitiativregistret

Ifølge artikel 17, stk. 1, i forordningen om borgerinitiativet skal initiativtagergruppen via borgerinitiativregistret give (og systematisk opdatere) oplysninger om kilder til finansiering til initiativet i de tilfælde, hvor beløbet overstiger 500 euro pr. bidragyder. Derudover skal initiativgruppen på samme måde oplyse om de organisationer, der yder frivillig hjælp til initiativet, hvis denne støtte ikke kan gøres op økonomisk. Hvis fysiske personer er registreret som bidragydere til et initiativ, skal disses navne også oplyses.

Hvad angår fysiske personer, der er bidragydere (registrerede), vil Kommissionen som princip ikke offentliggøre nogen personoplysninger, og den vil på borgerinitiativets website kun offentliggøre informationer i sammenfattet form under den generelle kategori "fysiske personer, der optræder som bidragydere" sammen med de indsamlede beløb. Kommissionen vil kun offentliggøre navnet på en specifik bidragyder sammen med beløbet, hvis det sker på udtrykkelig anmodning fra initiativtagerne, og disse fremlægger dokumentation for, at personen har givet udtrykkelig tilladelse til offentliggørelsen. I så fald har bidragyderne ret til når som helst at trække deres tilladelse tilbage som angivet i punkt 8 ovenfor.

Se også den tidligere erklæring om databeskyttelse

Denne erklæring om databeskyttelse omfatter ikke aspekter, der er specifikke for behandling af personoplysninger i henhold til den første forordning om borgerinitiativer (forordning (EU) nr. 211/2011), som eventuelt kan afvige fra de nugældende. Sådanne personoplysninger kan stadig behandles og/eller offentliggøres i borgerinitiativregistret. Den tidligere databeskyttelseserklæring, der gælder for disse databehandlingsaktiviteter, kan findes på:

https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy