Privacybeleid met betrekking tot persoonsgegevens van organisatoren van burgerinitiatieven in het ECI-register

Verwerking: Tenuitvoerlegging van de verordening over het Europees burgerinitiatief en beheer van een register van burgerinitiatieven.

Verwerkingsverantwoordelijke: Europese Commissie

Bevoegde dienst: Eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”

Referentie: DPR-EC-00068

1. Inleiding

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de bevoegde verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, van de functionaris voor gegevensbescherming en van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking Tenuitvoerlegging van de verordening over het Europees burgerinitiatief en beheer van een register van burgerinitiatieven door eenheid SG.A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma” van de Europese Commissie.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voor de tenuitvoerlegging van Verordening (EU) 2019/788 van het Europees Parlement en van de Raad over het Europees burgerinitiatief (hierna de “EBI-verordening”).

Het Europees burgerinitiatief is ingevoerd bij het Verdrag van Lissabon en is van toepassing sinds april 2012, toen Verordening (EU) 21/2011 in werking trad. De eerste EBI-verordening werd op 1 januari 2020 vervangen door Verordening (EU) 2019/788.

Na officiële registratie van een Europees burgerinitiatief kunnen een miljoen burgers uit ten minste een kwart van de EU-lidstaten de Europese Commissie verzoeken wetgevingsvoorstellen in te dienen op gebieden waar zij daartoe bevoegd is.

De EBI-verordening bepaalt dat de voorgestelde burgerinitiatieven door de Commissie geregistreerd en openbaar gemaakt worden.

In dit verband verzamelen en verwerken we, als EBI-organisator, uw persoonsgegevens, met name om te beoordelen of u voldoet aan de voorwaarden om als organisator van een burgerinitiatief op te treden (verplicht of aanvullend lid van de groep organisatoren, aanvullende contactpersoon daarvan), en of de juridische entiteit waarmee u verbonden bent, is opgericht overeenkomstig artikel 5, lid 7, van de EBI-verordening, en om de Europese Commissie en alle burgers in staat te stellen met de organisatoren van een initiatief te communiceren.

Bovendien wordt de Commissie op grond van de EBI-verordening ook belast met een aantal specifieke verplichtingen in verband met de transparantie van de financiering van initiatieven. In de specifieke gevallen als bedoeld in artikel 17, leden 2 en 3, van de EBI-verordening kan de Commissie worden verplicht om uw persoonsgegevens als sponsor van het initiatief of klager te verwerken in het niet-openbaar deel van het EBI-register. Het verwerken van de persoonsgegevens en documenten van de organisatoren, sponsors en klagers is noodzakelijk om aan de wettelijke verplichtingen van de EBI-verordening te voldoen. De Commissie zal echter in beginsel geen persoonsgegevens met betrekking tot een persoon die op persoonlijke titel als sponsor optreedt, op de EBI-website publiceren, behalve op uitdrukkelijk verzoek van de organisatoren en overlegging door hen van het bewijs van de uitdrukkelijke toestemming van die persoon voor de publicatie.

Het verwerken van persoonsgegevens van de ambtenaren (contactpunten) van de nationale autoriteiten die bij de uitvoering van de EBI-verordening betrokken zijn, met name die welke verantwoordelijk zijn voor de certificering van afzonderlijke online verzamelsystemen, voor de coördinatie van de verificatie van steunbetuigingen en voor de afgifte van de desbetreffende certificaten, en van de nationale EBI-contactpunten, is nodig om samenwerking met deze instanties mogelijk te maken met het oog op de correcte uitvoering van de EBI-verordening op nationaal niveau en met het oog op hun input via de EBI-deskundigengroep en het EBI-comitologiecomité. E-mailadressen van identificeerbare nationale ambtenaren mogen alleen op de EBI-website worden gepubliceerd indien de betrokken lidstaten ervoor hebben gekozen dergelijke e-mailadressen te verstrekken, als onderdeel van de contactgegevens van hun bevoegde autoriteiten.

Tot slot kan de operationeel verwerkingsverantwoordelijke, in het kader van de in artikel 18 van de EBI-verordening vastgestelde verplichting van de Commissie om het publiek door middel van communicatieactiviteiten en voorlichtingscampagnes bewust te maken van het bestaan, de doelstellingen en de werking van het Europees burgerinitiatief, contact opnemen met de organisatoren van het EBI om hen uit te nodigen om op vrijwillige basis deel te nemen aan de door de Commissie georganiseerde communicatie- en raadplegingsactiviteiten.

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als volgt.

Sommige gegevens worden automatisch verwerkt. In het bijzonder:

De persoonsgegevens en kopieën van documenten die nodig zijn om uw identiteit te bewijzen en na te gaan of aan de vereisten inzake nationaliteit, woonplaats en leeftijd is voldaan, zoals de EBI-organisatoren die bij de indiening van het verzoek tot registratie door middel van het registratieformulier op de website van het EBI-register aan de Commissie meedelen. Deze gegevens en documenten worden automatisch opgeslagen in de gegevensbank van het EBI-register en een kopie ervan wordt opgeslagen in Ares, het documentenbeheersysteem van de Europese Commissie.
Ontvangstbevestigingen van registratieverzoeken met inbegrip van persoonsgegevens van organisatoren worden automatisch verzonden naar de e-mailadressen van de contactpersonen, met een kopie naar de mailbox van de Europese Commissie.
Automatische berichten worden verzonden naar de organisatoren (d.w.z. naar de e-mailadressen van de contactpersonen en – indien daarom werd verzocht – van organisatoren) ter bevestiging van bewerkingen door de organisatoren via hun account en naar aanleiding van door het initiatief bereikte mijlpalen (steeds met een kopie naar de mailbox van de Europese Commissie).
Van alle berichten tussen de Commissie en de organisatoren via de contactformulieren (tussen de “administratieve interface” van het EBI-register en de “organisatoraccount”) gaat automatisch een kopie naar de e-mailadressen van de betrokken contactpersonen en naar de mailbox van de Europese Commissie.
Persoonsgegevens van de contactpersonen van het initiatief worden overeenkomstig artikel 6, lid 7, van de EBI-verordening automatisch gepubliceerd, voor zover deze deel uitmaken van de besluiten over verzoeken tot registratie of besluiten tot afwijzing van het registratieverzoek.
De gegevens van de organisatoren (namen en e-mailadressen) worden automatisch op de website van het EBI-register gepubliceerd zodra het initiatief geregistreerd is.

Andere bewerkingen van uw gegevens gebeuren handmatig. Het betreft met name de volgende bewerkingen:

handmatige controle van de krachtens bijlage II van de EBI-verordening ingediende gegevens tijdens de registratieprocedure om na te gaan of de organisatoren voldoen aan de vereisten van artikel 2 van die verordening
de verwerking van wijzigingen van de samenstelling van de groep organisatoren, overeenkomstig artikel 5, lid 4
eventuele Outlook-berichten die met de organisatoren van het EBI en andere betrokkenen worden uitgewisseld
behandeling van de door de organisatoren opgestelde sponsorrapportage met betrekking tot de transparantie van initiatieven overeenkomstig artikel 17 van de EBI-verordening
de verwerking van verzoeken om aanvullende informatie en van klachten over de transparantie van de financiering van initiatieven
de verwerking van verzoeken van betrokkenen
uitwisselingen met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten

Bovendien geldt het volgende:

gegevens van organisatoren kunnen handmatig worden verwerkt met behulp van elektronische middelen, inclusief e-mail
documenten die het initiatief betreffen en persoonsgegevens van de organisatoren bevatten, kunnen worden geregistreerd in Ares, het systeem voor documentenbeheer van de Europese Commissie
gegevens in de besluiten over verzoeken om registratie en berichten in antwoord op een geldig initiatief worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

Bent u een EBI-organisator (een lid van de organiserende groep of een aanvullende contactpersoon) voor een initiatief dat ter registratie is ingediend bij de Europese Commissie, dan worden de persoonsgegevens die u in dit verband heeft ingediend, door de Commissie verwerkt overeenkomstig artikel 5, leden 1 tot en met 4, en artikel 6, leden 2 en 3, van de EBI-verordening. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt indien zij zijn ingediend in het kader van punt 7 van bijlage II bij de EBI-verordening. Ook als u een vertegenwoordiger of plaatsvervanger van de groep organisatoren bent, kan uw naam overeenkomstig artikel 6, lid 7, van de EBI-verordening worden gepubliceerd als onderdeel van het registratiebesluit of het besluit tot afwijzing van het registratieverzoek.
Bevestigt de Europese Commissie de registratie van uw initiatief, dan wordt uw naam als organisator van het EBI (lid van de groep organisatoren) gepubliceerd op de website van het EBI-register. Bent u vertegenwoordiger of plaatsvervanger van de groep organisatoren van een geregistreerd initiatief, dan wordt ook uw e-mailadres gepubliceerd. Die publicatie is geregeld bij de bepalingen van voetnoot (1) in de bijlagen II en VII van de EBI-verordening.
Als u een EBI-sponsor (op persoonlijke titel) bent of als u een klacht over de transparantie van een burgerinitiatief indient, kunnen uw gegevens worden verwerkt op basis van artikel 17 van de EBI-verordening. De Commissie zal echter in beginsel geen persoonsgegevens met betrekking tot een natuurlijke persoon die als sponsor optreedt, op de EBI-website publiceren, behalve op uitdrukkelijk verzoek van de organisatoren en overlegging door hen van het bewijs van de uitdrukkelijke toestemming van die persoon voor de publicatie.
Als u een ambtenaar bent van de nationale autoriteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de EBI-verordening, kunnen uw gegevens worden verwerkt in het kader van artikel 4, lid 6, artikel 11, lid 3, en de artikelen 12, 20, 22 en 23 van de EBI-verordening.

In deze vier gevallen is de verwerking van uw persoonsgegevens rechtmatig overeenkomstig artikel 5, lid 1, punten a) en b), van Verordening (EU) 2018/1725 omdat:

a) de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend; en

b) de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

In uitzonderlijke gevallen publiceert de Commissie op de EBI-website op uitdrukkelijk verzoek van de organisatoren en overlegging door hen van het bewijs van de uitdrukkelijke toestemming van die persoon voor de publicatie (artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725 en artikel 6, lid 1, punt a), van de algemene verordening gegevensbescherming) de naam van een persoon die als sponsor optreedt, samen met het verstrekte bedrag.

Uw verwerkte gegevens vallen niet onder een van de in artikel 10 van Verordening (EU) 2018/1725 genoemde bijzondere categorieën van gevoelige persoonsgegevens. Het organiseren of financieren van een bepaald initiatief kan echter wel de politieke overtuiging van de organisatoren en sponsors onthullen. Uw gegevens kunnen dus als gevoelig worden beschouwd vanwege de politieke gevoeligheid van het betrokken initiatief. Afhankelijk van de gevoeligheid van uw initiatief kunnen uw persoonsgegevens dus worden beschouwd als gevoelig omdat zij uw politieke opvattingen blootgeven.

In dit geval is de verwerking niet verboden omdat deze noodzakelijk is om redenen van zwaarwegend algemeen belang op grond van het EU-recht (de EBI-verordening), evenredig is aan het nagestreefde doel, de essentie van het recht op gegevensbescherming eerbiedigt en passende en specifieke maatregelen biedt om uw fundamentele rechten en belangen overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder g) te beschermen. U kunt bezwaar maken tegen de openbaarmaking van uw persoonsgegevens op zwaarwegende legitieme gronden die verband houden met uw persoonlijke situatie als bepaald in voetnoot 1 van bijlagen II en VII van de EBI-verordening.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Voor de tenuitvoerlegging van de EBI-verordening verzamelen en verwerken we de onderstaande persoonsgegevens.

Bent u een van de verplichte leden van de groep organisatoren of een van de aanvullende contactpersonen van de groep organisatoren, aangewezen overeenkomstig artikel 5, lid 3, van de EBI-verordening:

volledige naam,
postadres,
geboortedatum,
nationaliteit.
Bovendien worden kopieën van documenten verzameld en verwerkt die uw identiteit aantonen en bewijzen dat is voldaan aan de vereisten inzake nationaliteit, woonplaats en leeftijd

Bent u een van de contactpersonen (vertegenwoordiger of plaatsvervanger) van de groep organisatoren: ook uw e-mailadres en telefoonnummer.

Bent u een van de extra leden van de groep organisatoren: uw volledige naam.

Indien uw persoonsgegevens deel uitmaken van de documentatie die de groep organisatoren heeft ingediend in het kader van punt 7 van bijlage II bij de EBI-verordening, hangt het soort gegevens dat wordt verwerkt, af van het toepasselijke nationale recht.

Bent u een sponsor van het initiatief (op persoonlijke titel) of dient u een klacht in over de transparantie van de financiering van een burgerinitiatief in gevallen zoals bedoeld in artikel 17, leden 2 en 3, van de EBI-verordening:

volledige naam en bedrag dat is versterkt als sponsor van het initiatief,
de contactgegevens die u hebt opgegeven als klachtindiener (bij voorkeur e-mailadres).

Bent u een ambtenaar (contactpunt) van de nationale autoriteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de EBI-verordening, dan kunnen we uw naam, functie en e-mailadres verzamelen en verwerken.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die niet worden gepubliceerd, inclusief persoonsgegevens in verband met niet-geregistreerde initiatieven, worden maximaal vijf jaar in het EBI-register bewaard.

Deze periode gaat normaliter in vanaf de laatste handeling in verband met het betrokken initiatief in het EBI-register. Als het betrokken initiatief onderwerp is van een gerechtelijke procedure, gaat deze periode van vijf jaar pas in na afloop van de procedure. Als het betrokken initiatief voldoende steunbetuigingen ophaalt en de Commissie besluit tot follow-upmaatregelen, gaat deze periode van vijf jaar pas in na afloop van de laatste maatregel naar aanleiding van het betrokken initiatief.

Gepubliceerde gegevens worden om historische doeleinden en transparantieredenen voor onbepaalde tijd op de website bewaard. E-mailadressen van contactpersonen van geregistreerde initiatieven kunnen worden gewist wanneer de Commissie constateert dat dergelijke e-mailadressen niet langer worden gebruikt.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevensbestanden enz.) worden op de servers van de Europese Commissie opgeslagen. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen omvatten passende veiligheidsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang, waarbij rekening wordt gehouden met het risico dat de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens meebrengen. De organisatorische maatregelen dienen onder meer om de toegang tot de persoonsgegevens te beperken tot bevoegde personen die een legitiem belang hebben om met het oog op deze verwerking kennis van de betrokken informatie te nemen.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden deze gedeeld?

Alle bovenvermelde gegevens zijn binnen de Commissie alleen toegankelijk voor medewerkers die bevoegd zijn voor het beheer van het EBI-register of voor de follow-up van initiatieven, en voor andere daartoe gemachtigde personeelsleden volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan statutaire en, waar nodig, aanvullende vertrouwelijkheidsovereenkomsten.

Sommige persoonsgegevens worden openbaar gemaakt door publicatie op de webpagina van het betrokken initiatief in het EBI-register en in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het gaat daarbij om:

voor elk geregistreerd initiatief de namen van de leden van de groep organisatoren en de e-mailadressen van de contactpersonen (vertegenwoordigers en plaatsvervangers),
de namen van de vertegenwoordiger en de plaatsvervanger, die staan vermeld in het besluit van de Commissie over de registratie van het initiatief (met inbegrip van besluiten tot afwijzing van het registratieverzoek),
e-mailadressen van identificeerbare nationale ambtenaren, die alleen op de EBI-website mogen worden gepubliceerd indien de betrokken lidstaten ervoor hebben gekozen dergelijke e-mailadressen te verstrekken, als onderdeel van de contactgegevens van hun bevoegde autoriteiten,
alleen op uitdrukkelijk verzoek van de organisatoren en overlegging door hen van het bewijs van de uitdrukkelijke toestemming van die persoon voor de publicatie, namen van de sponsors, indien zij natuurlijke personen zijn.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

De EBI-verordening geeft u de volgende rechten:

U kunt bezwaar maken tegen de openbaarmaking van uw naam en e-mailadres als organisator van een burgerinitiatief op zwaarwegende wettelijke gronden betreffende uw persoonlijke situatie.
U heeft het recht uw gegevens te laten verwijderen uit het onlineregister van de Europese Commissie na een termijn van twee jaar na de datum van registratie van het voorgestelde burgerinitiatief.

Bovendien heeft u als "betrokkene" op grond van hoofdstuk III, artikelen 14-25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten:

U heeft recht op inzage en rectificatie van de persoonsgegevens als deze onjuist of onvolledig zijn. In sommige gevallen heeft u het recht de persoonsgegevens te laten verwijderen, of de verwerking en overdracht daarvan te verbieden of te beperken.
Voor zover u op persoonlijke titel als sponsor optreedt die toestemming heeft gegeven voor de publicatie van uw persoonsgegevens op de website van het EBI-register, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming is niet van invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan die intrekking van uw toestemming.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de bevoegde dienst van de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).

Verzoeken om toegang tot persoonsgegevens worden binnen een maand na ontvangst behandeld. Alle andere hierboven genoemde verzoeken worden uiterlijk 15 werkdagen na ontvangst behandeld.

9. Contactinformatie

De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de bevoegde dienst:

Europese Commissie

Secretariaat-generaal

Directoraat A “Strategie, Betere Regelgeving & Corporate Governance”

Eenheid A.1 “Beleidsprioriteiten en Werkprogramma”

B – 1049 Brussel

Tel. +32 22992165

E-mail: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

U hebt het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden.

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (“DPO”) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00068

Algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van het EBI is te vinden op:

https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_nl

11. Aanvullende informatie

Verwerking van de persoonsgegevens van sponsors in het register van Europese burgerinitiatieven

Op grond van artikel 17, lid 1, van de EBI-verordening moet de groep organisatoren informatie over bronnen van financiering en steun voor hun initiatief van meer dan 500 euro per jaar en per sponsor, en over de organisaties die het initiatief op vrijwillige basis bijstaan, als deze steun niet economisch kwantificeerbaar is, bekendmaken in het EBI-register (en systematisch bijwerken). Als een initiatief door natuurlijke personen wordt gesponsord, moeten daarbij ook de namen van die personen worden vermeld.

Wat natuurlijke personen betreft die optreden als sponsors (betrokkenen), zal de Commissie in beginsel geen persoonsgegevens publiceren en zal zij op de EBI-website alleen geaggregeerde informatie publiceren onder een algemene categorie “natuurlijke personen die als sponsors optreden”, samen met de bij deze sponsors opgehaalde bedragen. De Commissie zal alleen op uitdrukkelijk verzoek van de organisatoren en overlegging door hen van het bewijs van de uitdrukkelijke toestemming van die persoon voor de publicatie de naam van een individuele sponsor samen met het door deze sponsor ter beschikking gestelde bedrag bekendmaken. In dergelijke gevallen hebben de betrokkenen het recht hun toestemming te allen tijde in te trekken, zoals bepaald in punt 8 hierboven.

Vorige privacyverklaring

Deze privacyverklaring heeft geen betrekking op aspecten die specifiek zijn voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de eerste EBI-verordening (Verordening (EU) nr.211/2011), die kan verschillen van de huidige. Dergelijke gegevens kunnen nog worden verwerkt en/of gepubliceerd in het EBI-register. De vorige privacyverklaring die op de verwerking van deze gegevens van toepassing is, is te vinden op:

https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy