Operação de tratamento de dados: Aplicação do Regulamento ICE e disponibilização de um registo de iniciativas de cidadania
Responsável pelo tratamento de dados: Comissão Europeia
Responsável operacional pelo tratamento de dados: Unidade SG.A.1 – Prioridades Políticas e Programa de Trabalho
Referência de registo: DPR-EC-00068
1. Introdução
A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo procedemos ao tratamento dos dados pessoais, descreve a forma como os recolhemos, gerimos, protegemos e utilizamos as informações obtidas e enumera os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Fornece igualmente os contactos do responsável pelo tratamento de dados a quem se pode dirigir para exercer esses direitos, assim como os do responsável pela proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.
A Comissão Europeia (a seguir designada «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e tratamento de dados pessoais, em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados.
A presente declaração de confidencialidade diz respeito à operação de tratamento de dados denominada Aplicação do Regulamento ICE e disponibilização de um registo das iniciativas de cidadania, efetuada pela unidade SG.A.1 (Prioridades Políticas e Programa de Trabalho) da Comissão Europeia.
2. Por que motivo e de que forma procedemos ao tratamento dos seus dados pessoais?
Recolhemos e tratamos os seus dados pessoais para aplicar o Regulamento (UE) 2019/788 do Parlamento Europeu e do Conselho sobre a Iniciativa de Cidadania Europeia (a seguir designado «Regulamento ICE»).
A Iniciativa de Cidadania Europeia, que foi introduzida com o Tratado de Lisboa, é aplicável desde abril de 2012, data de entrada em vigor do Regulamento (UE) n.º 211/2011 que deu execução às disposições do Tratado. Este primeiro regulamento ICE, foi substituído, a partir de 1 de janeiro de 2020, pelo Regulamento (UE) 2019/788.
Graças à Iniciativa de Cidadania Europeia, um milhão de cidadãos de, pelo menos, um quarto dos países da UE pode convidar a Comissão Europeia a apresentar propostas legislativas nos domínios da sua competência.
O Regulamento ICE prevê que a Comissão registe e publique as propostas de iniciativa de cidadania.
É neste contexto que recolhemos e tratamos os seus dados pessoais enquanto organizador de uma iniciativa, nomeadamente a fim de avaliar se preenche os requisitos necessários para ser organizador de uma Iniciativa de Cidadania Europeia (membro obrigatório ou adicional ou pessoa de contacto adicional do grupo de organizadores) e se a entidade jurídica a que está ligado foi estabelecida em conformidade com o artigo 5.º, n.º 7, do Regulamento ICE, assim como para permitir que a Comissão Europeia e os cidadãos possam comunicar consigo enquanto organizador da iniciativa.
Além disso, do Regulamento ICE também decorrem algumas obrigações específicas para a Comissão no que diz respeito à transparência do financiamento das iniciativas. Nos casos específicos previstos no artigo 17.º, n.os 2 e 3 do Regulamento ICE, a Comissão pode ser obrigada a proceder ao tratamento dos seus dados pessoais enquanto patrocinador de uma iniciativa ou autor de uma queixa. A fim de cumprir os requisitos legais estabelecidos pelo Regulamento ICE, é obrigatório proceder ao tratamento dos dados e documentos dos organizadores, dos patrocinadores e dos autores de queixas. No entanto, a Comissão não pode, em princípio, publicar quaisquer dados pessoais relativos a indivíduos que utilizem o sítio Web da ICE para patrocinar uma iniciativa a título pessoal, exceto mediante pedido expresso dos organizadores e apresentação, por estes último, de elementos comprovativos de que os indivíduos em causa deram o seu consentimento explícito à publicação desses dados.
O tratamento dos dados pessoais dos funcionários (pontos de contacto) das autoridades nacionais envolvidas na aplicação do Regulamento ICE, nomeadamente dos responsáveis pela certificação dos sistemas individuais de recolha em linha, pela coordenação do processo de verificação das declarações de apoio e pela emissão dos certificados relevantes, bem como dos pontos de contacto nacionais da ICE é necessário para permitir a colaboração com estas entidades, a fim de assegurar a correta aplicação do Regulamento ICE a nível nacional, bem como para que essas mesmas entidades possam apresentar os seus contributos através do grupo de peritos das ICE e do Comité de Comitologia ICE. Só são publicados endereços eletrónicos de funcionários nacionais identificáveis no sítio Web da ICE se os Estados-Membros em causa optarem por facultar esses endereços eletrónicos como parte dos dados de contacto das suas autoridades competentes.
Por último, no contexto das obrigações da Comissão em matéria de sensibilização do público para a existência, os objetivos e o funcionamento da Iniciativa de Cidadania Europeia através de atividades de comunicação e de campanhas de informação, estabelecidas no artigo 18.º do Regulamento ICE, o responsável operacional pelo tratamento pode contactar os organizadores de iniciativas de cidadania europeias para os convidar a participar, a título voluntário, nas atividades de comunicação e consulta organizadas pela Comissão.
Recolhemos e tratamos os seus dados pessoais da seguinte forma:
Parte dos dados pessoais são tratados de forma automatizada, em especial:
- Os dados pessoais e as cópias de documentos que permitem comprovar a sua identidade, bem como o cumprimento dos requisitos em matéria de nacionalidade, residência e idade, são transmitidos à Comissão pelos organizadores de uma Iniciativa de Cidadania Europeia no âmbito do pedido de registo apresentado através do formulário disponibilizado no sítio Web público do Registo ICE, sendo automaticamente incluídos na base de dados desse registo. É feita uma cópia dos mesmos no sistema Ares, o sistema de gestão documental da Comissão.
- Os avisos de receção do pedido de registo, incluindo os dados pessoais dos organizadores, são automaticamente enviados para o endereço eletrónico da pessoa de contacto, com cópia para a caixa funcional da Comissão.
- São enviadas mensagens automáticas aos organizadores (para os endereços eletrónicos das pessoas de contacto e, eventualmente, para outros endereços dos organizadores) a fim de confirmar as várias operações por eles efetuadas através da respetiva conta de organizador ou sempre que a iniciativa atinja uma etapa importante (com cópia para a caixa funcional da Comissão).
- São sistematicamente enviadas para o endereço eletrónico das pessoas de contacto e para a caixa funcional da Comissão cópias das mensagens trocadas entre a Comissão e os organizadores através dos formulários de contacto (entre a «interface administrativa» do Registo ICE e a «conta de organizador»).
- Os dados pessoais das pessoas de contacto da iniciativa são publicados automaticamente, em conformidade com o artigo 6.º, n.º 7, do Regulamento ICE, dado fazerem parte das decisões sobre os pedidos de registo.
- Na sequência do registo da iniciativa, os dados dos organizadores (nomes e endereços eletrónicos) são automaticamente publicados na interface pública do Registo ICE.
As outras operações relativas aos seus dados pessoais são executadas manualmente, nomeadamente para efeitos de:
- Controlos manuais das informações e provas apresentadas nos termos do anexo II do Regulamento ICE, no âmbito do procedimento de inscrição no registo, a fim de verificar se os organizadores cumprem os requisitos estabelecidos no artigo 5.º.
- Tratamento das alterações relativas à composição do grupo de organizadores, nos termos do artigo 5.º, n.º 4.
- Mensagens eletrónicas Outlook trocadas com os organizadores de iniciativas de cidadania europeias e outros titulares de dados;
- Tratamento das informações comunicadas pelos patrocinadores no que respeita à transparência das iniciativas, em conformidade com o artigo 17.º do Regulamento ICE;
- Tratamento dos pedidos de informações complementares e de queixas relacionadas com a transparência do financiamento das iniciativas.
- Tratamento dos pedidos dos titulares dos dados.
- Contactos com as autoridades competentes dos Estados-Membros.
Além disso:
- Os dados dos organizadores podem ser tratados manualmente através de meios eletrónicos, incluindo o envio por correio eletrónico.
- Alguns documentos relativos à iniciativa e que contêm os dados dos organizadores podem ser registados no sistema Ares, o sistema gestão de documentos da Comissão.
- Os dados constantes das decisões relativas a pedidos de registo e das comunicações apresentadas em resposta a uma iniciativa válida sujeita a publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.
3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para o tratamento dos seus dados pessoais?
- Se for um dos organizadores de uma iniciativa de cidadania europeia (membro de um grupo de organizadores ou pessoa de contacto adicional) cujo registo tenha sido solicitado à Comissão, os dados pessoais que apresentar neste contexto serão tratados pela Comissão, em conformidade com o artigo 5.º, n.os 1 a 4, e o artigo 6.º, n.os 2 e 3, do Regulamento ICE. Os seus dados pessoais podem também ser tratados se tiverem sido apresentados no contexto do anexo II, ponto 7, do Regulamento ICE. Além disso, se for o representante (ou o seu substituto) do grupo de organizadores, o seu nome pode ser publicado no âmbito da decisão de registo, em conformidade com o artigo 6.º, n.º 7, do Regulamento ICE.
- Caso a Comissão confirme o registo da sua proposta de iniciativa, o seu nome, na qualidade de organizador de uma Iniciativa de Cidadania Europeia (membro do grupo de organizadores) será divulgado no sítio público do Registo ICE. O seu endereço eletrónico também será publicado se for um representante (ou o seu substituto) do grupo de organizadores dessa iniciativa, tal como previsto nas disposições da nota de pé de página 1) dos anexos II e VII do Regulamento ICE.
- Se for patrocinador de uma Iniciativa de Cidadania Europeia a título pessoal ou se apresentar uma queixa relativa à transparência do financiamento de uma iniciativa, os seus dados podem ser tratados com base no artigo 17.º do Regulamento ICE. A Comissão não pode, em princípio, publicar quaisquer dados pessoais relativos a pessoas singulares que utilizem o sítio Web da ICE para patrocinar uma iniciativa, exceto mediante pedido expresso dos organizadores e a apresentação, por estes último, de provas de que os indivíduos em causa deram o seu consentimento explícito à publicação desses dados.
- Se for funcionário da administração nacional envolvida na aplicação do Regulamento ICE, os seus dados podem ser tratados no contexto dos artigo 4.º, n.º 6, artigo 11.º, n.º 3, e artigos 12.º, 20.º, 22.º e 23.º do Regulamento ICE.
Nos quatro casos acima referidos, o tratamento dos seus dados pessoais é lícito, de acordo com o artigo 5.º, n.º 1, alíneas a) e b), do Regulamento (UE) 2018/1725, sempre que seja necessário:
a) para efeitos do exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos;
b) para efeitos do cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pela operação de tratamento esteja sujeito.»
Em casos excecionais, a Comissão publica, no sítio Web da ICE, o nome de uma pessoa que atue como patrocinadora, juntamente com o montante fornecido, mediante pedido expresso dos organizadores e a apresentação, por estes últimos, dos elementos comprovativos do consentimento expresso dessa pessoa para a publicação (artigo 5.º, n.º 1, alínea d), do Regulamento (UE) 2018/1725 e artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).
Em si mesmos, os seus dados que tratamos não se inserem em nenhuma das categorias especiais de dados pessoais sensíveis enumeradas no artigo 10.º do Regulamento (UE) 2018/1725. Contudo, o facto de os organizadores e os patrocinadores organizarem ou financiarem uma determinada iniciativa pode ser indiciador das suas opiniões políticas, pelo que os seus dados podem ser considerados sensíveis em virtude da sensibilidade política da iniciativa em causa. Dependendo do grau de sensibilidade da iniciativa proposta, os dados pessoais tratados podem ser considerados reveladores de opiniões políticas.
Neste caso, o tratamento dos dados não é proibido, uma vez que é necessário por motivos de interesse público importante, com base no direito da União (Regulamento ICE), é proporcionado em relação ao objetivo visado, respeita a essência do direito à proteção dos dados pessoais e prevê medidas adequadas e específicas para salvaguardar os seus direitos e interesses fundamentais, em conformidade com o artigo 10.º, n.º 2, alínea g). Tem o direito de se opor à publicação dos seus dados pessoais por razões imperiosas e legítimas relacionadas com a sua situação particular, como previsto na nota de rodapé 1) dos anexos II e VII do Regulamento ICE.
4. Que dados pessoais são recolhidos e posteriormente tratados?
A fim de aplicar o Regulamento ICE, recolhemos e tratamos as seguintes categorias de dados pessoais:
Caso seja membro obrigatório do grupo de organizadores ou pessoa de contacto adicional do grupo de organizadores designada nos termos do artigo 5.º, n.º 3, segundo parágrafo, do Regulamento ICE:
- O seu nome completo
- O seu endereço postal
- A sua data de nascimento
- A sua nacionalidade
- São igualmente recolhidas e tratadas cópias de documentos que comprovem a sua identidade, bem como que cumpre os requisitos de nacionalidade, residência e idade
Caso seja pessoa de contacto (representante ou substituto) do grupo de organizadores, também recolhemos e tratamos o seu endereço eletrónico e número de telefone.
Caso seja membro adicional do grupo de organizadores, recolhemos e tratamos o seu nome completo.
Se os seus dados pessoais constarem da documentação apresentada pelo grupo de organizadores no contexto do anexo II, ponto 7, do Regulamento ICE, o tipo de dados tratados depende da legislação nacional aplicável.
Caso seja patrocinador a título pessoal de uma iniciativa europeia ou se apresentar uma queixa relativa à transparência do financiamento de uma iniciativa, nos casos referidos no artigo 17.º, n.os 2 e 3, do Regulamento ICE:
- nome completo e montante concedido enquanto patrocinador da iniciativa;
- contactos facultados (de preferência, endereço eletrónico).
Caso seja funcionário (ponto de contacto) das autoridades nacionais envolvidas na aplicação do Regulamento ICE, podemos recolher e tratar o seu nome, função e endereço eletrónico.
5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
Os dados pessoais não publicados, nomeadamente os dados pessoais relacionados com iniciativas não registadas, são conservados no Registo ICE por um período máximo de cinco anos.
Regra geral, este período começa a contar a partir da última ação realizada no âmbito da iniciativa em causa no Registo ICE. No entanto, se a iniciativa em causa for objeto de um processo judicial, o período de cinco anos começa a contar a partir do final desse processo. No caso de iniciativas bem-sucedidas em relação às quais a Comissão tenha adotado medidas de seguimento, o período de cinco anos começa a contar a partir da última ação realizada no âmbito da iniciativa em causa.
Os dados publicados são conservados no sítio Web por um período indeterminado, por motivos de transparência e históricos. Os endereços de correio eletrónico das pessoas de contacto das iniciativas registadas podem ser apagados quando a Comissão tiver conhecimento de que já não são utilizados.
6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?
Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da Comissão Europeia. Todas as operações de tratamento são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.
A Comissão adotou uma série de medidas técnicas e organizativas a fim de proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e à natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com uma necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos desta operação de tratamento.
7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?
Podem aceder a todos os dados em causa os membros do pessoal da Comissão responsáveis pela gestão do Registo ICE e os que intervêm no seguimento dado às iniciativas, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.
O público tem acesso a alguns dados pessoais que são publicados na página específica da iniciativa em causa no Registo ICE e no Jornal Oficial da União Europeia, nomeadamente:
- Os nomes dos membros do grupo de organizadores de todas as iniciativas registadas, bem como dos endereços eletrónicos das pessoas de contacto (representante e substituto)
- Os nomes do representante e do seu substituto incluídos nas decisões de registo de iniciativa (incluindo as decisões de recusa de registo)
- Os endereços eletrónicos de funcionários nacionais identificáveis, que podem ser publicados no sítio Web da ICE, apenas no caso de os Estados-Membros em causa optarem por facultar esses endereços eletrónicos como parte dos dados de contacto das autoridades competentes
- Os nomes dos patrocinadores, caso se trate de pessoas singulares, unicamente mediante pedido expresso dos organizadores e a apresentação, por estes últimos, de elementos comprovativos de que os indivíduos em causa deram o seu consentimento explícito à publicação desses dados.
8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?
O Regulamento ICE confere-lhe os seguintes direitos:
- O direito de se opor à publicação do seu nome e do seu endereço eletrónico enquanto organizador de uma iniciativa, com base em razões imperiosas e legítimas relacionadas com a sua situação específica
- O direito de solicitar que os seus dados sejam suprimidos do registo eletrónico da Comissão dois anos após o registo da proposta de iniciativa
Além disso, enquanto «titular de dados», assistem-lhe direitos específicos nos termos do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, em especial:
- O direito de aceder aos seus dados pessoais e de os retificar caso sejam inexatos ou estejam incompletos e, em certos casos, o direito de apagar os seus dados pessoais, de limitar ou de se opor ao seu tratamento e o direito de portabilidade dos mesmos.
- Mesmo que tenha dado o seu consentimento, enquanto patrocinador a título pessoal, à publicação dos seus dados pessoais no sítio Web do Registo ICE pode, a qualquer momento, retirar esse consentimento mediante notificação do responsável pelo tratamento de dados. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento de dados efetuado anteriormente à retirada do consentimento.
Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de litígio, o responsável pela proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (ver contactos no ponto 9).
Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento de dados específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.
Os pedidos de acesso a dados pessoais são tratados no prazo de um mês a contar da respetiva receção. Os pedidos de outro tipo são tratados no prazo de 15 dias úteis.
9. Contactos
Responsável pelo tratamento de dados
Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, contacte o responsável operacional pelo tratamento de dados:
Comissão Europeia
Secretariado-Geral
Direção A – Estratégia, Legislar Melhor e Governação das Empresas
Unidade A.1 – Prioridades Políticas e Programa de Trabalho
B – 1049 Bruxelas
Tel. +32 22992165
Correio eletrónico: SG-ECI-INFO@ec.europa.eu
O Responsável pela Proteção de Dados (RPD) da Comissão
Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o responsável pela proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)
Pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu) se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento de dados.
10. Onde obter mais informações?
O responsável pela proteção de dados da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.
A presente operação de tratamento foi inscrita no registo público do encarregado da proteção de dados com a referência DPR-EC-00068
Para informações gerais sobre a proteção de dados pessoais no contexto da implementação da Iniciativa de Cidadania Europeia, queira consultar:
https://citizens-initiative.europa.eu/how-it-works/data-protection_pt
11. Informações adicionais
Tratamento, no Registo ICE, dos dados pessoais dos patrocinadores
Nos termos do artigo 17.º, n.º 1, do Regulamento ICE, o grupo de organizadores deve fornecer, no Registo ICE (e atualizar sistematicamente), informações sobre as fontes de financiamentos e de apoio da iniciativa superiores a 500 euros por patrocinador e informações sobre as organizações que lhe prestam apoio a título voluntário, sempre que tal apoio não seja economicamente quantificável. Caso a iniciativa seja patrocinada por pessoas singulares, essas informações devem incluir os nomes dos titulares dos dados em causa.
No que diz respeito às pessoas singulares que ajam na qualidade de patrocinadores (titulares dos dados) a Comissão não pode, em princípio, princípio, publicar quaisquer dados pessoais, devendo limitar-se a publicar, no sítio Web da ICE, dados agregados sob a designação genérica de «pessoas naturais que ajam na qualidade de patrocinadores» juntamente com os montantes angariados. A Comissão apenas pode publicar os nomes dos patrocinadores e indicar os montantes por eles concedidos mediante pedido expresso dos organizadores e a apresentação, por estes últimos, de elementos comprovativos de que os indivíduos em causa dão o seu consentimento explícito à publicação desses dados. Nesses casos, os titulares dos dados têm o direito de, a qualquer altura, retirar o seu consentimento, tal como previsto no ponto 8.
Informações complementares: declaração de confidencialidade prévia
A presente declaração de confidencialidade não contempla determinados aspetos específicos do tratamento de dados pessoais efetuado ao abrigo do Regulamento (UE) n.º 211/2011 (o primeiro Regulamento ICE), que podem divergir dos atuais. Os dados em questão ainda podem ser tratados e publicados no Registo ICE. A declaração de confidencialidade anterior aplicável a essas operações de tratamento pode ser consultada em:
https://europa.eu/citizens-initiative/privacy-policy
