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Orientamenti sulla protezione dei dati - Domanda 5
Sicurezza - Quali sono i requisiti per la raccolta di dichiarazioni di sostegno su carta da parte di promotori volontari o esterni?
Poiché di norma le dichiarazioni di sostegno su carta vengono raccolte in modo decentrato, la raccolta è spesso effettuata da promotori volontari o esterni, diversi dagli organizzatori stessi dell'iniziativa. Questi promotori vanno considerati responsabili del trattamento dei dati e dovrebbero operare sulla base di un accordo scritto con il rappresentante.
Un accordo con un "promotore" equivale pertanto a un accordo tra titolare e responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del regolamento GDPR e deve riguardare gli aspetti elencati in tale articolo.
A titolo indicativo, un accordo di questo tipo dovrebbe contenere:
- l'autorizzazione del rappresentante a raccogliere le dichiarazioni di sostegno (e gli indirizzi e-mail dei firmatari) per una determinata iniziativa a suo nome
- istruzioni del rappresentante su come rispondere a eventuali domande e richieste dei firmatari in materia di protezione dei dati/degli interessati
- l'impegno del promotore a rispettare la politica di protezione dei dati degli organizzatori e, in particolare:
- raccogliere le dichiarazioni di sostegno (e gli indirizzi e-mail dei firmatari) esclusivamente in base alle istruzioni degli organizzatori e soltanto tramite i moduli da questi trasmessi
- astenersi dal raccogliere altri dati
- informare i firmatari del contenuto dell'iniziativa e dei loro diritti ai sensi della dichiarazione di riservatezza
- informare i firmatari che l'indicazione dell'indirizzo e-mail è facoltativa e non ne condiziona il diritto di sostenere l'iniziativa
- conservare le dichiarazioni di sostegno raccolte (e gli indirizzi di posta elettronica) in un luogo sicuro fino alla loro trasmissione agli organizzatori dell'iniziativa
- trasferire le dichiarazioni di sostegno e gli indirizzi di posta elettronica raccolti in modo sicuro, ad esempio per posta raccomandata o tramite corriere e solo agli organizzatori dell'iniziativa.
- la conferma da parte del promotore:
- di aver letto e compreso le disposizioni della dichiarazione di riservatezza di cui all'allegato III del regolamento riguardante l'iniziativa dei cittadini europei e preso conoscenza del contenuto dell'iniziativa e dei materiali che gli organizzatori utilizzano per comunicarlo (sito web, ulteriore documentazione e altre informazioni pertinenti)
- di essere consapevole di essere responsabile dei dati raccolti.
Riferimenti:
- articoli 28 e 32 del GDPR
