Οδηγίες για την προστασία των δεδομένων — Ερώτηση 5
Ασφάλεια — Ποιες είναι οι απαιτήσεις κατά τη συγκέντρωση δηλώσεων υποστήριξης σε έντυπη μορφή από εθελοντές/-τριες ή συμβεβλημένους/-ες διοργανωτές/-τριες εκστρατείας;
Δεδομένου ότι οι δηλώσεις υποστήριξης σε έντυπη μορφή συγκεντρώνονται συνήθως με αποκεντρωμένο τρόπο, η συγκέντρωση πραγματοποιείται συχνά από εθελοντές/-τριες ή συμβεβλημένους/-ες διοργανωτές/-τριες εκστρατείας, εκτός από τους/τις ίδιους/-ες τους/τις διοργανωτές/-τριες της πρωτοβουλίας. Οι εν λόγω διοργανωτές/-τριες εκστρατείας θα πρέπει να θεωρούνται ως εκτελούντες την επεξεργασία και να ενεργούν βάσει γραπτής συμφωνίας με τον/την εκπρόσωπο.
Ως εκ τούτου, μια συμφωνία με «διοργανωτή/-τρια εκστρατείας» αποτελεί συμφωνία μεταξύ υπευθύνου επεξεργασίας και εκτελούντα την επεξεργασία κατά την έννοια του άρθρου 28 του ΓΚΠΔ και πρέπει να καλύπτει τις πτυχές που απαριθμούνται στο εν λόγω άρθρο.
Ενδεικτικά, μια συμφωνία στο πλαίσιο αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει:
- Εξουσιοδότηση του/της εκπροσώπου προς τον/την διοργανωτή/-τρια εκστρατείας για να συγκεντρώσει δηλώσεις υποστήριξης (και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των υπογραφόντων) για συγκεκριμένη πρωτοβουλία εξ ονόματός του/της.
- Οδηγίες του/της εκπροσώπου σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης πιθανών ερωτήσεων και αιτημάτων των υπογραφόντων / υποκειμένων των δεδομένων σχετικά με την προστασία των δεδομένων.
- Δέσμευση του/της διοργανωτή/-τριας εκστρατείας να συμμορφώνεται με την πολιτική προστασίας των δεδομένων των διοργανωτών/-τριών και ειδικότερα:
- να συγκεντρώνει τις δηλώσεις υποστήριξης (και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των υπογραφόντων) μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες των διοργανωτών/-τριών και μόνο μέσω των εντύπων που τους κοινοποιούνται από τους/τις διοργανωτές/-τριες·
- να μην συγκεντρώνει άλλα δεδομένα·
- να ενημερώνει τους υπογράφοντες για το περιεχόμενο της πρωτοβουλίας και για τα δικαιώματά τους σύμφωνα με τη δήλωση περί απορρήτου·
- να ενημερώνει τους υπογράφοντες ότι η παροχή ηλεκτρονικών διευθύνσεων είναι προαιρετική μόνο και δεν αποτελεί προϋπόθεση για το δικαίωμά τους να υποστηρίξουν την πρωτοβουλία·
- να αποθηκεύει τις συγκεντρωμένες δηλώσεις υποστήριξης (και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις) σε ασφαλές μέρος μέχρι να τις παραλάβουν οι διοργανωτές/-τριες της πρωτοβουλίας·
- να διαβιβάζει τις συγκεντρωμένες δηλώσεις υποστήριξης και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις με ασφαλή τρόπο, π.χ. με συστημένη επιστολή ή με υπηρεσία ταχυμεταφοράς, και μόνο στους/στις διοργανωτές/-τριες της πρωτοβουλίας.
- Βεβαίωση του/της διοργανωτή/-τριας εκστρατείας ότι:
- έχει διαβάσει και κατανοήσει τις διατάξεις της δήλωσης περί απορρήτου που προβλέπονται στο παράρτημα III του κανονισμού σχετικά με την Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία Πολιτών και έχει εξοικειωθεί με το περιεχόμενο της πρωτοβουλίας, καθώς και με το υλικό επικοινωνίας που χρησιμοποιούν οι διοργανωτές/-τριες (τον ιστότοπο και άλλα σχετικά έγγραφα ή πληροφορίες)·
- γνωρίζει την ευθύνη του/της για τα συγκεντρωμένα δεδομένα.
Παραπομπές:
- Άρθρα 28 και 32 του ΓΚΠΔ
