Orientations en matière de protection des données – Question 5
Sécurité – Quelles sont les exigences applicables à la collecte des déclarations de soutien sur papier par des militants bénévoles ou sous contrat?
Les déclarations de soutien sur papier sont généralement collectées de manière décentralisée, souvent par des militants bénévoles ou sous contrat, distincts des organisateurs de l’initiative. Ces militants devraient être considérés comme des sous-traitants et agir sur la base d’un accord écrit avec le/la représentant(e).
Un accord avec un(e) «militant(e)» est donc un accord entre le responsable du traitement et le sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD et doit couvrir les aspects énumérés dans cet article.
À titre indicatif, un accord dans ce contexte pourrait contenir:
- l’autorisation donnée par le/la représentant(e) au/à la militant(e) de recueillir, en son nom, les déclarations de soutien (et les adresses électroniques des signataires) pour une initiative donnée;
- les instructions du/de la représentant(e) sur la manière de traiter d’éventuelles questions et demandes des signataires/personnes concernées liées à la protection des données;
- l’engagement du/de la militant(e) de respecter la politique de protection des données des organisateurs et en particulier:
- de ne recueillir les déclarations de soutien (et les adresses électroniques des signataires) que conformément aux instructions des organisateurs, et uniquement au moyen des formulaires qui lui sont communiqués par ces derniers,
- de s’abstenir de collecter d’autres données,
- d’informer les signataires du contenu de l’initiative et de leurs droits conformément à la déclaration de confidentialité,
- d’informer les signataires que la fourniture de leur adresse électronique n’est que facultative et ne conditionne pas leur droit de soutenir l’initiative,
- de stocker les déclarations de soutien (et les adresses électroniques) collectées en lieu sûr jusqu’à leur transmission aux organisateurs de l’initiative,
- de transférer les déclarations de soutien et les adresses électroniques recueillies de manière sécurisée, par exemple par courrier recommandé ou par messagerie et uniquement aux organisateurs de l’initiative;
- la confirmation par le/la militant(e):
- qu’il/elle a lu et compris les dispositions de la déclaration de confidentialité définie à l’annexe III du règlement relatif à l'initiative citoyenne européenne, et s’est familiarisé(e) avec le contenu de l’initiative, ainsi qu’avec le matériel utilisé par les organisateurs pour communiquer (site web, autre information ou document pertinent),
- qu’il/elle a connaissance de sa responsabilité en ce qui concerne les données collectées.
Références:
- Articles 28 et 32 du RGPD
