Ga terug naar de hoofdpagina van de richtsnoeren inzake gegevensbescherming voor de organisatoren
Richtsnoeren inzake gegevensbescherming — vraag 5
Beveiliging — wat zijn de vereisten wanneer steunbetuigingen op papier worden verzameld door vrijwillige of gecontracteerde campagnevoerders?
Aangezien papieren steunbetuigingen gewoonlijk op gedecentraliseerde wijze worden verzameld, wordt de verzameling vaak uitgevoerd door vrijwillige of gecontracteerde campagnevoerders, die zelf niet de organisatoren van het initiatief zijn. Deze campagnevoerders moeten worden aangemerkt als gegevensverwerkers en moeten handelen op basis van een schriftelijke overeenkomst met de vertegenwoordiger.
Bijgevolg is een overeenkomst met een “campagnevoerder” een overeenkomst tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker in de zin van artikel 28 AVG en moet zij betrekking hebben op de in dat artikel genoemde aspecten.
Een dergelijke overeenkomst zou in dit verband — ter indicatie — kunnen bestaan uit:
- de toestemming van een vertegenwoordiger aan een campagnevoerder om namens hem steunbetuigingen (en de e-mailadressen van ondertekenaars) voor een bepaald initiatief te verzamelen;
- de instructies van de vertegenwoordiger over de wijze waarop moet worden omgegaan met eventuele vragen en verzoeken van ondertekenaars in verband met gegevensbescherming;
- de verbintenis van de campagnevoerder om het gegevensbeschermingsbeleid van de organisatoren te respecteren, en in het bijzonder om:
- steunbetuigingen (en de e-mailadressen van ondertekenaars) alleen te verzamelen overeenkomstig de instructies van de organisatoren, en alleen via de door deze organisatoren aan hen meegedeelde formulieren,
- af te zien van het verzamelen van andere gegevens,
- ondertekenaars te informeren over de inhoud van het initiatief en over hun rechten overeenkomstig de privacyverklaring,
- ondertekenaars te informeren dat het verstrekken van e-mailadressen slechts facultatief is en geen voorwaarde vormt voor hun recht om het initiatief te steunen,
- de verzamelde steunbetuigingen (en e-mailadressen) op een veilige plaats te bewaren totdat zij aan de organisatoren van het initiatief worden overgedragen,
- de verzamelde steunbetuigingen en e-mailadressen op een veilige manier over te dragen, bv. per aangetekende post of per koeriersdienst en alleen aan de organisatoren van het initiatief;
- de bevestiging van de campagnevoerder dat:
- hij/zij de bepalingen van de privacyverklaring heeft gelezen en begrepen zoals gedefinieerd in bijlage III bij de burgerinitiatiefverordening en zich vertrouwd heeft gemaakt met de inhoud van het initiatief, alsook met het materiaal dat de organisatoren gebruiken om het initiatief bekend te maken (website, andere desbetreffende documenten of informatie),
- hij/zij zich bewust is van zijn/haar verantwoordelijkheid voor de verzamelde gegevens.
Referenties:
- artikelen 28 en 32 AVG.
