Späť na hlavnú stránku usmernení v oblasti ochrany údajov pre organizátorov
Usmernenia v oblasti ochrany údajov – otázka č. 5
Bezpečnosť – aké sú požiadavky, keď vyhlásenia o podpore v papierovej forme zbierajú dobrovoľní alebo zmluvní aktivisti?
Keďže papierové vyhlásenia o podpore sa zvyčajne zbierajú decentralizovaným spôsobom, zber často vykonávajú dobrovoľní alebo zmluvní aktivisti, ktorí nie sú organizátormi iniciatívy. Títo aktivisti by sa mali považovať za sprostredkovateľov a ich činnosť by mala byť upravená písomnou dohodou so zástupcom.
Dohoda s „aktivistom“ je preto dohodou medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom v zmysle článku 28 všeobecného nariadenia o ochrane údajov a musí sa vzťahovať na aspekty uvedené v danom článku.
Takáto dohoda by v tejto súvislosti mohla orientačne obsahovať:
- splnomocnenie zástupcu pre aktivistu na zber vyhlásení o podpore (a e-mailových adries signatárov) konkrétnej iniciatívy v ich mene,
- pokyny zástupcu k tomu, ako riešiť prípadné otázky a žiadosti signatárov/dotknutých osôb týkajúce sa ochrany údajov,
- záväzok aktivistu dodržiavať politiku organizátorov v oblasti ochrany údajov, a najmä:
- zbierať vyhlásenia o podpore (a e-mailové adresy signatárov) len v súlade s pokynmi organizátorov a len prostredníctvom formulárov, ktoré im títo organizátori určia,
- nezbierať iné údaje,
- informovať signatárov o obsahu danej iniciatívy a o ich právach podľa vyhlásenia o ochrane osobných údajov,
- informovať signatárov o tom, že poskytnutie e-mailovej adresy je dobrovoľné a nemôže sa ním podmieňovať právo podporiť danú iniciatívu,
- uchovávať zozbierané vyhlásenia o podpore (a e-mailové adresy) na bezpečnom mieste až do ich postúpenia organizátorom iniciatívy,
- uskutočňovať prenos zozbieraných vyhlásení o podpore a e-mailových adries bezpečným spôsobom, napr. doporučenou poštou alebo s využitím kuriéra, a len organizátorom iniciatívy,
- potvrdenie zo strany aktivistu, že:
- si prečítal(-a) ustanovenia vyhlásenia o ochrane osobných údajov vymedzené v prílohe III k nariadeniu o európskej iniciatíve občanov a porozumel(-a) im, oboznámil(-a) sa s obsahom danej iniciatívy, ako aj s materiálmi, ktoré organizátori používajú na komunikáciu s verejnosťou (webové sídlo či iné relevantné dokumenty alebo informácie),
- je si vedomý(-á) svojej zodpovednosti za zozbierané údaje.
Referenčné dokumenty:
- články 28 a 32 všeobecného nariadenia o ochrane údajov.
