Orientações em matéria de proteção de dados - Pergunta 5
Segurança – Quais os requisitos para a recolha de declarações de apoio em papel por voluntários ou pessoas contratadas para o efeito?
Uma vez que as declarações de apoio em papel são geralmente recolhidas de forma descentralizada, essa recolha é frequentemente efetuada por voluntários ou pessoas contratadas para esse efeito, para além dos próprios organizadores da iniciativa. Essas pessoas devem ser consideradas como subcontratantes e intervir com base num acordo escrito com o representante.
O acordo celebrado com as pessoas que participam na campanha é, por conseguinte, um acordo entre o responsável pelo tratamento e um subcontratante, na aceção do artigo 28.º do RGPD, devendo contemplar os aspetos enumerados no referido artigo.
A título indicativo, um acordo desse tipo neste contexto poderá incluir:
- A autorização do representante para a pessoa em causa recolher em seu nome declarações de apoio (e endereços eletrónicos dos subscritores) relativas a uma determinada iniciativa;
- Instruções do representante sobre a forma de abordar eventuais questões relacionadas com a proteção de dados e pedidos apresentados pelos subscritores/titulares dos dados;
- O compromisso da pessoa em causa de respeitar a política de proteção de dados dos organizadores, nomeadamente:
- recolher as declarações de apoio (e os endereços eletrónicos dos subscritores) unicamente segundo as instruções dos organizadores e apenas através dos formulários transmitidos pelos mesmos,
- abster-se de recolher outros dados,
- informar os subscritores do teor da iniciativa e dos respetivos direitos de acordo com a declaração de confidencialidade,
- informar os subscritores de que a indicação dos endereços eletrónicos é facultativa e que tal não condiciona o seu direito a apoiar a iniciativa,
- armazenar as declarações de apoio recolhidas (e os endereços eletrónicos) num local seguro até serem transmitidas aos organizadores da iniciativa,
- transferir de forma segura as declarações de apoio e os endereços eletrónicos recolhidos, nomeadamente por correio registado ou por correio expresso e apenas para os organizadores da iniciativa;
- A confirmação pela pessoa em causa de que:
- leu e compreendeu a declaração de confidencialidade definida no anexo III do Regulamento sobre a iniciativa de cidadania europeia e tem conhecimento do teor da iniciativa, assim como do material de comunicação utilizado pelos organizadores (sítio Web, outros documentos ou informações relevantes),
- tem conhecimento da sua responsabilidade no que respeita aos dados recolhidos.
Referências:
- Artigos 28.º e 32.º do RGPD
